 | |
Впрочем, рецепты оптимизации офисной работы, о которых рассказал руководитель отдела сервиса и проектов компании TerraLink Мэттью Данн, как будто напрашиваются сами собой. Например, обладателям MS Office, в общем-то, ничто не мешает составить набор шаблонов для стандартных документов, с которыми они имеют дело каждый день, чтобы избавить себя хотя бы от части повседневной рутины. Чуть сложнее - интегрировать шаблоны Word с адресными книжками систем группового взаимодействия Microsoft Outlook, Exchange, Lotus Notes или Novell GroupWise. Это поможет сэкономить время на вводе координат клиентов и партнеров.
Кроме того, если поддерживается структурное хранение адресов и разграничение доступа к координатам контактных лиц, то можно, например, собрать все координаты в единую базу и определить несколько групп адресов таким образом, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к тем адресам, которые ему нужны. Это, с одной стороны, уменьшит вероятность утечки конфиденциальной информации, а с другой - устранит из списка адресов, доступных отдельным сотрудникам, координаты лиц, которые им заведомо не понадобятся. Также совсем не обязательно устанавливать в офисе множество факсовых аппаратов, заботиться об их обслуживании и доставке сообщений внутри офиса, расходовать уйму бумаги и тратить лишние деньги на аренду телефонных линий. Вместо этого можно установить факс-сервер.
Там, где хранится множество документов, неизбежно встает проблема их поиска и доставки на рабочие места сотрудников. Ее вполне можно решить с помощью поисковых систем или более продвинутых - систем электронного архива, например DOCS Open производства PC DOCS/Fulcrum. Но поисковые системы и системы электронного архива имеют два существенных ограничения. Во-первых, они не умеют отбирать именно те документы, которые нужны пользователю в данном контексте его деятельности. Так, осуществляя поиск по ключевым словам, системы отбирают и те документы, в которых нужные понятия являются основной темой, и те, где ключевые слова упоминаются вскользь или случайно. В результате системы находят слишком много документов, среди которых приходится искать нужные. Это неэффективно. Другой важный недостаток - очень слабые возможности по автоматической систематизации документов в зависимости от их содержания и по составлению их резюме. Есть программные системы, которые могут решать эти проблемы. К ним, в частности, относится семейство программ Knowledge Network производства PC DOCS/Fulcrum. Об их концепции и о лежащей в их основе методологии управления знаниями поведал Ричард Скотт, технологический директор европейского подразделения PC DOCS/Fulcrum. Основная идея набора средств Knowledge Network - сделать работу с информацией более прозрачной и эффективной, предоставляя те и только те документы, которые интересуют пользователя в данный момент времени.
Но как быстро отыскать документы по нужной тематике, содержащиеся в различных зарубежных архивах? Можно воспользоваться одной из поисковых систем, специализирующихся на сборе документов и поиске информации, поступающей из различных источников (не только из Internet). Об одной из таких систем, Lexis-Nexis, рассказала представительница одноименной компании - владельца соответствующей службы в Москве Евгения Воронина. В архиве Lexis-Nexis хранится в основном новостная и юридическая информация. Каждый день сюда попадает около 2 млн. документов, общая же их численность достигает 2 млрд. Заключая договоры с различными поставщиками информации, компания ее попросту закупает, отдавая предпочтение той, которая будет пользоваться спросом, а затем продает ее клиентам, предоставляя им платную подписку на подключение к службе, обеспечивающей также развитые возможности поиска.