Последнее слово в области группового программного обеспечения

Групповое ПО и ваша интрасеть

Групповое ПО для интрасети: что нужно выяснить?

Групповое ПО (groupware) и интрасети (intranet) - технологические феномены, определенно созданные друг для друга. Корпоративные Web-узлы создают идеальные условия для взаимодействия сотрудников, обеспечивая их повсеместно доступной платформой для сбора и совместного использования информации. Применение в интрасети приложений группового ПО является вполне естественным шагом, и эта статья поможет вам сделать правильный выбор.

Используя группы новостей (newsgroups) и дискуссионные базы данных - два важнейших элемента приложений группового ПО, - члены рабочей группы, оснащенные средствами работы с Web, могут делиться идеями и обсуждать новые технологии, что приводит к повышению эффективности их работы и, как следствие, к сокращению времени разработки новой продукции. Работая над новым проектом, сотрудники могут использовать всю необходимую информацию из предыдущих проектов, хранящуюся в корпоративном репозитарии, доступ к которому также осуществляется средствами группового ПО. С помощью видеоконференций - еще одной функции группового ПО - даже сотрудники, находящиеся вдалеке от офиса, могут участвовать в обсуждениях и презентациях.

Конечно, вы можете добиться одних и тех же результатов как с помощью специализированного группового ПО, так и с помощью средств групповой работы, основанных на Internet-технологиях, причем пользоваться последними, как правило, проще и обходится это дешевле. Однако система Notes компании Lotus Development и другое популярное групповое ПО не собираются исчезать с рынка; на фоне повсеместного внедрения интрасетей это означает, что средства электронного сотрудничества в рабочих группах могут стать более доступными.

Раньше было достаточно легко принять решение об использовании группового ПО. При ценовом диапазоне от 1000 до 2000 дол. на одного пользователя (включая обучение и поддержку) организации либо могли себе позволить приобрести Notes, либо нет. Приверженцы Novell пользовались пакетом Group-Wise - значительно более дешевым, но менее известным, чем Notes. В последнее время на рынке появились и другие средства группового ПО и автоматизации деловых процессов (workflow), в число которых входит Exchange компании Microsoft, иногда называемое "убийцей Notes".

Notes, GroupWise и Exchange, разработанные еще до "пришествия" интрасетей, основаны на традиционной клиент-серверной архитектуре. С развитием технологий интрасетей вполне естественно было подумать о том, как можно их использовать для уменьшения стоимости группового ПО. Как раз это и сделала новая когорта поставщиков, в результате чего появился ряд недорогих продуктов группового ПО, ориентированных исключительно на работу в интрасетях.

Продукты этих поставщиков, такие как Netscape Communica-tions, стали бесценным подарком для руководителей компаний, которые хотели использовать групповое ПО, но не могли себе этого позволить из-за его высокой стоимости. Имея уже готовую инфраструктуру интрасети, можно просто установить соответствующее приложение на Web-сервер, после чего все сотрудники, оснащенные браузерами, получают к нему доступ. В отдельных случаях для браузеров могут потребоваться дополнительные компоненты или встраиваемые модули, однако подобные решения все равно остаются значительно менее дорогими, а также более простыми для разворачивания и администрирования, чем традиционные клиент-серверные решения на базе группового ПО.

Компания Lotus быстро отреагировала на новую тенденцию, сбросив цену на ПО клиента Notes со 159 до 69 дол., и начала свое наступление на фронте Web. Другие поставщики специализированного группового ПО тоже без промедления модернизировали свои продукты, сделав их более приспособленными для работы с Web; фактически, Web-браузеры в скором времени могут полностью вытеснить все специализированное клиентское ПО. Итак, если у вас уже есть интрасеть, время подумать и о групповом ПО.

Ветераны остаются в строю

С развитием технологий интрасетей начали поговаривать о том, что специализированные клиент-серверные продукты ждет участь динозавров. Когда осенью 1995 г. Netscape приобрела конкурента Lotus компанию Collabra Software и объявила, что планирует выпустить групповое ПО на основе Web-технологий, дебаты вокруг будущих систем электронного взаимодействия достигли точки кипения. Приверженцы Netscape и некоторые другие "ясновидящие" поспешили провозгласить смерть Notes, не дав себе труда вспомнить, что IBM вложила в Lotus слишком большие деньги, чтобы позволить этому случиться.

