на предприятии, а затем определить характер предполагаемых изменений для получения желаемой выгоды. Существует инструмент, способный помочь решению таких сложных задач.
Перед руководителями предприятий все чаще встает задача реорганизации деятельности. Это может быть пересмотр штатной структуры, внедрение новой технологии или информационной системы и т. д. — все то, что должно резко повысить эффективность работы и помочь выжить в условиях нестабильного внешнего окружения. Бессмысленно планировать изменения и улучшения без понимания того, как в настоящий момент работает предприятие. А это не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. Практически невозможно полностью и достаточно подробно описать бизнес-процессы организации. Рядовые сотрудники хорошо представляют, что происходит на их конкретном рабочем месте, но могут и не знать, как работают их коллеги, и вряд ли представляют себе, как работает организация в целом. Руководитель, наоборот, хорошо знает, как работает предприятие в общем, но не в состоянии удержать в голове специфику деятельности на каждом рабочем месте. Следовательно, для того чтобы получить адекватное описание функций организации, нужно аккумулировать знания многих людей в единой модели, которая поможет найти слабые места в производственном процессе. Она же послужит основой при оценке стоимости продукции (или обслуживании клиентов) и ляжет в фундамент идеальной модели, т. е. такого конечного состояния бизнес-процессов, к которому следует стремиться.
Немного теории
Целостную и достаточно подробную модель можно получить, пользуясь специальными методами структурного анализа, такими как IDEF. Впервые метод IDEF0 был предложен в конце шестидесятых годов Дугласом Россом (тогда он назывался SADT — Structured Analysis and Design Technique). Первоначально метод SADT предназначался для моделирования технологических процессов, но вот уже более 20 лет он успешно применяется во всем мире сотнями компаний в самых разных областях деятельности. Согласно синтаксису IDEF0, модель представляет собой совокупность иерархически выстроенных схем, каждая из которых является описанием какого-либо процесса (activity).
Построение модели начинается с описания функциональной модели системы в целом (контекст) (рис. 1). Взаимодействие с окружающим миром описывается в следующих терминах:
- вход (данные или объекты, потребляемые или изменяемые процессом);
- выход (основной результат деятельности процесса, конечный продукт);
- управление (стратегии и процедуры, которыми руководствуется процесс);
- механизмы (ресурсы, необходимые для процесса).
В контекст входит описание цели моделирования, области (описания того, что будет рассматриваться как компонент системы, а что — как внешнее воздействие) и точки зрения (позиции, относительно которой будет строиться модель). Обычно выбирается позиция лица, ответственного за работу моделируемой системы в целом.
Вслед за описанием контекста проводится функциональная декомпозиция, в ходе которой система разбивается на подсистемы. Затем каждая подсистема описывается так же, как и система в целом. После чего каждая подсистема разбивается на более мелкие и т. д., до достижения нужного уровня детализации. Каждый фрагмент системы изображается на отдельной схеме декомпозиции (рис.2).
Полученная схема направляется эксперту предметной области — человеку, хорошо разбирающемуся в моделируемом фрагменте. На уровне контекстной схемы это может быть управляющий предприятия, на уровне первой декомпозиции — начальник отдела и так далее вплоть до рядового исполнителя. Таким образом, каждый эксперт дополняет модель в той области, в которой он наиболее компетентен. В результате получается модель, адекватная системе и позволяющая наглядно представить существующие недостатки, внести коррективы и усовершенствования в бизнес-процессы, провести анализ стоимости производства и т. д. Наконец, подобная модель сможет послужить основой для создания информационной системы.
Знакомьтесь — BPwin
С появлением персональных компьютеров и графических интерфейсов на рынке стали предлагаться многочисленные средства, автоматизирующие построение структурных моделей, — CASE-средства. Одним из них является пакет Platinum BPwin 2.5. До слияния компаний Logic Works и Platinum Technology Inc. этот продукт выпускался под названием Logic Works BPwin. Новая версия BPwin выгодно отличается тем, что она помимо IDEF0 поддерживает методологии DFD и IDEF3. BPwin тесно интегрируется с такими программными продуктами, как:
- широко известная система моделирования данных ERwin (Platinum Technology Inc.);
- комплекс управления и хранения проектов ModelMart (Platinum Technology Inc.);
- специализированный генератор отчетов по модели RPTwin (Platinum Technology Inc.);
- система имитационного моделирования BPSimulator (System Modeling Corporation);
- инструмент стоимостного анализа EasyABC (ABC Technologies).
