«Директор информационной службы»
Выставка Docflow 2007 позволила проанализировать основные проблемы и тенденции рынка СЭД
Наличие хронически не решаемых проблем придает развитию отечественного рынка систем электронного документооборота парадоксальный характер. Такое впечатление оставила прошедшая в конце мая в Москве выставка Docflow 2007. Безусловно, налицо явные успехи. Всего несколько лет назад основными пользователями данных систем были работники служб делопроизводства, а теперь их часто используют на всех уровнях управления и во всех подразделениях. Еще недавно подобные системы нередко сводились к электронным картотекам, а бумажные документы перемещались по предприятию сами по себе. Теперь же документы сразу преобразуются в электронный вид и доставляются адресатам посредством информационной системы.
Государство и эволюция рынка
Ключевая проблема состоит в отсутствии необходимой законодательной базы. Участники организованного компанией ABBYY в рамках выставки круглого стола «Перспективы развития рынка управления документами в России в условиях глобализации мировой экономики» отметили отсутствие государственной политики в этой области и органа, отвечающего за решение вопросов, связанных с управлением документами. Понятие документа — а следовательно, и документооборота — очень широко и расплывчато. Ни один из опрошенных автором участников выставки не смог дать их отчетливой формулировки; это тем более удивительно, поскольку они реализуют информационные системы, осуществляющие поддержку документооборота.
Между тем общим свойством, отличающим документ от носителя с некоторым количеством неформализованных данных, является свойство подлинности: если тем или иным путем вы можете отличить подлинник от копии, то вы имеете дело с документом. Роль, которую играет документ, определяется статусом органа, выступающего гарантом подлинности документа. Если это руководство компании, то мы имеем дело с внутренним документооборотом; если же это коллегиальный орган нескольких организаций, то документооборот внешний; наконец, если подлинность гарантирует государство, то документ циркулирует в официальном документообороте.
Степень регламентации, устанавливаемой предприятиями, может быть различной и определяется зрелостью и культурой бизнеса. В то же время государственная регламентация управления документами имеет огромное значение для такой страны, как Россия, где документ и документооборот всегда играли огромную роль в быту и хозяйственной деятельности. Между тем, по мнению участников круглого стола, в этой области пока существенных достижений нет. Закон «Об информации» в части электронного документооборота только запутал ситуацию. Недавно закончила работу межведомственная группа по подготовке проекта положения об использовании электронного документа в управлении; она работала около полугода и создала черновой вариант, который, впрочем, не имеет силы закона. В СССР документооборот жестко регламентировался ГОСТами. Но, согласно закону «О техническом регулировании», прежние ГОСТы носят теперь рекомендательный характер. Собравшиеся отметили, что наличие законодательной базы стимулирует развитие стандартов, которые позволяют ее реализовать. Скажем, если есть закон, определяющий, какие электронные документы принимают к рассмотрению в суде, то очень быстро появятся стандарты, которые позволят сертифицировать соответствующие информационные системы. Без законодательства стандарты «висят в воздухе». Они, конечно, позволяют сравнивать информационные системы, но массового распространения не получают.
Участники круглого стола отметили, что отсутствие стандартов говорит о том, что рынок систем электронного документооборота у нас до конца еще не сформирован. Как результат подмена понятий приводит к тому, что под электронным документооборотом понимают регистрационные системы служб типа канцелярий. Есть и полярная точка зрения, которую продемонстрировали некоторые участники круглого стола. Системы электронного документооборота представляются как основа создания информационного пространства организации. Действительно, несколько лет назад это были единственные системы, охватывающие все подразделения предприятия, а теперь электронный документооборот распространился на все бизнес-процессы предприятия. Системы его поддержки должны выступать в качестве фундамента информационного пространства предприятия, прочие бизнес-приложения должны размещаться выше. ERP-системы, утверждали участники круглого стола, в отсутствие системы электронного документооборота оказываются изолированным звеном в инфраструктуре ИТ-поддержки бизнеса. Необходимо перейти от систем делопроизводственных к системам, позволяющим управлять информацией, которая содержится в документах. Система должна охватывать весь жизненный цикл документа, от его зарождения до архивного хранения. Проблему управления документами следует рассматривать в контексте управления предприятием.
Платформы и системы
Большой интерес представляет развитие отечественного рынка систем электронного документооборота в контексте глобализации. Участники круглого стола отметили, что документооборот как таковой подвержен очень сильному влиянию национальной культуры. В России делопроизводство со времен Петра I было организовано «согласно генеральному регламенту 1720 года», отдельные атрибуты которого сохранились до сих пор. Соответственно отечественные системы электронного документооборота воспроизводят эти черты российского и советского делопроизводства.
Таким образом, у поставщика, продвигающего на российский рынок точечное решение, нет шансов на успех, если он не заложит в систему возможность настройки под национальную специфику. Поэтому на отечественном рынке, отметили собравшиеся, нет широко применяемых западных систем управления документами. Есть западные платформы. На их основе отечественные предприятия делают заказные и коробочные продукты. Это естественно, для удержания существенной доли мирового рынка крупные поставщики должны в основном специализироваться на универсальных платформах типа Microsoft или специализированных типа EMC Documentum.
Если сравнивать богатство функционала отечественных и зарубежных систем управления электронным документооборотом, то следует отметить, что некоторые функции, широко используемые за рубежом, пока слабо представлены у нас, например средства автоматизации создания документов. У нас все ограничивается макросами в Microsoft Office. Западные системы существенно более интегрированы, это архив, документооборот и управление бизнес-процессами «в одном флаконе». Участники круглого стола сошлись во мнении, что различия наших и западных систем поддержки электронного документооборота определяются во многом объемом инвестиций и длительностью истории. У зарубежных вендоров написано больше компонентов. Разница определяется также различием в судебном делопроизводстве.