Офис в Internet

Формат файлов
Работа с Internet
Автозамена
Автотекст
Создание таблиц
Текстовое окно
Создание рисунков
Сохранение нескольких версий документа

PowerPoint

Заметим, что многие пакеты имеют средства для работы в Internet. Однако отличительная особенность новых офисных продуктов состоит в том, что для работы в Internet ими могут пользоваться начинающие, которые только приступили к осваивоению офисных программ и не умеют программировать.

Поскольку основную часть рынка офисных пакетов занимает Microsoft Office 95 (согласно опросу журнала "Мир ПК" - 74%. - Прим. ред.), рассмотрим подробнее новую версию именно этого пакета (автор познакомился с бета-версией пакета).

В состав Microsoft Office 97 наряду с традиционными компонентами - текстовым процессором Word, электронной таблицей Excel, программой PowerPoint, позволяющей подготовить презентацию, и утилитой для создания подшивки Binder, введено новое средство для организации работы Outlook. Версия Microsoft Office Professional 97 дополнительно содержит систему управления базами данных Access.

Более того, существует вариант поставки Office Professional 97, включающий мышь IntelliMouse. Этот манипулятор отличается от подобных устройств небольшим колесиком, расположенным между правой и левой кнопкой. Вращая его, можно прокручивать текст в окне редактирования. Колесико на корпусе IntelliMouse реагирует и на нажатие, являясь как бы третьей кнопкой, причем пользователь может самостоятельно назначать события, которыми она управляет. Новую мышь можно применять и в других приложениях, например в Проводнике (Explorer) Windows 95.

Microsoft Office 97 поставляется на компакт-дисках и предназначен для работы на платформах Windows 95, Windows NT 3.51 с Service Pack 5 (и старше) и Windows NT 4.0 с Service Pack 1 (и старше). Версия Office Professional 97, кроме того, содержит библиотеку графических элементов (3000 изображений), 150 шрифтов (в русской версии - с поддержкой кириллицы), а также новый Internet Explorer.Именно компакт-диск, в отличие от обычных дискет, позволяет включить дополнительно графические библиотеки, видеофрагменты, звуковые файлы и программу Internet Explorer. Инсталлировать пакет помогает утилита Office Upgrade Wizard.

Новичкам

Начинающему пользователю предлагается курс интерактивного обучения Starts Here.

Заставка предлагает для изучения материалов несколько разделов:

Основы (The Basics) - помогает пользователю сделать первые шаги: знакомит с программой-органайзером Outlook, текстовым редактором Word, электронной таблицей Excel и утилитой PowerPoint.

Дополнения (Upgrading) - описывает изменения, сделанные в новой версии.

Совершенствуйтесь (Focus Your Skills) - предлагает повысить мастерство тем, чья работа связана с текстом, числами, базами данных.

Совокупность возможностей (Putting it all to Work) - рассказывает, как продуктивнее и быстрее решить офисные проблемы.

Работа с Internet (Working with Internet) - поможет создать свой документ для Internet.

Уроки сопровождаются аудио- и видеодемонстрациями. Приводятся вопросы для самопроверки с несколькими вариантами ответов и подсказкой.

Справочная служба

Для оказания максимальной помощи пользователю любого уровня реализована интерактивная справочная служба Office Assistant, базирующаяся на технологии IntelliSense. Эта технология позволяет программе отслеживать повторяющиеся действия пользователя и дать совет, как их лучше выполнить. На этой технологии построена работа функции автоматического исправления ошибок (автокоррекция).

Office Assistant имеет специальное поле, в котором можно в произвольной форме написать интересующий вас вопрос и получить ответ. Время от времени выводятся советы по выполняемой операции (Intelligent Help). Office Assistant подсказывает, как оптимизировать работу с приложениями, выдает пошаговые инструкции при выполнении частной задачи.

