Office 2001 заменит все

Ваша работа станет проще с новым пакетом программ компании Microsoft.

Как-никак Office 98 представлял собой пакет мощного ПО, отлично реализованного для Macintosh. Функциональные возможности каждого из входящих в него приложений, будь то Word, Excel или PowerPoint, превосходят потребности большинства пользователей. Word умеет обрабатывать буквально все, начиная со списка покупок и заканчивая кандидатской диссертацией. Инструменты Excel для операций с числами одинаково точно анализируют результаты игры в бейсбол и траектории движения ракет. Так как же может компания Microsoft убедить вас в необходимости очередного обновления ее продукта?

Как ни странно, это нетрудно. Пакет Microsoft Office 2001 проще и удобнее в эксплуатации, он более «персональный» что ли (предусмотрена подстройка к индивидуальным пожеланиям пользователя). Microsoft включила в Office 2001 новое приложение Entourage 2001, представляющее собой почтовый клиент и программу-ежедневник. Усовершенствовав многие старые функции приложений, компания присовокупила к ним изящные дополнения. В результате всех этих переделок у пользователей Microsoft Office, работающих на Macintosh, появился шанс лучше организовать свой труд, сделать его более эффективным.

Используется совместно

Раньше, работая, скажем, в PowerPoint, только для того, чтобы подыскать синоним к слову, приходилось запускать Word. В Office 2001 на подобные вещи тратить время не придется, поскольку большинство его средств доступно из всех (или почти всех) приложений.

Общие шаблоны. После запуска какой-либо программы Office 2001 на экране появляется «Библиотека проектов» (Project Gallery), своего рода расширенный диалог «Открыть». В этом окне пользователь может создать пустой документ любого приложения Office либо выбрать в качестве основы будущего документа шаблон из обширной коллекции. Эта функциональная возможность Office 2001 «размывает» границы между программами, создавая ощущение, будто работа ведется в одном приложении. Соответственно экономится время.

Расширенный буфер обмена. Сколько раз у вас возникала потребность копировать в буфер обмена и затем вставлять в документ больше одного фрагмента? Теперь пользователи Office могут вырезать, копировать, вставлять и даже перетаскивать в буфер множество текстовых и графических элементов во всех приложениях пакета, за исключением Entourage. Содержимое буфера обмена сохраняется, даже если закрыть программу или перезагрузить Macintosh.

Создайте что-нибудь. Новая «Библиотека проектов» позволяет создавать любые документы приложений Office. Вы можете начать работу с пустого документа либо использовать в качестве исходного материала многочисленные шаблоны

Облегченное форматирование. Простой доступ к функциям программы делает ее удобнее. В Office 2001 новая панель «Форматирование», общая для всех приложений, заменила панель инструментов «Форматирование» Word и Excel. Эта панель отсутствует только в Entourage. Она позволяет увидеть сразу и получить доступ ко множеству параметров форматирования, причем недвусмысленно поименованные опции избавляют от необходимости догадываться об их сути. Впрочем, если панель «Форматирование» вас не устроит, ее можно отключить и вернуться к панели инструментов «Форматирование» Word (Excel), воспользовавшись командой Customize («Настройка») из меню Tools («Сервис»).

Исправленный словарь. Microsoft Office теперь включает новый толковый словарь английского языка, общий для всех программ. Чтобы получить во всплывающем окне трактовку слова, достаточно выделить его и выбрать пункт Dictionary («Словарь») из меню Tools либо щелкнуть по слову мышью, удерживая клавишу Ctrl, и в появившемся контекстном меню выбрать команду Define («Дать определение»).

Близкие форматы. Еще одна значимая особенность всех программ нового пакета — совместимость. Вы можете сохранять документы Microsoft Office 2001 в формате Microsoft Office 98 и открывать документы Office 98 в Office 2001. Кроме того, Microsoft Office 2001 является также межплатформным решением, обеспечивающим полную совместимость документов с версиями пакета 97 и 2000 для Windows. (Однако файлы программы Microsoft Outlook несовместимы с Entourage.)

