ЕСЭД живет и развивается

Александр Демидов — начальник отдела Комитета по информатизации и связи канцелярии губернатора С.-Петербурга

«Наша главная задача — построение единого информационного пространства города», — считает Александр Демидов, начальник отдела Комитета по информатизации и связи канцелярии губернатора С.-Петербурга. Он рассказывает о создании и внедрении системы электронного документооборота. В большинстве районов эта система уже введена в действие, а к концу года практически все структурные подразделения администрации С.-Петербурга будут иметь возможность «говорить на одном языке», обмениваясь данными и информацией в электронном виде.

Беседу ведет научный редактор журнала «Мир ПК» Михаил Глинников.

— Вопрос создания единой системы электронного документооборота (ЕСЭД) в Администрации С.-Петербурга стоял очень давно, разрозненные попытки автоматизировать функции делопроизводителя предпринимались в течение многих лет. В частности, в территориальном управлении Кировского административного района мы реализовали задачи электронного делопроизводства для канцелярии, протокольного сектора, приемной. Но довольно быстро поняли — для полного охвата процедуры подготовки проекта документа, его прохождения по всем согласующим инстанциям, подписания руководителем, постановки на контроль и дальнейшего исполнения необходима система масштаба города. И тогда в 1998 г. было принято решение о разработке единой системы, рассчитанной в первую очередь на Администрацию С.-Петербурга (включая все ее территориальные и отраслевые органы).

— Наверное, пришло то время, когда существующие отдельные автоматизированные рабочие места перестали удовлетворять быстро растущие потребности. Были и объективные причины — резко возросло количество документов: писем граждан, служебной корреспонденции.

Следует учесть и то, что каждый район, каждый отраслевой комитет вкладывал свои деньги и должен был строить собственную систему, искать подрядчиков, ставить перед ними задачу, приобретать технику и т. п., а это довольно сложные процедуры, отнимающие много времени и сил. Если же есть единый городской проект, все вопросы снимаются, принимается общее типовое решение. Оптовые закупки техники, программного обеспечения позволяют сэкономить значительную часть городского бюджета.

— Да, в 1998 г. по распоряжению вице-губернатора, руководителя Канцелярии губернатора С.-Петербурга, был проведен конкурс на создание единой системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации С.-Петербурга. В качестве экспертов были приглашены лучшие специалисты-информатизаторы города. В конкурсе приняли участие семь фирм — ЗАО «Балтрос», «АйТи», Digital Design, «Сименс Никсдорф», ГП «Центр компьютерных разработок» (ЦКР) совместно с Научно-технологическим центром (НТЦ) Института развития Москвы, ГП «Вычислительный центр коллективного пользования жилищного хозяйства», «Морские компьютерные системы». Кроме того, были организованы дополнительные группы экспертов, которые внимательно изучили все предложения и после оценки по весьма сложной методике и подсчета голосов сочли возможным рекомендовать комиссии принять для С.-Петербурга совместный проект ЦКР, разработчика популярной информационно-правовой системы «Кодекс», и НТЦ Института развития Москвы.

— Во-первых, интересен сам подход — с точки зрения методологии.

Во-вторых, немаловажную роль сыграли здесь опыт победителя и глубокое знание действующей системы делопроизводства.

В-третьих, предложенный проект очень понравился нашим делопроизводителям.

В-четвертых, ЦКР, являясь уполномоченным предприятием по ведению электронного банка данных нормативно-правовых актов Администрации С.-Петербурга, имеет мощную базу людских и производственных ресурсов.

Ведь мы проводили конкурс летом 1998 г., а к декабрю 1999 г. первая очередь системы документооборота должна была заработать, причем не только в канцелярии Смольного, но и в шести территориальных и отраслевых комитетах.

Учитывая все это, конкурсная комиссия приняла единогласное решение о том, что разработчиком должен стать именно ЦКР совместно с НТЦ Института развития Москвы.

— К сожалению, не обошлось. Основная проблема — отсутствие у нас хорошей телекоммуникационной инфраструктуры. Мы надеемся, что проект по созданию телекоммуникационной сети Администрации С.-Петербурга поможет нам решить эту проблему.

— Думаю, прежде всего здесь уместно говорить об увеличении производительности труда. Информационные системы позволяют значительно повысить качество обработки и количество обрабатываемых документов.

Раньше документ «доходил» до конкретного исполнителя через несколько перерегистраций (Kанцелярия губернатора — отраслевой комитет — районное управление — отдел), и на каждом уровне делопроизводитель должен был вводить в свою базу данных его атрибуты (автор, адрес, наименование, краткое содержание и т. п.) Теперь, при электронном обмене данными, подобное ручное дублирование ввода одной и той же информации исключено. Единожды введенная, эта информация передается в электронном виде в автоматизированные системы «Кодекс:Канцелярия», которые находятся на различных уровнях управления.

Очень много времени занимала также обработка статистики: на конец квартала, конец года. Так, при работе с письмами и обращениями граждан существует ежеквартальная форма отчетности, которую до внедрения ЕСЭД приходилось готовить «вручную», а сейчас, после внедрения системы «Кодекс:Письма и обращения граждан», на всю процедуру уходит минута-другая.

