Андрей Гриб: «Развитие продукта позволит нам создавать отраслевые ЕСМ-решения»Большинство систем электронного документооборота не встроены в бизнес-процессы организации и работают автономно. Новый продукт семейства «БОСС-Референт», представленный на недавней конференции компании, отличает не только наличие удобного пользовательского интерфейса, но и способность организовать сквозные бизнес-процессы, связанные с централизованной обработкой и хранением финансовых документов, в том числе для распределенных предприятий.

Созданию продукта «БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот» предшествовал анализ рынка средств управления контентом предприятия (Enterprise Content Management, ECM).

«Исследование показало, что системы автономны и не позволяют задействовать имеющуюся в них информацию в рамках тех или иных бизнес-процессов, им обычно не хватает гибкости. Сегодня объемы обрабатываемых данных очень велики, и системы с ними часто не справляются, — рассказал Андрей Гриб, генеральный директор компании «БОСС-Референт». – Поэтому в первую очередь мы сделали акцент на управлении бизнес-процессами, потоками работ. Не менее важно было создать большое хранилище, и, конечно, мы не могли обойти проблему создания пользовательского интерфейса для каждой роли в рамках бизнес-процесса».

Исходное решение на платформе IBM Lotus было усилено за счет IBM FileNet – платформы по управлению бизнес-процессами и корпоративным контентом, предназначенной для работы с большими объемами данных. Для создания пользовательского интерфейса была применена IBM ECM Widgets – технология виджетов, которые стали достаточно популярными.

«БОСС-Референт.bpm: финансовый документооборот» — первое из целой линейки специализированных решений, которые предполагается активно развивать; уже до конца года ожидается появление системы автоматизации страхового документооборота, а затем и проектно-конструкторского. Стремление оптимизировать затраты привело территориально распределенные компании к необходимости создать централизованную бухгалтерию, которая занимается сбором документов со всех филиалов компании и обрабатывает их; часто ее выносят в отдельную организационную структуру. В результате работа с первичной документацией ведется автономно от центра, а финансовый директор и главный бухгалтер получают эту информацию со значительными задержками, что существенно осложняет ведение управленческого учета, повышает риск ошибок, создания неправильно подготовленной отчетности. Именно на решение этих проблем и направлен новый продукт. Логика его работы предполагает, что сотрудник филиала вносит в систему сканированные образы первичных документов, которые распознаются и атрибутируются с использованием технологии ABBYY FlexiCapture. Встроенная интеграция с учетными и управленческими системами Oracle, 1C, SAP и ряда других производителей позволяет специалисту центральной бухгалтерии осуществить проверку документа, провести его в бухгалтерской системе и сохранить необходимую информацию в системе ERP.

При выборе намеченных к внедрению приложений компаниям обычно приходится делать выбор между покупкой набора узкоспециализированных систем и их интеграцией или же решением имеющихся задач в рамках единой платформы.

«IBM FileNet позволяет начинать с решения какой-либо одной задачи (например, с автоматизации финансового документооборота), а затем без дополнительных инвестиций решать следующие на базе уже существующей платформы», — пояснил возможности платформы Дмитрий Лактионов, представитель компании IBM EE/A по продажам ECM. Именно такой вариант предпочли в страховой компании «РОСНО». О реализации проекта по внедрению управленческого документооборота рассказал на конференции Сергей Пегасов, директор центра информационных систем и технологий «РОСНО». Он отметил, что внедрение данного продукта позволило решить массу накопившихся проблем, сократив при этом влияние человеческого фактора и количество нештатных ситуаций, обеспечить полноценное функционирование единого операционного центра. В результате перехода от нескольких разрозненных решений к единой промышленной платформе и интеграции с существующими информационными системами в компании реализовали жизненный цикл документов в соответствии с нормативными требованиями, в том числе по срокам хранения, и перешли к единому интерфейсу сканирования, что значительно повысило эффективность работы соответствующего персонала. По словам Пегасова, распознавание документов позволило существенно сократить ручной труд и устранить лишние звенья в цепи передачи информации.

«Развитие продукта позволит нам создавать отраслевые ЕСМ-решения. Например, нефтяной компании мы сможем предложить и управленческий документооборот, и финансовый, и проектно-конструкторский. Использование единой технологической платформы IBM с высокой степенью интеграции позволит решать сразу несколько разноплановых по сути задач с экономией и стоимости внедрения, и стоимости владения», — считает Гриб. Кроме того, лицензионное соглашение, заключенное с корпорацией IBM в начале текущего года, позволяет в стоимость лицензии на прикладную систему включать стоимость лицензии продуктов IBM, что, по оценкам специалистов компании «БОСС-Референт», снижает общие затраты на лицензирование до 40%.