Несмотря на столь важную роль, внешне Office Assistant выглядит очень комично. По своему усмотрению вы можете выбрать для него приятные мультипликации с изображением гения, напоминающего Эйнштейна, колобка с улыбкой до ушей, космической тарелки, собачонки и т. п.

Рисунки меняются в зависимости от ситуации, например, вы нажимаете кнопку "Сохранить" (Save), и собачонка подпрыгивает за костью. При возникновении ситуаций, требующих пояснений, например при попытке закрыть файл без указания, что его следует сохранить, собачонка начинает лаять, появляется красочно оформленное окно с традиционными вопросами: сохранить ли изменения, сохранить или отменить команду и вернуться к работе над файлом. В процессе работы над документом окно Office Assistant автоматически меняет положение, чтобы не мешать пользователю.

Интерфейс пользователя

Для предоставления больших возможностей пользователю интерфейс Office 97 модернизирован. Более красочным и наглядным стало оформление окон. Используется "живой " интерфейс и звуковое сопровождение на основе технологии IntelliSense. После выбора команды меню более низкого уровня "выдвигается", а не "всплывает".

Во всех приложениях используются одни и те же панели инструментов, что облегчает настройку и требует меньше места на диске и в оперативной памяти в тех случаях, когда вы работаете с несколькими приложениями одновременно. Появилось несколько новых панелей инструментов: Autotext, Picture, Reviewing, VisualBasic, Web, WordArt и др. Более наглядно оформлены команды меню, например, в списке стилей добавлено указание размера используемого шрифта и значок, показывающий, как производится выравнивание.

Расширились функции кнопок, расположенных внизу вертикальной полосы прокрутки. В Office 95 они обеспечивали перемещение в окне текста на одну страницу. В новой версии эти кнопки позволяют перемещать текст на один раздел, сноску, заголовок, таблицу и т. д. и видны во всех режимах, а не только в режиме разметки. Выбор типа объектов, между которыми будет производиться перемещение, осуществляется после щелчка новой кнопки Select Browse Object ("Выбор объекта").

Word

Богатство шрифтового оформления документов возросло. Появилась новая закладка "Анимация" (Animation), позволяющая выполнить надпись на мигающем фоне, с гирляндой разноцветных огней вокруг заголовка или движущейся пунктирной линией вокруг выделенного текста.

Новая утилита WordArt позволяет рисовать трехмерные заголовки и иллюстрации, создавать тени, использовать спецэффекты.

В новой редакции текстовый процессор Word 97 поддерживает язык Visual Basic for Applications (VBA). Раньше на этом языке писали макросы для электронных таблиц Excel, которые могли работать и в Word, но при создании макросов для Word 7.0 использовали другое расширение языка - WordBasic. Использование единого языка для разных компонентов Office 97 позволит привлечь к работе со сценариями большую группу программистов-любителей.

Формат файлов

Реализовав последние технологии обработки информации, разработчики Office 97 изменили формат файлов, в результате чего повысилась скорость открытия или закрытия файла. Теперь, обратившись к системному регистру, можно определить путь к соответствующему конвертеру, который может находиться не только на компьютере пользователя, но и в Internet или intranet-сети. Если на вашем компьютере установлен как Office 95, так и Office 97, то предлагаются два варианта: сохранять файлы в формате Office 95 или установить на жесткий диск конвертер - файл Wrd97cnv.exe. Однако учтите: сохраняя файлы в формате Office 95, вы лишаетесь дополнительных возможностей, предоставляемых новым форматом, например, не сохраняются макросы, созданные в Word с использованием Visual Basic.

Работа с Internet

Для работы с Internet или intranet в Word 97 имеется панель инструментов Web с теми же кнопками, что и аналогичная панель Internet Explorer. Вы сможете открыть Web-страницу или файл в HTML-формате, запустить Web-браузер и вернуться к предыдущей информации.