Lotus вернулась на рынок с новым продуктом, названным Domino, который сочетает в себе Web-сервер и сервер Notes. Domino дает возможность пользователям, имеющим Web-браузеры, работать с базами данных Notes и обеспечивает те же функции, что и при использовании обычного клиентского ПО системы Notes.

Возможности системы Domino поразили Кена Лоунье, президента компании Connexus Consulting, занимающейся консалтингом в области группового ПО. Эта компания недавно провела исследование среди своих клиентов и пришла к выводу, что "все дороги ведут к Domino". "Lotus лучше, чем его новые конкуренты, поскольку эта компания занималась разработкой средств электронного сотрудничества в течение почти десяти лет, а с выпуском Domino доступ к этим средствам можно осуществлять с помощью браузера", - говорит Лоунье.

Notes включает в себя электронную почту, дискуссионные форумы, базы данных и средства разработки приложений. В состав недавно вышедшей версии 4.5 системы Notes входят Domino плюс новые средства группового планирования, а также усовершенствованные средства разработки.

По словам Лоунье, клиенты компании Connexus заинтригованы новыми возможностями Domino. Система способна обеспечить им все необходимые функции группового ПО без необходимости использовать специализированное клиентское ПО. Благодаря этому можно будет сэкономить сотни долларов, или даже больше, на каждом пользователе, исключить необходимость как модернизации оборудования для установки клиентского ПО, так и интенсивного обучения пользователей, которое всегда требовалось для работы с Notes.

"Система Domino особенно сильна в области отслеживания заданий и автоматизации деловых процессов, - говорит Лоунье. - Netscape пока еще не является серьезным конкурентом в этой области, а Microsoft утверждает, что вы должны самостоятельно разрабатывать систему отслеживания заданий и автоматизации деловых процессов с помощью Visual Basic. Выбирая Notes, заказчики тем самым свидетельствуют, что хотят избавиться от всех преград в области разработки приложений". Однако, по словам Лоунье, работая с Domino, компании по-прежнему должны выполнять изрядный объем работы по администрированию системы имен и адресных книг. Некоторые из них были неприятно удивлены этим фактом, говорит он.

Для компаний, которые хотят выйти за рамки базовых возможностей Domino, Lotus предлагает свои готовые приложения системы Domino. К ним относятся модули Domino.Action (для создания и администрирования Web-узла на базе Domino), в состав которого входят средства взаимодействия пользователей, и Domino.Merchant (для создания каталогов продукции и приложений обработки заказов), включающий в себя средства автоматизации деловых процессов. Кроме того, Domino дает возможность включать в Web-страницы различные элементы (называемые Lotus Components), такие как электронные таблицы, диаграммы и план-графики выполнения проектов, и использовать их в целях автоматизации деловых процессов. Недавно выпущенный продукт NotesPump 2.0 даже позволяет организовать обмен данными между Domino и старыми базами данных, например DB2.

Для компаний, которые уже используют Notes и вложили большие средства в базы знаний, приобретение Domino является совершенно естественным шагом, утверждает Ген Файфер, менеджер по информационным технологиям компании Texas Instruments, которая имеет 6 тыс. пользователей Notes. В этой компании Domino может обеспечить доступ к многочисленным приложениям Notes для 30 тыс. пользователей, оснащенных браузером Netscape Navigator. Файфер говорит, что он заинтригован возможностями программы Lotus Weblicator - встраиваемого модуля, который превращает любой браузер в репликатор системы Notes. Он создает локальные копии не только Web-узлов, но и баз данных Notes. С помощью Weblicator пользователи даже могут заполнять в автономном режиме электронные формы системы Notes или Web, а затем, подключившись к серверу, пересылать их на него.

Однако для тех, у кого нет Notes, выбор не так очевиден. Руководители должны тщательно проанализировать, какие функциональные возможности им необходимы и будут реально использоваться (чаще всего возможности Notes используются не более чем на 20%). В настоящее время доступ к некоторым функциям может быть получен только при использовании совместимого с Web специализированного группового ПО, такого как Notes. Если богатые возможности не требуются, заказчика вполне могут удовлетворить другие системы группового ПО, которые сейчас предлагаются для интрасетей.

