Создание значков графических изображений в Word

Хотите научиться вставлять в документы часто применяемые графические изображения без использования меню и диалоговых окон? Вот как это можно делать в Word 6.0 и более поздних версиях.

  1. Откройте новый документ и выберите пункты меню «Вставка?Рисунок» (Insert?Picture). В появившемся диалоговом окне отметьте графическое изображение, которое вам может часто требоваться (в Word 97, чтобы увидеть графику, сначала необходимо указать ее предметный раздел). Для его вставки в документ изображения нажмите ОК или кнопку «Вставить» (Insert).
  2. Выделите изображение, щелкнув на нем мышью.
  3. В Word 6 и Word 95 выберите пункты «Правка-Автотекст» (Edit- AutoText). В поле «Имя» (Name) введите название графического изображения, например logo1, и нажмите кнопку «Добавить» (Add). В Word 97 выберите пункты «Вставка-Автотекст-Создать» (Insert- Autotext-New). В диалоговом окне «Создание элемента автотекста» (Create AutoText) введите имя изображения, например logo1, и нажмите ОК.
  4. Для вставки этой графики в другой документ напишите ее имя и нажмите клавишу . Изображение появится на месте курсора.

Выбор установленного по умолчанию шаблона

Если при работе с новым документом в Word нужен специальный шаблон, а не тот, который установлен по умолчанию, то сразу после запуска редактора, как правило, задают команду «Файл?Создать» (File?New). Однако если данный шаблон используется часто, не лучше ли сделать его загружаемым по умолчанию, чтобы пореже нажимать на клавиши? Ниже рассказано, как заменить используемый по умолчанию шаблон normal.dot на другой.

  1. Закройте все открытые копии редактора Word.
  2. С помощью Диспетчера файлов (File Manager) (в Windows 3.1) или Проводника (Explorer) (в Windows 9х) найдите местоположение шаблона normal.dot. Не получается? Тогда для поиска файла normal.dot воспользуйтесь командой «Сервис-Поиск-Файлы и папки» (Tools-Find-Files or Folders) или «Файл-Найти» Диспетчера файлов.
  3. Отметьте normal.dot, укажите пункты «Файл-Переименовать» (File-Rename), введите новое имя default.dot и нажмите . В Проводнике щелкните на файле правой кнопкой мыши и выберите пункт «Переименовать». Данная операция необходима для сохранения оригинала файла при возникновении каких-либо проблем.
  4. Найдите и выделите файл, который вы желаете использовать по умолчанию в качестве шаблона.
  5. Укажите пункты меню «Файл-Переименовать» и введите normal.dot.

При очередном запуске Word новый шаблон normal.dot будет автоматически загружаться. Если потребуется старый (обычный) шаблон, то выберите пункты «Файл-Создать» (File-New) и загрузите созданный ранее шаблон default.dot. Когда используете Word в сети, прежде чем вносить какие-либо изменения, проконсультируйтесь с системным администратором.

Интерфейс Word 97

При работе с Word 97 многие команды меню и опции панелей инструментов обычно не используются. В этом случае, наверное, лучше настроить интерфейс редактора Word с учетом своих потребностей и очистить его от «мусора». Это делается так.

  1. Закройте все открытые копии Word.
  2. Нажмите кнопку «Пуск» (Start) и с помощью утилиты «Найти» (Find) определите местоположение файла normal.dot.
  3. Отметьте normal.dot и укажите пункты «Файл?Переименовать» (File?Rename). Введите default.dot и нажмите . Это необходимо для сохранения копии оригинала файла normal.dot, если впоследствии вы захотите вернуться к полному интерфейсу Word.
  4. Загрузите Word 97. Так как файл normal.dot переименован, редактор создаст новый с тем же именем и с заданными по умолчанию настройками.
  5. Выберите пункты «Сервис?Настройка» (Tools?Customize) и выделите закладку «Панели инструментов» (Toolbars).
  6. Удалите все ненужные панели инструментов, выключив расположенные слева от их названий опции. Включите последние для тех панелей инструментов, которые должны появляться на экране.
  7. В диалоговом окне «Настройка» (Customize) щелкните на закладке «Команды» (Commands) и перетащите мышью из панели инструментов в окно редактирования документа никогда не используемые значки. Чтобы узнать, для чего предназначен какой-либо из них, отметьте его правой кнопкой мыши.
  8. Не закрывайте диалоговое окно «Настройка» до тех пор, пока не просмотрите все команды. Если вы обнаружите среди них не использовавшуюся, то перенесите мышью ее значок в окно документа. Когда меню содержит подменю, справа от него стоит треугольник. Удалите отдельные пункты подменю, переместив мышью значки ненужных вам пунктов за пределы панели инструментов или меню.
  9. Для сохранения внесенных изменений в диалоговом окне «Настройка» нажмите кнопку «Закрыть» (Close). Примечание: в любой момент до закрытия диалогового окна «Настройка» можно отменить внесенные изменения, нажав кнопку «Сброс» (Reset). Однако после закрытия диалогового окна отменить проделанные операции невозможно.
  10. Если необходимо, то с помощью диалогового окна «Параметры» (Options), предварительно выбрав пункты «Сервис?Параметры» (Tools?Options) или используя команду «Вид?Панели инструментов» (View?Toolbars), можно изменить и другие установленные по умолчанию настройки.
  11. Итак, вы закончили работать с Word. И теперь при каждом последующем его запуске будет появляться новый интерфейс с внесенными изменениями. Прежняя грозная программа «укрощена», и ее интерфейс отвечает всем вашим запросам.

