Соединение сложной технологии систем документооборота с простотой Web-сервера существенно упрощает обмен информацией.
Internet-мания повышает требования к управлению документами
Помните, месяцев шесть назад начальник прислал вам бумагу об упрощении процедуры запроса фондов на капитальное строительство? Разумеется, вы не стали ее выбрасывать, а положили в надежное место. Ну и где же она теперь?
Даже для людей с чрезвычайно жесткой внутренней организацией слежение за документами может оказаться непосильной задачей. Дело просто в том, что бумаг слишком много, а их содержание слишком разнообразно. С чем только ни приходится иметь дело-от рекомендаций по методам работы со счетами клиентов до памятных записок, содержащих описание действий, которые компания должна предпринять, чтобы удовлетворить современным требованиям к пресс-релизам, сообщающим краткую сводку данных из квартального отчета компании.
Как правило, для решения этих проблем компании используют системы управления документооборотом. Эти системы обеспечивают закрытый интерфейс клиентских станций (proprietary front end) для доступа к центральному серверу; кроме того, в системах имеются средства контекстного поиска, благодаря которым пользователь может разыскивать документы по определенной теме, а также программы преобразования файлов. Пользователи могут импортировать файлы из систем управления документооборотом в программы обработки электронных таблиц и подготовки текстов.
Конечно, системы подготовки документов-это мощное средство работы. Однако возможности таких систем возрастут многократно, если их функции соединить с открытостью и простотой intranet. Комбинация этих двух технологий обеспечит пользователям простой и быстрый доступ к большим объемам информации.
С появлением intranet, изготовители систем управления документооборотом стали снабжать серверные части своих приложений интерфейсами с Web-броузерами. Ожидается, что рост популярности intranet поможет расширить число пользователей систем управления документооборотом.
Использование Web служит наглядной иллюстрацией возможных выгод компании от обеспечения легкого доступа к информационным страницам. Все большее число компаний начинают осознавать привлекательность такого пути к усовершенствованию систем управления документооборотом.
Руководители информационных систем приветствуют переход к использованию Web-технологий, поскольку это избавит их от необходимости поддерживать нестандартные интерфейсы систем управления документооборотом или настраивать нестандартные средства взаимодействия таких систем на работу с операционными системами, установленными на пользовательских рабочих станциях. Вместо этого достаточно будет обеспечивать поддержку того же универсального программного обеспечения, которое они и раньше рекомендовали пользователям для работы с intranet.
Системы управления документооборотом с выходом на Web имеют еще одно важное достоинство: они облегчают размещение документов на intranet, поскольку многие из них обеспечивают HTML-индексацию документов "на лету".
Еще одно преимущество состоит в том, что системы управления документооборотом работают точно так же, как Web-серверы, с которыми пользователи хорошо знакомы и работа с которыми не доставляет им ни малейших затруднений. Пользователи уже научились разыскивать необходимые им документы на Web, поэтому им не составит большого труда осознать, какие возможности предоставляют им новые системы. Системы управления документооборотом, при этом, обеспечивают более развитые средства поиска, чем те, что можно найти на обычных Web-серверах. Как правило, стандартные средства поиска Web допускают поиск по одному или двум словам, в то время как системы управления документооборотом позволяют искать документы, вводя три или четыре ключевых слова.
Системы управления документооборотом имеют развитые функции защиты и позволяют привилегированным пользователям редактировать документы и перемещать их из одного подразделения в другое.
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ: УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ
Стэнфордский университет находится на переднем крае интеграции систем документооборота и intranet.
Заниматься документооборотом в университете начали в 1992 году, когда руководство университета попыталось уменьшить потребление бумаги посредством перевода части внутренних документов (например, списка сотрудников или правил техники безопасности) на хранение на центральном сервере.
Для доступа к изготовленным местными специалистами системам документооборота, пользователи должны были применять броузеры Gopher.
