Как расширить возможности GroupWise

Трудно представить себе современную организацию без традиционных средств обработки информации и коммуникации, таких как компьютер, факс и телефон. Системы поддержки коллективной работы (groupware, или групповое ПО) позволяют предприятиям повысить эффективность использования этого оборудования, снизить непроизводительные затраты времени и улучшить организацию труда. Именно к этому классу относится система GroupWise компании Novell, которая объединяет в единое целое средства электронной почты, календарного планирования, управления заданиями, рабочими процессами и документами, а также другие функции.

В последнее время система GroupWise быстро развивается. Так, в сентябре прошлого года Novell выпустила долгожданную версию GroupWise 5.0, которая, в отличие от своей предшественницы GroupWise 4.1, поддерживает архитектуру клиент-сервер, открытые стандарты Internet и множество новых функций. В конце февраля в продажу поступила следующая версия - 5.1, а в марте в Москве состоялась презентация русифицированного варианта GroupWise 5.1. По-видимому, благодаря этому, а также росту популярности средств поддержки коллективной работы система GroupWise оказалась в центре внимания компьютерной прессы. Про нее написано немало статей, поэтому, скорее всего, она уже неплохо знакома читателям. В связи с этим кратко напомним, каковы основные функции последней версии 5.1, и более подробно остановимся на дополнительных продуктах, выпускаемых Novell и независимыми компаниями, которые позволяют расширять возможности GroupWise.

Больше, чем почтовая система

Электронная почта составляет основу GroupWise, так как доступ ко всем элементам системы организован по принципу обмена сообщениями. Это упрощает освоение GroupWise, поскольку вся получаемая пользователем информация (сообщения электронной и речевой почты, факсы), сведения о календарном планировании (расписания встреч, списки заданий), заметки и документы (тексты, электронные таблицы, графические файлы) доступны через единый пользовательский интерфейс - универсальный почтовый ящик Universal Mailbox. Помимо традиционных почтовых функций GroupWise 5.1 выполняет и ряд дополнительных, таких как отслеживание состояния и удаление отправленных сообщений, присоединение файлов различных типов и объектов OLE, обработка сложных типов данных (изображение, звук, текст), изменение вида сообщение (например, почтовое сообщение можно превратить в задание).

Одного перечня функций и возможностей уже достаточно, чтобы сказать, что GroupWise - нечто большее, чем система электронной почты. Однако это далеко не все. Среди других продуктов поддержки коллективной работы, в числе которых такие популярные изделия, как Lotus Notes, Microsoft Exchange и Netscape Collabra, систему GroupWise 5.1 выделяют развитые средства управления документами. Благодаря интеграции с системой SoftSolutions, которую Novell раньше продавала отдельно, GroupWise получила значительно более широкие возможности управления документами, чем конкурирующие продукты. Предусмотрены средства создания личных и общедоступных документов. При этом каждому сотруднику можно присваивать определенные права доступа к документу. Существует возможность работы с документами, созданными в различных программах (например, в Microsoft Word), регистрации при обращении к ним и управления версиями. Таким образом, GroupWise позволяет отслеживать и архивировать электронные документы, а также организовывать доступ к ним пользователей.

GroupWise выполняет и другие полезные функции, такие как календарное планирование (личное и групповое), управление неструктурированными данными (изображениями, аудио- и видеоданными, фотографическими изображениями, рукописными записями), организация совместной работы пользователей (проведение дискуссий, управление заданиями), поддержка удаленных и мобильных пользователей (например, базу данных документов можно переписать на ПК-блокнот и автономно с ней работать, а при подключении к корпоративной сети синхронизировать ее содержимое с БД GroupWise), автоматизация различных заданий путем создания правил типа "if-then" ("если-то"), выполняемых при возникновении различных событий. Утилита Conversation Place, которая поддерживает стандарты компьютерной телефонии TAPI и TSAPI, позволяет обмениваться телефонными звонками через универсальный почтовый ящик. Имеются развитые средства защиты информации с помощью паролей, функций управления правами доступа и шифрования почтовых сообщений.

