Шри Раджниш
Что может дать автоматизация бухгалтерского учета? Какие ее способы реально работают, какие проблемы она поможет решить? Причем речь пойдет не о банках в Москве — там все довольно ясно, а, например, о домах для престарелых, каких у нас множество по стране. Возможно, этот опыт окажется кому-нибудь полезным, — подумалось мне. А поскольку всем известно, что лучше один раз увидеть, чем десять — услышать, я и отправился в Тулу, чтобы встретиться с теми, кому вся эта автоматизация предназначена: с главным бухгалтером департамента социальной защиты населения администрации Тульской области и главным бухгалтером Первомайского дома-интерната для инвалидов и престарелых. Услышанное от них впечатляет. Но обо всем по порядку.
Существует два подхода к автоматизации — «сверху» и «снизу», и уже достаточно много говорилось о преимуществах первого перед вторым, особенно когда это касается бюджетных организаций. Но практика показала, что пока еще нет ясности в данном вопросе у тех, кто непосредственно принимает решение о закупке бухгалтерских программ.
Поэтому до обсуждения темы выбора остановимся на специфике бюджетных организаций. Так как они финансируются из федерального и местного бюджетов, учет там проводится иначе, нежели в хозрасчетных организациях. Необходимо ежеквартально отчитываться, сообщая, сколько чего было запланировано, сколько получено и истрачено.
При централизованном подходе, или, иначе говоря, подходе «сверху», все организации ориентируются на одну программу и вырабатывают единую политику в отношении автоматизации. В этом случае значительно легче составить общий отчет и консолидировать данные. Такой подход будет, естественно, и дешевле, ведь при централизованной закупке ведомством большого числа лицензий для курируемых им организаций фирма-поставщик ПО предоставляет значительные скидки.
При индивидуальном подходе, или подходе «снизу», подведомственные бухгалтерии работают на разных программах — кому какая нравится. А вот потом собрать все воедино и передать общий отчет в вышестоящую структуру практически невозможно: сведение данных приходится выполнять вручную. Руководящая структура самоустраняется, поскольку чиновники просто боятся брать на cебя ответственность за выбор программы.
Мне было интересно посмотреть, что же дает на практике централизованный подход к автоматизации хозяйственной деятельности департамента соцзащиты области и его подведомственных учреждений. Кроме того, что весьма важно, выбрал такое учреждение, где и с деньгами не густо. Всем этим требованиям и отвечал Первомайский дом-интернат, где применяли именно подход «сверху». Вообще-то неплохо, когда головная организация попробует что-либо на себе, перед тем как внедрять это в подчиненные структуры. Именно так и поступил департамент социальной защиты населения Тульской области (см. врезку «Не надо бояться»).
Дом-интернат в поселке Первомайский открылся в 1967 г. Сейчас в нем проживают и лечатся 350 человек. Это медико-социальное учреждение финансируется из областного бюджета как деньгами, так и путем проведения взаимозачетов. В бухгалтерии работают пять специалистов, которым приходится дополнительно с октября по декабрь строить цепочки взаимозачетов, чтобы расплатиться за получаемые продукты, водоснабжение и электроэнергию.
Поскольку пациенты проживают там постоянно и есть целый корпус для «лежачих» больных, в штат входит 170 человек. Санитарам, лифтерам, работникам прачечной, дезинфекционной и ремонтной службам приходится работать в три смены. Кроме того, есть четыре терапевта и стоматолог, а также постоянно приглашаются врачи-специалисты. Расчет заработной платы для такого большого персонала — задача очень непростая. А тут еще своя специфика: нужно учитывать различные надбавки к окладу, связанные с совмещением и заместительством, расчеты больничных листов, доплату за работу в праздничные дни и по ночам.
