Для эффективного функционирования и развития в рыночных условиях необходим постоянный профессиональный менеджмент на основе современных технологий. Процесс управления сочетает в себе планирование, организацию, мотивацию, координацию, контроль и регулирование. А для принятия всех решений требуется информация, сбор, регистрация и обобщение которой и являются главными задачами управленческого учета. Его, конечно же, нельзя заменить традиционным бухгалтерским, поскольку форма и содержание бухгалтерской отчетности строго регламентированы и предназначены для внешних пользователей. По мнению многих руководителей, бухгалтерский учет не содержит данных, необходимых для принятия текущих управленческих решений.

Кроме того, бухгалтерская отчетность охватывает деятельность всей организации в полном объеме, а управленческий учет может затрагивать определенные небольшие участки или сферы ее деятельности, отдельные конкретные задачи или проекты. Следует также отметить, что бухгалтерский учет отражает уже свершившиеся факты (его еще называют «посмертный учет»), а для повседневного управления требуется оперативная информация и могут понадобиться не только сведения о происшедших событиях, но и прогноз.

Немного истории

Если несколько лет назад постановка бухгалтерского учета с использованием ПК многим российским фирмам казалась серьезной проблемой, то сейчас этот процесс вполне отлажен и на рынке появилось множество продуктов, позволяющих автоматизировать бухгалтерский учет. Теперь эта задача стала актуальной и для управленческого учета. На Западе уже давно занимались подобными проблемами. Первые системы управления предприятием, в основу которых была положена концепция MRP (Material Requirements Planning), появились еще в 60-х годах для отслеживания потоков материальных и производственных ресурсов.

Затем приступили к созданию систем управления всеми ресурсами предприятия (в том числе финансами, заказами и др.), базировавшихся на концепции ERP (Enterprise Resource Planning). Ее главной задачей была оптимизация всех внутренних бизнес-процессов. И совсем с иной точки зрения позволила взглянуть на процесс управления концепция CSRP (Customer Synchronized Resource Planning), основанная на принципе: «управление осуществляется не от возможности производить, а от потребности рынка это покупать». Были разработаны методики управления внутренними бизнес-процессами, тесно интегрированные с маркетингом, где эффективность оценивалась не по успешности организации производства и использования ресурсов, а по устойчивости позиций предприятия на рынке.

Среди наиболее известных автоматизированных систем управления предприятием, основывающихся на принципе MRP или ERP, можно отметить MANMAN/X и CAS (Computer Associates, США), R/3 (SAP, Германия), Prodis (SoftWare AG, Германия), HP MMM II (Hewlett-Packard, США), TRITON (BAAN, Бельгия), «БОСС-Корпорация» («АйТи», Россия), «Галактика» («Галактика», Россия). А вот о реализации на программном уровне метода CSRP сведений пока не имеется.

Аспекты управленческого учета

Сначала следует разобраться в том, какими бизнес-процессами нужно управлять, что они собой представляют, какова цель и технология управления ими, какого рода информация требуется для принятия решений, и только потом имеет смысл внедрять системы автоматизации.

Важную роль в бизнес-процессе играют сбор, регистрация и обработка данных для принятия управленческих решений. Для автоматизации этих функций необходимо:

  • построить систему учетных регистров, на которых будут накапливаться данные;
  • организовать процесс сбора и регистрации управленческой информации;
  • разработать технологию дальнейших обработки и анализа полученных сведений.

Некоторые фирмы параллельно создают бухгалтерскую систему учета для удовлетворения требований налоговых органов и управленческую — для корпоративного пользования. Данные в них не всегда сопоставимы. Кроме того, несмотря на множество различий, они используют одни и те же сведения о проводимых операциях. А поскольку регистрироваться и обобщаться исходные данные в этих системах могут по-разному, создавать их для учета одной и той же информации нерационально.

