В прошлом году Yahoo привлекла к себе внимание СМИ, когда в компании в целях «повышения продуктивности и ответственности» отменили прежнюю либеральную политику, разрешавшую работу из дома. С другой стороны, если не предусмотреть никаких мер на случай отсутствия у служащих физической возможности попасть в офис — из-за снегопада, урагана либо просто по недомоганию или из-за проблем с машиной, — можно оказаться в весьма незавидном положении.

Как подготовить подчиненных — и предприятие — к неизбежности работы служащих из дома?

Бизнес (не) как обычно

Положительный момент в том, что в большинстве организаций уже пользуются облачными сервисами и иными технологиями, с помощью которых сотрудники могут подключаться к корпоративной сети и работать практически откуда угодно.

Чтобы можно было вести бизнес «как обычно», когда погода далека от обычной, необходимо обеспечить связь и взаимодействие сотрудников независимо от их местонахождения, причем эту постоянно и везде доступную возможность подключения нужно сделать неотъемлемой частью используемых бизнес-платформ, подчеркивает Свен Денекен, вице-президент SAP Cloud Strategy.

«Наша стратегия в том, чтобы дать пользователям возможность подключаться и работать как при наличии, так и в отсутствие соединения с сетью, а также независимо от местонахождения — дома, в офисе, в поездке и т. д., — продолжает он. — Эту особенность мы сделали неотъемлемой частью архитектуры наших решений, причем речь идет не просто о возможности доступа, а о том, чтобы помочь преодолеть барьеры, мешающие продуктивной работе».

В свете вышесказанного, добавляет он, предоставление возможности соединения и взаимодействия служащих должно стать целью бизнес-стратегии в целом.

Если возможность удаленного подключения и работы сделать правилом, а не исключением, то чрезвычайные ситуации, если они произойдут, нанесут гораздо меньший урон, уверен Денекен.

«Мы исходим из того, что существует масса факторов, способных пре­рвать бизнес, в том числе природные катаклизмы, организационные изменения, отгулы по болезни и прочее, — продолжил он. — Если вы спланировали стратегию, стержнем которой будет доступ к сети в любое время из любого места, вы сможете без труда справиться с чем угодно. Вам не придется составлять отдельные планы на случай каждого «разового» события, и вы всегда сможете соединиться с корпоративной сетью и вовремя принимать необходимые бизнес-решения».

Безопасность мобильных встреч

Максим Гладков, главный конструктор «Дэшборд Системс»
Максим Гладков, главный конструктор «Дэшборд Системс»

Обеспечение информационной безопасности остается одним из наиболее проблемных аспектов применения мобильных устройств. Особо острым он становится в рамках подхода BYOD — а именно такой подход чаще всего применяется, когда речь идет об ИТ-поддержке мобильных устройств, с которыми работает руководство компаний и организаций.

«Риски потери данных, с которыми работает высшее руководство компании, очевидны: с помощью данной информации может быть нанесен колоссальный репутационный и экономический урон организации», — отмечает Максим Гладков, главный конструктор компании «Дэшборд Системс». Основными рисками информационной безопасности мобильных пользователей из числа руководителей он считает следующие: опасность утери или кражи мобильного устройства; перехват трафика; обеспечение невозможности доступа к информации для нежелательных лиц, даже если они являются сотрудниками компании. Если мобильные устройства применяются при проведении заседаний и совещаний (в том числе заочных) и отслеживании исполнения принятых на них решений, а также для безопасной работы с внутренними документами компании, касающимися подобных деловых встреч, то следует учесть необходимость обеспечить юридическую значимость голосований (таково требование законодательства), а также уверенность в том, что никто не откажется от своих слов.

Оптимальным, с точки зрения Гладкова, подходом к обеспечению безопасности мобильных устройств, является тот, который ему и его коллегам удалось реализовать в рамках системы BoardMaps, созданной как инструмент для проведения различных совещаний и встреч. Во-первых, обмен всей информацией между мобильным приложением и сервером, с которым оно работает, происходит только по зашифрованному каналу. Во-вторых, все локальные данные мобильного приложения хранятся только в зашифрованном виде. Данные расшифровываются только в оперативной памяти, когда непосредственно идет работа с документом. Ключи шифрования расположены на смарт-карте JaCarta, разработанной в компании «Аладдин Р.Д.». При утере или краже устройства прочитать данные с него будет невозможно. Еще один нюанс защиты: если при входе в приложение PIN-код неправильно вводится хотя бы пять раз, все локальные данные удаляются. Команда удалить локальные данные на утраченном устройстве также может поступить удаленно с сервера. Для обеспечения юридически значимого голосования используется электронная подпись, при этом подписание документа происходит только на смарт-карте (таким образом, применяется подход неизвлекаемости ключей подписи). Для разграничения доступа внутри системы используются персональные сертификаты пользователей. Чтобы исключить подключение к серверу с «нелегитимных» устройств, предусмотрена регистрация устройств, разрешенных к использованию согласно регламенту конкретной организации.

