Организационное проектирование

Если вы начинаете свою работу с достаточным финансированием, на очередном витке ваш бюджет сократят: высшее руководство давно успело позабыть, насколько важны технологии для обеспечения информационной безопасности. Это уже не забавно, это жутко обиднo.

Один из самых серьезных недостатков традиционного процесса управления кадрами заключается в том, что он базируется на прошлых достижениях и ориентирован на оценку работы, которую люди выполняют сегодня. Гораздо важнее определить, удастся ли им справиться с задачами завтрашнего дня.

Компания PricewaterhouseCoopers применяет мобильные компьютеры для выполнения задач оперативного учета основных средств внутри офиса. Чем вызвана такая необходимость и как все выглядит на практике, рассказывают Михаил Сегал, директор департамента информационных технологий московского офиса PricewaterhouseCoopers, и Оксана Шкарина, старший администратор по закупкам того же департамента. С ними беседует Михаил Зырянов, заместитель главного редактора журнала «Директор информационной службы». Когда и почему в PricewaterhouseCoopers решили использовать мобильные карманные компьютеры для учета основных средств? В ведении департамента ИТ находится более 2 тыс. компьютеров, принтеров и прочего периферийного оборудования. Кроме того, общее количество основных средств превышает 15 тыс. позиций. Контроль и учет такого огромного количества аппаратуры требует больших затрат времени сотрудников нашего небольшого отдела. Нам хотелось найти наиболее простой и эффективный способ управления основными средствами. Использование мобильных карманных компьютеров с функциями сканеров штрих-кодов являлось на тот момент наиболее перспективным, но в то же время достаточно простым решением поставленной задачи. Проект внедрения был одобрен на совместном совещании директоров административного, финансового и ИТ-подразделения PwC в России, так как позволял существенно сократить финансовые и временные затраты. Как осуществлялась процедура учета раньше? Ранее для проведения инвентаризации приходилось привлекать внешних аудиторов. Из-за отсутствия единой инвентаризационной маркировки этот процесс каждый раз приходилось начитать сызнова - от первичной маркировки, что является достаточно трудоемким этапом, до сверки с книгами учета. Все это делалось вручную, занимало много времени, требовалась масса уточнений и доработок в процессе сверки. На определенном этапе стало ясно, что данная схема себя изжила и пора внедрять нечто более удобное. Как производится учет теперь? После внедрения инвентаризационной маркировки любое основное средство, будь то мебель или компьютерное оборудование, теперь имеет свой индивидуальный номер, отраженный как на этикетке со штрих-кодом, так и в базе учета основных средств. Таким образом по инвентаризационному номеру мы в считанные секунды получаем информацию по интересующему нас предмету. От номера счета, по которому был приобретен этот предмет, и его серийного номера до остаточной стоимости на данный момент. Используется эта система для постановки основных средств на учет, отслеживания перемещений основных средств внутри организации, в том числе в региональных филиалах, при подготовке оборудования к списанию и при проведении инвентаризации. Мы используем терминалы сбора данных Symbol SPT1500 и генератор приложений в среде Windows для терминалов сбора данных. По каким критериям происходил выбор платформ, приложений, поставщика решений? По внутренним процедурам при принятии решения о закупке того или иного оборудования мы обязаны проводить тендер среди поставщиков. Данное оборудование было выбрано по следующим критериям: совместимость с имеющимся компьютерным оборудованием и используемым программным обеспечением; возможность быстрой поставки; возможность быстрого обучения персонала для работы с терминалами. Компания «Пилот» на тот момент была единственным поставщиком, который мог обеспечить необходимое количество терминалов, предоставить во временное пользование дополнительные терминалы на время начального этапа ввода системы, обеспечить практически круглосуточную поддержку данного проекта. Расскажите, пожалуйста, о ходе проекта. В самом начале проекта были определены его цели и временные параметры. Задача состояла в следующем: в кратчайшие сроки опробовать и закупить систему, обучить порядка 50 человек пользованию терминалами, разбить на группы основные средства и соответствующим образом их физически промаркировать с помощью этикеток со штрих-кодами, с одновременным занесением максимальной информации по каждому основному средству (модели, серийные номера, т. п.), и провести сверку полученных данных с имеющимися. Подготовительная работа была проведена так, что все этапы были выполнены в срок и даже с некоторым опережением. А возможность сбора и обработки данных в электронном виде сократила время сверки в десятки раз. Каков экономический и бизнес-эффект от использования мобильных компьютеров для учета основных средств в PwC? Нам кажется, что экономический и бизнес-эффект от использования мобильных компьютеров для учета основных средств можно разделить на две составляющие: явную и скрытую. К явному эффекту можно отнести уменьшение стоимости проведения инвентаризации в связи с отсутствием необходимости привлечения дополнительных ресурсов, ускорением процесса обработки и сверки полученных результатов. Под скрытым эффектом мы понимаем возможность оперативного отслеживания перемещения основных средств внутри разветвленной филиальной структуры с последующим отражением в нашей финансовой системе; моментальный доступ к финансовым данным по конкретному требуемому основному средству для расчетов налогов, что особенно важно при составлении бюджетов, и для аналитических и финансовых справок. Все это дает нам основание утверждать, что данная система учета с использованием мобильных устройств помогает нам решить одну из ключевых проблем - получение именно оперативной информации о состоянии и движении основных средств предприятия.