Поэтому компания R-Style Software Lab. разработала продукт УБ2.0, позволяющий вести на предприятии бухгалтерский и управленческий учет одновременно. Сопоставимость данных обеспечивается общими принципами построения регистров учета данных, банками данных поставщиков, клиентов, товаров и услуг, а также персонала.

Сбор и регистрация управленческой информации

Сначала руководитель или аналитик должен решить, какого рода сведения будут интересовать его в процессе управленческой деятельности. Набор требующихся данных, как правило, индивидуален. Он определяется, с одной стороны, спецификой предприятия и решаемыми задачами, с другой — тем, что каждый руководитель действует, основываясь на привычных и понятных ему сведениях.

Далее с помощью УБ2.0 конструируется система регистров учета отобранных данных, имеющая иерархическую структуру. Она состоит из синтетических счетов, каждый из которых может включать субсчета на нескольких уровнях. По принципу построения такой управленческий план счетов аналогичен бухгалтерскому, только в последнем наименования счетов и хранящаяся информация строго регламентированы Минфином РФ, а первый полностью зависит от пользователя.

К любому синтетическому счету (субсчету) можно привязать набор объектов учета (регистров аналитического учета). Каждый из объектов учета, в свою очередь, относится к определенному виду, по которому их можно объединять в группы с иерархической структурой. Это позволяет получать консолидированную информацию по всем объектам на каждом уровне.

Управленческих планов счетов может быть несколько, и если предприятие работает сразу над тремя-четырьмя проектами, то для отражения информации по каждому их них может быть создан отдельный план.

После того как управленческий план счетов будет сконструирован, нужно отладить технологию сбора данных. Продукт УБ2.0 предоставляет различные варианты сбора и регистрации информации на его счетах: одновременно с бухгалтерскими проводками или отдельно от них, вручную или автоматически с помощью набора стандартных операций, определяющих проводки.

Обработка и анализ управленческой информации

При обработке и анализе информации, собранной на регистрах учета бухгалтерского или управленческого плана счетов, с помощью УБ2.0 можно выполнять следующие задачи:

  • формировать стандартные отчеты, отражающие итоговые и оборотные данные по любому счету или аналитическому объекту на нем за выбранный период времени;
  • конструировать отчеты в любой форме с учетом специфики конкретного предприятия, используя Visual RSL — продукт компании R-Style Software Lab., представляющий собой визуальную объектно-ориентированную среду разработки электронных документов, форм и отчетов;
  • «перекачивать» в Excel данные, собранные на регистрах любого плана счетов УБ2.0. Пользователь, работая в Exсel, может получить доступ к хранящимся на учетных регистрах УБ2.0 данным с помощью специальных встроенных пользовательских функций (сальдо и обороты по счету, по объекту на счете и т. п.). Далее извлеченные сведения могут обрабатываться и анализироваться любыми средствами Excel.

Рассмотрим организацию постановки управленческого учета на примере некоей фирмы Х, занимающейся реализацией жидкого топлива через сеть АЗС. В ее деятельности можно выделить несколько бизнес-процессов, которыми необходимо управлять. Проследим один из них — «Движение топлива». Этот процесс можно представить следующим образом (рис. 1):

Рис. 1. Процесс передвижения топлива
  • фирма Х закупает топливо у оптовых продавцов и помещает его в нефтехранилища (операция «Закупка»);
  • из нефтехранилищ топливо передается фирме-перевозчику (операция «Списание»);
  • фирма-перевозчик доставляет топливо на АЗС (операция «Доставка»);
  • сеть АЗС реализует (отпускает) топливо фирмам-клиентам за талоны, выкупленные ими ранее у фирмы Х (операция «Выборка»).

Для учета информации о передвижении топлива составим с помощью УБ2.0 небольшой план счетов «Движение топлива» (рис. 2). Основные корневые счета отражают следующие данные: о закупках топлива у оптовых поставщиков (счет «Закупки у оптовиков»), о наличии и движении топлива через нефтехранилища (счет «В хранилище»), о топливе, находящемся у перевозчиков (счет «В пути»), о наличии топлива на АЗС (счет «На АЗС»), об отпущенном клиентам топливе (счет «Отпущено клиентам»). Каждый из них имеет субсчета, соответствующие виду топлива. В приведенном примере выбраны «бензин марки 80», «бензин марки 90» и «дизельное топливо». Теперь можно получать информацию не только о передвижении всего топлива в целом, но и о перемещении отдельно каждого из его видов.

