Документооборот из коробки

Целесообразность и окупаемость

Как показывает практика применения систем документооборота в организациях, целесообразность их внедрения определяется не числом рабочих мест в информационной системе организации, а объемом документации и характером работы с ней. Даже если ежедневно регистрируется всего по три-пять документов, но с ними работают и в дальнейшем, то, по данным специалистов Cognitive Technologies, система «Евфрат-Документооборот» окупится уже через год. Действительно, за это время проходит более тысячи документов, причем работает с каждым из них по нескольку человек (рис. 1).

Рис. 1. Сравнение затрат времени при бумажном и электронном документообороте

«Евфрат-Документооборот» в отличие от систем на базе Oracle и MS SQL не требует от администратора глубоких знаний и большого опыта работы. Он просто вводит в систему структуру предприятия (например, отделы, пользователей), разграничивает и устанавливает права доступа, регистрирует потоки, управляет счетчиками потоков и справочниками системы, а также периодически выполняет резервное сохранение баз. Впрочем, он может так настроить систему, чтобы она самостоятельно занималась резервным копированием по определенному расписанию. Практика установки и использования системы показала, что с данной работой без труда справляются даже студенты третьего курса Московской финансово-промышленной академии. В общем, администратору небольшой компании достаточно пройти трехдневный курс обучения, чтобы он смог сам установить и настроить систему, а также обучить пользователей работать с ней.

Модель организации и алгоритм прохождения документов

Рассмотрим теперь, как же строится модель организации и описываются потоки документов в системе «Евфрат-Документооборот». Допустим, в компании есть директор, финансовый директор, юрист и бухгалтер. Далее все зависит от порядка их взаимодействия: например, юрист не будет рассматривать финансовый документ без подписи главного бухгалтера, а директор — без подписи их обоих.

Следовательно, мы можем сформировать последовательность поручений: сначала документ отправляется бухгалтеру, потом — юристу, а затем — директору. С помощью «Дизайнера маршрутов» мы создаем такой типовой маршрут. И впоследствии, когда документы должны пройти через этих лиц, мы просто даем указание: пустить по маршруту, указав его название (рис. 2).

Рис. 2. Достаточно 3—5 мин, чтобы описать маршрут прохождения документа и увидеть его на экране

Бывает, однако, что все согласования по документам нужно провести одновременно. Тогда мы направляем их одновременно главному бухгалтеру и юристу, а когда документ пройдет все согласования, то поступит директору на утверждение.

Чтобы сделать этот процесс нагляднее, используются цвета. Если процесс согласования завершен в срок, ставится зеленая галочка, если срок превышен — красная.

Если вы руководитель и хотите сразу одним взглядом охватить общую картину, чтобы понять, как исполняют порученное ваши подчиненные, то вам поможет папка «Контроль». В ней находятся все документы, требующие контроля. К ним система автоматически присоединяет уведомление о том, что сейчас происходит с каждым из них. Если приближается срок его исполнения, то об этом сообщается. Причем администратор может настроить алгоритм так, чтобы уведомление приходило в течение определенного срока — за неделю, за три дня, за день. Тогда по его истечении система будет напоминать, что документ просрочен. Есть три состояния: «документ», «документ в процессе исполнения» и «документ завершен». У каждого из них есть соответствующие подсостояния, например «не начат», «на контроле (без срока)», «на контроле (просрочен)», «готов», «прекращен».

Есть возможность отправлять и неформальные сообщения, имеется внутренняя электронная почта, входящая в комплект поставки. Например, если при выполнении поручения возникли какие-то затруднения, то можно сообщить об этом руководству в письме, которое система сразу привяжет к соответствующему документу (рис. 3).

Рис. 3. Ситуация в АРМ руководителя на сегодня

В «Журнале хода исполнения» отражаются то время, когда сообщение было создано, промежуточные и финальные отчеты по данному поручению, момент, когда оно было завершено, все сроки и результат: прервано оно или корректно закончено. Для каждого документа фиксируется, какие поручения по нему были заданы, что и кем в документе было изменено — одним словом, полная история работы с документом.

