Попробуйте без них, советуют шутники. Скажу честно: пробовал — что-то не получается.

Сразу признаюсь: никогда не любил считать деньги. Они быстро приходили и еще быстрее исчезали. Думаю, я бы так никогда и не занялся этим, если бы не одно обстоятельство, а именно приобретение одиннадцатилетней старушки «Таврии», оказавшейся удивительно прожорливой на запчасти и бензин.

После сего события мои финансы мгновенно стали, как говорят в народе, «петь романсы», и я подумал: а почему бы и нет? Вспомнилось, что когда-то проходил серьезное психологическое тестирование, и программа определила наиболее подходящую для меня специальность — делопроизводитель и бухгалтер. Одним словом, решил я попробовать вести домашний финансовый учет.

Проблемы выбора, как таковой, не было. Мне требовалась отечественная программа и чтобы разработчик был, что называется, «под боком». Остановился на продукте «1С:Деньги 7.7». Офис «1C» находился тогда рядом с нашим, да и приятель мой, в недавнем прошлом банковский служащий, тоже этой программой пользовался, правда, какой-то более ранней версии. В общем, установив у себя этот продукт и поработав c ним год, хочу поделиться теперь впечатлениями.

Открываем коробку и начинаем работу

Получив на тестирование продукт, я обнаружил в коробке кроме компакт-диска довольно внушительное руководство пользователя да еще довесок — книжку с дополнениями и изменениями.

Техника у меня дома не особо мощная — Celeron-333, ОЗУ 32 Мбайт, но ее возможностей оказалось вполне достаточно для работы с этой программой.

Установка заняла четыре минуты и прошла без проблем. Единственное, что потребовалось, — указать «заветные слова» с определенной страницы из руководства пользователя.

Однако далее двинуться оказалось не так-то просто. В том, что касалось компьютера, я чувствовал себя уверенно, но в бухгалтерии был, как говорится, «полный ноль». Из инструкции же совсем не очевидно, как начинать работу с программой. Погрузившись в изучение основных понятий учета, что, конечно, полезно, я подумал: на практике буду использовать возможности этой программы всего на 20—30%. Однако, как показало дальнейшее развитие событий, я ошибся.

Начал я работу с того, что завел счета. Это нетрудно: нужно для каждого указать название, хозяина, валюту и назначение. И разместил на них остатки тех денежных средств, которые еще побрякивали у меня в кошельке. Сразу скажу: счетов-то поначалу завел несколько, но реально деньги в семье зарабатываю один, поэтому и дальнейшие операции у меня строились за редким исключением с единственным счетом.

Все счета у меня наличные, т. е. я веду учет средств, находящихся на руках. Но вы можете создать и банковские — чтобы контролировать движение своих накоплений в банке, или «кредитную карточку» — для расчетов по кредитке, или «чулок»... Все дело в ваших возможностях и фантазии.

Учет я вел в рублях, а валютный счет заводил лишь один раз — когда ездил в отпуск на Украину, где, как известно, национальная денежная единица — гривна.

Пойдем дальше. В системе есть такое понятие, как документ, и любое изменение финансового состояния описывается с его помощью. Документы условно можно разделить на несколько групп: денежные, ценности, долговые и бюджет. У каждого из них есть реквизиты, которые, собственно, и описывают смысл действия, например, в документе «Поступление» сумма указывает, насколько увеличивается текущее состояние счета, а «Дата» — когда это произошло.

Аналитический учет

Начинать всегда трудно, и в первый день работы с программой мне пришлось изрядно потрудиться, чтобы занести расходы. В системе уже есть список статей расходов, можно его просмотреть и при необходимости легко дополнить.

Чтобы было проще начать, давайте вместе по шагам пройдем путь по учету расходов. При этом подразумевается, что счет, с которого будут списываться деньги, вы уже создали. Итак, надо выполнить следующие действия:

  1. Запустить программу "1C:Деньги" (для этого удобно сделать ярлычок на Рабочем столе).
  2. Щелкнуть на пиктограмме "Список расходов", открывается документ.
  3. Щелкнуть на поле "Cчета", появляется список счетов, выбрать нужный, щелчок - и он автоматически попадает в поле.
  4. Щелкнуть в поле "Статья", появляется список статей расходов (в программе он уже есть, причем довольно обширный). Выбрать требуемую, щелчок - и она в нужном поле.
  5. В поле "Сумма" занести значение (цифрой), сколько денег вы потратили по этой конкретной статье расходов.
  6. Перейти на следующую строку, аналогично занести название и цифру расхода по другой статье.
  7. Когда все расходы занесены, щелкаете на окне "Сохранить", а потом - "Провести", если расход уже совершен, и не проводите документ, если он просто запланирован на будущее.

В результате описанных выше действий сумма расходов по всем статьям, внесенным в данный список, будет снята с вашего счета.