Поэтому в 1995 г. автоматизацию бухгалтерии начинали именно с расчетного отдела. До внедрения программ «Парус» бухгалтеру, рассчитывавшему зарплату всем 170 работникам и совместителям, приходилось в течение недели считать ее на калькуляторе, а потом еще целый день переписывать результаты в платежную ведомость. Иногда требовалось работать даже дома по вечерам и в выходные.
Теперь на все стало уходить лишь два-три дня, а платежная ведомость составляется автоматически за 10—15 мин. И это несмотря на то, что объем работ за прошедшее время возрос и постоянно требуются новые отчеты все в большем количестве. Сейчас выполнить такой объем вычислений вручную одному человеку было бы просто не под силу.
Кроме того, нужно передавать отчеты по зарплате — только на дискетах, причем в определенном формате, — и в Пенсионный фонд, и в налоговую инспекцию. (Такой эксперимент проводится в Туле и Тульской области.)
Увидев, насколько легче стало работать, в бухгалтерии решили автоматизировать материальный отдел, где выполнялся громадный объем расчетов, ведь нужно было учитывать все — продукты, получаемые в своем, пусть и небольшом подсобном хозяйстве, овощи и зелень из двух парников, а также медикаменты, постельное белье и еще массу разных мелочей, вплоть до зубной пасты. Теперь весь материальный учет реализован на базе программы «Парус 4.32».
Затем был автоматизирован тот участок бухучета, который ведется главным бухгалтером: приход, расход денежных средств на текущих счетах в банке и в кассе, бухгалтерская отчетность. Потребность в автоматизации также обусловлена и увеличением числа поставщиков. Если раньше продукты закупались у 2—3 организаций, то теперь уже у 12, к тому же возросло и число разовых закупок.
Таким образом, в результате внедрения системы «Парус» в 1997 г., по оценке главного бухгалтера, у сотрудников бухгалтерии высвободилось две недели в месяц. Теперь появилось время, чтобы проанализировать свою деятельность, решить, каким образом эффективнее использовать средства и построить бартерные цепочки, поездив по различным организациям (в домах престарелых этим тоже занимается бухгалтерия). А поскольку таковые цепочки могут включать до шести-семи организаций, на это всегда тратилось очень много времени.
Стоимость построения всей системы бухгалтерского учета, включая затраты на оборудование (четыре компьютера и принтеры) и программное обеспечение, а также на обучение, поддержку и сопровождение системы «Парус 4.31», в сумме составила около 40 тыс. руб. (из них 30 тыс. — на техническое оснащение, 10 тыс. — на программы и сопровождение). Следует сказать, что именно здесь и проявились выгоды от автоматизации «сверху»: вследствие централизованной закупки департаментом соцзащиты сразу нескольких лицензий на программу «Парус 4.31» поставщик, фирма «Кредо С», предоставил 40%-ную скидку.
Сейчас в доме-интернате приступили к автоматизации еще одного участка бухгалтерии с помощью отдельной программы «Учет продуктов питания», которая уже закуплена, и это очень важно. Остановлюсь на ней подробнее, потому что, вероятно, не все могут даже представить себе, насколько сложно рассчитать меню. Итак, сначала диетсестра определяет, сколько килокалорий должен получить в день каждый больной, и подсчитывает стоимость рациона. Затем уже в рамках отведенных сумм составляет план питания. Пока еще эта задача выполняется вручную, что очень сложно, ведь многое приходится определять на глазок. Одним больным нужно, например, усиленное питание, другим — обычное, третьим, в частности диабетикам, — без сахара. Таким образом, набирается несколько десятков диет. И требуется подсчитать, сколько на каждую из них отводится масла, молока, мяса, крупы, сахара и т. д., и все это потом просуммировать. Конечно же, ошибки при расчетах практически неизбежны.
