ЭДО в SMB: эффективность или двойная работа?

Не за горами тот час, когда документооборот станет безбумажным. Как показал опрос, проведенный Торгово-промышленной палатой, электронными документами обмениваются свыше трети компаний и ожидается, что к середине текущего года их будет уже больше половины. За 2015 год число компаний – участников межкорпоративного электронного обмена документами, по оценкам СКБ «Контур», увеличилось вдвое. Однако цифровые преобразования переживают прежде всего крупные организации. Самые большие объемы электронных документов генерируют ретейлеры, операторы связи, фарм- и автодистрибьюторы, энергосбытовые компании и крупные промышленные предприятия.

Для небольших компаний преимущества перехода к электронному документообороту до сих пор под вопросом. Тем не менее настало время и им задуматься, что принесет бизнесу такой переход.

Вынужденно, но выгодно?

Государство усиленно подталкивает, а то и вынуждает компании использовать электронные технологии, отметила Наталья Храмцовская, эксперт компании «ЭОС» по управлению документацией. «Уже сейчас определенные документы государственные органы либо принимают только в электронном виде, либо быстрее обрабатывают в случае подачи их в электронном виде, – напомнила она. – Бизнес тоже в целом уходит от бумаги, и крупные компании вынуждают своих мелких контрагентов действовать по-современному».

Иван Агапов, руководитель направления компании Synerdocs: «Вопрос о целесообразности перехода на ЭДО следует рассматривать исходя из объема работы с документами и соответствующих затрат»

Компании SMB-сектора чаще всего приходят к ЭДО вместе с крупными партнерами по бизнесу, которые «спускают» новую технологию всем контрагентам, говорит Иван Агапов, руководитель направления компании Synerdocs. И если предприятие хочет развивать отношения с крупным партнером, то идет ему навстречу и подключается к обмену. Крупная организация может предоставлять льготы и скидки поставщикам, которые обмениваются с ней электронными документами. В результате небольшая компания получает более выгодные варианты сотрудничества со стратегическим партнером. «В нашей практике такие примеры есть», – сообщил Агапов.

Людмила Торопова, заместитель генерального директора по финансовым вопросам издательства «Открытые системы»: «Учитывая необходимость делать двойную работу, вопрос о целесообразности полного перехода на электронный документооборот каждая компания должна решать для себя индивидуально»

Со временем давление со стороны крупных партнеров будет нарастать, и понятно, что рано или поздно перехода на «цифру» не избежать. Но сегодня из-за множества контрагентов, которые не собираются переходить на ЭДО, компании вынуждены параллельно вести бумажный и электронный документооборот, а затем собирать первичные документы в единую базу. «С учетом необходимости делать двойную работу – и бумажную, и электронную, каждая компания должна решать для себя индивидуально, в зависимости от сферы деятельности и размеров бизнеса, целесообразен ли полный переход на ЭДО», – отметила Людмила Торопова, заместитель генерального директора по финансовым вопросам издательства «Открытые системы».

Стоит ли игра свеч?

«Целесообразность перехода на ЭДО с контрагентами может быть обусловлена двумя прямыми выгодами: уменьшением затрат на администрирование документооборота (печать, комплектование, доставка, перенос данных в информационную систему и пр.) и потенциальным увеличением скорости оборота денежных средств», – считает Александр Тупицын, заместитель гендиректора по техническому развитию компании «Такском». Есть и косвенные, но не очень доказуемые выгоды. Например, увеличение степени автоматизированности бизнес-процессов делает компанию более устойчивой и может давать конкурентные преимущества.

По мнению Тупицына, для среднего и малого бизнеса экономия вряд ли имеет значение: документов, как правило, немного, и затраты на администрирование «бумаги» не очень высоки. А вот скорость может быть значимой, особенно когда движение документов связано с движением денежных средств. Например, момент получения заказа и его предоплаты зависит от времени получения оригинала дополнительного соглашения к договору с этим заказом. Или срок окончательной оплаты зависит от момента получения оригиналов документов, закрывающих сделку. Или когда в факторинговых схемах время получения оплаты за товар, поставленный на реализацию, зависит от скорости доставки оригиналов документов в банк или факторинговую компанию. И таких примеров много. Что касается увеличения расходов на ведение двойного документооборота, бумажного и электронного, то значимость этого фактора, по мнению Тупицына, преувеличена.

Вопрос о целесообразности перехода на ЭДО следует рассматривать исходя из объема работы с документами и соответствующих затрат, полагает Агапов. Иногда встречаются среднего размера организации, чей исходящий трафик измеряется десятками тысяч документов в месяц. Но даже при небольшом объеме исходящих документов стоимость их отправки может быть очень высока. «Если небольшие организации отправляют курьерами несколько документов в неделю, то формально поток невелик, но за год стоимость услуг доставки составит серьезную сумму, которую можно потратить и более эффективно, – заметил Агапов. – Экономия на доставке многократно превысит затраты на сертификат электронной подписи и оплату годового тарифа у оператора ЭДО».