Прошлой осенью университет начал постепенно отказываться от доморощенной системы на базе Gopher в пользу более сложной системы документооборота на базе Web-технологии, выпускаемой компанией Hummingbird. Программное обеспечение под названием CommonGround способно оценивать содержащуюся в файлах информацию и упорядочивать выдаваемые документы по числу ссылок на разыскиваемое слово.
При этом на клиентских станциях пользователи работают с программой Columbus Intranet производства той же самой компании; программа обеспечивает доступ к информации через Web-броузеры.
Уже видно, что нововведения себя вполне оправдывают. В настоящее время в Стэнфорде имеется 5000 документов на онлайновом хранении; число операций доступа к системе документооборота составляет 100 000 обращений в день. В частности, студенты обращаются к системе для того, чтобы ознакомиться с правилами записи на факультативные курсы.
ДАВЛЕНИЕ ПРЕССЫ
Необходимость разработки приложения управления документооборотом привела компанию Edelman Public Relations Worldwide к мысли об установке intranet.
Раньше в данной организации (насчитывающей 1000 сотрудников, работающих в 29 офисах, разбросанных по всему миру) было принято хранить информацию клиентов на дискетах. Менеджеры по работе с клиентами направляли эту информацию сотрудникам для обработки. Постоянное закрепление сотрудников за клиентами не практиковалось.
При такой схеме работы возникали проблемы, связанные с тем, что сотрудник, получавший некоторую информацию для обработки, не мог знать, готов ли уже его коллега предоставить ему необходимые данные. Поскольку офисы Edelman расположены в разных часовых поясах, непросто было обеспечить сотрудникам своевременное получение необходимой информации. Могло получиться, например, так, что филиалу компании в одной из азиатских стран была позарез необходима информация из одного из европейских офисов, сотрудники которого в этот момент спокойно спали в своих постелях.
Прошлым летом компания решила автоматизировать работу с документами, для чего был предпринят поиск продукта, который можно было бы использовать на сервере Windows NT. Специалисты Edelman остановили свой выбор на продукте ZyIndex for the Internet производства компании Zylabs. Одним из преимуществ данного продукта была его тесная связь с Web-страницами: ZyIndex for the Internet способен генерировать HTML-код по вводимым пользователем данным.
Введенное новшество немедленно повысило производительность труда сотрудников. Теперь сотрудники не только знают, готова ли та или иная информация-будь то информация, подготовленная компанией, или информационное сообщение о новой технологии-но и могут обращаться к этой информации, как только она им потребуется. Что, естественно, позволило существенно повысить уровень обслуживания клиентов.
Компания Fair Isaac, занимающаяся разработкой финансово-математического программного обеспечения, также планирует перейти от приложений архитектуры клиент-сервер к intranet-приложениям.
Прошлой осенью отдел кадров Fair Isaac решил усовершенствовать приложение обработки заявлений о приеме на работу (резюме). Компания, насчитывающая в своем составе 800 сотрудников, решила, что наилучшим решением для этой задачи будет использование системы документооборота; этой системе, к тому же, могут найтись и другие применения, например, хранение юридических и финансовых документов.
Было сформулировано четыре критерия отбора приложения. Приобретаемый пакет должен работать под системой управления реляционными базами данных Oracle, обеспечивать надежную защиту данных, иметь возможности работы с workflow и поддерживать Web-броузеры. К началу года Fair Isaac подобрал для себя продукт Livelink компании Open Text.
Теперь Fair Isaac начала работать над созданием приложения учета заявлений о приеме на работу; предполагается, что этой осенью приложение заработает на intranet.
ЗАТОРЫ НА СЕРВЕРЕ
Область применения систем документооборота на базе Web, по-видимому, будет расширяться. Тем не менее, у этой технологии есть и свои слабые стороны. Большинство продуктов рассчитаны на использование на Unix-серверах и стоят очень дорого (цена может доходить до 500 долл. в расчете на пользователя). Не так давно, однако, производители вплотную приступили к разработке систем для персональных компьютеров, так что цены (в расчете на пользователя) могут снизиться до уровня 250 долл.
