Девятая версия самого популярного офисного пакета будет называться Microsoft Office 2000. Посмотрим, что ждет пользователя с появлением этой системы.

Кажется, совсем недавно пользователям был предложен мощный набор офисных инструментов Microsoft Office 97, а уже на подходе следующая его версия. По понятным причинам ее создателям придется написать год полностью. Разработчики решили не размениваться на мелочи, а сразу присвоили новому продукту индекс 2000. Этот безусловно выигрышный маркетинговый ход ничего не будет стоить, если сам продукт не несет чего-то особенного, с чем можно достойно начать третье тысячелетие.

Представители корпорации сами называют те скрытые маркетинговые пружины, которые подтолкнули Microsoft к созданию Office 2000:

1. Персональный компьютер становится основным коммуникационным устройством, с помощью которого люди не только выполняют текущую рутинную работу, но и обмениваются информацией, назначают друг другу встречи, пересылают важные документы и даже организуют видеоконференции в режиме реального времени.

2. Электронное представление информации постепенно вытесняет бумажное, а полки с книгами и папками заменяют серверы, где хранится вся корпоративная и частная информация.

3. Работа с документами перестает быть индивидуальной, она все больше ориентирована на рабочие группы, в которых содержимое документа обсуждается и окончательная его версия возникает после внесения всех необходимых поправок.

4. Установка офисных программных продуктов и управление ими переносится на плечи администраторов предприятия, выполняющих эту работу централизованно и совершенно незаметно для пользователя, которого это, мягко говоря, вообще не интересует.

5. Бизнес становится глобальным, охватывающим весь мир, и требуются все новые и новые подходы для решения проблемы одновременного использования нескольких языков в одном и том же документе.

В пользовательском интерфейсе Office 2000 изменения не бросаются в глаза, но где-то там, в недрах машинного кода, каталогов и файлов изменения столь значительны, что новое название полностью оправдано. Изменилась даже модель работы с пакетом: теперь он ориентирован на групповую работу с документами и публикацию их на Web и в интрасетях. Уменьшается стоимость владения информационной системой, стоимость ее развертывания и поддержки, а наличие аналитических инструментов дополнительно снижает стоимость обработки данных с использованием этого пакета.

На проходившем в американском городе Сиэтле (шт. Вашингтон) в середине июля пресс-семинаре в течение двух дней, с самого утра и до самого вечера, демонстрировалось все то новое, что ожидает пользователя, принявшего решение перейти на Microsoft Office 2000. (Кстати, данная статья писалась в среде текстового процессора Microsoft Word 9, что, можно сказать, стало неплохим тестом на устойчивость его первой бета-версии.)

Инсталляция

Инсталляция любого программного продукта - это ответственный этап. В Office 2000 применяется технология интеллектуальной установки (intelligent install), делающая процесс инсталляции намного проще и понятнее по сравнению с предыдущими версиями Microsoft Office. Совершенно неважно, где будет работать пакет, на отдельном компьютере или же в сети корпорации, обо всем позаботится программа Microsoft Windows Installer, которая включена непосредственно в Office 2000 и вскоре станет составной частью очередной версии операционной системы Windows NT.

При установке Office 2000 пытается найти более старый вариант Microsoft Office и, если таковой обнаружен, запускает специальную утилиту Office Removal Wizard, удаляющую ненужные файлы и расчищающую дисковое пространство. От старой версии Office программа установки "подхватывает" все настройки, сделанные пользователем ранее. Таким образом, пользователю не придется заново выполнять работу по добавлению макросов, кнопок, меню и прочих расширений среды, к которым он уже успел привыкнуть. Важно и то, что Office 2000 устанавливается, не удаляя пакета предыдущей версии. Бок о бок сможет жить парочка редакторов Word, как новый, так и старый, или какие-то другие компоненты. На первых порах это может быть очень полезно.

Во время инсталляции Microsoft Office 2000 пользователю предоставляется невиданная доселе возможность настройки местоположения как самого пакета, так и его компонентов. Взять хотя бы расчет необходимого дискового пространства. Это не так-то просто, как может показаться сначала, а в Office 2000 сразу видно, сколько свободного места есть на накопителе, сколько будет затрачено и сколько останется в вашем распоряжении после завершения установки.