Три методологии — IDEF0, DFD и IDEF3, поддерживаемые в BPwin, позволяют посмотреть с разных сторон на деятельность предприятия.
IDEF0
Это функциональная модель, предназначенная для описания бизнес-процессов на предприятии. Она позволяет понять, какие объекты или информация служат сырьем для процессов, какие результаты производят работы, что является управляющими факторами и какие ресурсы для этого необходимы.
DFD
DFD (Data flow diagramming) переводится на русский как «схемы потоков данных». С их помощью описываются документооборот и обработка информации. Подобно IDEF0, DFD представляет модельную систему как сеть связанных между собой работ. DFD можно использовать как дополнение к модели IDEF0, когда требуется более наглядное отображение текущих операций документооборота, описания функций обработки информации, документов, объектов, а также сотрудников или отделов, которые участвуют в обработке информационных потоков. Синтаксис DFD, помимо работ и стрелок, включает дополнительно два типа объектов.
Первый, внешняя сущность, служит для отображения внешних по отношению к проектируемой системе объектов. Это может быть клиент, отдел кадров, справочник и т.п.
Второй, хранилище данных, — это «склад» информационных объектов. Им может быть база данных, файл или архив бумажных документов. Хранилище данных как бы «замораживает» данные, позволяя отобразить отсрочку в передаче объектов и информации от одной работы к другой. Причем элементы для описания источников, приемников и хранилищ данных позволяют более эффективно и наглядно представить процесс документооборота.
IDEF3
Для описания логики взаимодействия информационных потоков более подходит IDEF3. Иногда ее называют workflow diagramming — моделирование с использованием графического описания информационных потоков, взаимоотношений между процессами обработки информации и объектами, являющимися частью этих процессов. У IDEF3 имеется специфический элемент перекресток. Им описывают последовательность выполнения работ, очередность их запуска и завершения. С помощью workflow-схем можно моделировать сценарии действий сотрудников организации, например порядок обработки заказа или события, на которые необходимо реагировать за конечное время. Каждый сценарий сопровождается описанием процесса и может быть использован для документирования любой функции, моделируемой на схеме IDEF0.
Смешанная модель
 |
| Рис. 4. Представление смешанной модели в Model Explorer |
Если в одной модели необходимо учесть специфические стороны бизнес-процессов предприятия, BPwin позволяет переключиться на любую нотацию (IDEF0, IDEF3, DFD), находясь на любой ветви схемы, и создать смешанную модель. BPwin оснащен мощным инструментом навигации под названием Model Explorer. В нем смешанная модель может быть представлена в виде дерева схем, что существенно облегчает навигацию. В BPwin версии 2.5 с помощью Model Explorer и техники перетаскивания можно переносить и копировать работы вместе со всеми соответствующими стрелками как внутри моделей, так и между ними. Все работы IDEF0 показываются в Model Explorer зеленым цветом, DFD — желтым, а IDEF3 — синим (рис. 4).
Вспомогательные операции
BPwin позволяет эффективно манипулировать моделями: сливать и расщеплять, документировать их благодаря генерации отчетов и т. д. Кстати, существует семь предопределенных типов отчетов и поддерживаются определяемые пользователем запоминаемые стандартные отчеты.
Пакет BPwin помогает пользователю справиться с ошибками. Часть их анализируется на этапе внесения новых объектов, так как некоторые ошибочные элементы просто невозможно внести в схему, а другая часть документируется в специальном отчете Model Consistency Report, который представляет собой список синтаксических ошибок.
Построение моделей
Обычно при реорганизации предприятия сначала строится функциональная модель существующей организации работы — «AS-IS» (как есть). Модель «AS-IS» позволяет выяснить, «что мы делаем сегодня», перед тем, как перепрыгнуть на то, «что мы будем делать завтра». Анализ функциональной модели позволяет понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям подвергнется существующая структура организации производства. Детализация процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где функциональность кажется очевидной. Признаком малоэффективной деятельности могут быть бесполезные, неуправляемые и дублирующиеся работы, неэффективный документооборот (нужный документ не оказывается в нужном месте в нужное время), отсутствие обратных связей по управлению (на проведение работы не оказывает влияние ее результат) и входу (объекты или информация используются нерационально) и т. д. Найденные в модели «AS-IS» недостатки можно исправить при создании модели «TO-BE» (как будет) — модели новой организации процесса производства. Подобная модель нужна для анализа альтернативных путей выполнения операций и документирования того, как компания будет вести бизнес в будущем.