Центральным вопросом при выборе средств группового ПО является его стоимость, поскольку средства работы с Web, как правило, дешевле при развертывании и требуют меньшего времени на обучение персонала работе с ними.

Microsoft предлагает в своем групповом ПО Exchange мощные средства обработки сообщений и автоматизации деловых процессов. Exchange Server 5.0, поставки которого должны начаться в первом квартале текущего года, использует стандарты Internet и обеспечивает защищенный доступ пользователей к почтовым ящикам Exchange, календарям и дискуссионным форумам, а также позволет публиковать информацию с сервера Exchange непосредственно на Web-сервере.

ПО Outlook, поставляемое в составе Exchange и Office 97, является новым клиентом Exchange для пользователей, работающих с Windows 95 и NT. Он поддерживает электронную почту Internet и обеспечивает доступ к календарям и средствам планирования через Internet или интрасеть. Он также может вызывать браузер для просмотра документов и обеспечивает доступ к документам в интрасети (при условии, что Exchange Server используется для организации репозитария знаний в интрасети). Microsoft также позиционирует следующую версию своего браузера Internet Explorer 4.0 Active Desktop в качестве будущего универсального клиентского интерфейса.

GroupWise компании Novell, для работы которой требуется сервер NetWare, почти догнала Notes в соревновании систем группового ПО - каждая из этих систем имеет от 7 до 8 млн пользователей. Последняя версия, GroupWise 5, включает в себя средства электронной почты, ведения календарей, планирования и полноценного управления документами; причем доступ ко всем функциям системы осуществляется через универсальный почтовый ящик (Universal Mailbox) клиента. GroupWise обеспечивает естественную поддержку TCP/IP и полностью приспособлена к работе в интрасети.

GroupWise Web Access - недорогой дополнительный модуль - дает возможность пользователям, имеющим Web-браузер, совместимый с HTML 1.0, регистрироваться на домашней странице GroupWise с любого компьютера, подключенного к Internet. После этого пользователи получают доступ к своему почтовому ящику и могут отправлять и принимать сообщения, просматривать персональные календари и списки запланированных дел.

Как утверждает Стефан Лопез, директор по системам и технологиям Национального совета медицинских экзаменаторов (филадельфийской организации, занимающейся подготовкой и проведением медицинских экзаменов), возможности, обеспечиваемые Universal Mailbox и Web Access, оказались весьма привлекательными для пользователей. Он также отмечает, что пользователи нашли интерфейс GroupWise более интуитивным, чем в системах Notes и Exchange.

В первом квартале этого года Novell собирается выпустить Java-версию продукта Web Access, которая будет поддерживать любой совместимый с HTML 3.0 браузер и обеспечит возможности работы со средствами автоматизации деловых процессов и обработки образов документов. До конца года Novell также собирается реализовать в системе GroupWise так называемый проект Джефферсона (Jefferson Project), который обеспечит возможность легко публиковать на Web-сервере динамически обновляемые документы и будет предоставлять возможности поиска по полному тексту.

Новобранцы идут на войну

Продукт Communi-cator Standard Edition компании Netscape, поставки которого начинаются в первом квартале текущего года, состоит из пяти компонентов: браузера Netscape Navigator 4.0; ПО клиента электронной почты Messenger, обеспечивающего поддержку интерактивного содержимого Web-страниц, фильтрации сообщений, обмена цифровыми визитными карточками, шифрования и сообщений с цифровыми подписями; ПО Collabra, обеспечивающего дискуссионные форумы, группы новостей, средства поиска информации и автономную обработку сообщений; Composer - средства редактирования HTML-документов в режиме WYSIWYG; Confe-rence - средства электронного взаимодействия в реальном времени, обеспечивающего возможности проведения аудиоконференций, организации "белых досок" (white board), общения в режиме прямого диалога (chat) и передачи файлов.