Процесс кажется довольно сложным, и действительно, в первый день, чтобы зафиксировать траты на продукты и дорогу, я провозился более часа. Но на самом деле, работая с программой регулярно, быстро доходишь до автоматизма (действия-то повторяются), и теперь хватает пяти—десяти минут.

Всегда можно посмотреть список документов за любой день

Проработав месяц, стоит уже заняться аналитикой — формированием отчетов. Эта часть мне нравится больше всего: довольно мощный инструмент, позволяющий эффективнее распоряжаться финансами. Собственно, для этого и следует каждый день аккуратно заносить доходы и расходы в программу.

Наиболее популярный у меня отчет — «Структура расходов и поступлений». Указывайте любой период времени, за который вы хотите получить отчет, счет или группу счетов и статью. По умолчанию отчет будет общим — по всем статьям и счетам. Причем очень удобно посмотреть его и в графическом виде, а если статей много, лучше использовать столбчатую диаграмму. Сразу видно, куда «улетают» деньги.

Например, с помощью этого инструмента я легко решил вполне практическую задачу. Я много езжу общественным транспортом (старушка «Таврия» вечно в ремонте), и на основании отчета определил, сколько в месяц у меня ушло на дорогу: программа просуммировала расходы по статьям «Метро», «Автобус», «Троллейбус», «Трамвай». И сразу ясно, стоит ли покупать «единый» на месяц. Оказывается, не стоит, а я постоянно пользовался им. Экономия около сотни, причем ежемесячно. Мелочь, но приятно. Однако таких «мелочей» — масса, и в итоге получается уже совсем не грошовая сумма.

Или «Отчет об изменении состояния счетов»: запускаете и любуетесь, как по дням (или месяцам) тают денежки. Особенно удручающе это представляется в графическом виде: пики в день зарплаты, а потом — головокружительное падение в «каньон» до следующей.

Чтобы как-то исправить положение, я решил прибегнуть к помощи специального финансового инструмента программы, который позволяет планировать денежные потоки, — «Бюджет». После месяца работы я уже мог посмотреть итоговые суммы, и стало понятнее, сколько в следующем месяце уйдет, например, на продукты, проезд, коммунальные услуги.

Cписок статей и суммы расходов по ним наглядно показывают - насколько убыточное дело — кролики

Создав «Бюджет» и определив значение его параметров, «разбрасываю» предполагаемый доход в наступающем месяце по статьям. Впрочем, период планирования может быть любым. А потом, когда это время наступит и начнутся реальные расходы, с помощью отчета «Выполнение бюджета» сразу вижу, превышают ли они намеченные показатели. И если это происходит, предпринимаю меры по переброске средств с одного счета на другой. Мы и так интуитивно делаем это, но здесь «все как на ладони», что позволяет более обдуманно распределять средства. Я теперь совершаю меньше ошибок, особенно когда решение по финансам принимается в спешке.

Кроме того, с помощью программы «1С: Деньги 7.7» можно выполнять массу других функций: вести учет ценностей, взаиморасчеты по долгам и кредитам, дополнительно настроить систему под свои нужды и даже подготовить декларацию о доходах для ГНИ — все это есть в инструкции, которая с дополнением насчитывает около 300 страниц. Но я бы хотел остановиться на другом: как использовать «1С:Деньги» для учета не только домашних финансов.

Кролики — это не только...

Правильно, правильно догадались. Это не только ценный мех, но и... сплошные убытки. Но понять и наглядно увидеть это помогла нам программа «1С:Деньги». Однако обо всем по порядку.

Решили мои приятели кроликов разводить. Все по-честному, образовали ИЧП, зарегистрировались, у одного — трактор и поля, у другого — заброшенная казарма воинская. А я на себя взял внедрение новых информационных технологий в этот бизнес. Даже сайт в Интернете сделали. Но вернемся к финансам.

Конечно, в нашей солнечногорской налоговой инспекции пока никаких дискет с отчетами не принимают — все по старинке, по журналам, прошитым и подколотым.

Но для себя-то нам учет вести тоже нужно. Вот и приспособил я «1C:Деньги» для ведения финансовых дел в ИЧП. Оказалось, это совсем нетрудно: создал новый счет «Фермерское хозяйство», существенно расширил и переработал список статей, входящих в «Расходы предпринимателя». Естественно, там ведь не было таких экзотических позиций, как «Комбикорм», «Сенокос», «Запчасти к трактору», «Вакцина», «Ветсвидетельство» или, например, «Совещание» (правда, надо признаться, по последней статье в основном проходило пиво) . Дополнил и список статей поступлений: «Магазины», «Частные покупатели». Все это оказалось делом нескольких минут.

Значительно большее время ушло на внесение всех расходов с начала года (а предприятие уже три года как работало). Где-то пару недель я разносил все расходы и доходы по статьям из амбарных книг и «проводил» их. Тогда-то впервые почувствовал, что значит услуга «Восстановление учета», — по-видимому, хорошие деньги за это берут не зря. Стал мне ближе и лозунг «Что может быть важнее проводок?» И бухгалтеров наших лучше стал понимать.