Рис. 2. План счетов «Движение топлива»

Помимо этого набора синтетических счетов введем виды объектов учета:

  • «ОПТ» — соответствующие оптовым поставщикам (привязан к счету «Закупки»);
  • «ХРНЛ» — соответствующие нефтехранилищам (привязан к счету «В хранилище»);
  • «ПРВЗ» — соответствующие фирмам-перевозчикам (привязан к счету «В пути»);
  • «АЗС» — соответствующие различным АЗС (привязан к счету «На АЗС»);
  • «КЛНТ» — соответствующие фирмам, которые покупают топливо у фирмы Х при посредстве АЗС (привязан к счету «Отпущено клиентам»).

Система УБ2.0 позволяет собирать информацию о передвижении топлива на регистрах учета и в стоимостном, и в количественном выражении.

Далее нужно сформировать набор стандартных операций для автоматической проводки по этим регистрам учета (счетам и объектам) на основе сведений об операциях с топливом. При проведении стандартной операции на основании конкретной сделки нужно лишь выбрать объекты двух видов: «ОПТ» и «ХРНЛ».

Если нефтехранилищ и поставщиков не очень много, то соответствующие им объекты можно внести в шаблон стандартной операции. Тогда во время сделки, чтобы отразить информацию на счетах, достаточно просто выбрать стандартную операцию и нажать кнопку «Провести». Система позволит отразить данные об одной и той же операции на счетах разных планов счетов. Значит, бухгалтерские и управленческие проводки для любой операции могут осуществляться одновременно.

В результате построена система регистров для учета управленческих данных и отлажена технология регистрации на них информации об операциях фирмы. Полученные сведения можно обрабатывать и анализировать. В заголовке отчета указываются его параметры, а в клетках таблицы итоговые и оборотные данные по соответствующим счетам и объектам управленческого плана счетов «Движение топлива».

Начало и конец того периода, для которого приводятся данные, а также объекты или группы объектов вида «ХРНЛ», «ПРВЗ» и «АЗС», по которым имеется информация, заложены в заголовке отчета. Значения этих параметров можно изменять, а выбрав режим «Перерассчитать», переделать весь отчет, используя их новые величины.

На основе данных счетов могут быть сформированы отчеты в произвольной форме, удобной и понятной пользователю, причем не только в виде таблицы, но и в виде графиков или диаграмм.

В деятельности фирмы Х имеют место и другие бизнес-процессы, требующие управления. Например, передвижение талонов, которые нужно заказать в типографии и реализовать клиентам через сеть дилеров за наличный или безналичный расчет, а затем собрать, но уже погашенными — те, по которым топливо было отпущено на АЗС. Для учета данных по бизнес-процессам можно расширить уже имеющийся управленческий план счетов, добавив в него новые счета, или построить отдельные планы счетов.

Если же компания является холдингом, то УБ2.0 позволит вести несколько самостоятельных баз данных (так называемых «главных книг») для различных предприятий, входящих в состав объединения.

В заключение следует сказать, что системой УБ2.0 решены проблемы безопасности информации, что немаловажно при автоматизации управленческого учета. Система имеет трехуровневую архитектуру клиент — сервер. Это обеспечивает многопользовательский режим работы с базой данных и позволяет вывести ее за пределы офиса, чтобы исключить физический доступ к ней. Кроме того, специализированная служба «Системный сервис» предоставляет пользователям доступ к данным, разграничивая их права, и дает возможность шифровать обрабатываемые и хранящиеся данные.

Об авторе:

Милана Андриенко — специалист аналитического отдела R-Style Software Lab, e-mail: Andrienko@softlab.ru