А программа «Учет продуктов питания» сама при составлении калькуляции выдаст список продуктов, имеющихся на складе. И тогда диетсестра будет заказывать именно их, а если вдруг денег не хватит, ей будет легче заменить что-то и снова пересчитать. Обычно на все дни недели расписано стандартное меню. К тому же, заранее можно все запрограммировать, поскольку при поступлении продукты оприходуются в той же программе и данные об их количестве хранятся в ПК. Следовательно, после внедрения системы «Учет продуктов питания» в 2000 г. будут полностью автоматизированы все участки бухгалтерии, вплоть до баланса и главной книги. Кстати, решение, включающее «Учет продуктов питания», уже работает в интернате в деревне Красивка Тульской области, куда лишь недавно и дорогу-то проложили. Там больные тоже находятся круглосуточно, так что и специфика бухучета аналогична.
В беседе со мной главный бухгалтер отметил, что именно благодаря настойчивости директора удалось успешно автоматизировать столь непростой бухгалтерский учет в Первомайском доме-интернате. Конечно, важную роль сыграли и специалисты «Кредо С», которые устанавливали систему, обучали бухгалтеров, своевременно решали возникающие проблемы, оказывали помощь и консультировали сотрудников.
Вот, пожалуй, и все. Думаю, этот материал еще раз наглядно показывает, что для успеха главное — это желание руководителя и энтузиазм конкретных работников на местах. Впрочем, вы можете убедиться во всем сами, адреса упоминавшихся организаций есть у нас в редакции. И помните, что победитель всегда находит решение, а неудачник — оправдание.
ОБ АВТОРЕ
Михаил Глинников — научный редактор журнала «Мир ПК», контактный тел.: (095) 253-92-27, e-mail:mikeg@pcworld.ru.
Не надо бояться
 |
| Елена Викторовна Водянова |
— Не надо бояться автоматизировать финансово-хозяйственную деятельность своей организации, — считает Елена Викторовна Водянова, начальник отдела бухгалтерского учета и контроля, главный бухгалтер департамента социальной защиты населения администрации Тульской области. Именно об этом и беседует с ней Михаил Глинников.
— Расскажите, пожалуйста, хотя бы вкратце об основных функциях Вашего отдела.
— В отделе бухгалтерского учета департамента социальной защиты населения Тульской области работают девять специалистов: пятеро занимаются чисто бухгалтерской работой, четверо — проверкой и ревизией 49 подведомственных учреждений, 20 из которых финансируются из областного, а 29 — из местного бюджета.
Бухгалтеры осуществляют учет финансово-хозяйственной деятельности департамента, где работают сто человек, в частности, рассчитывают зарплату, осуществляют учет материалов, основных и денежных средств и пр. Кроме того, в отделе готовят методические рекомендации по ведению учета для подведомственных учреждений по всем видам деятельности. В области есть 20 учреждений, где на социальном обслуживании находятся пенсионеры и инвалиды. Это дома престарелых, интернаты и детские дома. Во всех этих учреждениях работники бухгалтерии осуществляют учет, который охватывает материальные ценности, денежные и основные средства, продукты питания, зарплату и др. В 29 районных комитетах социальной защиты населения занимаются начислением и выплатой пенсий, компенсаций и пособий.
— Как шло внедрение программы?
— Еще в начале 1994 г. фирма «Кредо С», партнер корпорации «Парус», предложила нам автоматизировать бухгалтерский учет. Сначала мы решили сделать это у себя в департаменте социальной защиты населения, поэкспериментировать. На первых порах все пятеро работали на одном компьютере, поняли, насколько это сложно, но все же захотели учиться. И поэтому в 1997 г. приобрели многопользовательский сетевой вариант, компьютеры; и сейчас уже пятеро работают в сети на программе «Парус 4.31».
— В какой последовательности Вы проводили процесс автоматизации?
— Первое, что было автоматизировано с помощью системы «Парус 4.32», — это учет материальных ценностей и основных средств, так как на них приходился наибольший объем работы. Когда мы это осуществили, то увидели, что, например, на ежегодное начисление износа по всем основным средствам мы стали затрачивать 30 мин вместо двух-трех дней.
