От банального до неочевидного - один шаг

Второй этап «Осеннего марафона» для работников с корпоративными знаниями

Станислав Макаров: «Знания — не только сила, но и деньги»

Инструментарий для управления знаниями далеко не исчерпывается системами полнотекстового поиска. Опираясь на это бесспорное утверждение, второй семинар своего «Осеннего марафона» компания «Весть-Метатехнология» посвятила рассказу о технологиях, использующих принципиально иные, нежели просто поиск, принципы работы с корпоративными знаниями.

По сравнению с первым семинаром, на котором много внимания было уделено философским и организационным аспектам управления знания, нынешнее мероприятие казалось несколько приземленным, а идеи, высказанные докладчиками, в большинстве своем очевидными. В самом деле, разве не очевидно, что масса корпоративных знаний содержится внутри различных документов? И разве не ясно, что хранение и поиск документов может отнять массу времени, если эти документы хранятся прямо в файловой системе, в разных форматах, не проиндексированы и не систематизированы? Всякий, кто немного работал с электронными документами, наверняка с этим согласится. Однако далеко не всякий готов найти ответ на вопрос: как сделать этот винегрет из документов «съедобным», приемлемым для нормального использования?

Между тем решение этих проблем существует — это системы электронного архива, или, как их принято называть на Западе, системы управления документами. В их функции входят внесение в архив, хранение, индексирование, поиск (полнотекстовый и по атрибутам регистрационной карточки), выборка, обеспечение информационной безопасности документов и подготовка их к печати либо к электронной публикации (например, на Web). Если приходится иметь дело с отсканированными документами, то желательно иметь возможность анализировать как текстовое представление документов, сгенерированное при помощи системы оптического распознавания, так и графическое, полученное сканером. Понятно, что такие системы должны позволять работать с файлами разных форматов, а при работе в достаточно крупных корпоративных сетях — с различными серверами и прочими источниками данных. Соблюсти все эти требования отнюдь не просто. Для этого необходима система управления документами индустриального типа.

В качестве такой системы «Весть-Метатехнология» продвигает семейство программных продуктов DOCS Open компании Hummingbird. Очередная (с индексом 3.8.2) версия системы имеет архитектуру клиент-сервер и поддерживает работу с несколькими репозитариями в сетях Windows NT и NetWare и интегрируется с СУБД компаний Microsoft, Oracle и Sybase. Система позволяет работать как с текстовой, так и с графической информацией. Архитектура системы выглядит следующим образом. Хранение документов возложено на репозитарии. Доступ к ним может производиться с помощью «старомодного» клиента DOCS Open или посредством промежуточного ПО DOCSFusion, реализованного в виде службы NT и обеспечивающего связь с несколькими репозитариями, поддержку интерфейса DCOM, кэширование запросов и пр. Работу с DOCSFusion осуществляют модули PowerDOCS и CyberDOCS. Первый — просто клиентская программа, более современная (правда, и более требовательная в плане вычислительных ресурсов) альтернатива «традиционному» клиенту DOCS Open. PowerDOCS может интегрироваться с другими (прежде всего офисными) приложениями, поддерживающими стандарт ODMA (Object Document Management Applications) и обеспечивает импорт документов в репозитарий путем их «перетаскивания» в Windows Explorer.

CyberDOCS — промежуточное ПО для осуществления доступа к репозитариям из браузеров в сетях intranet и при работе удаленных пользователей. Примечательно, что для работы с документом из репозитария пользователю совсем не обязательно постоянно находиться на линии — можно взять из репозитария документ (точнее, создать у себя его версию), поработать с ним и положить документ обратно. Разрабатывая различные формы на языках Java и JavaScript, можно создавать разную рабочую среду для разных пользователей.