Конечно же, это не ракетная технология, но очень полезная мелочь.

Пакет может быть установлен на локальный компьютер, в сети, запущен с CD-ROM или же инсталлирован по первому требованию. Последний вариант особенно интересен, так как позволяет экономить место на диске. К примеру, в принципе вы предполагаете использовать фильтры для импорта графических файлов и набор картинок Clipart, но в настоящий момент эти компоненты вам ни к чему. Так стоит ли занимать драгоценные дисковые мегабайты? Гораздо проще отметить ненужный до поры компонент как устанавливаемый по первому требованию (на экране это выглядит как значок дисковода с цифрой 1) и работать без него.

Как только вы захотите вставить картинку или импортировать изображение, Office 2000 запустит инсталлятор и добавит компонент. И вовсе необязательно, чтобы добавление произошло с того же диска, с которого была произведена инсталляция Office 2000: администратору дается право задавать различное местоположение дистрибутивных файлов. Поэтому даже если десяток пользователей в сети одновременно пожелают произвести дополнительную инсталляцию, на трафике в сети это отразится не сильно, так как будут задействованы разные хранилища дистрибутивов.

В распоряжении администратора появилось средство Custom Installation Wizard, оперируя которым можно изменять индивидуальный состав рабочей среды для каждого пользователя Office или группы в отдельности, т. е. можно принудительно задать рабочую среду, в которой пользователь будет работать. Скажем, администратор может запретить использование электронной таблицы Excel для отдела Public Relations, а для бухгалтерии отменить установку презентационной программы PowerPoint. Утилита пошагово производит создание и сохранение всех настроек индивидуальной рабочей среды.

Логическим продолжением использования индивидуальной инсталляции является сохранение пользовательских изменений среды в каждом отдельном случае. Этим занимается Profile Wizard. После длительной работы со средой Office 2000 и соответствующей настройки можно сохранить все сделанные изменения, а затем в любой момент с помощью созданного профиля вернуть персональные настройки, выполненные ранее.

С появлением нового инсталлятора Office 2000 решается остро стоящая проблема исправления возникших ошибок. Если при запуске любого приложения Office обнаруживается, что пропал файл или испорчены данные в реестре, инсталлятор запускается в режиме исправления ошибок и автоматически происходит добавление пропавших файлов из дистрибутива и коррекция регистратора. На тот случай, когда запуск прошел нормально, но пользователь обнаружил некорректную работу программы, в меню Help имеется специальный пункт Detect and Repair. Достаточно запустить его, чтобы сообщить о вашем желании произвести проверку и ремонт Office.

Глобальные изменения

Основные, с нашей точки зрения, новинки пакета Microsoft Office 2000 станут очевидны при работе с каждой программой, входящей в состав пакета.

HTML как формат хранения документов

Наиболее значительным шагом со стороны Microsoft можно считать переход к Web-модели работы с документами. Это значит, что наибольшее внимание теперь уделяется публикации документов на Web и в интрасетях предприятия. По всей видимости, это и подтолкнуло разработчиков Office 2000 сделать язык гипертекстовой разметки HTML одним из основных средств сохранения документов.

Интересно, каким образом Office 2000 может добиться высокого соответствия форматирования документов при их конвертации? Это стало возможным прежде всего благодаря использованию иерархических стилевых таблиц Cascading Style Sheets (CSS), давно уже взятых на вооружение браузерами Internet Explorer и Netscape Navigator. Таблицы CSS позволяют выполнить форматирование текста и графики на Web-странице не хуже любого текстового процессора, причем с довольно высокой точностью - до пиксела. К сожалению, браузеры не столь точны в воспроизведении CSS-форматирования, о чем Office 2000 сразу же вас предупредит, как только вы станете сохранять документ в формате HTML. В некоторых случаях браузер покажет вам страницу не так, как вы ожидали, но это вовсе не значит, что данные в файле искажены. Заново открыв Web-страницу в Office, вы убедитесь, что форматирование сохранено. За невидимые данные внутри документа отвечает язык XML - одно из последних достижений Web-технологии. Этот язык не имеет ограничений, характерных для HTML.

