Определение
Управление проектами — профессиональная творческая деятельность по руководству людскими и материальными ресурсами путем применения современных методов, средств и искусства управления для успешного достижения заранее поставленных целей в результате выполнения уникального комплекса взаимосвязанных мероприятий при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов проектов, осуществляемых в рыночных условиях в социальных системах.
Успешность любой организации во многом определяется тем, насколько адекватно, быстро и эффективно она способна произвести изменения, соответствующие быстро меняющимся условиям.
Проект как особая форма осуществления целенаправленных изменений предполагает, что они должны быть реализованы в рамках определенных ограничений по срокам, стоимости и характеристикам ожидаемых результатов. Это предъявляет специальные требования к организации и методам управления, суть которых состоит в концентрации полномочий и ответственности за проект в целом в руках одного человека (руководителя проекта) и создании команды, в той или иной степени отчуждаемой на время его исполнения от подразделений компании. Проект становится центром затрат и прибылей, что позволяет организовать учет человеческих, материальных и финансовых ресурсов и выстроить систему мотивации, базирующуюся на конкретных результатах участников проекта.
Наибольшее внимание обычно уделяется процессам управления проектами в следующих функциональных областях:
- управление предметной областью проекта - определение целей, результатов и критериев оценки успешности проекта;
- управление проектом по временным параметрам - разбиение его на группы работ и отдельные работы; определение последовательности выполнения, продолжительности и расписания работ - календарного плана проекта; контроль изменений календарного плана;
- управление проектом по стоимостным параметрам - определение видов и количества ресурсов; определение стоимости ресурсов и работ; учет и контроль расходов и доходов, а также изменений бюджета;
- управление качеством - определение стандартов качества, относящихся к проекту, способов достижения требуемого уровня качества и мероприятий по обеспечению качества; контроль качества;
- управление персоналом - распределение ролей, ответственности и отношений координации и субординации персонала проекта; построение организационных и ресурсных диаграмм; подбор человеческих ресурсов; создание и совершенствование команды проекта;
- управление коммуникациями - определение источников и потребителей информации внутри и вне проекта; описание видов распространяемой информации, сроков и периодичности ее предоставления, способов доставки; управление процедурами распространения информации в ходе реализации проектов;
- управление рисками - выявление событий, которые могут повлиять на проект; определение зависимостей возможных результатов проекта от наступления рисковых событий; выработка стратегий работы с рисками; планирование, осуществление и контроль мероприятий, связанных с реагированием на риск;
- управление проблемами - выявление возникающих вопросов, их анализ, принятие и исполнение решений, формальное закрытие и мониторинг проблем проекта;
- управление изменениями - выявление необходимости модификаций ранее согласованных параметров, их анализ, принятие и исполнение решений, формальное закрытие и мониторинг изменений проекта;
- управление контрактами - определение требуемых товаров и услуг, потенциальных продавцов; поддержание формализованных отношений с продавцами.
Общие рецепты управления проектами на первый взгляд просты и понятны, поскольку основаны на структурированных опыте и здравом смысле. Проект надо начать с постановки и согласования цели, спланировать путь ее достижения, выполнить предусмотренные работы, и успешно закончить проект, достигнув цели, как было запланировано. Но в реальной жизни редко удается сделать, как было запланировано, или реалистично запланировать уникальную деятельность. Поэтому системная модель управления проектами предполагает постоянный контроль исполнения проекта, выявление отклонений фактического хода выполнения от запланированного, принятие корректирующих действий вплоть до согласованной корректировки параметров проекта — сроков, бюджета, даже целей.
У управления проектами в разных отраслях гораздо больше общего, чем различий. Это подтверждает практика западных менеджеров, которые сегодня могут руководить проектами в области строительства атомной электростанции, а завтра — разработкой программ.
Для успешной и эффективной работы управленческого персонала проекта должны быть созданы определенные условия, совокупность которых определяет систему управления проектами. Организационная составляющая системы управления проектами включает в себя комплекс документов, описывающих процедуры исполнения проектов и регламенты взаимодействия заинтересованных участников. Ее ИТ-составляющая обычно представлена одним из промышленных пакетов управления проектами (Primavera, Spider, MS Project и др.). Модули управления проектами все чаще становятся частью систем ERP (например, Project System в SAP R/3) и CRM (например, Eventix Engagement в SalesLogix).
Управление проектами как самостоятельная область профессиональной деятельности имеет собственные методологии, стандарты и инструментарий. Наиболее известными документами, излагающими методологические основы управления проектами, являются Project Management Body of Knowledge Американского института управления проектами (PMI), многими признаваемый международным стандартом де-факто, и ISO 10006:1997, придавший ряду важных положений PMBOK статус стандарта де-юре. Важная особенность — существование международно признаваемых систем сертификации специалистов по управлению проектами. Более сотни россиян уже прошли такую сертификацию во многом благодаря активной деятельности профессиональных объединений — московского и санкт-петербургского отделений PMI и, в особенности, входящей в IPMA (Международная ассоциация управления проектами) российской Ассоциации управления проектами СОВНЕТ.
Григорий Ципес (Gtsipes@IBS.ru) — ведущий системный аналитик компании IBS. Александр Товб (a.tovb@fbgroup.ru) — главный инженер компании «ФБ Консалт»
Краткий Словарь Терминов
Бюджет проекта (Project Budget) — утвержденное запланированное распределение финансовых средств по различным основаниям: по статьям затрат; по временным периодам, участникам проекта; решаемым задачам, компонентам ожидаемых результатов; по элементам организационной структуры проекта и т.п.
Календарный план или расписание проекта (Project Schedule) — перечень планируемых работ со сроками исполнения и ответственными лицами, подготовленный в соответствующей форме, определенной планом управления проектом.
Ключевые вехи проекта (Project Milestones) — события, свершение которых является необходимым и достаточным условием, определяющим достижение результатов проекта. Обычно представляются в виде схемы или таблицы с взаимосвязями и сроками, образуя План по вехам (Milestone Plan, Milestone Schedule).
Проект (Project) — уникальный комплекс взаимосвязанных мероприятий для достижения заранее поставленных целей при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов.
Проектные отклонения (Project Exceptions) — несовпадения фактических и плановых результатов проекта, причины несовпадений, методы, позволяющие справляться с такими ситуациями.
Содержание и границы проекта (Project Scope) — цели и задачи проекта, основные результаты, критерии оценки того, что работа или ее часть выполнена.
Структура декомпозиции работ (Work Breakdown Structure) — представление проекта в виде иерархической структуры работ. Предназначена для детального планирования, оценки стоимости и обеспечения персональной ответственности исполнителей.