Чтобы сохранить безубыточность, аутсорсеры решили фиксировать какой-то минимальный, в обязательном порядке оплачиваемый объем услуг, что оставляло клиентам простор для маневра.

Минимальные обязательства, которые могут быть представлены в различных формах: оборот, объем предоставляемых услуг, число обслуживающих клиента специалистов и т.д., требуют от покупателя ИТ-услуг потребления ресурсов на уровне, не меньшем заданного. Ограничения могут определяться ежегодно или на срок действия всего договора. Такие условия оговариваются в специальном разделе генерального соглашения или в приложении, регламентирующем цены.

Изначально ИТ-руководители ставили свою подпись под документом без лишних возражений, считая минимальные обязательства вполне приемлемым требованием. Такая тенденция сохраняется и до сегодняшнего дня, но, опытные клиенты все же стараются находить другие решения.

Недостатки минимальных обязательств

«От принятия на себя минимальных обязательств клиент не получает никакой выгоды», — заявил Атул Вашиста, председатель совета директоров аутсорсинговой консультационной компании neoIT.

На практике минимальные требования удерживают клиентов от поиска альтернативных провайдеров, даже если их нынешний поставщик услуг не справляется со своими обязанностями. Им становится труднее оперативно реагировать на серьезные изменения обстановки, обусловленные спадом продаж, сменой стратегии, слияниями и поглощениями.

«Включение в текст договора пунктов о минимальных обязательствах ограничивает гибкость клиента», — пояснил Марк Тановитц, руководитель аутсорсингового консультационного агентства Pace Harmon.

У аутсорсеров есть веские причины требовать от клиентов не опускаться ниже определенного уровня. Минимальные обязательства позволяют им окупить начальные инвестиции, лучше планировать решения, связанные с управлением персоналом, а также гарантировать себе определенный уровень дохода или прибыли.

«Поставщики услуг рассуждают вполне логично, — добавил Джордж Кимбалл, партнер юридической фирмы Baker & McKenzie, обслуживающей клиентов в области ИТ и телекоммуникаций. — Цены и маржа рассчитываются исходя из наличия специалистов, материальных средств и других ресурсов, которые могут остаться невостребованными, если клиент займется поиском “лакомых кусков”».

К примеру, для крупных сделок на поставку инфраструктуры, когда поставщик услуг вынужден самостоятельно приобретать значительную часть клиентских активов, принятие клиентом на себя минимальных обязательств считается обычным делом. Аутсорсеры с большой долей вероятности потребуют от клиента минимальных обязательств и в условиях недостатка времени на тщательную подготовку контракта. Определение нижних границ, объем предоставляемых услуг снижает риски для поставщика и косвенным образом подтверждает, что выполняемая им работа является более сложной и дорогостоящей, чем это может показаться.

Между тем многие из сегодняшних соглашений об аутсорсинге не требуют от поставщика услуг значительных начальных инвестиций.

«В нынешних экономических условиях ни один клиент не сможет точно спрогнозировать долгосрочный бюджет своего подразделения, — отметил Вашиста. — Следовательно, ничего конкретного нельзя сказать и о бюджетах аутсорсинга. Таким образом, продолжение манипуляций с минимальными обязательствами таит в себе немалые риски».

Альтернативы минимальным обязательствам

Несмотря на давление со стороны поставщиков, некоторые клиенты успешно избегают включения в договор пункта о минимальных обязательствах, находя другие способы обеспечить поставщику окупаемость его инвестиций, например:

  1. Клиент компенсирует поставщику документально подтвержденные расходы, которые не могут быть уменьшены или исключены даже в случае разрыва договора.
  2. Клиент и поставщик утверждают структуру многоуровневых скидок. Поставщик получает более высокую (но оправданную) маржу при низких объемах, а при увеличении объемов наценки для клиента снижаются.
  3. Клиент, а не провайдер финансирует все инвестиции, необходимые для выполнения подписанного соглашения.
  4. Клиент раскрывает перед поставщиком свои планы, позволяя оценить будущие возможности, условия ведения бизнеса и другие факторы, придающие поставщику уверенность в целесообразности долгосрочного взаимодействия.
  5. Клиент предлагает придать сделке публичную огласку, что улучшает позиции поставщика на рынке и служит ему дополнительной рекламой.

В большинстве случаев ИТ-руководители полагают, что в их интересах исключить из договора упоминание о минимальных обязательствах. И эта цель во многих случаях вполне достижима. Порой возникают обстоятельства, когда определение нижних границ совершенно необходимо, особенно если аутсорсер принимает на себя значительные финансовые, операционные или технические обязательства в рамках действующего контракта.

ИТ-руководители, соглашающиеся с минимальными обязательствами, должны помнить, что подвох скрыт в деталях. Внимательно изучите договор на предмет недружественных условий, которые могут найти отражение в том числе и в минимальных обязательствах. Если минимальные обязательства присутствуют в договоре, постарайтесь оценить их влияние на конечный результат. Возможно, до момента подписания соглашения имеет смысл вернуться к обсуждению более выгодных для себя условий.

Минимальные обязательства в процентном отношении от общих затрат или запросов

Включение таких условий нежелательно, потому что ваши минимальные обязательства будут расти по мере роста бизнеса.

Неустойка при досрочном прекращении действия договора

Когда размеры неустойки скромны, разрыв договора представляется вполне реальным, и клиент получает существенные преимущества, если стороны решат вернуться к пересмотру цен в связи со снижением потребления.

Минимальные ежемесячные обязательства

Тановитц рекомендует избегать их любой ценой. Счетчик будет сбрасываться каждый месяц, что не позволит клиенту компенсировать сезонные пики и падения спроса.

Минимальные ежегодные обязательства

Этот пункт не так плох, как ежемесячные обязательства, однако минимальные условные обязательства (то есть те, которые сохраняют актуальность на протяжении всего срока действия договора) позволяют с течением времени восполнять образовавшийся недобор.

Минимальные обязательства, связанные с конкретными услугами или компонентами

Поставщики могут включить в договор обязательства, привязанные к конкретным услугам, что бъясняется поддержкой отношений с бизнес-подразделениями, сохраняющими операционную и финансовую независимость. «В этом случае клиенту имеет смысл добиться исключения общих обязательств или учесть обязательства по каждой из категорий в общих обязательствах, с тем чтобы обеспечить себе максимальную гибкость», — посоветовал Кимбалл.

Завышенные минимальные обязательства

Чем ниже порог, тем меньше вероятность того, что реальное потребление не дотянет до этого порогового значения.

Жесткие санкции

Если по условиям соглашения клиент обязан выплатить полную стоимость невыбранных услуг, минимальные обязательства обойдутся ему слишком дорого. Альтернативным вариантом может стать какой-то процент от недобора или лишение права на получение скидок, если условия по объемам не выполнены.

Отсутствие положений о разрыве договора

Пункты о расторжении или прекращении действия контракта помогут вам уменьшить или даже полностью исключить минимальные обязательства в месяцы, предшествующие завершению срока действия договора.

Stephanie Overby. Negotiating Outsourcing Contracts: Beware of Minimum Commitments. CIO Magazine. May 26, 2009