Потом мы взялись за учет подотчетных лиц, расчеты с различными организациями и учреждениями. И к началу 1998 г. все полностью автоматизировали, причем комплексно, начиная с кассы и банка и заканчивая всеми остальными операциями. В результате стали получать книгу «Журнал-главная».
— Что дало внедрение программы?
— Учет у нас был весьма объемный, приходилось много считать, ежемесячно вести очень большие оборотные ведомости и переносить остатки на следующий месяц, к тому же это делалось и в подведомственных учреждениях. Программа позволила избавиться от такой работы вручную.
Кроме того, масштабы нашей работы постоянно возрастают, так как принимается множество законов на федеральном и областном уровнях, вводятся новые компенсации и льготы для малоимущих слоев населения, и все это приходится рассчитывать. Также появилось много новых законодательных актов, связанных с налогообложением.
После внедрения программы «Парус 4.32» и внесения в систему всей первичной информации мы можем в течение 30 мин выполнить квартальный отчет для внебюджетных фондов или налоговой инспекции. Раньше на это у бухгалтера уходил целый день, а иногда и больше. На подготовку сведений о доходах и уплате пенсионных взносов по физическим лицам сейчас уходит 20 мин. Если набирать их вручную, уйдет не меньше недели. Теперь у наших сотрудников появилось время на поездки в ведомственные организации, на методическую работу и анализ финансово-хозяйственной деятельности. Бухгалтеры перестали работать в выходные, а ведь раньше каждый раз при сдаче квартального отчета приходилось дополнительно работать, чтобы успеть сдать все вовремя. По-моему, выигрыш во времени составил 50%. Сократилось и время поиска необходимых данных, поскольку все, что требуется, можно быстро получить по запросу из программы прямо на экране.
Система сама предупреждает об ошибках. Вручную приходится теперь проверять только ввод первичных документов.
— Кто внедрял систему и во сколько это обошлось?
— Все работы по внедрению системы и обучению персонала проводила фирма «Кредо С», которая является бизнес-партнером корпорации «Парус» и представляет ее интересы в этом регионе. Обучение происходило в департаменте социальной защиты.
Начиная с 1994 г. и по настоящее время внедрение и сопровождение программы, а также обучение персонала обошлись нам в 60 тыс. руб.
— Что Вы планируете?
— Поставив эксперимент на себе и получив столь хороший результат, мы порекомендовали нашим подведомственным учреждениям приобрести эту же программу. Хотелось бы, чтобы и они тоже автоматизировали у себя учет, тогда проще станет составлять консолидированную отчетность. Некоторые из них, вдохновленные нашим примером, уже приобрели и компьютеры, и программы автоматизации бухгалтерии, но процесс перехода пока еще довольно часто замедляется инерцией сотрудников и отсутствием финансирования. Однако «первые ласточки» уже появились, например интернат в Красивке и Первомайский дом-интернат. В целом по области 18 учреждений из 49 уже пользуются программой «Парус»
Если же говорить о самой программе «Парус 4.32», то в будущем мы хотели бы более полно освоить и использовать все ее возможности, чтобы строить таблицы для анализа финансово-хозяйственной деятельности, а также готовить итоговые аналитические отчеты для руководства с ее помощью.
— Что, по Вашему мнению, определило успех внедрения программы?
— Можно упомянуть несколько факторов. Cамое главное — желание руководителя службы и самого коллектива внедрить систему. Очень важно, чтобы руководитель организации понимал необходимость автоматизации. Так, директор нашего департамента всегда выделял средства на модернизацию компьютеров, оплату ПО, обновление и сопровождение системы. Конечно, без его поддержки мы не могли бы иметь такой учет, как сейчас. Ну и, естественно, следует работать в постоянном контакте с поставщиком — фирмой «Кредо С».
— Спасибо. А что Вы можете пожелать главным бухгалтерам подобных же организаций?
— Ничего не бояться.