Пакет Office 97 предлагает средства создания гипертекстовой связи между объектом вашего документа и источником информации в другом файле, расположенном как на вашем компьютере, так и в локальной сети или в Internet. Поэтому на панели инструментов Standard появилась новая кнопка Insert Hyperlink ("Вставить гипертекстовую связь"). С ее помощью вызывается диалоговое окно, позволяющее задать полный путь к файлу. Гипертекстовая связь облегчает перемещение между файлами.

Максимально упрощено создание документа в формате HTML без знания языка HTML. Для этого достаточно сохранить текстовый файл, выбрав в меню "Файл" новую команду Save as HTML ("Сохранить как HTML"). Можно также воспользоваться мастером Web-страниц (шаблон Web Page Wizard).

В Web-страницу можно вставлять фрагменты текста и рисунки, в том числе созданные с использованием утилиты WordArt. Word 97 конвертирует такие объекты в образы GIF (GIF images), которые именуются как Image.gif, Image2.gif и т. д. Однако конвертированные таким образом рисунки Word не может редактировать. Поэтому если вы намерены в дальнейшем редактировать такой рисунок, то следует сохранить его и в обычном формате (.doc).

Документ в формате HTML можно сделать доступным пользователям Internet и интрасети. Но не забудьте, что при конвертировании документа в формат HTML могут быть потеряны некоторые элементы форматирования. Поэтому прежде, чем проводить конвертирование, рекомендуется сохранить документ в формате Word. Так как перевод HTML-файлов в видимое изображение осуществляют браузеры, Internet Explorer становится неотъемлемой частью Office 97. Достаточно дважды щелкнуть мышью на значке, обозначающем HTML-файл, и Internet Explorer будет открыт автоматически.

Предусмотрена возможность создания на компьютере пользователя персонального Web-сервера, пиктограмма которого помещается на панели управления.

Изготовление документов, в том числе Web-страниц и писем, облегчают новые шаблоны. Мастер писем позволяет не только правильно оформить письмо, но и вставит адреса, используя информацию Outlook или из другого компонента пакета.

Автозамена

Значительно расширены функции команды "Автозамена" (Autocorrect) в меню "Сервис" (Tools). В окне команды появились три новые закладки: Autoformat As You Type ("Автозамена при вводе символов"), Autotext ("Автотекст"), Autoformat ("Автоформат"). Установка соответствующих флажков на закладке Autoformat As You Type ("Автозамена при вводе символов") диалогового окна Autocorrect ("Автозамена") позволяет ускорить рисование разделительных линий, создание таблиц и списков. Например, чтобы создать маркированный список, не прибегая к меню, достаточно ввести в начале нового абзаца один из трех символов: звездочку "*", знак переноса "-" или латинскую букву "о", затем пробел, какой-нибудь символ и нажать клавишу . От выбора символа будет зависеть форма маркера.

Автотекст

Возможности "Автотекста" также расширены. В предыдущей версии вкладка Autotext ("Автотекст") отображалась на экране после выбора команды Autotext ("Автотекст") в меню Edit ("Правка"). Теперь эта команда находится в меню Insert ("Вставка"). Предусмотрена дополнительная возможность вставки текущей даты, страницы, ряда стандартных выражений типа Dear Sir or Madam ("Дорогой сэр или мадам"), вставки имени или полного пути для открытого файла.

Создание таблиц

Добавлены новые возможности, облегчающие создание таблиц. Теперь достаточно поставить знаки "+" там, где будут находиться линии, разделяющие одну колонку от другой, и ввести между ними линию подчеркивания, например +______+______+. После нажатия клавиши вы получите новую таблицу. В программу включен также новый мастер рисования таблиц, путем простого рисования мышью позволяет создавать самые сложные таблицы, в том числе таблицы с расщепленными или объединенными ячейками.

Текстовое окно

Одно из новведений приближает текстовый процессор Office 97 к настольным издательским системам. Это увеличение возможностей по обтеканию рисунка текстом. Если предыдущая версия допускала два варианта: либо обтекание текста вокруг кадра или без обтекания, то новый Word предлагает многочисленные варианты обтекания: с обеих сторон, слева, справа и т. д.