Так, наполнив «1С: Деньги 7.7» данными, мы получили мощный инструмент для анализа нашего финансового состояния. Теперь все расходы, в зависимости от поголовья, от сезона, с раскладкой по месяцам и дням, стали видны как на ладони. Или, как ныне модно выражаться в консалтинговых кругах, «предприятие стало прозрачным». Причем мы учитывали решительно все, и это был учет, действительно построенный нами так, как удобно именно нам, а не налоговой службе. В налоговую же мы по-прежнему сдавали бумажные талмуды, но цифры для нее тоже рассчитывались в программе «1C: Деньги».

Внимательный и всесторонний анализ финансового состояния убедил нас, что при том поголовье, ценах на комбикорм и бензин, которые есть сейчас, причем с учетом их дальнейшей динамики, наша деятельность планово убыточна и прибыльной в этих условиях быть никак не может. Но — это опять же мы получили из расчетов — имеет прямой экономический смысл держать небольшое поголовье для себя. Поэтому мы закрыли ИЧП, уменьшили количество кроликов и сейчас с удовольствием едим вкусное и полезное мясо сами, да и друзей им угощаем. А то бы еще неизвестно, сколько промучились.

Время — деньги

Кто-то из мудрых сказал, что время — это единственный счет, с которого идет только списание. А другой добавил, что вы можете позволить себе потерять деньги — и заработать их снова, но потерянного времени уже не вернешь никогда.

Если с помощью программы можно учитывать такой ресурс, как деньги, почему не попробовать вести и учет несравненно более дорогого и важного ресурса — времени?

Сказано — сделано.

Для решения этой задачи я провел еще одну инсталляцию прогрaммы в другое место на жестком диске и завел два счета: «Время (час)» и «Наличные (мин)». Денежные понятия заменил временны/ми, ввел валюты: «час» и «мин» и установил соотношение валют в том смысле, что в одном часе — 60 минут. А далее занялся формированием списка статей поступлений.

Я решил, что, хотя время и расходуется, буду считать его как приход. Ведь неизвестно, сколько мне Бог еще отпустит, поэтому и начальная сумма времени на счете не определена.

А так вроде все логично: трачу время — сумма времени, уходящего на разные дела, растет, и затем можно с помощью того же инструмента отчетов анализировать его структуру: на что же я свою жизнь расходую?

Теперь валюта - это время: минуты, часы, сутки

Конечно, самым непростым было формализовать свои основные занятия. Но эта процедура оказалась в результате даже очень полезной. А технически сформировать список и потом в процессе работы дополнять его вообще не составляет никаких проблем. Только надо не лениться детально заносить в программу потраченное время хотя бы раз в три дня.

Есть, конечно, такие каверзные статьи, как, например, «Дорога». А если я в дороге читаю? Это уже — «Чтение». Получается, время удваивается? Но это все лирические отступления, а в целом анализ для меня выявил интересную закономерность и заставил задуматься: а на то ли я трачу свои дни и годы?

Но не буду дальше отвлекать ваше внимание, уважаемый читатель. Скажу только, что использование программы «1C: Деньги 7.7» в данном аспекте — дело, безусловно, творческое и может быть реализовано каждым по-своему. Главное — это возможно. И работает.

* * *

Незаметно пролетел год с момента, когда я сделал в программе свои первые счета. В процессе работы списки их постоянно пухли и пухли, и это привело к тому, что для занесения расходов за один день мне нужно теперь провести в программе минут десять. Если же я захочу еще аналитику посмотреть — и того больше. Где время брать? Ведь время — деньги. Поэтому в целях экономии я решил оптимизировать список счетов и не делать его столь детальным. Но, существенно упростив учет, я не собираюсь от него отказываться совсем. Тем более что пока я эту программу тестировал, пятый ребенок родился. Так что теперь мне без нее — никуда.

ОБ АВТОРЕ

Михаил Глинников — научный редактор журнала «Мир ПК». Контактный тел.: (095) 253-92-27, е-mail: mikеg@pcworld.ru.

Полезные советы

  • Начните со счетов. Однако создавайте только те, с которыми вы намерены реально работать. "Наплодить-то" их легко, но со временем с ними будет связана масса документов, и, чтобы уничтожить эти счета, вам придется сначала избавиться от всех этих документов.
  • Не спешите заводить новую статью расходов. Просмотрите внимательно предложенный список - очень вероятно, что она там уже есть.
  • Помните, что если вы решили ликвидировать ненужную статью, то сначала следует удалить все документы, в которых она используется. Если таких документов много, это непростая процедура.
  • Чем подробнее будет список статей расхода, тем детальнее вы сможете их анализировать, но и тем больше времени будет уходить на разнесение расходов по этим статьям. Соблюдайте разумный баланс.
  • Попробуйте ежедневно фиксировать движение своих средств. Не откладывайте этого "на потом".
  • Практика, практика и еще раз практика.