Во втором квартале 1997 г. Netscape обещает начать поставки ПО Communicator Profes-sional Edition, в которое, кроме описанных выше средств, будут входить: Calen-dar - средство группового планирования, основанное на предложенном стандарте vCalendar, которое даст возможность пользователям совместно использовать информацию групповых календарей в интрасетях и Internet; AutoAdmin - средство, которое позволит администраторам информационных систем блокировать конфигурацию настольных ПК, чтобы ее мог изменять только авторизованный персонал.

Будущий компонент ПО Communicator, получивший название Con-stellation, будет собирать информацию по запросу пользователя и уведомлять его об этом. Запрошенная информация будет размещаться на сервере, так что пользователь сможет обращаться к ней откуда угодно. Communicator работает с набором серверов компании Netscape, поставляемых в комплекте SuiteSpot и предназначенных для организации внутрикорпоративных Web-узлов, служб каталога, электронной почты, календарного планирования, дискуссионных форумов, групп новостей, индексирования файлов и аутентификации.

Продукт AppFoundry - первый шаг компании Netscape в области автоматизации деловых процессов - предоставляет бесплатные образцы приложений, разработанных различными поставщиками и консультантами. С помощью этого продукта Netscape пытается убедить потенциальных заказчиков, что используя комбинацию из Java, JavaScript, LiveConnect и LiveWrite Pro они могут легко создавать свои собственные средства автоматизации деловых процессов. Однако мы бы предпочли видеть эти средства интегрированными в семейство продуктов компании Netscape.

На сегодняшний день, даже при том что Microsoft вовсю раздает свой Internet Explorer, Netscape продолжает владеть большей частью рынка браузеров, имея уже около 45 млн пользователей. Это дает компании неоспоримые преимущества на рынке группового ПО для интрасетей.

В последнее время на рынке появились небольшие начинающие фирмы, которые, как и упомянутые крупные компании, предлагают средства группового ПО для интрасетей.

Одним из первых был выпущен продукт LiveLink Intranet компании Open Text. Он обеспечивает управление документами с использованием технологий интрасетей, средства поиска, автоматизации деловых процессов, организации электронных конференций и является прекрасным средством контроля за выполнением групповых проектов. По словам Джона Лайнса, директора по информационным технологиям одного из подразделений крупной газонефтяной компании Conoco, после изучения возможностей нескольких систем управления документами компания остановила свой выбор именно на продукте LiveLink Intranet. Пользователей привлекли простота использования продукта и его функциональные возможности. Лайнс добавляет, что главными достоинствами продукта являются развитые возможности взаимодействия пользователей и превосходные средства автоматизации деловых процессов. Успешно осуществив пилотный проект, в котором участвовало 150 пользователей (предназначенный для автоматизации управления проектами и контроля за безопасностью), Conoco планирует расширить область применения LiveLink в пределах компании.

Начинающая компания Radnet, основанная тремя бывшими сотрудниками Lotus, предлагает продукт WebShare, предназначенный для создания приложений группового ПО, доступ к которым осуществляется через Web-браузер. В составе WebShare поставляется ряд настраиваемых базовых приложений, таких как средства ведения календарей, формы контроля за решением деловых задач и дискуссионные базы данных, позволяющие заказчикам быстро наладить работу с системой. Модуль WebShare Designer позволяет создавать более серьезные заказные приложения, оставаясь при этом не таким сложным продуктом, как Notes или Exchange. "WebShare - хороший продукт, но разрабатывать с его помощью приложения труднее, чем в Notes, - говорит Лоунье из компании Connexus. - Для работы с ним требуется несколько больше мастерства".

Продукт SamePage компании WebFlow представляет собой комплект средств управления информацией и проектами, ориентированный на использование в интрасетях. Он обеспечивает возможности группового создания и редактирования документов, организации электронных конференций и репозитария знаний, а также некоторые ограниченные возможности автоматизации деловых процессов. Same-Page может динамически преобразовывать документы в HTML-формат и позволяет вставлять в них комментарии в виде объектов, которые затем компонуются в запрашиваемые пользователем формы. SamePage также имеет подсистему Take Action, которая позволяет встраивать в документы и контролировать специальные элементы, побуждающие пользователей выполнять определенные действия над документом.