Для позиционирования какого-либо элемента в требуемом месте на странице документа в качестве невидимого контейнера рекомендуется применять текстовое окно (Text Box), а не кадр (Frame). Текстовое окно, как и кадр, позволяет объединить несколько элементов в одно целое, например рисунок и текст. Однако текстовое окно предоставляет большие возможности, чем кадр, и последним пользуются в основном при работе с документами, созданными в предыдущей версии. Документ можно отображать в нескольких текстовых окнах с установленными между ними связями. Другими словами, связанные текстовые окна могут располагаться на разных страницах документа. Если удалить несколько строк из текстового окна, то строки из следующего связанного окна переместятся в предыдущее. Связь позволяет "перепрыгивать" из одного окна в другое.

Создание рисунков

С пакетом Office 97 поставляется библиотека Microsoft Clip Gallery 3.0, в которую входят клипы, рисунки, звуки, видеофайлы. Появилась возможность вставлять рисунки с Web-страницы. Библиотека позволяет включить в документ профессионально оформленные рисунки, видеофрагменты самой разнообразной тематики. Clip Gallery содержит собственную справочную систему. Многочисленные фильтры, поставляемые с Office 97, позволяют импортировать большинство графических форматов.

Возможности графического редактора, встроенного в Word, значительно возросли. Простым перемещением указателя мыши при нажатой кнопке теперь можно нарисовать как простейшие линии, стрелки, окружности, так и сложные плоские и объемные фигуры, например построить сегменты, параллелепипеды, звездочки.

Возросли и возможности программы WordArt, которая обычно используется для красочного оформления заголовков и надписей. Теперь можно работать с объемным текстом, имеющим сложную конфигурацию.

Сохранение нескольких версий документа

В меню "Файл" (File) добавлена новая команда "Версии" (Versions), позволяющая сохранить несколько версий одного документа в одном файле, что экономит дисковое пространство, так как для второй и последующих версий Word сохраняет только исправления и дополнения, а не весь документ. После выбора команды появляется диалоговое окно, в котором отображены время и дата создания предыдущих версий и первые слова комментариев. Установка флажка Automatically save a version on close ("Автоматически сохранять новую версию при закрытии") позволяет автоматически создавать новую версию при закрытии файла.

Photo Editor

Духу времени отвечает включение в Office 97 редактора рисунков Photo Editor 3.0, позволяющего обрабатывать изображения, которые находятся не только на компьютере пользователя, но и на Web-страницах.

Photo Editor 3.0 работает как со стандартными Web-форматами CompuServe GIF (.gif) и JPEG Filter (.jpg), так и с Windows Bitmaps (.bmp), Tagged Image File Format (.tif), Portable Network Graphics (.png), PC Paintbrush (.pcx), Targa (.tga). Формат GIF позволяет без потерь воспроизвести изображения, содержащие 256 цветов, называемые 8-разрядными. Формат JPEG поддерживает миллионы цветов и применяется главным образом для сжатия фотографий.

Рисунки можно конвертировать из одного формата в другой. После конвертирования в новые форматы Graphics Interchange Format (.gif) или JPEG File Interchange Format (.jpg) диаграммы и рисунки можно послать в World Wide Web. Для редактирования сканированных изображений рекомендуется использовать утилиту Photo Editor 3.0 Scan.

Средства редактора рисунков позволяют повернуть весь рисунок или выделенную часть на заданный угол, получить зеркальное отображение, изменить масштаб изображения в пределах от 10 до 1600 процентов. Предусмотрена возможность с помощью ползунков регулировать яркость (Brightness), контрастность (Contrast) и цветовую гамму (Gamma) рисунка. Используя модель RGB, можно менять всю цветовую гамму (All Colors) рисунка или насыщенность красным (Red), зеленым (Green) или голубым (Blue) цветом. Более того, можно сразу увидеть результаты внесенных изменений. Инструмент Smudge применяется для наложения мягкой тени на любую поверхность. Меню "Эффекты" (Effects) позволяет создавать на рисунках различные эффекты: менять цвета, погружать изображение в воду (Watercolor) и т. д.