Novell предусмотрела для GroupWise 5.1 поддержку различных серверных платформ. В настоящее время их выбор ограничен NetWare (3.1x или 4.x) и Windows NT, но вскоре появятся версии для систем OS/2 и Unix. В качестве клиентских ОС можно использовать Windows 95, NT и 3.1., Unix и Macintosh. Однако поскольку GroupWise применяет службу каталогов Novell Directory Services (NDS), необходимо, чтобы в сети имелся хотя бы один сервер NDS. С одной стороны, это удобно, так как для управления GroupWise можно использовать утилиты администрирования, интегрированные с NDS (например, NWAdmin), но с другой, требует наличия в сети сервера NetWare 4.x, необходимого для работы NDS. К счастью, со временем это ограничение будет устранено, так как Novell переносит NDS на другие платформы, такие как Windows NT, HP-UX, Sun Solaris и IBM AIX. А пока, чтобы помочь пользователям, не имеющим NetWare 4.x, Novell поставляет вместе с GroupWise 5.1 исполняемую версию этой ОС с лицензией на двух пользователей.

Дополнительные модули

Однако возможности GroupWise не ограничиваются только встроенными функциями. Для тех пользователей, которым требуются еще более широкие возможности, Novell предлагает ряд продуктов, которые тесно интегрированы с GroupWise, но приобретаются отдельно по желанию заказчика.

Автоматизация деловых процедур. Для управления обменом сообщений, с помощью которых выполняются простые структурированные деловые процедуры, предназначен продукт WorkFlow, разработанный Novell вместе с компанией FileNet. Интуитивно понятный графический интерфейс позволяет быстро построить диаграмму деловой процедуры, размещая на экране пиктограммы и соединяя их стрелками. С помощью адресной книги системы GroupWise вы задаете соответствие между этими пиктограммами и участниками процедуры, а также передаете им необходимые инструкции.

Запустив процедуру, можно следить за ходом ее выполнения. Когда доходит очередь до очередного участника процедуры, ему отправляется соответствующее сообщение в его почтовый ящик, открыв которое, он видит на экране диалоговое окно с инструкциями по выполнению определенного задания. Он может обратиться к автору процедуры, чтобы задать какие-либо вопросы или получить подтверждение. После завершения этого задания программа WorkFlow автоматически передает сообщение следующему участнику процедуры.

Очевидные преимущества WorkFlow - интеграция с универсальным почтовым ящиком GroupWise, облегчающая пользователям работу с этой программой, и экономия времени за счет быстрого автоматического перехода с одного этапа выполнения деловой процедуры на другой. WorkFlow поддерживает параллельные и последовательные процессы, а также включает в себя шаблоны, облегчающие подготовку диаграмм. Эта программа отличает GroupWise 5.1 от аналогичных систем, так как ни Notes, ни Exchange не содержит средств автоматизации деловых процедур.

Средства для работы с Internet. В настоящее время множество людей работают вдали от своих офисов, проводя много времени в командировках, в дороге или дома. Для них Novell предусмотрела несколько способов дистанционного доступа к информации, записанной в GroupWise. Самым популярным на сегодня средством удаленной связи, безусловно, является Internet, а браузер, который имеется практически на каждом ПК, превратился в универсальный инструмент доступа к информации. Поэтому вполне естественно выглядит стремление Novell предоставить мобильным пользователям возможность связываться с универсальным почтовым ящиком GroupWise через браузер. Именно для этого и предназначена программа WebAccess, которая устанавливается на сервер NetWare или OS/2, открывая доступ к GroupWise пользователям, не располагающим клиентским ПО GroupWise, но имеющим браузер и выход в Internet. Поскольку сеть Internet весьма небезопасна с точки зрения защиты данных, то Novell снабдила WebAccess средствами шифрования информации, передаваемой между серверами GroupWise и WebAccess.