Полное досье. Entourage позволяет вводить подробную персональную информацию о людях, с которыми вы контактируете; допустимо даже сохранять цифровое фото в различных форматах

Entourage входит в Office

Электронная почта способна поглотить колоссальное количество времени, причем я не говорю о часах, потраченных на удаление спама. Я имею в виду время, которое расходуется на переключение между различными программами, просмотр дат и имен, поиск среди старых сообщений важной информации, отслеживание, кому вы должны ответить в данный момент, и т. п. Office 2001 дал возможность разом избавиться от подобных проблем с помощью новой программы-ежедневника и почтового клиента Entourage.

Интерфейс Entourage интуитивно понятен с первого взгляда, потому что приближен к интерфейсу бесплатного ПО Microsoft Outlook Express 5.0. Однако большим недостатком Entourage является то, что эта программа рассчитана только на одного пользователя. В отличие от Microsoft Outlook для Windows, вы не сможете использовать инструменты Entourage совместно с коллегами по сети.

Новшества. В Entourage включены адресная книга, календарь, список задач и раздел для заметок. Применяйте эти инструменты Entourage для планирования личного времени, а его почтовые функции для связи.

Остальные программы Office также используют инструменты Entourage. Так, из Word, Excel и PowerPoint можно послать документ друзьям или коллегам как вложение электронной почты. Кроме того, во всех приложениях пакета на главных панелях инструментов имеется новая кнопка, позволяющая создать напоминание о запланированном событии в календаре Entourage; оно будет появляться во всплывающем окне в любой открытой программе Office в заданное пользователем время. Подобная интеграция программных средств планирования задач с ПО для редактирования документов помогает в управлении проектами.

Инструмент Link Marker служит для создания ссылок между элементами Entourage и любыми файлами, хранящимися на жестком диске Macintosh. Например, пользователь может связать ссылками записи о предстоящих событиях в календаре и файлы, имеющие отношение к этим событиям, причем неважно, будут ли это документы Word, рисунки Adobe Photoshop или контактная информация в адресной книге Entourage. Список связанных ссылками элементов позволяет получить быстрый доступ к отдельным частям проекта и упорядочивает работу на компьютере.

Предусмотрена также возможность синхронизации средств Entourage с КПК Palm, что весьма удобно, если приходится часто работать вне офиса и дома.

Что стало лучше. Адресная книга Entourage больше других компонентов отличает эту программу от Outlook Express. Если почтовый клиент Microsoft имеет ограниченную по своим функциональным возможностям адресную книгу, то Entourage, напротив, предлагает полнофункциональный инструмент со всеми мыслимыми полями для ввода персональных данных (в адресную книгу можно поместить даже цифровое фото адресата) плюс набор пользовательских полей. Если же ваши клиенты или друзья тоже работают в Office 2001, присоедините свою контактную информацию к сообщению электронной почты и избавьте их от необходимости вводить ее вручную в их адресные книги.

Допустимо также экспортировать содержимое почтовых папок Entourage путем обычного перетаскивания на Рабочий стол. Данные сохранятся как текстовые файлы (в стандартном формате MBOX) и будут доступны для обработки из любого текстового процессора либо для импорта в другие почтовые программы.

Работа с Web. Entourage добавил в Microsoft Office ряд специальных функций для работы в Web, облегчающих коммуникацию. В частности, допустимо сохранять месяц или несколько месяцев календаря как Web-страницу, отображающую назначенные события, что особенно удобно, если необходимо получать доступ к записям в календаре через Web с другого компьютера или использовать эти записи совместно с друзьями и коллегами.

Word наращивает мощь

«Душой» Microsoft Office с давних пор был его текстовый процессор Word. Когда компания Microsoft выпустила Word 6, от покупателей посыпались жалобы на чрезвычайно запутанный пользовательский интерфейс этой программы. В Word 2001 масса новшеств, однако они лишь облегчают и ускоряют работу.

