GroupWise 5 - помощник в канцелярии

На рынке систем для организации коллективной работы появился новый продукт - GroupWise 5 компании Novell. Кто-то спросит: какой же он новый, если это уже пятая версия? Действительно, GroupWise как система электронной почты существует с 1987 г., но в этой версии кроме функций электронной почты, организации планирования и управления заданиями имеются средства управления документами. Благодаря этому GroupWise переходит в другую категорию и может быть использован для осуществления документооборота.

GroupWise хорошо подходит для автоматизации документооборота, поскольку он обеспечивает:

• создание и изменение документов,
• их регистрацию и классификацию,
• выполнение процедур согласования и утверждения документов,
• распространение документов и контроль за их исполнением,
• архивирование и уничтожение устаревших документов.

Немаловажными также являются вопросы администрирования, обеспечения безопасности и конфиденциальности информации, доступности документов, возможности работы мобильных пользователей и многое другое. C этим трудно не согласиться. И мы постараемся показать, что это тоже становится доступным пользователям GroupWise.

Интерфейс GroupWise 5

Прежде чем говорить о действиях с документами, посмотрим, что получает пользователь, установив GroupWise. Интерфейс GroupWise имеет типичные для всех Windows-приложений меню и панели инструментов. Окно разделено на три части. В левой части располагается иерархически организованная система папок, где хранятся используемые в данный момент документы. Некоторые папки являются стандартными, они создаются автоматически при установке системы. Так, папка "Почтовый Ящик" предназначена для хранения поступающей почты, в папке "Отправленное" сохраняются копии отправленных сообщений, в папку "Задачи" помещаются задания. Папка "Урна" является аналогом Корзины, в нее поступают удаленные сообщения (их можно восстановить до тех пор, пока Корзина не очищена). Папка "В Работе" служит для хранения незавершенных документов и сообщений, а папка "Календарь" содержит ежедневник, используемый для планирования личного времени.

Наконец, папка "Картотека" представляет собой своего рода стеллаж для размещения других папок. Именно здесь удобно создавать папки, нужные тому или иному пользователю. Например, можно создать различные папки для входящих и исходящих документов, тематические папки по разрабатываемым проектам или папки по адресатам переписки и т. п. В GroupWise имеется возможность задать правила, в соответствии с которыми сообщения будут автоматически распределяться по нужным папкам. Для выполнения такого распределения не требуется даже включения компьютера пользователя, эти операции выполняются серверными компонентами GroupWise.

Одна из особенностей GroupWise - возможность коллективного использования папок определенной группой лиц. Такие папки имеют одинаковое содержание независимо от того, какое место занимают их владельцы в иерархии. При внесении нового документа или сообщения одним из членов группы в такую папку GroupWise отражает соответствующие изменения в папках всех членов группы. Для создания этой папки необходимо либо завести новую папку, либо выбрать уже существующую и сообщить GroupWise о желании использовать ее совместно с другими членами коллектива. После этого нужно выбрать членов группы, и им будет разослано предложение о коллективном использовании папки. Если сотрудник, получивший такое предложение, соглашается войти в группу, он может указать для папки место в собственной иерархии папок.

В правой части экрана располагается окно, где показывается содержимое текущей папки. Информация о содержимом папок представлена единообразно и поэтому вполне обозрима. В папке могут находиться разные информационные объекты: почтовые сообщения, задания руководителя, факсы, звуковые сообщения, документы самых разных форматов. Отличить один тип информационного объекта от другого помогает небольшая пиктограмма в крайней левой колонке. Остальные колонки содержат атрибуты тех объектов, имена которых перечислены в заголовке. Например, для сообщения это может быть имя отправителя, краткое содержание, дата отправления, а для документа - имя автора, краткое содержание, дата создания и т. д. Пользователь может управлять составом атрибутов и порядком их появления на экране. Чтобы убрать тот или иной столбец, достаточно перетащить его в любое место - только не на заголовок. Если необходимо добавить новый столбец, то достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши в нужном месте заголовка и выбрать из списка необходимый атрибут. Там же можно указать и порядок сортировки списка информационных объектов.

Третье окно - в нижней части экрана - может не присутствовать: оно включается и выключается кнопкой "Быстрый Просмотр" на панели инструментов (вторая кнопка справа). В ней отображается содержимое выбранного в предыдущем окне информационного объекта. Используемый для этого компонент распознает свыше 150 форматов файлов. Таким образом, можно просматривать содержимое документов или других информационных объектов, просто выбирая их в окне из списка.

Крайняя левая кнопка панели инструментов отвечает за еще один важный компонент интерфейса - адресную книгу. Правильнее сказать, за адресные книги, потому что у одного пользователя их может быть несколько. Автоматически создаются три адресные книги: общая адресная книга GroupWise, персональная адресная книга данного пользователя и адресная книга для часто встречающихся адресатов. Пользователь может создавать любое количество адресных книг, чтобы было удобно работать с адресной информацией. Тесная связь с системой управления каталогами - NDS - позволяет накапливать, хранить и использовать информацию о персонале предприятия и партнерах по переписке: вести кадровую базу данных, готовить списки рассылки по электронной почте, обычной почте и по факсу. Выбор адресата отображается в правой части окна.

Но вернемся к вопросам документооборота. Процедуры обработки документов существенно разнятся в зависимости от расположения получателя и отправителя. Общепринято деление документов на внутренние, исходящие и входящие. Рассмотрим вначале обработку внутреннего документа.

Распределение заданий

В качестве примера опишем подготовку приказа о кадровых перемещениях на предприятии. Инициируется подготовка приказа, скорее всего, кем-либо из руководства предприятия. Так, директор мог бы направить задание начальнику отдела кадров. Для этого достаточно выбрать соответствующий элемент меню или нажать кнопку на панели инструментов, а затем заполнить поля специализированного сообщения-задания. Для заполнения поля "Кому" можно использовать адресную книгу. Адресная книга, хранящая информацию обо всех пользователях GroupWise, открывается нажатием кнопки ("Адрес"). Перечень получателей сообщения формируется путем указания адресатов из списка адресной книги. Часто используемые списки рассылки можно сохранять и использовать в дальнейшем. Поле "Тема" (заполнять его необязательно) обычно используется для указания краткого содержания сообщения, оно показывается во всех списках сообщений в папках рабочего стола. Поле содержания может включать произвольный текст, который вы хотите передать адресату (в нашем случае это следующий текст: "Подготовьте приказ о переводе Ю. Рогожина в отдел продаж консультантом").

Отличие передачи задания от передачи сообщения состоит в том, что отправитель может указать срок выполнения задания и в дальнейшем не только проследить за доставкой и прочтением задания, но и проконтролировать его выполнение. Информация о выполнении задания предоставляется исполнителем, так что ответственность за нее лежит именно на нем - система лишь автоматизирует оформление и доставку информации. Для отправки задания достаточно нажать кнопку "Отправить".

Задание, как и любое другое сообщение, появляется в папке для хранения входящих сообщений адресата. Поступление сообщения может сопровождаться звуковым сигналом или появлением на экране окна, информирующего о его приходе. Отправитель в любой момент может определить, кому доставлено сообщение, кем и когда прочитано.

Исполнитель, получив задание, может согласиться его выполнить или отказаться от этого, в обоих случаях у него есть возможность сопроводить свои действия комментарием, который будет доставлен отправителю. Кроме того, ссылка на задание появится в еженедельниках и отправителя, и исполнителя и исчезнет после появления отметки о его выполнении. Если задание не выполнено в срок, цвет этой ссылки изменяется, что служит сигналом нарушения. Руководитель, инициировавший отправку задания, может в любой момент посмотреть, в каком состоянии находится отправленное им задание. Система отражает следующие события:

• доставка задания адресату,
• прочтение задания адресатом,
• принятие задания к исполнению,
• делегирование задания другому исполнителю,
• завершение выполнения задания.

Для каждого события указывается время, когда оно произошло, а в случае делегирования - также лицо, которому направлено задание.

Создание и редактирование документов

Хотя в GroupWise нет функций редактирования, система позволяет создавать и редактировать документы, пользуясь прикладными программами: текстовыми и табличными процессорами, средствами работы с графическими файлами и др. Возможно, с одной стороны, осуществлять запуск приложений из среды GroupWise для создания и редактирования документа, а с другой - предоставлять приложению услуги по поиску и сохранению документа. Интеграция приложения может быть выполнена двояким образом. Во-первых, поскольку GroupWise поддерживает интерфейс ODMA (Open Document Management API), и все приложения, поддерживающие этот интерфейс, например приложения из Corel Office, интегрированы с GroupWise. Во-вторых, для интеграции могут быть использованы возможности средств настройки прикладных систем и открытых интерфейсов GroupWise. В частности, для таких приложений, как Microsoft Word 7 и Microsoft Excel 7, в комплект поставки GroupWise включены необходимые макросы, которые обеспечивают интеграцию этих приложений с GroupWise.

Создать новый документ в среде GroupWise можно по шаблону или на основе уже существующего на диске файла. Шаблоны (бланки документов), хранящиеся в библиотеках GroupWise, следует готовить заранее. Это позволяет существенно сократить время на создание документов. Шаблон определяет начальный вид документа и необходимое для его создания приложение. Редактирование осуществляется так же, как в автономном приложении. Если пользователь не желает работать с шаблонами, он может выбрать одно из установленных на его компьютере приложений и работать с ним.

Наконец, создание документа может быть инициировано в среде какого-либо приложения. В этом случае GroupWise поможет вам сохранить документ и найти его в дальнейшем. Пользовательский интерфейс приложения практически при этом не меняется. Помощь будет предлагаться при попытке выполнить операции сохранения и поиска файлов.

Регистрация и классификация документов

Для каждого документа, хранящегося в GroupWise, создается "регистрационная карточка", т. е. определяется совокупность реквизитов: название документа, имя создателя, дата создания, тип документа и др. Часть этих реквизитов обязательна, например тип документа, который определяет способ обращения с данными документами. Так, документы типа Template показываются в списке шаблонов, и соответственно их можно использовать для создания новых документов. Кроме стандартных свойств, определенных разработчиками GroupWise, можно пользоваться заказными свойствами, отражающими потребности конкретного предприятия. Администратор GroupWise имеет возможность управлять этими свойствами: вводить новые, задавать значения новых свойств (определить, могут ли они быть числовыми или строковыми, произвольными или из заданного интервала или даже фиксированного списка). Таким образом обеспечивается возможность классификации документов как общего типа, так и учитывающих специфику того или иного предприятия. В этой же "регистрационной карточке" отражаются все действия, производимые с данным документом, а также время выполнения действия и имя выполнившего его пользователя. И поскольку удалить запись из нее невозможно, исключается бесконтрольная работа с документом.

Хранение и поиск документов

Все документы в GroupWise хранятся в библиотеках в сжатом и зашифрованном виде. В системе может существовать несколько библиотек, которые используются для разных подразделений или для разных групп документов. Тем не менее все документы можно найти в GroupWise по запросу. Запрос может быть очень простым, например: найти все документы, в которых упоминается слово "лопата", но могут быть использованы и весьма сложные запросы, включающие ограничения на значения тех или иных реквизитов документа, указанных в его регистрационной карточке, а также сложные логические условия. В результате обработки поискового запроса выдается список документов, соответствующих запросу. Любой документ из этого списка может быть просмотрен, отредактирован, передан по почте. Запрос на поиск может быть выдан из среды GroupWise и из среды интегрированных с ним приложений. В последнем случае предложение сформулировать запрос поступает от GroupWise всякий раз, когда вы пытаетесь открыть файл. Например, при использовании MS Word такое предложение поступает при попытке открыть файл, вставить файл, вставить рисунок и т. п.

Согласование и утверждение документов

Коллективная работа с документами предполагает их передачу от одного участника к другому. В нашем примере подготовленный документ должен быть согласован с основными службами предприятия, которые участвуют в реализации приказа. Для этой цели используются средства электронной почты, имеющиеся в GroupWise. Чтобы отправить проект приказа на согласование, достаточно выбрать соответствующий элемент меню или нажать кнопку на панели инструментов, а затем заполнить поля нового сообщения. К сообщению, в котором поясняется цель отправки документа и в которое включается любая другая информация, присоединяется ссылка на подготовленный документ, и в поле "Кому" с помощью адресной книги заносится список участников согласования. Разумеется, лицу, получившему сообщение со ссылкой на документ (проект приказа), этот документ доступен в рамках прав, предоставленных создателем документа: одни могут только прочитать документ, другие - внести в него исправления. Поддержка нескольких версий документа позволяет сравнить исходный текст с новой редакцией. Для этого перед отправкой приказа на согласование необходимо создать новую версию документа, послать ссылку именно на нее и предоставить права на редактирование именно этой версии приказа. При согласовании можно использовать также возможности текстового редактора, например MS Word. Но в этом случае трудно защититься от недобросовестности или ошибок участников согласования.

Чтобы получить отклик, необходимо сделать соответствующее указание, и система GroupWise обеспечит его подготовку: заполнит поле получателя отклика (это может быть отправитель сообщения или все участники согласования) и поле "Тема", куда помещается ссылка на тему исходного сообщения. Останется только выразить свое мнение о документе в основном поле сообщения (поле "Текст"). Процесс согласования какого-либо сложного документа может иметь несколько итераций. В системе есть возможность наглядно представить ход дискуссии, в таком представлении будет отражено, какие вопросы обсуждались, кто и какие предложения выдвигал.

По завершении процесса согласования приказ (в силу особенностей этого документа) печатается и подписывается. Конечная версия приказа в электронном виде может быть разослана всем заинтересованным лицам.

Интеграция с факс-службой и другими почтовыми системами

Работа с исходящими документами в основном схожа с уже рассмотренной технологией. Отличие появляется лишь на последнем этапе - при доставке документа адресату. Если он подключен к какой-либо системе электронной почты, то благодаря наличию большого числа шлюзов GroupWise (SMTP/ MIME, X.400, cc:Mail и т.д.) можно отправить документ так же, как внутри GroupWise.

Если адресат хочет получить документ по факсу, его можно послать с помощью факс-сервера фирмы Cheyenne (теперь это подразделение компании Computer Associates). Этот факс-сервер тесно интегрирован с GroupWise и является шлюзом между ним и факсом. Поэтому отправка факса сводится к отправке сообщения с прикрепленным к нему документом. Факс-сервер преобразует сообщение в заголовок факса и пересылает его в соответствии с указаниями, приведенными в поле сообщения "Кому". Тем самым упрощается передача и рассылка факсов, поскольку заботу о дозвоне каждому адресату берет на себя сервер.

Сервер может также принимать факсы и помещать их в заранее определенный почтовый ящик. Таким образом, все приходящие факсы могут поступать одному человеку, который, основываясь на их содержании, будет заниматься переадресацией. Факс-сервер умеет рассылать факсы и по конкретным почтовым ящикам, но для этого отправитель должен при отправке факса дополнительно набирать добавочный номер соответствующего адресата.

Работа с образами документов

Входящие документы достаточно часто поступают в бумажном виде. Чтобы автоматизировать их обработку, необходимо представить их в одном из электронных форматов. Это можно сделать с помощью сканера, в результате чего будет получен графический образ документа. Графическим образом является и принятое факс-сервером факс-сообщение. Для работы с бумажными документами используется продукт GroupWise Imaging. Эта система позволяет управлять сканером, просматривать документы, добавлять аннотации или примечания, не меняя сам документ. Полученные таким образом документы имеют такие же "регистрационные карточки", как и текстовые документы, и так же могут пересылаться с сообщением или заданием.

Более развитые функции можно обеспечить, если провести распознавание текста документа. В этом случае можно вести поиск не только по параметрам, занесенным в карточку документа, но и по его содержанию, как это делается с обычными текстовыми документами. Обеспечение распознавания русских текстов выполнено в фирме "СофтИнтегро", где были состыкованы системы GroupWise и FineReader российской фирмы Bit Software. В результате теперь возможно осуществлять ввод, хранение и поиск составного документа, включающего образ документа и текст, распознанный программой FineReader.

Деловые процедуры

В рассмотренной нами ситуации обработка документа происходит в несколько этапов. Эта ситуация достаточно типична, и, как правило, в каждой организации при работе с документами имеется ряд часто повторяющихся процедур.

Автоматизация таких процедур осуществляется в две стадии: разработка процедуры и ее выполнение. На первой стадии определяются этапы выполнения, роли участников, необходимые действия и сроки.

Удобными средствами для автоматизации деловых процедур являются GroupWise 5 и работающий с ней "в одной упряжке" WorkFlow for GroupWise компании Novell. Последний продукт позволяет в рамках графического интерфейса конструировать деловые процедуры, размещая пиктограммы и соединяя их стрелками. Вы используете адресную книгу GroupWise - для каждого шага процедуры назначается конкретный человек и для каждого участника определяются детальные инструкции. После запуска процедуры вы получаете сообщения, которые позволяют в графическом виде отслеживать, кто в данный момент времени выполняет работу и что уже сделано. В соответствии с этой процедурой ее инициатор описывает предмет закупки в заявке и направляет ее "Менеджеру", который может выбрать один из трех вариантов ответа на заявку: "Отказать", "Согласиться" или перенаправить заявку вышестоящему руководителю, если размер закупки выходит за пределы его компетенции - "Свыше 5000 долл.". После решения о закупке ее выполнением занимается другой человек, который оповещает бухгалтерию и службу доставки.

Интерфейс WorkFlow и средства проектирования процедур передают средства автоматизации непосредственно в руки пользователей, которые решают соответствующие проблемы. Эти программы не требуют знания программирования. Интерфейс GroupWise можно настроить на конкретные задачи, решаемые в компании, используя такие средства разработки, как Visual C++ или Visual Basic.

Благодаря тесной интеграции WorkFlow и GroupWise работать с ними при решении практических задач не сложнее, чем с электронной почтой. Любой участник процедуры получает сообщение в стандартный почтовый ящик GroupWise, когда приходит время выполнить его шаг процедуры. Он получает инструкции по выполнению задачи, отвечает на предусмотренные автором процедуры вопросы и завершает свою часть работы. При этом могут быть автоматически запущены те или иные программы, а некоторые шаги вообще могут выполняться автоматически. По завершении шага WorkFlow автоматически доставляет сообщение следующему участнику, определяя его в зависимости от результатов предыдущего шага.

Архивирование и уничтожение документов

Задавая тип документа, вы определяете в числе прочего его время жизни. Для каждого типа документа указывается, когда его можно считать устаревшим (например, его можно считать устаревшим, если никто не обращался к нему в течение месяца). Задается также действие, которое необходимо выполнить в таком случае: перенести в архив или удалить. Таким образом, автоматизируются достаточно трудоемкие операции обслуживания хранилища. Документы, перенесенные в архив, можно найти стандартными средствами поиска, но для доступа к ним потребуется возвратить их из архива.

Обеспечение секретности

Как уже упоминалось выше, все документы хранятся в библиотеках в сжатом и зашифрованном виде, доступ к ним возможен только через GroupWise. В GroupWise имеется несколько уровней доступа. Каждому пользователю должны быть предоставлены права доступа к библиотекам. Кроме того, для каждой версии документа также определяется, кто и что может с ней делать: просматривать, редактировать, удалять или изменять права доступа.

Надеемся, что все вышесказанное убедит вас в том, что в GroupWise сможет существенно облегчить работу вашей канцелярии и позволит без труда справиться с массой разнообразных документов.