Выбор курса

На рынке существует и много других хороших средств группового ПО для интрасетей. Итак, как же принять правильное решение о закупке того или иного продукта? Прежде всего, необходимо сконцентрироваться на нуждах пользователей, поскольку именно они должны стать реальными обладателями продукта. Для начала оцените свой бизнес и культуру делопроизводства, выявите основные бизнес-цели и постарайтесь определить, как групповое ПО могло бы вам помочь в их достижении. Проанализируйте, готова ли ваша организация к использованию группового ПО. Возможно, вам придется изменить некоторые деловые процессы, чтобы обеспечить работу этого ПО. Например, вы могли бы пересмотреть систему премирования сотрудников, включив в нее специальные премии за эффективное сотрудничество.

Этот предварительный этап является совершенно необходимым, поскольку практика показывает, что очень многие проекты, связанные с внедрением группового ПО, провалились не по техническим причинам, а из-за того, что не были учтены в должной степени организационные и человеческие факторы. Выбрав групповое ПО, создайте пилотный проект и назначьте несколько тестовых пользователей. И только когда будут получены результаты, принимайте в соответствии с ними окончательное решение о том, какие средства группового ПО использовать.

В прошлом, когда использовалось исключительно специализированное групповое ПО, подразделения компаний часто принимали решения о выборе ПО самостоятельно, без участия отдела информационных технологий (ИТ). Такой подход можно считать абсолютно ошибочным. Персонал отдела ИТ обязательно должен участвовать в выборе и разворачивании решений на базе группового ПО, даже независимо от наличия в компании интрасети. Вы спросите, почему? Ответ прост. Групповое ПО предназначено для того, чтобы все сотрудники могли взаимодействовать друг с другом и работать вместе. Если все подразделения компании будут использовать разные программные средства, сотрудникам отдела ИТ будет очень сложно (а иногда и невозможно) сделать так, чтобы все они работали вместе.

Важно, чтобы выбранные вами продукты соответствовали требованиям как конечных пользователей, так и сотрудников отдела ИТ. Будучи вовлеченными в этот процесс с самого начала и даже играя роль лидеров в выборе средств группового ПО, сотрудники отдела ИТ смогут гарантировать, что все части системы смогут работать вместе и ее использование будет выгодно всем.

Один из технических вопросов, которые необходимо решить, состоит в выборе либо специализированного группового ПО, приспособленного для работы в Web, либо продукта, изначально основанного на открытых стандартах Internet. Использование открытых стандартов может оказаться важным в том случае, если вы собираетесь использовать групповое ПО для взаимодействия со своими бизнес-партнерами. Когда вы будете рассматривать различные продукты, не забудьте учесть, кроме стоимости самого ПО и его установки, расходы, которые понесет ваша компания в результате того, что сотрудники будут отрываться от работы для прохождения обучения.

Помните, что лучший способ добиться успешного внедрения группового ПО состоит в том, чтобы сосредоточить внимание на нуждах людей, которые будут использовать эти средства. В конце концов, ни одна даже самая совершенная программа не сможет помочь вашему бизнесу, если люди не будут ей пользоваться. Поэтому обязательно убедитесь в том, что выбранный продукт действительно нужен вашим сотрудникам. Кроме того, помогите им понять и освоить новую технологию. Пройдет немало времени, прежде чем проект по внедрению группового ПО можно будет считать успешно реализованным и вы получите реальные преимущества для своей компании.

Групповое ПО и ваша интрасеть

Приложения группового ПО бывают самых разных видов. Все перечисленные ниже средства вы можете использовать в своей интрасети для обеспечения более эффективного сотрудничества в рабочих группах.

Средства ведения календарей и планирования дают возможность пользователям вести персональные и групповые календари. Сейчас эти средства входят в состав специализированного ПО, однако Netscape Communications планирует использовать в своем продукте Calendar предлагаемые стандарты календарного планирования для Internet.

Голосовые конференции позволяют использовать для телефонных переговоров такие средства, как Conference (Netscape), NetMeeting (Microsoft), CU-SeeMe (White Pine Software) или другие продукты для компьютерной телефонии в Internet.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию и документы по интрасетям и Internet. Главной проблемой на сегодняшний день является пропускная способность каналов связи, однако со временем она должна стать менее острой. Наиболее прочные позиции в этом классе имеет продукт CU-SeeMe.

Электронные совещания способствуют проведению мозговых атак в рабочих группах, давая возможность их членам анонимно высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану. Примером программы, обеспечивающей подобную возможность, является C.A. Facilitator for Web компании McCall, Szerdy & Associates.

Средства автоматизация деловых процессов позволяют выполнять структурированные действия на основе правил, которые определяют прохождение документов в организации. В этой области лидером долгое время являлась система Notes компании Lotus Development, но сейчас имеются и другие достойные внимания продукты, среди которых LiveLink Intranet (Open Text), SamePage (WebFlow) и WebShare (Radnet).

Средства электронной почты обеспечивают инфраструктуру передачи сообщений для других средств группового ПО. Все больше и больше систем электронной почты используют стандартные почтовые протоколы Internet - Internet Message Access Protocol 4, Post Office Protocol 3 и Simple Mail Transfer Protocol, - облегчая обмен сообщениями между разными почтовыми системами.

Средства ведения прямого диалога дают возможность пользователям, находящимся в разных местах, общаться друг с другом в реальном времени, вводя тексты сообщений с клавиатуры компьютера. Средства ведения прямого диалога (chat) позволяют записывать диалог, чтобы сотни и тысячи людей могли впоследствии его прочитать. К хорошо известному средству Internet Relay Chat добавились такие продукты, как Conference, NetMeeting и множество других.

Различные средства, предназначенные для ведения обсуждений, дают возможность пользователям направлять вопросы и участвовать в интерактивных дискуссиях. К этим средствам относятся дискуссионные базы данных из пакета Notes, а также группы новостей и дискуссионные форумы, имеющиеся в таких продуктах, как Collabra (Netscape), Internet Explorer Mail и News (Microsoft), LiveLink Intranet и др.

Репозитарии знаний дают возможность пользователям публиковать, хранить и искать документы, служебные записки, отчеты, презентации и другие файлы. Это очень насыщенная часть рынка группового ПО, в которой имеются самые разнообразные средства для Web-публикаций в интрасетях и Internet, а также средства управления документами.

"Белые доски" позволяют соединять между собой два или большее число компьютеров так, чтобы их пользователи могли совместно использовать документы и отмечать их версии. Часть продуктов автоматически фиксирует все изменения в файле; некоторые средства позволяют просматривать и корректировать документы, созданные с помощью текстовых редакторов, электронные таблицы, презентации и другие виды файлов. К продуктам этой категории относятся Conference и NetMeeting.

Средства группового написания/редактирования документов позволяют людям, работающим вместе, создавать, просматривать и корректировать отчеты, презентации и другие виды документов. Средства этого класса входят в продукты типа Microsoft Office 97 и SamePage.

Групповое ПО для интрасети: что нужно выяснить?

1. Определите потребности пользователей и сотрудников отдела ИТ, установите приоритеты.

2. Оцените предлагаемые продукты, задавая следующие вопросы:

Какие платформы они поддерживают?
Какие платформы используете вы?
Какие продукты основаны на открытых стандартах, а какие являются специализированными системами, обеспечивающими поддержку открытых стандартов?
Какие функциональные возможности обеспечивает каждый продукт? Соответствуют ли они вашим требованиям?
Какие браузеры поддерживаются?
Вам нужен интегрированный продукт или вы можете совместно использовать разные продукты, предназначенные для выполнения определенных задач?
Насколько легко будет пользователям освоить каждый продукт, чтобы начать с ним работать?
Какой объем обучения требуется для пользователей и разработчиков?
Сколько это все будет стоить?
Потребуется ли вам большое количество технических консультаций, чтобы начать работать с продуктом?
Понадобятся ли вам дополнительные ресурсы, например серверы, средства хранения и передачи данных или персонал?
Как вы будете разворачивать и модернизировать новые приложения?

3. Решите, какие продукты стоит показать вашим пользователям, выбрав только те из них, которые одобрены сотрудниками отдела ИТ.

4. Продемонстрируйте продукты пользователям, дав им возможность выбора, а затем примите решение о том, что нужно предпринять для реализации пилотного проекта.