Программа - двигатель торговли

Торговые дома в России сейчас не до такой степени компьютеризованы, как банки. И все же автоматизация проникает и в эту сферу.

Основные функции модуля "Склад - Торговый зал"

Торговые дома в России сейчас не до такой степени компьютеризованы, как банки. И все же автоматизация проникает и в эту сферу. Строгий учет числа продаж (а речь зачастую идет о десятках тысяч наименований) выгоден владельцу торгового предприятия. Очень привлекательны такие возможности, как удаленный доступ к информации, ведение единой базы данных для разных магазинов и генерация суммарных отчетов, управление общим складом. При наличии автоматизированной системы значительно удобнее производить безналичные расчеты с использованием магнитных и интеллектуальных карт. Кроме того, в России открывается немалое число торговых фирм, организуемых западными компаниями, менеджеры которых просто не могут себе представить, как можно обойтись без автоматизации.

Оглянемся вокруг

Очевидно, что можно автоматизировать бухгалтерский учет, и это избавит от неудобств, связанных с заполнением бесчисленных бумажных документов. Возможность полной автоматизации всех бизнес-процессов уже не столь очевидна, поскольку в этом случае нельзя обойтись только формализацией существующих торговых операций: нужна полная перестройка технологии и даже идеологии торгового дела.

Существующие системы комплексной автоматизации торговых предприятий берут на себя финансово-экономический анализ, управление хозяйственными операциями, учет кадров и договорных работ, складской и бухгалтерский учет и др. Все системы комплексной автоматизации обладают приблизительно одинаковым набором функций (хотя некоторые производители подают функциональную полноту своих продуктов как особенность, отличающую их от конкурентов). Различия касаются лишь объема и качества предлагаемых услуг, а также степени надежности и настраиваемости систем.

Автоматизированная система, обслуживающая деятельность большого разветвленного предприятия, - сооружение поистине грандиозное, и понятно, что приобретение такого продукта - непростое дело. Для принятия решения о покупке в этом случае недостаточно знакомства с программой по пятнадцатиминутной демонстрации, рекламному буклету или демонстрационной версии: необходимо ведение системы и консалтинговые услуги. Причем необходимы они не только для клиентов, но и для фирм-разработчиков: никому не хочется получить репутацию обманщика, навязывающего покупателю негодную вещь, чтобы "получить деньги и забыть".

Три источника...

Системы автоматизации торговых предприятий можно разделить на три группы в зависимости от их "происхождения". Первую составляют адаптированные к специфике торговых домов универсальные продукты для автоматизации управления предприятиями, вторую - пакеты, развившиеся из систем автоматизации торговых операций для супермаркетов, третью - продукты, основанные на системах бухгалтерского учета.

Наиболее известная система первой группы - R/3 (предыдущая версия - R/2) немецкой компании SAP AG, одного из ведущих поставщиков прикладных программ типа клиент-сервер: согласно данным компании IDC, SAP оставила позади таких серьезных соперников, как Dun & Bradstreet Software, PeopleSoft и Oracle. Именно SAP была первой фирмой, которой удалось начать поставки программных комплексов для целого предприятия.

Система R/3 - это набор интегрированных прикладных и инструментальных программных модулей для контроля и обработки деловой информации. Внедрение ее в западных или работающих в России "по-западному" фирмах занимает один квартал, в отечественных - не меньше полугода. При этом на каждый доллар, вложенный в покупку лицензии, приходится, по оценкам аналитиков, 4-5 долларов, выплачиваемых за консультационные услуги (для справки: лицензия стоит около миллиона долларов). Некоторые российские фирмы, купившие R/3, так и не смогли ее внедрить (почти как у Игоря Губермана: "Вдруг отыскал свой ключ к успеху, но не нашел к нему дверей"). Сейчас система работает приблизительно на двух десятках промышленных предприятий России и вряд ли получит широкое распространение в торговой сфере.

Впрочем, ситуация может измениться. Например, руководитель московской фирмы "АйТи" Тагир Яппаров оценивает перспективы отечественных систем, подобных SAP, в России более оптимистично, связывая их с тенденцией перехода российских предприятий на западные методы работы: "На сегодняшний день ситуация такова, что те компании, которые серьезно относятся к программному обеспечению, пытаются моделировать развитие скорее американского рынка. Конечно, они выбрали фирмы, которые они могут моделировать. При построении проекта BOSS мы четко ориентировались на SAP"1. (BOSS - это разработанная "АйТи" модульная система автоматизации, настраиваемая в соответствии с техническим заданием и поставляемая "под ключ".)

Примером отечественной разработки, относящейся к первой группе, может служить пакет "Эталон" фирмы "Цефей". Изначально предназначавшийся для работы на крупных предприятиях и в торговых домах, он (в отличие, например, от пакетов, развившихся из программ бухгалтерского учета для налоговых инспекций) обладает неплохой настраиваемостью.

Ко второй группе относятся программы, которые в первоначальном варианте позволяли автоматизировать отдельные сферы работы супермаркета, - такие как обслуживание кассового терминала (типа компьютерной кассы IPC) или внутреннее делопроизводство, - но впоследствии были расширены до продуктов, обеспечивающих относительно полное технологическое решение. Примером может служить система "Посейдон" фирмы "Пилот", не один год занимавшейся автоматизацией розничной торговли.

Из программ, имеющихся на московском рынке и до некоторой степени обеспечивающих комплексный подход, назовем систему автоматизации торговой деятельности "Оборот" фирмы АРБТ и две системы под названием СКАТ (Система комплексной автоматизации торговли): одна разработана фирмой "Интерпроком Лан", другая - зеленоградской фирмой CSS. Упомянем также выпущенную в 1996 г. компанией ИСТ версию 4.0 программы автоматизации складского учета и торговли "Аспект" (ранее эта компания занималась созданием ПО для оптовой торговли, не предусматривающим поддержку компьютерных касс).

И наконец, третья группа - это продукты, развившиеся на базе систем бухгалтерского учета. В нее входят, в частности, такие системы, как "Галактика" фирмы "Новый Атлант - Топ Софт" и "Парус". "Галактика" ориентирована на крупные торговые организации, занимающиеся продажей партий товаров с повторяющейся номенклатурой. Применение ее в фирмах, деятельность которых включает и торговлю, и производство, требует индивидуальной доработки. О "Парусе" подробно рассказывается ниже.

"Парус": основные возможности

С осени 1996 г. началась промышленная эксплуатация пакета "Парус 5.1" (ныне "Парус 5.11") корпорации "Парус". Это комплексная система автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Если предыдущие версии "Паруса" (вплоть до 5.02) предназначались только для торговых фирм, то "Парус 5.11" - универсальная система управления предприятиями (исключая только управление технологическими процессами). Однако здесь мы остановимся на управлении торговлей.

На схеме функционирования "Паруса" в варианте для предприятий оптовой и розничной торговли (см. рисунок на с. 74) показаны модули "Склад-Торговый зал" и "Бухгалтерский учет". (Вариант для предприятий, занимающихся и торговлей, и производством товаров, включал бы еще модули "Производственный учет" и "Финансовое планирование".) Функции этих модулей показаны на врезках. Система содержит также модуль "Начисление заработной платы", но он здесь не рассматривается, поскольку представляет собой стандартную программу расчета зарплаты, а структура и функции программ этого класса достаточно хорошо известны.

Каждое рабочее место в системе "Парус" связано с некоторым набором типов документов - объектов учета - и с соответствующими этим объектам разделами программы; оно характеризуется определенными правами доступа к информации и к функциям системы. Например, на складе смогут отпустить товар по готовой и проверенной накладной и отработать данные в карточках складского учета, но не подготовить накладную на отпуск товара. Кладовщик не имеет возможности изменить данные бухгалтерского учета, а бухгалтерия никогда не исправит данные в складских документах.

Прохождение документов регистрируется в едином журнале документооборота, и про каждый документ в любой момент можно узнать, какие этапы отработки для него выполнены полностью, какие частично, а какие вообще не выполнены. Программа прослеживает связи между документами и позволяет извлекать из базы дочерние документы.

Экраны ввода информации для разных разделов унифицированы, благодаря чему одному пользователю легче научиться выполнять функции другого: перейдя с банковского учета на материальный, сотрудник видит экран точно такой же структуры (только с другими полями) и может сразу же приступить к работе.

Рабочие места

Опишем в качестве примера два рабочих места - менеджера по закупкам и менеджера по складскому учету.

Менеджер по закупкам работает в разделе "Входящие контракты", где доступны заказы клиентов, документы на поставку товаров, их оплату и оприходование на склад, карточки поставщиков, балансы расчетов с ними и т. п. Он может создавать новые документы и видоизменять имеющиеся: модифицировать их внешний вид (например, добавлять вычисляемые поля), вносить особые отметки, содержащие вспомогательную информацию, и отметки об оплате (с указанием суммы, вида, срока оплаты и документа, по которому оплата производится), определять последовательность отработки документа того или иного типа (вносить в нее новые этапы, такие как "Разрешить оплату" или "Закрыть документ от изменений").

Рабочему месту менеджера по складскому учету соответствуют два раздела: "Складские документы" (документы на оприходование, списание и внутренние перемещения товаров) и "Карточки складского учета" (документы, обеспечивающие контроль за движением товаров на складах и между материально ответственными лицами). Эти разделы также позволяют создавать документы и видоизменять их всеми перечисленными выше способами. При заведении документа на списание можно воспользоваться сведениями о количестве фактически имеющихся в наличии товаров всех наименований, а для карточек складского учета обеспечено массовое заведение на основе данных имеющегося в системе Каталога товаров и услуг. Доступна отработка (в том числе частичная) складского документа как в складском, так и в бухгалтерском учете.

Среди других функций, обеспечиваемых в этих разделах, можно отметить возможность работы с информацией о товарах, отданных на комиссию (так называемые "консигнационные склады"), и возможность считывать информацию со сканера штрих-кодов при поиске документов на товар.

Бухгалтерский учет

Программа предлагает полную и законченную систему ведения бухгалтерского учета с возможностью отработки информации, введенной менеджером по закупкам или менеджером по продажам. К услугам бухгалтера настраиваемый план счетов с развернутой аналитикой (до пяти уровней) и возможностью определения для каждого счета его типа аналитического учета: для основных средств ведется инвентарный учет, для покупателей строятся ведомости дебиторов-кредиторов, для товаров ведется материальный учет с выбором формы учета (FIFO, LIFO, средние либо учетные цены), товарные позиции по счетам торговой наценки привязываются к соответствующим позициям счетов товаров и т. п.

Не забыта и возможность мультивалютного учета с параллельным ведением всех хозяйственных операций в рублях; обеспечено начисление курсовой разницы на любой счет, в любое время, с автоматической генерацией соответствующей хозяйственной операции.

Имеется широкий набор бухгалтерских формул для отработки документов, таких как "стоимость товарной позиции" (в учет переносятся товар, его количество и стоимость), "сумма по документу", "списание товарной позиции" (в учет переносятся товар, его количество и цена, рассчитанная по выбранной методике) и т. д. Все эти формулы хорошо знакомы бухгалтерам, поскольку представляют собой компьютерные варианты соответствующих стандартных операций.

В программе имеются Расчетные Таблицы - мощный инструмент обработки информации, полностью настраиваемый и позволяющий строить наборы хозяйственных операций (таких, как расчет грузовой таможенной декларации или даже норм списания бензина). Таблица представляет собой раздел для автоматизированного ввода информации в программу, а табличные приложения - раздел для быстрого автоматизированного вывода информации. Можно сказать, что и те и другие относятся к числу способов, которыми бухгалтер расширяет стандартные функции программы "Парус" для отражения специфики своей бухгалтерии.

Взаимодействие с торговым оборудованием

В системе автоматизации торговли удобно иметь возможность настройки подсистемы кассового терминала на различные типы компьютерных касс. В реальных системах это выполняется далеко не всегда. При том, что лишь немногие из продаваемых в России компьютерных касс внесены в реестр контрольно-кассовых машин, разрешенных к применению, программы сплошь и рядом не имеют драйверов даже для тех касс, которые есть в реестре (число поддерживаемых типов часто не превышает шести). Таким образом, при приобретении системы клиенту приходится покупать и новые кассы (впрочем, замена кассовых аппаратов может быть необходима и по другим причинам). Система "Парус 5.11" выгодно отличается от конкурентов довольно обширным набором драйверов для компьютерно-кассовых систем и совместима с программой "Супермаг УКМ" (управляющий кассовый модуль) фирмы "Сервис-Плюс" на уровне выгружаемых из "Паруса" прейскурантов и получения из кассового модуля товарных отчетов.

Связь с удаленными объектами

В фирмах, имеющих удаленные склады или торговые точки, а также разъездных сотрудников, пользователям, находящимся вне центрального офиса, часто бывает необходимо поработать с бухгалтерскими программами, электронными таблицами и другими приложениями, сконцентрированными в офисе.

Система "Парус 5.11" обеспечивает удаленный доступ по модему к приложениям и базам данных двумя способами: в случае одного клиента используется коммуникационная программа Norton pcAnywhere фирмы Symantec Inc., если клиентов несколько - программа WinFrames фирмы Citrix Inc. Пользователь со своей машины дозванивается до узлового компьютера, устанавливает с ним соединение и запускает на нем "Парус". При этом поддерживается целостность, оперативность и достоверность бухгалтерской и другой информации в центральной базе документов.

Каждая программа автоматизации торговли имеет свои достоинства. К числу достоинств "Паруса 5.11" можно отнести расширенные возможности учета, включающие учет по партиям товаров, расчет транспортных, рекламных страховых расходов с их отражением в бухгалтерских документах, и удобные инструменты - генератор отчетов и Расчетные Таблицы.

Появился и вариант "Паруса" для 32-разрядных операционных систем Windows 95 или Windows NT (интегрированный с популярными Windows-приложениями Word и Excel) - "Парус 97". Однако на момент написания статьи этот пакет еще не является комплексной системой автоматизации предприятий (имеются бухгалтерский модуль, модуль финасового планирования и некоторые другие). Его промышленная эксплуатация начнется в апреле.

Основные функции модуля "Склад - Торговый зал"