Немаловажно, что вы не только можете просмотреть, как будет выглядеть документ после сохранения его как страницы Web, но и сделать это еще перед тем, как документ сохранен на диске. А если вы используете браузер Internet Explorer 5.0, также поставляемый с Office 2000, то одним-единственным нажатием кнопки Edit отображаемый документ можно и отредактировать. Браузер считает специальный метазаголовок Web-страницы, определит по нему, каким из офисных приложений страница была создана, и запустит его.

Бинарный формат хранения файлов остался прежним. Поэтому все файлы, выполненные в программах-компонентах Office 2000, совместимы с файлами, созданными в Office 97, за исключением разве что Microsoft Access, перешедшего полностью на хранение данных в кодировке Unicode.

Взаимодействие через Internet

Раз в Office 2000 принята Web-модель работы, то естественно снимаются многие ограничения на взаимодействие между отдельными людьми и группами. Последняя новинка Office - Web-дискуссии. С их помощью можно обсуждать что угодно, пересылая сообщения внутри документа от одного участника к другому. Для организации дискуссий в новой, пятой версии браузера Internet Explorer 5.0 даже введена специальная кнопка Discussion, нажав на которую пользователь переходит в режим редактирования сообщений, пересылаемых в рамках дискуссий. Здесь вы вольны выбирать, какого типа сообщение собираетесь послать, общее или привязанное к конкретному тексту. Если решено написать некое резюме, то те, кто будет впоследствии читать документ, увидят ваши соображения в отдельной панели. Если же необходимо предложить правку в конкретном месте документа, имеет смысл привязать сообщение непосредственно к тому месту документа, о котором идет речь. Тогда ваш текст появится прямо в документе. Там же можно и редактировать его.

Единственное, что может послужить препятствием к развертыванию дискуссий, - отсутствие Web-сервера Internet Information Server 4.0 корпорации Microsoft. Дело в том, что для ведения дискуссий, равно как и для реализации некоторых других возможностей, Office 2000 помещает специальные расширения FrontPage на сервер. Так что, если вы желаете использовать возможности Office 2000 полностью, в вашей сети должен быть хотя бы один сервер на базе операционной системы Microsoft Windows NT.

Управление Web-данными

Автоматические средства получения данных из Web нашли свое продолжение в Office 2000. Подписка на данные позволяет пользователю знать об изменении (причем в определенное время, задаваемое самим пользователем) интересующих его данных. Характерным примером использования подписки можно назвать "охоту" за обновлениями программного обеспечения. Нет нужды ежедневно обращаться к Web-узлу в надежде увидеть долгожданную "заплатку", лучше поручить это дело браузеру Internet Explorer 5.0. Он проследит за нужными данными автоматически, без вашего участия.

Не только интересной, но и в высшей степени полезной можно назвать систему работы с Web-данными в отсоединенном (offline) режиме. Средства пакета Office 2000 позволяют составить список Web-страничек, которые вы чаще всего посещаете. Они будут загружены в кэш браузера, после чего с ними можно работать, даже отключившись от Internet или от интрасети предприятия. Можно задавать график автоматического обновления ("синхронизации") страниц, находящихся в кэше, или же делать это вручную. Сообщите Internet Explorer 5.0, желаете ли вы "закачать" только страницу с таблицей содержания или же подлежат получению все данные, так или иначе связанные с интересующей вас страницей.

Пользователю предоставляется право самому определить, сколько килобайт (или мегабайт) дискового пространства отдать под кэш для Web-страниц, и задать адрес e-mail, по которому желательно получить уведомление о необходимости синхронизировать кэш с источником данных.

Последний штрих, подчеркивающий, насколько далеко шагнули разработчики Office в освоении Web, - это средства, работающие с данными на серверах Web, как с обычными файлами. Естественно, вы должны иметь все права доступа к серверу или к той его части, которая вас интересует. Зато, если таковые у вас имеются, загрузка новых страниц Web и редактирование старых становится такой же простой операцией, как и редактирование документов на локальном диске. Единственное, что напоминает вам об удаленном соединении, так это название папки Web Folders, внутри которой Explorer помещает отображение Web-сервера.