По мнению Сергея Суханова, руководителя направления внедрения портальных и интеграционных решений департамента систем управления проектами компании «Парма-Телеком» (группа компаний ITPS), преимущества ЭДО очевидны. Это значительное сокращение времени поиска и обмена документами, уменьшение затрат на их изготовление, хранение и транспортировку, прозрачность и мобильность бизнес-процессов, обеспечение сохранности документации, конфиденциальности информации.

Перейти на ЭДО целесообразно, даже если есть возможность сделать это только с одним контрагентом, уверен Артем Танан, руководитель проектов обмена электронными документами фирмы «1С». «У нас часто встречается ситуация, когда бухгалтеры без помощи ИТ-специалистов самостоятельно настраивают решение ЭДО в своей программе и ведут обмен с одним территориально удаленным контрагентом. И только через некоторое время они начинают тиражировать успешный опыт на остальных», – сообщил он. Однако при этом важно учитывать факторы, которые влияют на эффективность применения электронных документов.

Эффект перехода на ЭДО будет выше, если:

• контрагент постоянный и количество однотипных сделок с ним превышает 2-3 в месяц;

• количество номенклатурных позиций в первичных документах – более одной;

• контрагент территориально удален;

• затраты на бумажное сопровождение сделок составляют более 10% от маржинальности самой сделки.

Если же контрагенты часто меняются, товары или услуги продаются одной позицией и каждый раз разные, контрагенты находятся в одном городе и затраты на закрытие сделок незначительны, то эффект будет менее заметен, пояснил Танан.

Двойная жизнь

Когда компания начинает использовать ЭДО, у нее начинается этап смешанного документооборота и появляются как минимум два архива – бумажный и электронный. Ведение электронного архива обычно встроено в программное средство, предлагаемое оператором ЭДО. Это может быть хранение электронных документов в учетной системе или в облаке, если используется портальное решение от оператора, говорит Тупицын.

Ведение смешанного документооборота предъявляет бизнесу дополнительные требования.

Во-первых, необходимо где-то вести учет, с какими контрагентами, какими документами и в каком виде идет обмен. Потому что для формирования в электронном виде счета-фактуры или накладной требуется знать электронный идентификатор контрагента, который должен быть заранее зафиксирован в учетной системе или на портале оператора. По словам Тупицына, такие вопросы обычно легко решаются при использовании готовых решений от оператора.

Во-вторых, нужно решить, как согласовывать и подписывать электронные документы. Приводить ли бизнес-процессы согласования электронных и бумажных документов к единому виду, для чего придется переводить в электронный вид согласование бумажных документов, либо распечатывать электронные и согласовывать их на бумаге. Или поддерживать разные бизнес-процессы согласования бумажных и электронных документов. И здесь оператор ЭДО может подсказать наиболее приемлемое решение.

В-третьих, необходимо определить, каким образом представлять документы, например, по запросу налоговой службы, если понадобятся и те и другие. То ли электронные печатать и заверять, то ли бумажные сканировать и подписывать электронной подписью. «Для решения данной проблемы целесообразно использовать специальные программные продукты, которые позволяют в одном месте вести учет электронных и бумажных документов, подбирать необходимые комплекты документов и отправлять их в ФНС или куда-то еще», – полагает Тупицын.

Смешанная эффективность

Как сделать переход на ЭДО результативным, если с большинством контрагентов придется сохранить бумажный документооборот?

Типичный сценарий неэффективного перехода на ЭДО начинается с выбора оператора, предлагающего низкие расценки и имеющего большое число клиентов, заметил Танан. Между тем один оператор вряд ли может охватить более 30% контрагентов. При этом компания часто не представляет реального объема бизнес-процессов, которые предстоит изменить.

Типичный сценарий неэффективного перехода на ЭДО начинается с выбора оператора, предлагающего низкие расценки и имеющего большое число клиентов

Если переход на ЭДО осознанный, то к нему нужно относиться так же, как к внедрению внутреннего документооборота, полагает Танан. Помимо прочего, обязательны предпроектное обследование, описание существующих бизнес-процессов и проектирование новых, с применением ЭДО. Обойтись без этих этапов можно в том случае, если в компании только одно уполномоченное лицо с правом согласования, утверждения и подписания документов и используется типовое бухгалтерское ПО, а для обмена с контрагентами достаточно обязательных полей в формах электронных документов, разработанных ФНС, то есть нет необходимости передавать дополнительно коммерческую информацию.

Чтобы повысить эффективность при смешанном документообороте, нужно стремиться не только внедрить новый процесс обмена электронными документами, но и оптимизировать существующий обмен бумажными документами, максимально приблизив его к новому процессу с точки зрения этапов согласования, утверждения документов, ответственных лиц и т. п. И тут может помочь применение СЭД, в том числе систем потокового сканирования документов, отметил Танан.

