Создание шаблонов в Word

Если для фирменных бланков, накладных или других регулярно создаваемых документов необходим шаблон, то можно выбрать один из имеющихся в текстовом редакторе и изменить его. Однако будет лучше начать с нуля и создать собственный шаблон, что довольно просто делается в редакторах Word и WordPerfect. Впоследствии их можно загружать, выбрав пункты меню Файл?Создать (File?New).

Word 6.0 и более поздней версии. Чтобы сделать шаблон, в качестве модели можно использовать отформатированный документ. Откройте его и удалите тот текст, который вам не понадобится в создаваемых на основе этого шаблона документах. Все остальные части исходного документа, включая графику, оставьте без изменения. Перейдите к пункту 6.

1. Чтобы создать новый шаблон, выберите пункты меню "Файл?Создать" (File?New), в диалоговом окне "Создание документа" (New) отметьте значок "Новый документ" (Blank Document), а в версии Word 6.0 - "Обычный" (Normal). Нажмите кнопку ОК. Для задания полей и других параметров страницы выберите пункты меню "Файл?Параметры страницы" (File?Page Setup).

2. Введите и отформатируйте текст, общий для всех документов, которые будут создаваться с помощью данного шаблона.

3. Используя инструменты редактора Word, вставьте и отформатируйте необходимые графические изображения, границы, линии, пустые таблицы и другие элементы, которые должны быть во всех документах.

4. Чтобы добавить в шаблон специальные стили, выберите пункты меню "Формат?Стиль" (Format?Style), а затем либо измените существующие стили в диалоговом окне "Изменение стиля" (Modify Style), либо создайте новые в окне "Создание стиля" (New Style).

5. Если необходимо добавить в шаблон такие элементы, как автоматическая вставка даты или поле для ввода текста, то установите курсор в требуемом месте и выберите пункты "Вставка?Поле" (Insert?Field). Например, для вставки текущей даты в диалоговом окне "Поле" (Field) в списке "Категории" (Categories) отметьте "Дата и время" (Date and Time), а в списке "Поля" (Field Names) - Date (дата). Для задания формы представления даты нажмите кнопку "Параметры" (Options). Если придется вводить текст (например, при заполнении специальной формы), то в поле "Категории" отметьте "Все" (All), а в списке "Поля" - Fill-in (Анкета). Более подробную информацию об использовании полей для "автоматизации" ваших документов полей вы найдете в справочной системе редактора Word.

6. После создания необходимого шаблона укажите пункты "Файл ?Сохранить как" (File ?Save As). В диалоговом окне "Сохранение документа" (Save As) в списке "Тип файла" (Save as type) отметьте "Шаблон документа" (Document Template), введите имя нового шаблона и нажмите кнопку "Сохранить" (Save). В случае применения редактора Word 95 или 97 значок нового шаблона появится в поле "Общие" (General) диалогового окна "Создание документа". Для сохранения шаблона в другом месте перед нажатием кнопки "Сохранить" дважды щелкните мышью на значке необходимой папки.

WordPerfect 6.0 и более поздние версии. В редакторе WordPerfect существующий документ нельзя сохранить в качестве шаблона.

1. Выберите пункты меню File?New (файл?создать) и в диалоговом окне New (создать) при использовании версии 8 отметьте Options?Create WP Template (параметры?создать шаблон WP), а для версий 6.х и 7 - Options?New Template (параметры?новый шаблон). Далее укажите пункты меню File?Page Setup (файл?параметры страницы), задайте поля и другие параметры страницы (версия 8) или обратитесь к командам меню Format (формат) (более ранние версии WordPerfect).

2. Введите и отформатируйте текст, который необходимо включить во все созданные с помощью данного шаблона документы.

3. С помощью инструментов редактора WordPerfect вставьте и отформатируйте графические изображения, границы, линии, пустые таблицы и другие элементы, которые будут входить во все документы.

4. Если вы хотите использовать в шаблоне специальные стили, то выберите пункты Format?Styles (формат?стили) и либо измените уже существующие, либо с помощью диалогового окна Style List (список стилей) создайте новые.