Введя в браузер Web-адрес сервера WebAccess, пользователи могут обмениваться сообщениями электронной и речевой почты, организовывать совещания, управлять заданиями, просматривать свою адресную книгу, календарь и даже осуществлять системное администрирование. Для выполнения всех этих действий необходимы соответствующие права доступа. Кроме того, WebAccess упрощает использование GroupWise в интрасетях, так как избавляет от необходимости устанавливать клиентское ПО GroupWise на каждом ПК. Однако с помощью Web-браузера пока нельзя получить доступ ко всем средствам GroupWise (например, к функциям управления документами и проведения дискуссий), а также к некоторым утилитам администрирования.

Кроме того, WebAccess применяет устаревшую версию HTML 1.0, которая обладает ограниченными возможностями представления информации, передаваемой из GroupWise в Web-браузер. Чтобы устранить эти недостатки и уравнять возможности пользователей WebAccess и клиентского ПО GroupWise, Novell готовит выпуск следующей версии WebAccess, которая поддерживает языки Java и HTML 3.0. Этот новый вариант, включающий в себя несколько встраиваемых аплетов Java для просмотра электронной почты, подготовки календарей и регистрации в системе, выйдет летом. Бета-версию можно загрузить с Web-узла http://support.novell.com/home/pubbeta.

Novell также расширяет возможности GroupWise за счет новой серверной технологии, получившей кодовое название Jefferson Project, которая позволяет динамично переводить документы в формат HTML, применяемый в системе Web, присваивать им Web-адреса и публиковать в интрасетях или Internet. Для этого достаточно лишь отметить документы как общедоступные. В результате все изменения в содержании или правах доступа исходного документа будут автоматически отражаться в его HTML-версии. Это избавит пользователей от необходимости после каждого обновления информации заново публиковать ее в Web. Так как все документы хранятся в библиотеках GroupWise в тех форматах, в которых они были созданы, пользователь может легко обновлять их в своем любимом приложении и передавать в Web, не изучая язык HTML. Кроме того, Jefferson Project содержит заранее сформированные шаблоны, включающие в себя кнопки и другие графические элементы, которые можно использовать при подготовке Web-страниц. Для защиты документов Jefferson Project использует средства безопасности, встроенные в GroupWise. Бета-версию Jefferson Project можно загрузить с Web-узла http://support.novell.com/home/pubbeta. Выпуск продукта ожидается летом этого года.

Другие средства дистанционной связи. К универсальному почтовому ящику GroupWise можно обращаться не только через компьютер, но и с помощью телефона с тональным набором номера (включая сотовый). Для этого предназначен продукт PhoneAccess, который устанавливается на сервер, снабженный коммуникационными платами Dialogic, коммуникационным ПО Dialogic 4.0 и программами связи с офисной АТС. Позвонив по номеру сервера PhoneAccess и передав свой идентификатор и пароль, можно прослушать нужную информацию, записанную в GroupWise (сообщения речевой и электронной почты, записи из календаря, адреса из адресной книги и списки заданий), прочитанную синтезированным голосом. Если чтение сообщения требует больше двух минут, PhoneAccess сообщает, сколько понадобится времени. Кроме того, PhoneAccess позволяет передавать информацию в GroupWise и управлять сообщениями по телефону (например, перенаправлять их другими адресатам или отравлять по факсу). С помощью PhoneAccess можно автоматически посылать голосовые, пейджинговые и факсимильные сообщения.

Для связи с пейджерами и факс-машинами предусмотрены специальные шлюзы. Так, Pager Gateway дает возможность постоянно отслеживать поступающие сообщения (например, информацию, содержащую определенное ключевое слово). Эти данные передаются на цифровой или алфавитно-цифровой пейджер немедленно, сразу после поступления в GroupWise. Через шлюз Fax Gateway можно отправлять сообщения на факс-машину, расположенную в любом месте земного шара.

