Система автоматизации заключения и сопровождения договоров может быстро окупиться

Процесс заключения договоров длителен и не прост. Он включает многочисленные согласования, уточнения, проверки на соответствие действующему законодательству и т. д. Для того чтобы снизить затраты времени на поиск нужной информации, подготовку и визирование большого количества документов, компания Digital Design создала на базе своей платформы автоматизации процессов управления и документооборота DocsVision «Автоматизированную систему согласования договоров».

«Автоматизированная система согласования договоров», созданная на базе платформы автоматизации процессов управления и документооборота DocsVision, позволяет клиентам сконцентрироваться на решении бизнес-задач

Изначально данная система была разработана для одного из крупнейших отечественных предприятий металлургического машиностроения — «ССМ — Тяжмаш».

В начале 2003 года эта компания вышла из состава холдинга «Северсталь». На предприятие пришла команда молодых менеджеров, которые одной из приоритетных признали задачу автоматизации управленческих функций. Правовое управление «Тяжмаша» выступило инициатором проекта по автоматизации процесса согласования договоров. Готового решения тогда на российском рынке предприятие не нашло, но руководство «Тяжмаша» заинтересовалось возможностями платформы DocsVision и в марте того же года заказало компании Digital Design разработку системы на ее основе.

К декабрю система была разработана, ее тестирование и доводка шли до февраля в режиме функционирования на пять пользователей. В промышленную эксплуатацию система была сдана 1 июня 2004 года. По словам начальника ИТ-управления «ССМ — Тяжмаш» Майи Яковлевой, внедрению очень способствовала позиция, которую заняло правовое управление предприятия: уже в период опытной эксплуатации юристы перестали принимать к производству договоры, оформляемые вне системы. Всего за 2004 год на «Тяжмаше» было оформлено почти 1,5 тыс. договоров. За два с половиной месяца 2005 года их число приблизилось к 600.

Много времени и сил пришлось уделить обучению персонала. Специально созданная и постоянно поддерживаемая в актуальном состоянии база данных инструкций по работе в системе сняли часть вопросов пользователей, особенно в начальный период эксплуатации системы.

Тем не менее процесс согласования договоров на «Тяжмаше» стал занимать гораздо меньше времени. Если до внедрения системы на один договор тратилось до двух месяцев, то после внедрения — не более недели, поскольку весь процесс согласования и подготовки документов происходит исключительно в электронном виде. Руководство получило возможности контроля исполнения договоров, анализа деятельности предприятия. Было организовано централизованное хранилище документов, с хорошей поисковой системой. Общая стоимость проекта вместе с лицензиями составила около 40 тыс. долл.

«Эти затраты уже практически окупились», — подчеркнула Яковлева.

На сегодняшний день в «Автоматизированной системе согласования договоров» на «Тяжмаше» организовано 150 рабочих мест (общая численность сотрудников — около 3 тыс.). В дальнейшем планируется автоматизировать внутренний документооборот предприятия, а также интегрировать систему подготовки договоров с системой Microsoft Axapta, которая с недавнего времени используется на «Тяжмаше».

Вторым заказчиком «Автоматизированной системы согласования договоров» стало Управление Горьковской железной дороги, где она была внедрена в октябре 2004 года.

Владислав Нефедов, руководитель группы внедрения DocsVision, отметил, что на май намечен выпуск DocsVision 3.5. В стандартной версии будут сделаны некоторые изменения. В частности, по желанию заказчика систему можно будет дополнительно укомплектовать шлюзом к Axapta и средствами для организации электронного документооборота между управляющей компанией и ее удаленными филиалами.