Новшества. Функция «Свободный ввод» упростила выравнивание текста по вертикали, позволив двойным щелчком мыши где-либо на пустой странице задавать позицию ввода символов и избавив от необходимости многократно нажимать клавиши и . Word автоматически добавляет нужное количество знаков абзаца и табуляции и других требующихся символов форматирования. Для форматирования колонтитулов теперь не нужно выбирать из меню «Вид» соответствующие команды, достаточно просто щелкнуть мышью в верхней или нижней части страницы и начать набор или редактирование.

Взглянем на презентацию по-новому. В новом обычном режиме PowerPoint отображаются одновременно три области, что облегчает создание и организацию презентации. Область структуры располагается слева; как слайд будет выглядеть, показано в центре; нижняя область предназначена для ведения заметок

В Word 2001 существенно повышена эффективность инструментов для редактирования таблиц. Допустимо, например, создание «вложенных» таблиц, т. е. таблиц внутри других таблиц. В многостраничных таблицах предусмотрен автоматический повтор (в случае необходимости) «шапки» вверху каждой страницы. Кроме того, пользователь может перемещать таблицы, не разрушая при этом окружающий текст, который их будет обтекать.

Процесс создания документов с помощью функции «Слияние» (Mail Merge) в предшествующих версиях Word был запутанным. И хотя в Word 2001 его тоже нельзя назвать легким, он, по крайней мере, стал логичнее.

Дополнение Live Word Count («Статистика»), несомненно, согреет сердце любого писателя. Этот инструмент располагается в нижней части окна любого документа и показывает количество содержащихся в нем слов.

Что стало лучше. Панель инструментов Contacts («Контакты») представляет собой улучшенную адресную книгу предыдущей версии программы (Word 98). Эта панель открывает доступ к информации, хранящейся в адресной книге Entourage. Пользователь может автоматически вставлять нужное имя, адрес, телефон, e-mail в документ Word или, выделив эти данные в письме, добавлять их в адресную книгу.

Инструмент проверки правописания и тезаурус в Word 2001 исправлены. Верно написанные слова, ошибочно трактуемые Word 98 как неправильные, толкуются Word 2001 корректно, а новый тезаурус предлагает большее число синонимов к выбранному слову.

Работа с Web. Word стал великолепным редактором Web-страниц, позволяющим сосредоточиться на их содержании, а не на графике и анимации. Web-документы сохраняются в формате HTML и доступны для просмотра с помощью любого браузера.

Сортировка данных в списках Microsoft Excel. Менеджер списков Excel позволяет сортировать и фильтровать информацию по любой колонке списка

Excel становится проще

Новые функциональные возможности Excel сделали эту программу проще в эксплуатации как для новичков, так и для опытных пользователей.

Новшества. Excel чаще всего используется для создания списков. (Вы знаете, о чем я толкую. Сколько раз вместо того, чтобы заниматься анализом полученной предприятием прибыли, вы составляли списки рабочих телефонов сотрудников?) Microsoft мудро решила облегчить жизнь пользователям и снабдила Excel инструментами List Wizard («Мастер списков») и List Manager («Менеджер списков»). List Wizard помогает создавать списки, List Manager позволяет выполнять сортировку списка по столбцам и как угодно фильтровать содержащиеся в нем данные.

Списки более популярны просто потому, что табличные формулы отпугивают. Однако новый калькулятор Excel приходит на помощь. Достаточно нескольких щелчков мыши на его кнопках, и Excel составит нужное математическое выражение. Затем формула вставляется в активную ячейку.

Что стало лучше. Excel 2001 теперь включает мастер импорта баз данных, созданных с помощью ПО FileMaker Pro (FileMaker Pro Import Wizard). При перетаскивании базы данных FileMaker Pro на лист Excel мастер импорта запускается автоматически и позволяет устанавливать те поля, которые выберет пользователь. Это дает возможность применять аналитические инструменты Excel для анализа сведений о продажах.