Оценка полученных моделей
Как правило, моделей «TO-BE» строят несколько и по определенному критерию выбирают лучшую. Проблема состоит в том, что таких критериев много и непросто найти важнейший. Для того чтобы определить качество созданной модели с точки зрения эффективности бизнес-процессов, необходима система количественной оценки. BPwin предоставляет аналитику два инструмента для оценки модели: стоимостной анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC), и свойства, определяемые пользователем (User Defined Properties, UDP).
Стоимостной анализ
Стоимостной анализ (ABС) является широко распространенной методикой, используемой международными корпорациями и государственными организациями (в том числе и Департаментом обороны США) для поиска истинных источников затрат в организации. Стоимостной анализ представляет собой соглашение об учете, используемое для сбора данных о затратах, связанных с работами. На основании таких данных определяется общая стоимость процесса.
ABC основан на модели работ, поскольку количественная оценка невозможна без детального понимания функционирования предприятия. Через ABC легко определить происхождение выходных затрат и облегчить выбор нужной модели работ при реорганизации деятельности предприятия (Business Process Re-engineering, BPR). С помощью стоимостного анализа можно также:
- определить действительную стоимость производства продукта;
- определить действительную стоимость поддержки клиента;
- обнаружить работы, которые стоят больше всего и которые, следовательно, должны быть улучшены в первую очередь, и т. д.
Для эффективности стоимостной анализ следует проводить лишь в том случае, если модель работы является:
- последовательной (следует синтаксическим правилам IDEF0);
- корректной (отражает процесс производства);
- полной (охватывает всю рассматриваемую область);
- стабильной (проходит цикл экспертизы без изменений).
Методика ABC включает такие основные понятия, как объект затрат (причина, по которой работа выполняется), движитель затрат (характеристики входов и управлений работы, которые влияют на то, как выполняется и как долго она длится), и центры затрат (статьи расхода). В BPwin при проведении стоимостного анализа сначала задаются единицы измерения времени и денег, затем описываются центры затрат (cost centers). И наконец, для каждой работы на схеме декомпозиции назначаются продолжительность (duration), частота проведения данной работы в рамках общего процесса (frequency) и суммы по каждому центру затрат, т. е. задается стоимость каждой работы по всем статьям расхода (рис. 5).
 |
| Рис. 5. Задание стоимости работ в диалоге Activity Cost |
Затраты вышестоящей работы трактуются как сумма затрат дочерних работ по каждому центру затрат (режим Compute from decompositions). Этот достаточно упрощенный принцип подсчета справедлив, если работы выполняются последовательно, одна за другой. Если схема выполнения более сложная, можно отказаться от подсчета и задать итоговые суммы вручную (режим Override decompositions) или воспользоваться специализированным средством EasyABC. Результаты стоимостного анализа наглядно представляются на специальном отчете BPwin — Activity Cost Report.
UDP
Помимо стоимости могут быть другие свойства, которые необходимо учесть при оценке общей эффективности системы. Для этого имеется возможность внесения свойств, определенных пользователем (User Defined Properties, UDP). Например, при производстве автомобиля следует учитывать не только себестоимость, но и загрязнение окружающей среды, затраты энергии, минимальный уровень квалификации персонала и т. д. BPwin позволяет задать 18 различных типов UDP, объединенных по категориям. Так, категория «Загрязнение окружающей среды» может объединять свойства «загрязнение воды» — оценивается в граммах на литр (Real Number) — и «загрязнение воздуха», оцениваемое по пятибалльной шкале (Integer List c предварительно определенной областью значений). Каждой операции можно поставить в соответствие набор UDP и проанализировать результат в специальном отчете Diagram Object Report.
* * *
Подводя итоги, заметим, что обширные возможности пакета BPwin делают его лидером среди недорогих CASE-инструментов, предназначенных для анализа деятельности предприятия и проектирования информационных систем.