Excel

Табличный процессор Excel, входящий в Office 97, позволяет работать с таблицами больших размеров. Теперь в одну ячейку можно ввести 32 000 символов вместо 255, как было предусмотрено в предыдущей версии. Количество строк на листе возросло с 16 384 до 65 536. Теперь Excel автоматически определяет 15 типовых ошибок пользователей при их работе с формулами. Например, при неправильной ссылке на ячейку, использовании при умножении символа "x" вместо "*" появится окно с предложением сделать соответствующее исправление, указанное в сообщении. Выделение заголовков столбца и строки активной ячейки облегчает определение ее адреса.

Упростился поиск категории, к которой относится требуемая функция. Достаточно в поле Office Assistant ввести ее название, и вам будут предложены различные вариации использования функции. При желании можно вызвать окно с подробным объяснением назначения функции и несколькими примерами расчетов.

Упрощена работа с формулами, позволяющая использовать собственную терминологию при задании заголовков строк и столбцов вместо традиционной, например С3+В6. Новый мастер диаграмм обладает большими возможностями, что ускоряет выбор типа диаграммы, наиболее наглядно отражающего представленные данные. Непосредственно в окне диалога демонстрируется, как будет выглядеть диаграмма, построенная по конкретным данным. Возросло количество предлагаемых вариантов диаграмм. Появилась возможность строить объемные диаграммы в виде пирамид, конусов или цилиндров.

Вместо примечания теперь в ячейку вписывают комментарий. Поле, содержащее комментарий, помечается маленьким красным треугольником. Текст комментария отображается при подводе указателя к ячейке.

Мастер запросов (Query Wizard) облегчает настройку на работу с базой данных, помогает выбрать необходимые поля и даже позволяет сортировать и преобразовывать данные. Если с одной базой данных работают несколько пользователей, то им не надо повторять уже выполненные шаги по настройке.

Появилась новая команда Page Break Preview ("Предварительный просмотр разрыва страниц") из меню View ("Вид"), позволяющая задать для печати размеры листа. Для уменьшения размера ячейки можно повернуть в ней текст и задать перенос.

Гипертекстовые связи можно устанавливать с расположенными в ячейке текстом, диаграммой или формулой. Кроме того, можно использовать URL-адрес в формулах и создавать запросы к данным, которые содержатся в WWW.

Outlook

Программа Outlook является настольным органайзером. Его назначение - помочь пользователю планировать рабочее время, встречи, собрания, события и деловые контакты. Outlook позволяет вести журнал выполняемых работ, ежедневник, работать с электронной почтой и World Wide Web. Программа доступна как в автономном режиме, так и в режиме совместного доступа.

Знакомая пользователям Office 95 программа Schedule+ - это младшая сестра Outlook. Предназначенные для выполнения одних и тех же функций, они разительно отличаются друг от друга - и набором возможностей, и интерфейсом.

Основная часть окна Outlook может быть разделена на три панели (столбца). В левом столбце отображается панель, используемая как средство навигации и содержащая группы: Outlook, "Почта" (Mail) и "Другие" (Other). После щелчка по названию группы на панели отображаются значки ярлыков, обеспечивающих доступ к папкам данной группы.

На средней панели окна представлено дерево папок (Folder List), в правой - рабочее поле, отображающее содержание папки. Набор папок можно менять, их можно объединять в группы. Над средней и правой панелями располагается заголовок открытой папки (Folder Banner). Линия разбивки, отделяющая одну панель от другой, легко перемещается с помощью мыши. Чтобы увеличить площадь для отображения планируемых мероприятий, можно убрать левую и среднюю панели.

Средства программы обеспечивают планирование и просмотр плана мероприятий на день, неделю, месяц или год. Список задач отображается на отдельной странице или в расписании на день.