Поскольку обычно предполагается, что в архивной системе будут храниться тысячи, а возможно, и сотни тысяч, и миллионы документов, то желательно также, чтобы электронный архив позволял систематизировать документы по различным логическим признакам. Об одном из решений этой проблемы рассказал Владимир Мамыкин, директор по маркетингу компании «МедиаЛингва». В настоящее время ведутся работы по интеграции продуктов Hummingbird с продуктами «МедиаЛингва», обеспечивающими автоматическое составление аннотаций, а также создание и поддержку каталогизации документов (ранее было объявлено о завершении интеграции этих модулей с продуктами Excalibur). Особенно интересен модуль каталогизации: он позволяет не только определять темы, к которым можно отнести тот или иной документ, но и способен автоматически создавать список тем, которые затрагиваются внутри заданного (эталонного) набора документов. Еще один модуль «МедиаЛингва» обеспечивает доставку сообщений, попадающих в разделы каталога электронного архива, тем, кто «подписался» на эти разделы.

Партнеры предполагают встроить модули «МедиаЛингва» не только в семейство продуктов DOCS Open, но и в DOCSFulcrum (ранее оно носило название Fulcrum Knowledge Network). Это семейство продуктов, позиционируемое как инструментарий для управления знаниями внутри предприятия, изначально было рассчитано не столько на хранение, сколько на поиск документов в различных электронных архивах (Lotus Notes, Microsoft Exchange, DOCS Open, Web, а также разных СУБД), расположенных на серверах компании, и на ведение системы виртуальных каталогов документов, упорядоченных и сгруппированных не по системам и серверам, где они хранятся, а по логическим, смысловым признакам. DOCSFulcrum можно организовать разные виртуальные каталоги для разных пользователей и рабочих групп, позволяя создавать рубрикации документов, наилучшим образом отвечающие представлениям и задачам этих пользователей.

Наиболее любопытное, на мой взгляд, сообщение семинара — рассказ Станислава Макарова, менеджера по продажам компании «Весть-Метатехнология», о перспективах разработок своего заокеанского партнера Hummingbird. После объединения (точнее, покупки PC DOCS/Fulcrum компанией Hummingbird) этот партнер вошел в первую полусотню крупнейших мировых разработчиков ПО. Компания развивает три линии продуктов. Первая — это решения для обеспечения связи между различными вычислительными средами. Вторая — системы бизнес-интеллекта (business intelligence). Наконец, третья — это управление документами и корпоративными знаниями. При этом поддержка гетерогенных информационных и компьютерных сред выдвигается в качестве одного из основных принципов.

Своей основной задачей на ближайшие годы компания считает создание порталов знаний уровня предприятия. По замыслу их создателей, эти решения должны объединить два мало пересекавшихся до недавнего времени направления — системы управления знаниями, содержащимися в неструктурированных, в основном текстовых документах, и знаниями, которые можно извлечь из хранилищ структурированных данных, применяя технологии оперативной аналитической обработки, добычи данных и пр. Ключевая идея — сделать в равной степени доступными знания, содержащиеся в документах, и знания из хранилищ данных, а затем создать на их основе единые корпоративные знания. В настоящее время большинство поставщиков развивают и продвигают какую-то одну технологическую ветвь. Однако в данном случае разработчик имеет в своем «портфеле» технологии обоих направлений. В самом деле, почему бы их не слить воедино?