Обработка изображений. Чтобы снабдить GroupWise средствами обработки изображений, без которых не может обойтись ни одна современная система управления документами и автоматизации делопроизводства, Novell заключила партнерское соглашение с компаниями Xerox и WhetStone Technologies. В результате совместных усилий появился набор базовых функций GroupWise Imaging, интегрированный с универсальным почтовым ящиком системы, а также дополнительный продукт GroupWise Imaging Solutions Pack, который содержит расширенный комплект средств сканирования, редактирования и преобразования изображений. GroupWise Imaging позволяет пользователям совместно работать с изображениями, так же как и с документами, почтовыми сообщениями и факсами. Их можно хранить в общих папках и выполнять поиск по аннотации или краткому описанию, редактировать и пересылать группе пользователей по определенному маршруту.

Изделия независимых компаний

Хотя GroupWise 5.1 представляет собой готовую систему, которую можно использовать сразу после покупки, Novell позиционирует ее в качестве открытой платформы, на которой сторонние поставщики могут создавать различные специализированные решения. Для этого предусмотрены два комплекта интерфейсов прикладного программирования (API), обеспечивающие доступ к средствам управления хранением информации, клиентской части (меню и функциям реагирования на события) и коммуникационной подсистеме. Они облегчают разработку дополнительных продуктов и интеграцию их с GroupWise. Если учесть этот факт, а также обширный парк установленных систем GroupWise (по оценке аналитиков, число пользователей GroupWise в мире достигло почти 7 млн человек), то неудивительно, что в настоящее время немало компаний выпускают приложения GroupWise для различных областей, таких как компьютерная телефония, системный мониторинг, факсимильная связь, работа с изображениями и т.д. Рассмотрим наиболее интересные из этих приложений.

Факсимильная связь. Продукт FAXServe for NetWare & GroupWise компании Cheyenne Software, тесно связанный с GroupWise, позволяет интегрировать в единую систему средства электронной почты и факсимильной связи. С его помощью можно посылать и получать факсы в виде сообщений электронной почты через универсальный почтовый ящик GroupWise. При этом отправляемые почтовые сообщения (вместе с присоединенными файлами) автоматически преобразуются в факсимильный формат и передаются по назначению, а поступающие факсы направляются в почтовые ящики адресатов, которые могут просматривать их как обычную электронную почту. Можно также осуществлять многоадресную рассылку факсов и отправку сообщений по заранее составленному расписанию. Кроме того, FAXServe поддерживает ряд популярных настольных Windows-приложений, таких как Microsoft Word и Excel, что дает возможность пользователям отправлять факсы, не покидая привычной среды.

Интеграция FAXServe со службой каталогов NDS позволяет сетевым администраторам централизованно управлять системой, используя средства управления и контроля доступа, входящие в NetWare. FAXServe поддерживает более 100 различных модемов и других коммуникационных устройств (факсимильных и многопортовых плат), а также до 32 линий факсимильной связи. Продукт состоит из двух частей - серверной, реализованной в виде загружаемого модуля NetWare (NLM), и клиентской, работающей в Windows 3.x и 95. Стоимость FAXServe - 595 дол. на 5 пользователей. В России дистрибуцией FAXServe занимается компания "ИнтерПроКом Лан" (тел. 129-8301).

Компьютерная телефония. CallWare 5.2 компании CallWare Technology представляет собой систему речевой почты, интегрированную с GroupWise, которая состоит из серверной части, реализованной в виде модуля NLM, и клиентского Windows-приложения под названием ViewPoint. Серверный компонент выполняет связь с офисной АТС, взаимодействуя с ней через интерфейс TSAPI. Он поддерживает функции автоответчика, голосового информатора и речевой почты, организуемой с помощью GroupWise.

Речевые сообщения передаются системой GroupWise как обычные сообщения электронной почты с присоединенными звуковыми файлами в формате WAV. Получатель воспроизводит эти сообщения с помощью телефона или ПК, снабженного WAV-совместимой звуковой платой и громкоговорителем. Если на ПК также установлена программа ViewPoint, то с ее помощью можно удалять, записывать, перенаправлять сообщения и выполнять с ними другие действия (например, присоединять к речевому сообщению текстовые заметки). Интеграция с GroupWise дает возможность хранить речевые сообщения, передаваемые CallWare, в универсальном почтовом ящике, изображая их пиктограммой в виде телефонного аппарата. Поддержка службы каталогов NDS облегчает администрирование CallWare. На проходившей недавно выставке Computer Telephony Expo '97 компания CallWare представила следующую версию своей системы, которая поддерживает новый интерфейс Java Telephony API (JTAPI), позволяющий дополнить браузеры телефонными функциями. Стоимость системы CallWare 5.2 составляет 5700 дол. (на 100 пользователей).

