Выпуск 14-й версии «Евфрат-Документооборота» после 12-й Николай Никольский, вице-президент Cognitive по маркетингу и общественным коммуникациям, объяснил огромными трудозатратами и, как следствие, тем, что «новая версия получилась на две головы выше, чем предыдущая». В создание системы, по его словам, было вложено 50 млн рублей. При разработке новинки уделялось большое внимание проектированию логики работы с документами и бизнес-процессами, для чего привлекались консультанты в области документооборота, а также были собраны и проанализированы пожелания пользователей предыдущей версии по развитию системы.
По оценкам специалистов Cognitive, рынок систем электронного документооборота (СЭД) только начинает развиваться, сегодня лишь 2,5% (около 13 тыс.) предприятий работают с ними. Но ожидается значительный его рост, особенно за счет предприятий малого и среднего бизнеса. По данным компании, только в прошлом году появилось 3 тыс. новых предприятий — пользователей СЭД. В этой области наблюдается значительная конкуренция, только за последний год на рынок вышло около 40 разработчиков, но в пятерку лидеров, на долю которых приходится 65% всех внедрений, за последние пять лет смогла выбиться всего одна компания. По количеству внедрений российские разработчики доминируют над западными (последние, по данным Cognitive, занимают всего 3-5% рынка). Это во многом объясняется тем, что российские решения отражают специфику отечественного документооборота и делопроизводства и, что самое главное, специфику русского языка.
Функциональные возможности СЭД развиваются, в том числе, в направлении интеграции с другими системами. Эта тенденция нашла отражение в новой версии «Евфрат-Документооборота», в которой имеется возможность интеграции с приложениями на платформе «1С:Предприятие» версий 7 и 8.
Учитывая динамику рынка, многие отечественные разработчики ориентируются на предприятия среднего и малого бизнеса. У Cognitive Technologies в 2007 году доля этого сектора в структуре продаж «Евфрат-Документооборота» увеличилась с 70 до 75% (общий рост продаж — 65%). Разрабатывая предыдущие версии «Евфрат-Документооборота», в Cognitive в основном использовали свой опыт внедрения СЭД на крупных предприятиях, новая же версия учитывает и опыт работы с SMB-клиентами. В частности, появилась конфигурация «Быстрый старт», ориентированная на потребности таких клиентов.
Основное внимание при разработке системы было уделено возможностям настройки системы под нужды заказчиков. В новой версии предусмотрена возможность расширения и изменения функциональности и пользовательского интерфейса системы за счет добавления или модификации различных элементов. Так, компонент «Конфигурация системы» представляет собой объединение всех настроек, описывающих процесс документооборота, таких как потоки, маршруты, отчеты, используемые регистрационные формы, которые могут быть сохранены в виде одного элемента и с помощью одной команды загружены на сервер заказчика. Другое новшество — «Конфигурация рабочего места». В зависимости от потребностей пользователя часто применяемая функциональность может быть вынесена на первый план, интерфейс рабочего места пользователя может модифицироваться с учетом выбранной конфигурации. Рабочее место стало более информативным: вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется пользователю в главном окне при загрузке системы.
14-я версия позволяет отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла, кроме того, пользователи могут работать с проектами документа, которые в конечном итоге оформляются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера. Поддерживаются условные переходы и обеспечивается связь маршрутов движения документов с определенными сотрудниками или их группами, потоками и ролями. Для того чтобы сотрудники оперативно получали информацию о стоящих перед ними задачах, все сообщения и уведомления дублируются на внешнюю электронную почту.