Excel теперь также более корректно импортирует данные, уже сгруппированные в строки и столбцы. Допустимо перетаскивать (либо копировать) и вставлять таблицы из документов Word или Web-страниц, причем символы распределяются по колонкам Excel аккуратно, и, чтобы придать документу презентабельный вид, требуется лишь небольшая правка. Благодаря этому легко скопировать любую информацию с финансового Web-узла для ее дальнейшей обработки в Excel.

Работа с Web. На тот случай, если пользователю потребуется доступ с удаленного компьютера, скажем, к финансовому отчету, Excel позволяет сохранить лист как таблицу в формате HTML.

Предусмотрена даже настройка Excel таким образом, чтобы лист всегда сохранялся как Web-страница. Разместив свои файлы на Web-сервере, пользователь имеет возможность регулярно автоматически обновлять содержащиеся в них сведения. Так, функция автоматического обновления полезна для отправки продавцам текущей информации об уровне запасов товара или ценах.

PowerPoint действует

PowerPoint всегда был мощным — хотя и не без недостатков — профессиональным инструментом. Новые и улучшенные старые функциональные возможности сделали его более «изящным» и интуитивно понятным.

Новшества. Давайте посмотрим правде в глаза: многие из нас не продумывают презентации вплоть до запуска PowerPoint. Но планирование презентаций в PowerPoint 98 было занятием не из легких, поскольку их предварительный просмотр был ограничен структурой и заметками. PowerPoint 2001 предлагает окно документа, разбитое на три области, размеры которых можно изменять. Пользователь одновременно видит структуру, текущий слайд и заметки. Область для заметок, доступная пользователю во время создания презентации, подталкивает его к тому, чтобы эти заметки сделать заранее, вместо того, чтобы впопыхах писать их за час до лекции.

Исправленный PowerPoint позволяет также использовать рисунки в качестве маркеров, причем их образцы включены в новые шаблоны программы.

Создание таблиц в PowerPoint 98 требовало немалых усилий: их приходилось делать в Word или Excel и затем импортировать, что занимало много времени. Новый инструмент «карандаш», включенный в PowerPoint 2001, позволяет без труда рисовать границы и ячейки таблицы.

Что стало лучше. Необходимость «вгонять» текст в рамку на слайде всегда выводила пользователей из себя. Теперь ситуация изменилась. Достаточно активизировать опцию AutoFit Text («По ширине рамки») в меню Preference («Параметры»), и PowerPoint автоматически изменит межстрочный интервал, кегль шрифта (или и то и другое), чтобы текст вписался в рамку.

Программу PowerPoint Viewer пакета Office 98, которая позволяла просматривать презентации без наличия Office на машине, сменила более совершенная и распространенная технология QuickTime. Сохранив презентации в формате QuickTime, пользователь сможет просматривать их на любом компьютере с установленным бесплатным проигрывателем QuickTime.

Работа с Web. Как и другие программы пакета Office 2001, PowerPoint поддерживает экспорт данных в Web. Теперь можно сохранять презентации в виде Web-страниц и пересылать их по электронной почте.

Последнее слово

Новый Office не оставил места для оправданий неорганизованным пользователям. Entourage, подобно регулировщику уличного движения, рационально проведет вас через череду встреч и дел. Интеграция с Internet обеспечит лучшую связь с коллегами и друзьями. Новые функциональные возможности и исправления в Word, Excel и PowerPoint сэкономят дополнительные минуты при выполнении повседневных задач. Добросовестное изучение Office 2001 — и первым шагом может стать эта публикация — с лихвой окупает уплаченную за него цену, поскольку вы приобретаете самый драгоценный продукт: свободное время.

ОБ АВТОРЕ

Том Негрино — редактор Macworld, автор книги «Microsoft Office 2001 for Macs for Dummies» («Microsoft Office 2001 для Macintosh для «чайников»»), IDG Books, 2000.

Лучшие новинки Office 2001

Общие функциональные возможности