И наконец, автоматизация учета и дальнейшей работы с документами, находящимися на контроле с помощью системы «Кодекс:Контроль исполнения документов», намного повышает в целом уровень исполнительской дисциплины подразделений Администрации С.-Петербурга.

— Вы правы. Совместно с ЦКР мы организовали семинары в Пушкинском, Красногвардейском и Центральном районах и одну из систем, «Кодекс:АРМ Руководителя», поставили непосредственно главе Центрального района. Эта система позволяет руководителю проконтролировать выполнение работ подразделениями и сотрудниками на конкретную дату. При традиционной «ручной» технологии он обычно поручал кому-то подготовить такую информацию. Здесь же у него есть возможность в любой момент войти в систему, посмотреть состояние дел (причем очень наглядно разными цветами показаны степени исполнения, важности, отмечено, что на контроле, что просрочено) и оперативно принять решение — вся картина теперь перед глазами. Можно также самостоятельно сформулировать запрос и получить нужную статистическую информацию, ведь зачастую необходимо быстро определить, что сделано или не сделано за неделю, месяц, квартал.

— Долгое время у первых лиц районов отношение к информатизации было довольно прохладное, и автоматизации отводились последние строки в бюджете. Но когда они сами увидели, что можно получить от системы и как работает ЕСЭД, дело сразу сдвинулось с мертвой точки.

— Я считаю, что в целом мы получили, может быть, и не идеальную, но довольно хорошую, работающую систему. Сегодня ею охвачены уже 35 (из 55) территориальных и отраслевых подразделений Администрации С.-Петербурга. В Канцелярии губернатора С.-Петербурга все подразделения работают в единой системе. Всего внедрено 186 различных автоматизированных систем и 239 дополнительных рабочих мест. Почти 400 сотрудников администрации прошли соответствующее обучение.

С учетом стоимости ПО, работ по установке, настройке и частичной модификации систем в зависимости от нужд пользователя, конвертации данных из систем-предшественников, обучения персонала и сопровождения систем в течение двух лет стоимость внедрения ЕСЭД «под ключ» составила 7500 руб. (без НДС) на одно рабочее место. Это, по нашим оценкам, как минимум, в 1,5-2 раза ниже среднерыночных цен.

Благодаря реализации проекта во многих подразделениях удалось значительно улучшить техническое состояние компьютерного парка и локальных сетей.

— Сначала, мне кажется, нужно тщательно разобраться с собственными ресурсами. При постановке задачи и проектировании системы необходимо использование CASE-средств. Потому что при всей похожести структуры организаций правила внутреннего хождения документов в них очень серьезно различаются. Мы столкнулись с тем, что даже при почти одинаковых процессах документооборота в органах государственной власти С.-Петербурга есть большие отличия в профессиональных обязанностях сотрудника на конкретном месте. Автоматизация процессов должна приводить к унификации непосредственно выполняемых персоналом обязанностей. Безусловно, придется взяться за нормативно-правовые документы — инструкции по делопроизводству и др.

Не менее важен и выбор самого программного продукта. Нельзя ставить вопрос так: что лучше — коробочное или заказное решение? На мой взгляд, всегда нужно искать золотую середину, хотя, естественно, каждый выбирает свой путь. Можно, скажем, ориентироваться на таких лидеров компьютерной индустрии, как Documentum фирмы Documentum, Microsoft Exchange, Novell GroupWise, Lotus Domino/Notes, или полностью перейти на российские разработки. Поддержать реально отечественного производителя. У нас в России, я считаю, имеются замечательные разработки, и тому есть множество примеров.

Следует учитывать также уровень сопровождения системы — надо, чтобы обслуживающая фирма обладала достаточным опытом и необходимыми средствами для качественного выполнения всех работ, ведь система должна не просто жить, а постоянно развиваться.

Обязательна интеграция системы электронного документооборота с информационно-правовой системой, поскольку очень часто документом является нормативно-правовой акт.

Ну и, конечно, имеет смысл оценить свои финансовые возможности.

— До конца года мы планируем внедрить ЕСЭД во все оставшиеся структуры. Многие районы выразили желание развить систему у себя «в глубь», т. е. распространить типовые решения на свои структурные подразделения (отделы и т. п.).

С помощью автоматизированной системы «Кодекс:Электронный банк документов» создаются банки данных нормативно-правовых актов, принимаемых органом исполнительной власти С.-Петербурга, доступ к которым реализуется по технологии intranet. Эти банки могут быть представлены в сети Internet для широкого доступа к ним населения.

Далее, ЦКР имеет весьма объемный портфель заявок на разработку тех или иных выходных форм. Как говорится, аппетит приходит во время еды — востребованность информации, которая содержится в базах данных по делопроизводству, повысилась на порядок.

А с вводом в строй телекоммуникационной сети администрации, ЕСЭД «дойдет» до каждого сотрудника.