Наряду с госструктурами, для которых документ является основным продуктом, не меньший интерес к данной проблематике проявляют банки и крупные корпорации.
Состав участников очередной международной конференции «Электронный документооборот и документационное обеспечение управления в бизнесе», организованной Гильдией управляющих документацией, показывает, что строгое разграничение рынка сбыта систем ЭДО на коммерческий и государственный сегменты вряд ли целесообразно. Наряду с госструктурами, для которых документ является основным продуктом, не меньший интерес к данной проблематике проявляют банки и крупные корпорации.
На секционных заседаниях в течение двух дней обсуждались различия в правовом и нормативном обеспечении документооборота в государственных и негосударственных организациях, решение проблем интеграции с другими информационными системами и создания электронных архивов. О своем опыте решения проблем рассказывали представители самых разных структур: «Татнефти» и «Мосэнерго», Центрального банка и аппарата Госдумы.
Рынок выравнивается
По мнению исполнительного директора Гильдии управляющих документацией Сергея Афанасьева, сегодня активность западных и российских поставщиков систем электронного документооборота приблизительно одинакова, но отечественные компании работают на нашем рынке все же успешнее. Это объясняется тем, что российские разработчики пытаются адаптировать западный опыт управления к нашим реалиям, западные же действуют более прямолинейно. Между тем традиции документооборота в России достаточно специфичны, они предусматривают прохождение большинства документов снизу до первого лица, а после его одобрения обратно к менеджеру с акцентом на контроль исполнения резолюций руководства.
В последнее время на рынке стали появляться новые участники. Что касается прежних, то произошло некоторое выравнивание их позиций, Documentum и Hummingbird более-менее мирно соседствуют с ЭОС, «ИнтерТраст», «Гранит Центр» и НТЦ ИРМ.
Проблемы банковского документооборота
Банки — самые «высокодокументированные» учреждения, их информационные потоки не просто сопровождают бизнес-процессы, а, по сути, являются бизнес-процессами, и поток документов для них практически равнозначен денежному потоку. Подходы к организации банковского документооборота могут быть разными. Например, возможно построение документооборота на основе автоматизированных банковских систем (АБС) последних поколений, сразу обходя таким образом, вопрос интеграции с учетной системой. Но есть серьезные проблемы: традиционные системы документооборота плохо приспособлены для обработки финансовых документов, составляющих жизнь банка. Места интеграции АБС и систем ЭДО с платежными системами являются особо уязвимыми с точки зрения безопасности. Распространенные решения на основе корпоративной почты слабо интегрируются с другими информационными системами и не поддаются настройке маршрутов движения документов.
Наиболее полное избавление от всех проблем документооборота сулит решение класса workflow. Но за него стоит браться лишь в случае существования множества информационных систем или их смены, так как с организационной точки зрения это самый тяжелый путь, а с финансовой — самый затратный по времени и деньгам. Кроме того, внедрению должна предшествовать унификация бизнес-процессов. По словам начальника отдела бизнес-анализа «ИнфоИндастризГруп» Бориса Шлаина, пока ни одного «живого» примера такого решения нет.
Немного найдется информационных систем, сопоставимых по масштабам с системой Банка России, где применение самых современных технологий обязывает сохранять баланс и в отношении организации документооборота. В 90 организациях Центробанка электронный документооборот сочетается с традиционным. Однако с недавнего времени для доведения распоряжений руководства до сотрудников используются исключительно электронные документы, с автоматической регистрацией в системе ЭДО.
В «Мосэнерго», эксплуатирующем систему «Дело», также с прошлого года все распорядительные документы доводятся до исполнителей в электронной форме, а около 30% всех служб и отчитываются в электронном виде. Есть резервы для дальнейшего развития ЭДО, но достижение 100% здесь вряд ли необходимо, особенности работы человеческого мозга таковы, что при принятии решений удобнее анализировать текст на бумаге.
Органы власти
Если внутренний документооборот регулируется самой организацией, то внешний подпадает под межведомственное и государственное регулирование.
В результате инвентаризации государственных информационных ресурсов, проведенной в рамках ФЦП «Электронная Россия», выяснилось, что 90% систем документооборота, используемых органами власти, непригодны для межведомственного взаимодействия.
Как рассказала замруководителя департамента корпоративного управления Минэкономики Ирина Задирако, на практике государственными учреждениями используется лишь малая часть возможностей систем электронного документооборота. Во многих ведомствах из всего многообразия функций систем ЭДО зачастую применяется только регистрация входящей, в лучшем случае еще и исходящей корреспонденции. Возможности совместной работы над документами используются еще слабо, а сквозной учет документов от министра до делопроизводителя пока не удалось наладить ни одному ведомству.
Стремление ведомств уклониться от обмена информацией порождает ошибки и дублирование, которые ложатся дополнительной нагрузкой на бюджет. Закрытость органов власти дошла до того, что решения по этому вопросу стали приниматься на самом высоком уровне.
Стандарты
Пока попытку узаконить и стандартизировать порядок взаимодействия органов власти с бизнесом в электронном виде Минюст считает ущемлением прав субъектов хозяйствования, среди которых не все используют компьютерные технологии. Однако те, что их все-таки используют, «давят» на ИТ-поставщиков в надежде, что будет найдено эффективное средство стыковки систем разных производителей.
Рабочие группы по разработке стандартов систем ЭДО сейчас созданы в Минсвязи и в Минэкономики, но когда дело доходит до исполнения задуманного, часто выясняется, что денег на это нет. Между тем в Гильдии управляющих документацией группа разработчиков из разных компаний уже работает над созданием стандартов систем ЭДО и протоколов их взаимодействия.
По словам Афанасьева, примерно через 3 месяца планируется представить схему и рабочий образец, более ощутимые результаты ожидаются к концу текущего года.
Что касается стандартов на средства защиты информации, то с кончиной ФАПСИ пользователи и разработчики получили свободу выбора. По закону о техническом регулировании любая организация имеет право издавать свои регламенты, статус которых будет не ниже других ведомственных распоряжений. Президент ассоциации «РусКрипто» Алексей Волчков считает, что пока рынок не готов к тому, чтобы производители средств защиты разрабатывали единый стандарт. В то же время Гостехкомиссия уже адаптировала международные стандарты информационной защиты к российским условиям, и с 2004 года они станут обязательными к использованию при госзакупках.