Данный метод очень удобен тогда, когда нужно скрыть сложные функции от бестолковых новичков из вашего офиса. А если потребуется временно восстановить интерфейс Word, то укажите пункты меню «Файл?Создать» (File?New) и, отметив созданный при выполнении пункта 3 шаблон default.dot, нажмите ОК. Когда же вы захотите вернуться к старому интерфейсу, завершите работу с Word, удалите файл normal.dot и переименуйте default.dot в normal.dot. Совет: если вы запутались в настройках интерфейса Word, то для восстановления настроек по умолчанию удалите (когда Word не загружен) файл normal.dot. При следующем запуске редактора будет создан новый шаблон с настройками Word, заданными по умолчанию. Подобная процедура подходит для любой версии редактора.

Удаление записей из списков

Мастера писем

Недавно я впервые написал деловое письмо с помощью Мастера писем (Letter Wizard) редактора Word 97. Выбрав закладку «Другое» (Other Elements), я включил опцию «Строка ссылки» (References Line) и ввел номер ссылки. Теперь он постоянно появляется в списке меню «Строка ссылки». Как мне его удалить?

Шелдон Фредерик, шт.Флорида

Это является недостатком Мастера писем. Если ввести новый текст в любой из списков закладки «Другое», то он будет постоянно присутствовать в Мастере. Как ни странно, Word запоминает записи как элемент Автотекста, но, к счастью, их можно легко удалить. Для этого выберите пункты «Сервис?Автозамена» (Tools?AutoCorrect) и далее закладку «Автотекст» (AutoText). Найдите запись, которую вы случайно добавили в Мастер писем, выделите ее, нажмите кнопку «Удалить» (Delete), а затем ОК. Когда вы в следующий раз обратитесь к Мастеру писем, этой записи уже не найдется.

Замена символов в WordPerfect

Вероятно, вы уже знаете, что вставлять в документ специальные символы («смайлики», нотные знаки и т. д.) в WordPerfect можно по команде Insert?Symbol (вставка?символ). Но что делать, если нужно заменить один символ на другой по всему документу?

Вот простой способ, который позволяет автоматизировать этот процесс. Его можно также использовать и для замены международных символов, например, когда необходимо заменить слово resume на resume.

  1. Выделите символ, который требуется заменить. Выберите пункты Edit?Find and Replace (правка?найти и заменить).
  2. В диалоговом окне Edit and Replace (найти и заменить) этот символ появится в поле Find (найти). Нажмите клавишу .
  3. Задайте комбинацию клавиш +W — откроется диалоговое окно Symbols (символы). Укажите какой-либо символ и нажмите кнопку Insert and Close (вставить и закрыть). После этого в поле Replace with (заменить на) появится требующийся вам символ.
  4. Чтобы завершить процедуру, нажмите кнопку Replace (заменить) или Replace All (заменить все).

Совет: данный метод можно использовать для вставки специальных символов в любом диалоговом окне WordPerfect. Например, если вы работаете в окнах Styles Editor (редактор стилей) или QuickCorrect (быстрая коррекция), то вы получите доступ к полному набору имеющихся в WordPerfect символов, просто указав комбинацию клавиш +W.

Быстрая отмена форматирования в Word

Если вы создали большой фрагмент текста, который включает полужирное, курсивное и подчеркнутое начертания, то при необходимости можно за один прием отменить все специальное форматирование. Отметьте нужный блок и, нажав соответствующие кнопки на панели инструментов, выполните требуемые выделения, а затем для их отмены нажмите данные кнопки еще раз. Для снятия всего форматирования и возврата к установленному по умолчанию стилю выделите текст и задайте комбинацию клавиш ++Z.