Обработка изображений и распознавание символов. Хотя GroupWise включает в себя встроенные средства для работы с изображениями, те пользователи, которым требуется система формирования и воспроизведения изображений промышленного уровня, могут применять ViewWise компании WhetStone. Для распознавания символов Novell рекомендует использовать продукт TextBridge OCR фирмы Xerox, который легко интегрируется с функцией GroupWise Imaging. Однако российские компании "СофтИнтегро" и "Ланит", которые занимаются созданием специализированных систем документооборота и делопроизводства на базе GroupWise, применяют для ввода и распознавания русскоязычных документов систему FineReader фирмы Bit Software.

Мониторинг. Чтобы система поддержки коллективной работы была эффективной, она должна работать без сбоев, отказов и аварий. Именно для этого и предназначен продукт AlertWare компании Synaxis, который выполняет мониторинг всех доменов, почтовых отделений и шлюзов GroupWise, обнаруживает проблемы, диагностирует и устраняет их прежде, чем они приведут к нарушению работы системы, а следовательно, помешают деятельности предприятия. Кроме того, AlertWare предупреждает администратора о потенциальных ошибках электронной почты, чтобы он мог принять предупредительные меры. Для уведомления о вероятных и реальных сбоях AlertWare передает сообщение на административную консоль и на пейджер администратора, а также рассылает информацию по сети NetWare в режиме широкого вещания. Предусмотрен генератор отчетов, средства подсказки по разрешению проблем и настройке частоты опроса системы. AlertWare поддерживает все версии Windows. Стоимость базового пакета для мониторинга объектов двух типов (например, почтовых отделений и шлюзов) - 695 дол.; ПО для контроля каждого дополнительного объекта обойдется в 295 дол.

Резервное копирование. Хотя в продаже имеется множество различных средств резервного копирования на магнитную ленту, для системы электронной почты, такой как GroupWise, необходима возможность копирования открытых файлов, которой не обладает большинство современных изделий. Дело в том, что базы данных, содержащие почтовые сообщения, постоянно открыты, поэтому их трудно копировать традиционными средствами, не останавливая систему. Решение этой проблемы затрудняют также высокие требования к целостности данных и постоянный рост объемов информации. Уловив потребность в изделиях такого рода, компания St. Bernard Software выпустила продукт Open File Manager, который расширяет возможности других средства резервного копирования для сетей NetWare и Windows NT за счет патентованной технологии копирования открытых файлов. Сначала Open File Manager считывает состояние файла: если он открыт, то проверяется процесс записи в файл. Если в течение некоторого времени запись не происходит, то доступ к файлу временно блокируется и выполняется его копирование на ленту. Такой способ сводит к минимуму время, когда файл недоступен, и обеспечивает сохранность информации. Стоимость Open File Manager - 495 дол. Продукт можно загрузить из Internet по адресу http://www.stbernard.com и бесплатно опробовать в течение 15 дней.

Рамки статьи не позволяют привести полный перечень дополнительных продуктов для GroupWise. В список партнеров Novell по GroupWise, который имеется на Web-узле компании, входит 21 фирма. Увеличение количества партнеров соответствует планам Novell, направленным на привлечение независимых поставщиков к платформе GroupWise. Для этого компания предусмотрела ряд мер, таких как модульная архитектура GroupWise 5, позволяющая объединять компоненты системы с продуктами сторонних фирм, инициатива Net2000, в рамках которой Novell выпускает открытые наборы интерфейсов, обеспечивающих доступ к ее сетевым службам и функциям, а также программа поддержки независимых разработчиков DeveloperNet, участникам которой Novell предоставляет последние версии продуктов, оказывает техническую и маркетинговую поддержку.