Удаленный доступ помогает не только при снегопадах

«Инструменты и технологии, позволяющие служащим работать невзирая на погоду, важны для бизнеса, и дело здесь не только в погодных аномалиях», — уверен Крис Дюшен, вице-президент Care.com по глобальным решениям для рабочих мест.

Линии конференц-связи и средства организации веб-совещаний, решения для видеосвязи и VoIP, системы мгновенного обмена сообщениями и инструменты совместной работы наподобие «вики» и платформ обмена документами сокращают расстояния и помогают участникам команды действовать слаженно, даже когда физически они далеко друг от друга.

«Эти технологии помогают служащим, работающим дистанционно, быть в курсе текущих дел компании и позволяют работать в режиме гибкого графика, — добавил Дюшен. — Многие исследования показали, что в результате повышаются продуктивность, заинтересованность, лояльность, улучшается дисциплина».

В частности, средства удаленного доступа позволяют ИТ-специалистам диагностировать, обсуждать и решать проблемы, связанные с отказами или ухудшением производительности систем, по выходным, без присутствия в офисе. Такие инструменты также играют ключевую роль в решениях для обеспечения непрерывности бизнеса, вступающих в действие, когда до офиса добраться нельзя, но работа должна продолжаться.

Наличие систем и технологий, обеспечивающих возможность дистанционной работы, полезно и для служащих, и для бизнеса и дает существенное конкурентное преимущество, подчеркивает Дюшен.

«Если вы демонстрируете сотрудникам, что доверяете им и заботитесь об их безопасности, разрешая работать из дома, это поможет улучшить атмосферу в компании и повысить лояльность служащих к ней», — уверен он.

Что касается обслуживания клиентов, то закрытие офиса на пару дней может сильно ударить по доходам и репутации компании, отмечает Дюшен: «А если служащие будут работать из дома, они могут продолжать выполнять свои обязанности и требования клиентов. И ваша компания может сильно выиграть на фоне конкурентов. У них обслуживание может прерваться, а у вас будет продолжаться, и клиенты запомнят это».

Как ввести в действие политики удаленной работы

Принципы ввода в действие правил, регламентирующих удаленную работу, так же важны, как и сама ее возможность. Чтобы эти правила были эффективными, в первую очередь необходимо четко довести их до сведения сотрудников.

«На случай чрезвычайных ситуаций, когда нужно будет предложить служащим поработать из дома, требуется четкий план действий, и о нем необходимо сотрудников заблаговременно предупредить», — подчеркивает Дюшен.

Чем раньше вы оповестите служащих, тем лучше — если вы сообщите еще накануне вечером, это будет гораздо полезнее, чем если сообщение поступит в шесть утра, когда снежная буря уже началась. Важно также заранее позаботиться о надежных каналах связи и о том, чтобы сотрудники освоили процесс удаленной работы и соответствующие технологии задолго до наступления кризисной ситуации.

«Позаботьтесь об аккаунтах в системе мгновенного обмена сообщениями для сотрудников, учетных записях для удаленного доступа к файлам и настройке линий конференц-связи до того, как начнется снегопад, и тогда вы сможете быть уверены в том, что день ненастья будет продуктивным», — советует Дюшен.

Важно также подготовить рекомендации и требования для служащих, работающих из дома. Так, можно указать, что дома должно быть тихое рабочее место, где сотрудника ничто не отвлекает, — это важно не только для продуктивности, но и для имиджа компании.

«Например, во время общения с клиентом посредством конференц-связи в фоне не должно быть собачего лая, — пояснил эксперт. — Нужно также указать требования к инструментам и технологиям, с помощью которых сотрудники выходят на связь из дома. Кроме того, необходимо договориться о доступности сотрудника. Удаленная работа не означает, что человек работает меньше — просто он работает в другом месте. Дистанционная работа должна улучшать результативность, а не мешать ей».

Избирательность не помешает

Несмотря на все вышесказанное, не нужно подходить к вопросу удаленной работы с позиции «всё или ничего». Иногда есть смысл для части сотрудников работать дома, а для части — в офисе, в разных случаях решения могут быть разными.

«Предоставьте менеджерам возможность принимать решение исходя из конкретной ситуации, — продолжил Дюшен. — Примите в расчет, где сотрудник живет и насколько долго ему приходится добираться». Кроме того, полезно иметь резервные планы на случай непредвиденных личных обстоятельств, когда нет возможности предложить сотруднику поработать из дома.

«Можно запастись, например, контактами службы сиделок с детьми, чтобы помочь служащему в непредвиденной ситуации, если вы не можете разрешить ему работать дистанционно. Благодаря такой поддержке служащие смогут сосредоточиться на работе и продолжать продуктивно трудиться. Результатом же станет улучшение атмосферы в компании, а также повышение заинтересованности и лояльности сотрудников».

Sharon Florentine. How to Prepare Your Business (And Your Employees) to Work Remotely. CIO Magazine. February 06, 2014