5. Если в документ необходимо включить автоматизирующие процесс изготовления документа специальные поля-подсказки, то установите курсор в требуемом месте и выберите Build Prompts (создание полей). Сначала действуйте в соответствии с инструкциями диалогового окна Builder, затем отметьте необходимое поле и нажмите кнопку Paste (вставить).

6. Для сохранения шаблона выберите пункты меню File?Save As (файл?сохранить как). В поле Description (описание) диалогового окна Save Template (сохранение шаблона) введите описание шаблона, а в поле Template Name (имя шаблона) - имя файла без расширения. Для сохранения шаблона на диске в списке Template Group (группа шаблонов) отметьте соответствующий тип документа и нажмите кнопку ОК.

Быстрое получение информации о формате в редакторе Word

Не все пользователи Word знают, что можно быстро получить информацию о формате любого текста или графического изображения в документе. Нажмите комбинацию клавиш +, и курсор мыши превратится в вопросительный знак со стрелкой. Чтобы получить информацию о формате, щелкните мышью на тексте или графическом изображении.

Примечание. Для получения описания любой команды, значка панели инструментов или другого элемента окна редактора Word после нажатия комбинации клавиш + щелкните мышью на данном элементе. Чтобы указатель мыши принял обычный вид, нажмите клавишу .

Простой способ изменения полей страницы в редакторе WordPerfect 8

Вы хотите без использования меню и диалоговых окон быстро изменить поля одного-двух абзацев? Вот как это делается.

Выделите текст, поля которого вы хотите изменить. Медленно переместите курсор мыши на пунктирную линию границы рядом с этим текстом. После того как курсор мыши превратится в двойную стрелку, щелкните на границе поля и перетащите ее на нужное место. Если требуется изменить оба поля, то повторите данную операцию и для противоположной границы. Чтобы продолжить редактирование документа, щелкните мышью в любом месте за пределами выделенного блока.

Реорганизация таблиц в редакторе WordPerfect 8

Вы создали таблицу, и теперь требуется внести в нее изменения - объединить одни ячейки и разделить другие. Нет проблем. Можно легко проделать данную операцию (не нужно заново вводить текст и многократно использовать команды меню) с помощью новых значков на панели инструментов Table Property Bar (свойства таблицы). Для вывода на экран панели инструментов щелкните мышью внутри таблицы.

Чтобы объединить ячейки, щелкните мышью на значке QuickJoin (быстрое объединение). Указатель мыши примет вид стрелки с двойной стрелкой под ней. Щелкните мышью и выделите ячейки, которые хотите объединить. Чтобы разбить ячейки, щелкните мышью на значке QuickSplit Row (быстрая разбивка строки). Установите новый курсор в необходимую ячейку и снова щелкните мышью.

Чтобы разбить столбец, щелкните мышью на значке QuickSplit Column (быстрая разбивка столбца), установите новый курсор в требуемую ячейку и снова щелкните мышью. Чтобы указатель мыши снова принял обычный вид, еще раз щелкните мышью на значке, который вы только что использовали.

Отключение маркеров и нумерации в редакторе Word

Если вы начали вводить нумерованный или маркированный список (поставив в начале строки цифру с символом пробела или звездочку), каждый раз после того, как вы нажмете клавишу , редактор Word продолжает добавлять цифру или маркер. Как отключить данную функцию, если список уже сформирован? Для этого после нажатия клавиши щелкните мышью на значках "Нумерация" (Numbering) или "Маркеры" (Bullets), которые расположены на основной панели инструментов редактора Word. Такое действие поможет даже тогда, когда сначала при формировании списка данные значки не использовались.

Остановка работы Помощника редактора Word 97

В компании Microsoft полагают, что мультипликационный Помощник (Assistant) нравится всем. Конечно, от него можно полностью избавиться с помощью программы установки Setup, но тогда вы лишитесь системы подсказки. Можно заставить надоедливого Помощника без надобности не "высовываться" из своей каморки, причем во всех приложениях Office 97. Это делается следующим образом. Если Помощника нет на экране, то щелкните мышью на значке "Помощник" (Office Assistant) или нажмите клавишу . Далее щелкните правой кнопкой мыши на нем самом и в появившемся меню выберите пункт "Параметры" (Options). В диалоговом окне "Помощник" выключите все опции и нажмите кнопку ОК.