Для движения по датам используются кнопки с левой и правой стрелкой вверху экрана, или дата выбирается на панели выбора даты. Работа в режиме совместного доступа позволяет организовать собрания и контакты с другими пользователями сети без личных встреч с ними. На календаре просматривается свободное и занятое время всех участников за несколько дней и находится удовлетворяющее всех время для собрания. Разными цветами отмечается время, когда вы заняты (Busy) и когда находитесь вне офиса (Out of Office). Если необходимы дополнительные согласования, указывают промежуток, в течение которого планируются встречи. План или его часть можно послать по электронной почте для согласования.

Папка Inbox ("Входящие") позволяет получать и отправлять сообщения по электронной почте из офиса, в дороге или дома. Предусмотрена возможность просмотра первых нескольких строк сообщения (Messages with AutoPreview), не загружая его полностью на компьютер пользователя, что особенно удобно при удаленном доступе к сети.

Новые возможности предоставляет Журнал (Journal), который позволяет автоматически записывать электронные сообщения (E-mail ), фиксировать телефонные звонки, копировать документы, создаваемые в других приложениях. Данные, представленные в журнале, легко найти. При необходимости они сортируются по убыванию (возрастанию) в пределах одной колонки - например, по дате. Ведение журнала облегчает возможность автоматической записи вопросов, указанных пользователем. Установка флажков в окне Automatically record these items ("Автоматически записывать эти элементы") обеспечивает автоматизацию записей в журнал.

Старые данные можно удалить из Outlook и сохранять их в другом месте. С заданной вами периодичностью будет появляться подсказка с предложением архивировать старые данные с расширением .pct.

Outlook тесно встроена в Office 97. Специальные пункты меню позволяют намечать задачи Outlook в других приложениях. Например, если работать с приложением Word и нажать кнопку Create Outlook Microsoft Task ("Создать задачу Microsoft Outlook") на панели инструментов Reviewing ("Обзорная"), то на экране появится окно, позволяющее задать условия выполнения задачи. Предусмотрена возможность импорта и экспорта файлов различных форматов.

PowerPoint

Ряд новых функций добавлен в программу PowerPoint, которая используется для создания качественных презентаций. Мастер автосодержания (AutoContent wizard) содержит новые шаблоны и обеспечивает большие возможности при организации презентаций. Предлагается группа шаблонов для оформления презентаций на Web-страницах. Часть шаблонов предусматривает анимационные эффекты. Воспользовавшись интегрированным с Web-браузером проигрывателем PowerPoint Animation Player, можно включить анимационные эффекты во время презентаций по Internet. Возможности Internet-технологий позволяют реализовать гипертекстовые связи с другими слайдами, загружать видеоклипы и картинки из Clip Gallery Live с Web-сервера.

Программа PowerPoint дополнена развитыми средствами глобального поиска, выполняемого не только на компьютере пользователя, но и в локальной сети или в Internet. Причем возможен предварительный просмотр слайдов, чтобы отобрать и вставить только необходимые.

Предусмотрена возможность создания слайда, содержащего итоговую информацию в виде маркированного списка заголовков (Summary Slide) материалов, отобранных пользователем. В новой версии автоматически проверяется грамматика и орфография, можно многократно использовать команду "Отменить" (Undo). При работе со слайдами в режиме структуры на экране дополнительно видна миниатюрная версия слайда, что позволяет более точно определить время ввода текста в следующий слайд.

В PowerPoint, как и в других программах Office 97, предусмотрена возможность использования новых инструментов для рисования, создания объемных (3D) рисунков и диаграмм новых типов, публикация своих страниц Web с презентациями.

Новые возможности Microsoft Office 97 несомненно привлекут к нему внимание широкого круга пользователей. Тем самым корпорация Microsoft сделала еще один шаг на пути сохранения лидирующего положения на рынке офисных приложений. n

Коротко о продукте

Microsoft Office 97