Быт и реалии управления знаниями Михаил Ферапонтов: «Если сотрудник не дозрел до осознания полезности знаний, то сколько его ни обязывай, он все равно их не освоит» О проблемах внедрения концепции управления знаниями в высокотехнологичной компании рассказали руководители «Весть-Метатехнологии» — генеральный директор Михаил Ферапонтов и директор по развитию Александр Громов. Ваша компания — одна из немногих на российском рынке, кто позиционирует себя в нише систем управления знаниями. Знакомы ли с этой концепцией ваши сотрудники? Александр Громов (АГ): Многое из того, что я рассказывал о проблеме управления знаниями, проходило апробацию внутри компании. Еще летом мы начали проводить внутренние рабочие семинары, вырабатывая свою точку зрения на различные грани проблемы. Например, очень горячим и напряженным выдалось обсуждение подхода к решению проблемы измеряемости знаний с позиции энтропии (кстати, это абсолютно новая вещь, литературы с описанием этого подхода практически нет). В кругу наших специалистов мы обсуждаем и другие проблемы — реинжиниринга предприятий, внедрения систем ERP и MRP и прочее. Считаю, что для успеха компании необходимо, чтобы все ее сотрудники владели и сутью вопросов, которые она решает, и проблематикой, и терминологией — в общем, всем необходимым. Александр Громов: «Для успеха компании необходимо, чтобы все владели и сутью вопросов, которые она решает, и проблематикой, и терминологией» Кто участвовал в дискуссиях по концепции управления знаниями? Михаил Ферапонтов (МФ): В обсуждении концепции участвовали все высшие руководители компании и руководители отдельных направлений и проектов — по системам управления знаниями, управлению данными, бизнес-реинжинирингу и пр. Информация по концепции управления знаниями так или иначе была доведена до всех сотрудников. Например, у нас материалы обсуждений и учебных курсов доступны всем внутри компании. Область управления знаниями сейчас в России только-только формируется. Одной из задач компании мы считаем формирование системы понятий и выработку стандартов для новых проблемных областей, в том числе управления знаниями. Без таких стандартов специалисты не могут общаться между собой. Насколько я знаю, в процесс управления знаниями оказываются невольно вовлечены все интеллектуальные служащие компании. Как вы считаете, должны ли эти сотрудники быть осведомлены о концепции управления знаниями, чтобы они знали, что они делают? И, кстати, еще один вопрос: какая роль отводится тем интеллектуальным служащим, которые не принимали активного участия в обсуждении концепции управления знаниями? АГ: Примерно 40% сотрудников принимали активное участие в выработке концепции управления знаниями. Однако из этого вовсе не следует, что остальные сотрудники оставались в стороне. Обсуждения характерны тем, что в их центре находится вопрос, требующий решения. Отдельные сотрудники не всегда могут предложить какое-то конкретное решение. Но они имеют возможность следить за тем, как развивается обсуждение вопроса. Вполне возможно, что в какой-то момент у сотрудника возникнет своя интересная идея, которую он добавит в общую копилку. Например, один из наших сотрудников, занимающийся логистикой, в ходе обсуждения концепции управления знаниями высказал интересную мысль о том, что определенные деловые знания содержатся в различных должностных инструкциях. Он обратил наше внимание на то, что инструкция сама по себе — это сгусток опыта, накопленного не одним поколением бюрократов и изложенного в форме, очень удобной для восприятия новыми поколениями чиновников. Хотя сотрудник не принадлежит к научной элите компании, с его мнением нельзя не согласиться. МФ: Безусловно, с концепцией управления знаниями сотрудники должны быть ознакомлены. Материалы обсуждений общедоступны внутри компании. Хотелось бы уточнить: они всем доступны или до всех доводятся? АГ: Они до всех доводятся. МФ: Что касается внешних мероприятий, то информация по ним общедоступна. Все желающие могут с ними познакомиться. То же самое касается и маркетинговых материалов по отдельным направлениям. Есть, конечно, полузакрытая информация, например относящаяся к отдельным проектам. Кроме того, для начинающих сотрудников и тех, кто подключается к работе по новому для них направлению, мы проводим ознакомительные семинары. Обязываете ли вы своих постоянных сотрудников знакомиться с новыми концепциями, которые вырабатываются внутри компании? МФ: Это сложный вопрос. Можно сколько угодно обязывать, но если сам сотрудник не дозрел до осознания того, что эти знания ему пригодятся, то сколько его ни обязывай, он все равно их не освоит. Однако если сотрудник не понимает, в каком направлении движется компания, чувствует трудности в своем дальнейшем росте, в своей работе, то он сам непременно познакомится со всем, что ему необходимо. Убежден, что компания не может заставить сотрудника осваивать новые знания до тех пор, пока он сам не начнет с ними работать, пропускать их через себя. Она должна создать условия и постараться «подтолкнуть» сотрудника к освоению знаний. Как они в конечном итоге будут восприняты — это уже другой вопрос.