Другая проблема состоит в том, что при разработке систем документооборота были использованы нестандартные интерфейсы клиент-сервер. Следовательно, если в разных отделах установлены разные системы, то эти отделы не могут обмениваться информацией.
Компании-производители пытаются бороться и с этой проблемой. В 1995 году они приступили к работе над стандартом для интерфейсов с клиентскими частями прикладных программ под названием Open Document Management, а также над серверной платформой Document Management Alliance. По Фирмы-производители уже продемонстрировали интероперабельность разрабатываемых систем. Ожидается, что поставки начнутся весной 1997 года.
Широкому распространению систем документооборота, помимо недостатков самих продуктов, мешает и не вполне правильное отношение пользователей. Чтобы принять решение об установке системы документооборота, компания должна относиться к своей документации как к стратегическому ресурсу и стремиться обеспечить жесткий контроль за информацией. К сожалению, пока этой точки зрения придерживаются далеко не все.
Пол Корцениовски-независимый журналист из Молдена, шт. Массачусетс, специализирующийся на проблемах компьютерных сетей. С ним можно связаться через Internet по адресу paulkorzen@aol.com.
Internet-мания повышает требования к управлению документами
Internet предоставляет общую платформу, обеспечивает простой и дешевый доступ к документам и признан в качестве технологии, которой предстоит перестроить способы ведения бизнеса и общения компаний с пользователями и клиентами.
Следовательно, управление документами в Internet становится необходимостью. Как считает Ронни Маршак, главный редактор бюллетеня "The Workgroup Computing Report", выпускаемого компанией Patricia Seybold Group, Internet избавляет от дороговизны и избыточности, но организациям необходимо иметь возможность работать с предоставляемыми документами, чтобы от них была какая-то польза.
Представители типографии KMS, занятой коммерческой полиграфией утверждают, что их компании необходима возможность управления документами на World Wide Web. Хотя их клиенты уже в течение пяти лет посылают заказы в электронной форме, KMS лишь недавно предоставила им доступ к электронным архивам. Теперь же доступ через Internet позволяет клиентам оперативно просматривать текущие документы, а также контролировать их статус, версии и дату выполнения заказа.
Клиенты KMS могут оперативно получить любую информацию, для чего раньше им приходилось звонить по телефону.Непосредственный доступ клиентов к своим заказам позволяет им самим найти ответы на все интересующие вопросы и оставляет служащим фирмы то, что они делают лучше всего - полиграфические работы.
Доступ к Internet и intranet прост, а управление документами и информацией на Web намного сложнее. Фактически, именно на этом спотыкаются многие компании. Устаревший узел Web никого не интересует. Системы управления документами идеальны для работы
с Web-сервером, контроля версий и защиты данных. Ключ к успеху публикации по Web в том, чтобы получить последнюю версию.
Большинство поставщиков систем управления документами уже выпустили или вскоре выпустят версии для Internet.
Для тех организаций, где критично разделение документов с клиентами или поставщиками, управление документами приносит существенный доход на вложенные средства - несколько сотен процентов или даже больше - лучше организованную документацию, меньшие затраты времени и более низкие цены, согласно мнению промышленных обозревателей.
Впрочем, сегодня,системы управления документами по Internet работают только на чтение. Пользователи могут найти, просмотреть и распечатать документ из своей программы просмотра. Системы, установленные на рабочих станциях, позволяют создавать, редактировать и уничтожать документы. Пользователям необходимы более развитые функции браузеры.Похоже, что поставщики прислушаются к этим требованиям.
Что такое управление документами?
Управление документами дает пользователю возможность контролировать, находить и использовать в режиме разделения письма, заметки, отчеты и прочие документы.
Основные сервисы системы управления документами включают следующее: