Если трудно с деньгами - попробуйте без них

"А удобрениями возьмете?" - прозвучал вопрос, когда речь зашла о том, чем же расплачиваться за автоматизацию с фирмами-исполнителями и консультантами предприятиям, у которых с финансами туговато. И сколько бы мы ни рассуждали об автоматизации, есть, как любят говорить наши государственные деятели, реалии, от которых никуда не денешься. Хотя проблема, конечно, не только и даже не столько в деньгах. В конце концов существует же народная мудрость: если трудно с деньгами, попробуйте без них. Вот предприятия и пробуют.

Но обо всем по порядку.

В рамках московской специализированной выставки "Управление'97" был организован "круглый стол" на тему: "Как сделать автоматизацию средних и крупных предприятий успешной".

Стол был, условно выражаясь, на троих - участвовали разработчики информационных систем, представители предприятий и консультанты.

Приоритет при обсуждении отдали предприятиям, что, на мой взгляд, вполне справедливо. Ведь все презентации для журналистов - это, как метко указал кто-то из присутствующих, "песнь во славу информационных систем".

А глас тех, для кого эти системы предназначены, и не слышен почти...

Так вот, практически все представители предприятий считают, что их фирмы нуждаются во внедрении комплексных информационных систем и, более того, готовы к этому. Причины различны: одним требуется ускорить пересмотр себестоимости продукции, другие хотят решить проблему оперативного получения информации с мест и обеспечить ее достоверность в процессе прохождения по многочисленным ступенькам управленческой пирамиды (довольно типично, не правда ли?), а третьи приехали на выставку с уже вполне конкретной целью - подобрать для своего предприятия систему управленческого учета.

И все-таки что же нужно сделать, чтобы "процесс пошел"?

Какими должны быть те, у кого внедряют КИС

В ходе обсуждения были сформулированы несколько условий, необходимых для успешной автоматизации.

Прежде всего, это cогласие первого лица, а еще лучше всей управленческой команды внедрить у себя на предприятии корпоративную информационную систему (КИС). Именно согласие и было признано решающим фактором, а, к примеру, не вопрос о наличии средств. Никто из собравшихся не стал оспаривать тот тезис, что если первый руководитель захочет, средства найдутся всегда. Более того, готовность руководителя платить - индикатор его личной заинтересованности, а следовательно, и необходимое условие эффективности внедрения (так считают, например, специалисты фирмы "ЦентрИнвест Софт").

Далее, само предприятие должно быть подготовлено к внедрению КИС, т. е. надо провести оптимизацию бизнес-процессов, а в случае необходимости - и реструктуризацию бизнеса. Однако это совершенно не означает, что фирма должна подстраиваться, втискиваться в рамки какой-то конкретной КИС. Именно тут на сцену выходят независимые фирмы-консультанты. Работая совместно с управленческой командой, они осуществляют постановку целей, формируют организационные процедуры, оптимизируют прохождение информационных потоков на предприятии. Если руководитель действительно намерен установить контроль за холдингом, он обеспечит организационную поддержку, а когда будут построены процедуры формализации бизнес-процессов, уже не потребуются ни большие затраты, ни время.

Консультанты утверждают, что за неделю смогут наладить на таком холдинге сбор оперативной управленческой информации. И если высшее руководство не в далеком будущем, а уже через несколько дней увидит, какую информацию ему кладут на стол (например, полный баланс не раз в месяц, а каждую неделю), оно сделает так, что внедрение системы пойдет вниз по цепочке вплоть до рабочих мест.

И наконец, руководитель должен отдавать себе отчет в том, что его предприятие при внедрении КИС становится "прозрачным", обнаруживаются "узкие места", может выявиться некомпетентность ряда исполнителей. Чтобы внедрение системы дало реальный эффект, нужно быть готовым ко всему этому.

Если низы не хотят

Ну а что же коллектив предприятий - нужно ли его согласие или хотя бы осознание необходимости внедрения КИС для успешного завершения процесса или нет?

По этому вопросу мнения участников дискуссии разделились. С точки зрения сотрудника концерна "НЦ Зеленоград", пока не будет понимания со стороны коллектива (или хотя бы его половины), КИС не сможет эффективно функционировать. И ни воля руководства, ни деньги тут не помогут.

Однако большинство присутствующих с этим не согласилось. По их мнению, массы практически никогда не поддерживают внедрение КИС, а представитель фирмы "ЦентрИнвест Софт" даже определил три основных источника "саботажа".

Первый - это бухгалтерия, где работникам надо и вести учет по-старому, и заполнять справочники и формы для новой системы, и одновременно осваивать саму систему. А трудятся здесь в основном женщины, которые хотят после работы домой, к детям, что естественно.

Второй источник - отделы АСУ. Местные автоматизаторы встречают новую систему в штыки, поскольку она идет на смену старой, нередко разработанной ими самими, и видят в этом процессе угрозу их авторитету.

Третий - руководители среднего и отчасти высшего звена, которые боятся утратить вследствие внедрения КИС свою значимость, а иногда и опасаюся выявления собственной некомпетентности.

Выход один: нужно, конечно, убеждать и убеждать. Работников бухгалтерии - в том, что в итоге им жить станет легче, они быстрее будут справляться с обязанностями и раньше смогут уходить домой. Сотрудников АСУ - в том, что их роль только возрастет, поскольку сопровождение и развитие КИС будут вести они, т. е. и работы хватит, и авторитет повысится. Руководителей - в том, что внедрение позволит им более эффективно управлять, а это приведет к росту их влияния.

Правда, убеждать тоже нужно уметь, иначе можно и не убедить. Поэтому большинство участников дискуссии сошлись на том, что определяющим все-таки является мнение первого руководителя. Там, где он сам берется за дело, внедрение КИС, безусловно, дает эффект, и немалый. В качестве примера назывались такие организации, как "Сургутнефтегаз" и "Юганскнефтегаз".

Какими должны быть сами КИС

Теперь попробуем обобщить, какие же основные требования должны предъявляться к самой КИС, чтобы она могла повысить эффективность работы предприятия.

Прежде всего это возможность настройки системы на специфику его деятельности.

Однако сразу возникают два вопроса. C одной стороны, зачем автоматизировать бизнес-процессы предприятия, если они сами построены неоптимально? Тут никакая КИС не поможет. С другой - где та грань, до которой производство должно подстраиваться к КИС (если оно вообще должно это делать)?

Подходы фирм-разработчиков к решению этих вопросов различны.

Руководители корпорации "Галактика" считают, что примерно 80% всех бизнес-процессов являются типовыми, а 20% - специфическими для данного конкретного предприятия. Так вот, все типовые процессы должны выполняться в программном комплексе на базе уже готовых модулей, а "тонкая заточка на специфику" будет обеспечиваться с помощью большого количества настроечных параметров. Естественно, чем их больше, тем сложнее настройка, но зато при правильном ее проведении можно более полно учесть эту самую специфику.

По мнению специалистов фирмы "ЦентрИнвест Софт", КИС имеет смысл делать полузаказными: фирма-разработчик предлагает набор готовых модулей, которые затем должны настраиваться на предприятие. А далее на сцену опять выходят бизнес-консультанты и аналитики. Их задачи - во-первых, оптимизировать бизнес-процессы предприятия и, во-вторых, отсечь все лишнее. Правда, перед ними встает проблема выбора тех и только тех модулей, которые нужны именно на данном рабочем месте. Лишь тогда человек сможет выполнять свои функции на этом месте с минимальным приложением усилий и минимальными затратами времени - в принципе, ему платят не за то, чтобы он разбирался в программах автоматизации. В итоге же получаются проекты снаружи вроде бы различные, но "начинка" у них одинакова.

Однако, по словам представителей фирмы ALLY, важно не это, а то, где будет находиться описание вышеупомянутых бизнес-процессов - в виде программного кода "внутри" или извне. Во втором случае любой разработчик или консультант сможет перенастроить систему, созданную для предприятия, например, нефтехимической промышленности, на другое подобное предприятие в этой отрасли за каких-нибудь три часа.

Не предприятие должно подстраиваться под систему, считают специалисты ALLY, а сама система должна настраиваться на специфику конкретного предприятия. Иначе получится как с тем парикмахером, который, обрабатывая бритвой голову клиента, исходит из предположения, что она имеет форму шара: "Не волнуйтесь, ваша голова станет круглой после первого применения моего инструмента".

А что же зарубежные КИС? Здесь основная проблема, по общему мнению, сводится к учету российской специфики (особенно в финансовой и законодательной сферах) и очень большим срокам внедрения. Но выступившие менеджеры компании BAAN заявили, что их система весьма гибкая и после ее локализации все изменения, например связанные с деноминацией, можно будет внести в течение одного квартала. Кроме того, они указали на важность наличия в КИС рабочего места первого руководителя. В конце концов, именно он решает, платить деньги или нет, а значит, должен отчетливо представлять себе, какую информацию сможет получать сам, лично. В системе BAAN такое АРМ тоже предусмотрено.

Все участники дискуссии сошлись на том, что КИС должна быть устроена так, как построены бизнес-процессы, и динамично меняться вместе с ними, т. е. должна быть сбалансированной и в то же время масштабируемой. Ведь если система не будет успевать за всеми изменениями на предприятии, она станет серьезным тормозом в его развитии, а смена системы сопряжена с громадными затратами. На Западе, например, только 3% предприятий решаются на это.

Похоже, пора забивать последний гвоздь

А что делать тем фирмам, для которых три типичные проблемы - нехватка оборотных средств, падение спроса и неадекватность налоговой системы - грозят стать последними тремя гвоздями, забиваемыми в крышку гроба?

Оказывается, и в нашей стране уже появились консалтинговые фирмы, специализирующиеся на выведении предприятий из кризиса. Одной из них является ROEL Consulting, специалисты которой тоже приняли участие в дискуссии.

Эта фирма работает "от эффекта", т. е., по утверждению ее руководителя, вместо того чтобы забирать последние крохи, предпочитает "раскрутить" предприятие, оптимизировать бизнес-процессы и через год-полтора, когда "покойничек" оживет, порозовеет и даже будет готов к внедрению КИС, получить определенный процент, например от прироста реализации продукции. Правда, ROEL Consulting имеет дело только с теми предприятиями, которые согласны полностью раскрыться перед "реаниматорами", стать "прозрачными". Понятно, ведь иначе не вылечишь.

Чем же расплачиваться? Здесь, как говорится, возможны варианты: например, 20% деньгами, а остальное натурой. Теми же удобрениями. Так что на тот вопрос, который был задан в начале нашего повествования, ответ положительный - и удобрениями возьмут.

Ну а напоследок хотелось бы помечтать. Вот на Западе, скажем, есть ассоциации, которые объединяют и разработчиков КИС, и потребителей, и бизнес-аналитиков. Эти люди собираются вместе, ищут взаимоприемлемые решения, могут координировать свои действия. Хорошо бы и у нас, в России, образовалась подобная ассоциация и прошедший недавно "круглый cтол" стал бы первым шагом на этом пути. Только вот кто такую ассоциацию будет финансировать? Впрочем, если трудно с деньгами, может быть, действительно попробовать без них?