Основная проблема – необходимость сопоставления и двойного учета документов в электронной и бумажной версиях

«Основная проблема при ведении смешанного документооборота – необходимость сопоставления и двойного учета документов в электронной и бумажной версиях, – говорит Суханов. – ITPS предлагает своим заказчикам решение этой проблемы – нанесение штрихкодов на бумажные документы и использование автоматических считывающих устройств, интегрированных с СЭД». По его словам, в кризис все более востребованными, в том числе малым и средним бизнесом, становятся облачные ресурсы для ЭДО, позволяющие значительно удешевить стоимость внедрения и владения системой.

«Мы всегда советуем абонентам начинать поэтапно, с работы с конкретными документами, например счетами-фактурами, а потом расширять практику, анализировать результаты и масштабировать, – рассказывает Агапов. – Важно понимать, что эффект будет, только если переходить на ЭДО комплексно, не оставляя за собой “бумажные мосты”». Оператор ЭДО в этом процессе должен быть главным помощником компании и методистом. Его задача – предоставить работающий механизм управления двумя потоками документов. «Например, у нас совместно с Directum разработано решение “Межкорпоративный финансово-учетный документооборот” для управления и электронным, и бумажным архивом, контроля входящей и исходящей корреспонденции на всех носителях, работы с ней и т. п.», – сообщил Агапов.

Компании следует соотнести свои затраты на смешанный документооборот и ожидаемую отдачу, считает Храмцовская. Иногда можно потерпеть и временные убытки, понимая, что за электронным способом взаимодействия будущее. «Сообщения электронной почты признаются юридически значимыми документами, если это предусмотрено договорами, так что даже без усиленной электронной подписи можно обойтись! А освоив усиленную квалифицированную электронную подпись, можно и сами контракты подписывать в электронном виде, – отметила она. – “Бешеных” расходов не требуется, поскольку внедрять СЭД, ECM или еще какую-то систему необязательно. Часто все, что необходимо, – это один технически грамотный и элементарно аккуратный сотрудник».

По ее словам, цифровые технологии в целом позволяют намного повысить эффективность деловой деятельности и больше зарабатывать, при этом есть отдельные случаи, когда бумажные документы по-прежнему служат более надежной подстраховкой при судебных спорах и проверках, а также чрезвычайных ситуациях. Но и в этом случае в интересах оперативной деятельности имеет смысл создавать и использовать их электронные копии или дубликаты. А вот длительное хранение электронных документов обходится существенно дороже и связано с большими рисками, чем хранение аналогичных бумажных документов, отметила Храмцовская.

Подходы к смешанному ДОКУМЕНТООБОРОТУ

Каких принципов стоит придерживаться при организации смешанного документооборота? Здесь мнения экспертов несколько расходятся.

«Прежде всего не стоит дублировать документы на бумаге – оригинал должен быть один», – подчеркивает Агапов. Переход на ЭДО должен быть комплексным, а этап смешанного документооборота – временным. Если подписанный акт получен в электронном виде, то и согласовывать его надо в электронном виде, заранее определив маршрутизацию документов внутри компании, порядок подписания и хранения. «Придется кое-что переделать в компании, возможно, внедрить соответствующие решения, но только так можно со временем избавиться от бумаги, – убежден Агапов. – Пользуйтесь специализированными решениями и постоянно повышайте свои компетенции в области ЭДО».

Нужно опираться на здравый смысл – использовать документы каждого вида там, где это дает максимальную отдачу

«В первую очередь нужно опираться на здравый смысл – использовать документы каждого вида там, где это дает максимальную отдачу, – уверена Храмцовская. – Бумажный подлинник полезно создавать для архива и юристов, а для оперативной работы использовать его электронный эквивалент или копию». Если документы одного дела создаются и в бумажном, и в электронном виде, удобно одну часть дела дополнять копиями документов другой части, чтобы один комплект (обычно это электронное дело) был полным.

Следует обеспечить взаимосвязь электронной и бумажной частей смешанного дела, чтобы при необходимости быстро получить полный комплект документов. Например, указывая в каждой части поисковые реквизиты, место хранения и иную информацию о другой части и входящих в нее документах. В СЭД можно вместе учитывать электронные и физические документы, при желании сохраняя в ней же электронные подлинники, а также электронные копии бумажных документов и сведения о месте хранения их подлинников.

Как известно, нет ничего более постоянного, чем временное. Так что при всей ошеломляющей скорости цифровой трансформации предприятиям предстоит еще довольно долгий путь от «бумаги» к полностью электронному документообороту.

В следующих материалах мы планируем поговорить с экспертами о проблемах, возникающих при переходе на ЭДО, и способах вовлечения контрагентов.