В Hewlett-Packard, например, утверждают, что при чтении с бумаги информация усваивается на 30% лучше, чем при чтении с экрана. Поэтому неудивительно, что расходы на печать занимают существенную часть в бюджете средней компании: около 5% оборота по расчетам IDC и 6,1% по оценкам All Associates Group. Этот показатель колеблется в зависимости от отрасли. Например в здравоохранении, по данным All Associates, он составляет около 8,5%, а в рекламной индустрии — около 15%. При этом эксперты Buyers Laboratory утверждают, что 9 из 10 компаний не отслеживают затраты на печать, а в Gartner считают, что большинство компаний могло бы легко сократить их на 10-30%.
На конференции Managing the Challenge 2009, проведенной в конце мая в Вене, HP обратила внимание на два направления, по которым можно сократить расходы, — это оптимизация печатной инфраструктуры и оптимизация бизнес-процессов, в которых интенсивно используются документы.
В большинстве организаций по историческим причинам для стихийно складывающегося ИТ-ландшафта, а также в силу автономности отделов обычно используется множество разных моделей печатающих устройств разных производителей (в крупных компаниях число разных моделей принтеров может превышать сотню). Множество персональных принтеров вместо одного сетевого устройства общего пользования могут по-прежнему использоваться не только ради информационной безопасности, но и потому, что раньше в сетевом принтере не было нужды из-за малого количества пользователей либо он был слишком дорог. При этом, как известно, удельная стоимость расходных материалов для маленьких принтеров выше, чем для больших, а разнообразие моделей удорожает и усложняет не только процесс заказа расходных материалов, но и обслуживание техники: например, ИТ-служба должна для каждого принтера установить свой драйвер, позаботившись о его совместимости с операционной системой. По данным IDC, в среднем 23% звонков в службу технической поддержки касаются проблем с принтерами, а на разрешение этих проблем сотрудники тратят 15% своего рабочего времени.
В рамках «управляемых сервисов печати» (Managed Print Services) HP предлагает крупным организациям услуги по оптимизации печатной инфраструктуры. Такие услуги включают в себя анализ ситуации и потребности в принтерах, сканерах, факсах и МФУ, поставку и ввод в эксплуатацию нового оборудования взамен отслужившего свой срок, обучение пользователей и организацию регулярных поставок расходных материалов, техническое обслуживание и т. д. Все это осуществляется силами HP или ее партнеров. Тем, кто выбрал эти сервисы, HP обещает повышение производительности труда и сокращение затрат на обработку и печать документов на 30-40%. Заметную экономию бумаги дает двусторонняя печать, которая отсутствует в большинстве персональных принтеров. Правда, как признал менеджер программ IPG Services HP EMEA Хенри Блюм, при переходе к такому обслуживанию нередко приходится сталкиваться с сопротивлением пользователей, не желающих отдавать свои принтеры. Впрочем, в целом удовлетворенность пользователей, утверждают в HP, повышается.
Дополнительным преимуществом может стать возможность установки универсального драйвера печати Universal Print Driver, поддерживающего множество разных моделей принтеров HP. Использование единого драйвера упрощает программную инфраструктуру и облегчает техническое обслуживание компьютеров.
Для того чтобы информация, распечатываемая на принтерах общего пользования, не стала доступной посторонним, давно придуманы разные средства: персональный код, вводимый непосредственно на принтере, магнитная карта, а HP предлагает использовать еще и радиоидентификаторы, которые могут быть встроены, например, в служебные пропуска. Регистрация всех заданий, включающая данные о пользователе, количестве страниц, типе носителя и т. д., упрощает контроль за работой устройств и сбор статистики, что позволяет уменьшить нецелевое использование этой техники и лучше согласовать процессы обработки документов с требованиями бизнес-процессов.
Значительно снизить затраты поможет и оптимизация документооборота. По данным Gartner, средний документ на протяжении своего жизненного цикла копируется от 9 до 11 раз, что обходится организации в 20 долл., а затраты на поиск документа, подшитого не в ту папку, в среднем составляют 120 долл. Консультант HP по корпоративным решениям Аксель Людеманн полагает, что организациям следует сфокусироваться на достижении оптимального соотношения бумажных и электронных документов. Эффективность на тех участках, где пересекаются электронные данные и бумага, помогут обеспечить специализированные технические и программные средства HP, в том числе сетевые системы распределенного сканирования и специализированные принтеры. Например, устройство для маркировки Handheld sp400 All-in-One, которое крепится на руку, сканирует двухмерные штрихкоды, связывается по радио с информационной системой и в полуавтоматическом режиме печатает нужные данные прямо на коробке, по которой оператор прокатывает устройство. А инициатива Open Extensibility позволяет разработчикам ПО, системным интеграторам и просто пользователям расширять функциональность устройств обработки изображений с учетом своих требований, добавляя собственные приложения и алгоритмы, например, в МФУ. Правда, для большинства категорий пользователей соответствующие инструментарии разработки платные.
HP предлагает пользователям выключать компьютеры
Компания Hewlett-Packard вступила в борьбу за выключение неиспользуемых компьютеров для экономии электроэнергии. На сайте проекта Power to Change пользователям предлагается загрузить мини-приложение, напоминающее о необходимости выключения компьютера. Оно ведет учет времени простоя включенной системы, а собранные данные позволяют оценить количество напрасно потраченной энергии.
Для снижения затрат на электроэнергию и борьбы с изменением климата недостаточно просто приобретать новое, более экологичное оборудование. Нужно менять привычки пользователей, считают в компании, ведь, как показали исследования, проведенные в Национальной лаборатории в Беркли (США), 64% пользователей настольных компьютеров и 24% пользователей ноутбуков не выключают их после окончания рабочего дня.
В новой версии программы HP Web Jetadmin появилась функция учета листов бумаги, распечатанных с двух сторон, что тоже помогает сократить ущерб для окружающей среды. А 1 июня поступили в продажу три модели принтеров HP Deskjet, на 25-50% изготовленных из переработанных материалов.