Web-компоненты

Отображать данные на Web-страницах с помощью Office 2000 станет легче. В составе пакета появились три Web-компонента: электронная таблица Spreadsheet, графический компонент Chart и система принятия решений PivotTable. Данные могут быть отредактированы непосредственно на Web-странице.

Посылка почты из офисных приложений

Согласитесь, незачем бежать на почту, чтобы послать телеграмму, если можно сделать это по телефону. Видимо, примерно так же рассуждали разработчики Office 2000, встроившие почтовые возможности во все компоненты пакета. Теперь на линейке быстрого доступа вы найдете соответствующую кнопку. Нажав на нее, вы превращаете любое приложение Office в средство рассылки электронной почты.

Такого рода "почтальон" обладает всеми необходимыми атрибутами современной программы рассылки: возможностью установки приоритетов сообщения, присоединения (attachment) файлов, адресной книгой и т. д.

Многоуровневый буфер

До сих пор буфер обмена (clipboard) вмещал только один фрагмент. В Office 2000 вы имеете уникальную возможность сохранять в буфере до 12 фрагментов. При копировании возникает панель, отображающая текущие данные в буфере, - выбирайте произвольный блок и вставляйте куда захотите.

Данные могут быть самыми "разношерстными". К примеру, кусок текста из Word, "слепок" с экрана, фрагмент презентации PowerPoint, блок ячеек из электронной таблицы Excel и текст, набранный в Notepad.

Персонализированные меню и линейки кнопок

Перегруженность пользовательского интерфейса - это бич всех объемных программ. Подчас количество пунктов в одном меню доходит до нескольких десятков. Это очень замедляет работу, и разработчики Microsoft Office 2000 решили свернуть ненужные пункты. Теперь видны лишь базовые строчки меню, а остальные скрыты от глаз пользователя. Чтобы увидеть их, нужно щелкнуть мышью на символе двойной стрелки вниз, располагающейся в нижней части меню. А можно просто подержать указатель мыши над открытым меню, и через пару секунд меню развернется автоматически.

Но это еще не все! Меню интеллектуальны и приспосабливаются к пользователю. Стоит вам выбрать хоть один скрытый пункт меню, как он появится среди основных пунктов. И наоборот, если видимым пунктом меню долго не пользоваться, он скрывается.

Тот же принцип применен и к кнопкам быстрого доступа: скрыты те кнопки, которые пользователь в своей работе не применяет.

Новые диалоговые панели

Изменения в Office 2000 коснулись и файловых диалоговых панелей. Они стали более удобными и насыщены дополнительными возможностями. Возьмем в качестве примера панель File?Open.

На вооружение взят интерфейс, впервые появившийся в Microsoft Outlook. По левому краю расположены кнопки, переключая которые можно увидеть файловую систему с различных точек зрения. На линейке появились кнопки инструментов и Web-браузера. А что же кнопка Open? Теперь при нажатии на нее раскрывается список, с помощью которого можно выбирать режим открытия документа. Согласитесь, намного удобнее, чем раньше.

Переключение между документами

Новый подход к переключению между документами демонстрируют программы, входящие в состав Office 2000. Как вы помните, ранее переключиться между документами можно было, лишь воспользовавшись меню Window. Наконец-то этому пришел конец. Отныне каждый новый документ открывается в новом окне программы, а на линейке запущенных задач возникает соответствующая кнопка.

Так что переключаться между разными документами стало легко - просто нажмите +, так как вы это делаете при переключении между приложениями. Ну, или воспользуйтесь мышью для нажатия кнопок на линейке задач.

Et сetera

Завершая обзор глобальных изменений в Office 2000, скажем, что в этом пакете вы также обнаружите такие новинки, как подсказка в формате HTML Help, усовершенствованная подсказка Office Assistant, автоматическое переключение программы синтаксической и грамматической проверки при переходе от текста на одном языке к тексту на другом, моментальное переключение языка пользовательского интерфейса, офисные темы и шаблоны дизайна, а также многое другое.

Новое в каждом из компонентов Office 2000 мы рассмотрим в следующем номере.