В территориальной генерирующей компании № 10 создана система электронного документооборота на платформе EMC Documentum. ТГК-10 — крупнейшая энергетическая компания Уральского федерального округа. В нее входят девять электростанций: Аргаяшская ТЭЦ, Няганьская ГРЭС, Тобольская ТЭЦ, Тюменские ТЭЦ-1 и ТЭЦ-2, Челябинские ГРЭС, ТЭЦ-1, ТЭЦ-2 и ТЭЦ-3, а также тюменские, сургутские и челябинские тепловые сети. Мощность данных электростанций составляет по электроэнергии 2773 МВт, по тепловой энергии — 12 512 Гкал/час. Характеристики документооборота соответствуют масштабу предприятия: по статистике за текущий год, ежедневно в среднем подписывается 370 служебных записок, принимается 60 входящих документов, направляется 22 исходящих, издается три приказа. Такая интенсивность потока документов в бумажной форме затрудняет их поиск, отслеживание движения, согласование и другие аспекты обработки.
Классификация документооборота, принятая в ТГК-10, включает входящую, исходящую, внутреннюю, организационно-распорядительную документацию, документы, связанные с договорной деятельностью, и бухгалтерские документы. Созданная система автоматизирует оборот первых четырех типов документации. На основе входящего в ее состав электронного хранилища организовано единое информационное пространство, обеспечивающее возможность территориально-распределенной обработки документов в многопользовательском режиме. Система поддерживает оперативное управление процессами согласования, регистрации и рассылки, обеспечивает протоколирование событий работы с документами, а также ведение электронного архива с широкими возможностями поиска и ретроспекцией ввода.
По словам начальника управления делами ТГК-10 Вадима Красильникова, благодаря внедрению системы удалось, в частности, сократить трудозатраты на рассылку документов с 7,6 до 2,6 тыс. человеко-часов в год. Высвободившееся время используется для контроля исполнения внутренней документации, который ранее было возможно осуществлять лишь в очень небольшом объеме. Наличие данных по исполнительской дисциплине, предоставляемых системой, значительно повышает эффективность управления.
Другой заметный эффект — сокращение сроков рассмотрения документов благодаря организации веерного согласования. Нормативный срок согласования для одного сотрудника — два рабочих дня. Если документ должны утверждать несколько человек, то, соответственно, пропорционально увеличиваются и затраты времени. Согласование документов в электронной форме осуществляется всеми задействованными лицами одновременно. В результате сроки согласования документов в компании уменьшились в 10-20 раз.
Как отметил Красильников, сегодня системой пользуются практически все сотрудники исполнительного аппарата и управлений филиалов, включая руководителей высшего звена.
«Большую поддержку в процессе внедрения нам оказали топ-менеджеры, которые сами работают на компьютере, а это пока еще не частое явление на предприятиях», — заявил Александр Аввакумов, директор практики EMC Documentum и директор по консалтингу компании OXS, которая проводила внедрение.
По состоянию на середину ноября количество автоматизированных рабочих мест системы электронного документооборота составляло около 100. В перспективе планируется расширить их число до 600, охватив таким образом всех сотрудников, занятых обработкой документов. Кроме того, уже идет создание подсистемы автоматизации договорной деятельности. Подсистема на базе программных продуктов Documentum обеспечит поддержку нетранзакционных операций, связанных с этой деятельностью. В их число входят подготовка и согласование проектов, заключение, регистрация, учет, оперативное хранение и выдача копий договоров; организация исполнения договоров, ведение баз контрагентских документов и доверенностей; архивное хранение. Транзакционное обеспечение договорной деятельности будет осуществлять имеющаяся в компании система автоматизации финансово-хозяйственной деятельности на базе SAP R/3. Таким образом, впереди — интеграция СЭД с ERP-системой.