Есть возможность поиска не только по документам, но и по поручениям. Это удобно для руководителя, ведь он может сразу же посмотреть все документы, исполненные в срок и с нарушением срока. Предположим, что работа со всеми документами поручена конкретному сотруднику. Начальник просмотрел их — и сразу можно обоснованно вызывать виновного на ковер для предметного разговора. Опять же «Журнал по поручениям» дает наглядную картину не только того, что уже выполнено, но и того, что еще предстоит сделать.

«Журнал отчетов» позволяет формировать отчеты по контролю исполнения для каждого из сотрудников — он подскажет руководителю, насколько равномерно распределяется нагрузка в коллективе, кто более эффективно работает, а кто — менее. А вот «Журнал регистрации» подходит для составления общей отчетности и подготовки документов, сдаваемых в архив. В бумажном варианте это толстенные амбарные книги.

Работа с документом

Итак, администратор сформировал набор операций, необходимый для каждого пользователя. Считаем, что должностные обязанности по работе и доступ к документам вы определили заранее. Принцип таков: на документы всех типов, как на бумажные, так и на электронные, формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК). Причем к одной РКК может быть прикреплено сколь угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому из них в системе присваиваются уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами, которые и заносятся в РКК.

Поля РКК можно заполнять как вручную с клавиатуры, так и с помощью различных средств автоматизации, рассмотренных ранее («Мир ПК», №12/06, с. 56).

Плюс к тому система «Евфрат-Документооборот» имеет встроенные технологии сканирования и распознавания, разработанные компанией Cognitive Technologies. Они позволят оперативно поместить в систему графическое или текстовое представление бумажного документа. Помимо того можно задействовать технологию экспорта в любое зарегистрированное в MS Windows приложение.

Если говорить именно об электронных документах, то в системе создан набор функций, призванных упростить их регистрацию и работу с ними. Так, выполняются автоматическая генерация номера и текущей даты; подстановка значений из словарей, справочников, классификаторов и контроль заполнения полей РКК; регистрация документа на основе уже существующего с автоматическим заполнением необходимых полей; автоматическая проверка регистрируемых документов на дублирование и проч.

Регистрируемые документы распределяются по потокам. Администратор имеет право изменять существующие потоки и создавать их новые типы.

Практика работы в организациях показывает, что ряд документов носят статус информационных. Задания по ним могут и не появиться, но познакомиться с этими документами те или иные сотрудники обязаны. Они подлежат рассылке по отдельным пользователям системы или по заранее созданному списку рассылки, что обеспечивает внутренняя почтовая служба системы «Евфрат-Документооборот», входящая в комплект поставки.

О контроле исполнения и согласования документов было рассказано в первой части статьи. В дополнение к тому укажем, что при задании нескольких поручений по документу можно выбрать режим их исполнения — последовательный или произвольный. В результате выстраивается логическая цепочка процесса с созданием подзадач.

Учтите, однако, что недостаточно просто дать задание и определить маршрут прохождения документа. Надо еще сделать так, чтобы сотрудники вовремя узнали о том, что им на исполнение поступил документ, и не забыли об этом. Для оповещения служащего о возникновении того или иного события, например о появлении у него нового поручения, о снятии поручения с контроля, о назначении его контролером, в системе «Евфрат-Документооборот» используются различные служебные сообщения — уведомления и напоминания, которые настраиваются в модуле Администратор. Но здесь мы не будем рассматривать их подробно. Отметим лишь, что служебные сообщения, относящиеся к данному поручению, группируются все вместе. Это дает возможность пользователю быстро сориентироваться в текущем состоянии статуса любого поручения, а также просмотреть историю переписки по каждому из них. Система обеспечивает оперативный поиск документов по запросу любого вида, в результате чего формируется список документов, удовлетворяющих этому запросу. Просмотр присоединенных к РКК документов система реализует собственными средствами. Выполняются экспорт документов во внешние приложения и вывод их на печать. Кстати, можно распечатать как отчеты, журналы и РКК, так и файлы, присоединенные к документам, причем в последнем случае используются средства либо внешних приложений, либо встроенной программы просмотра системы «Евфрат-Документооборот».

Здесь же разрешается отправлять и получать письма электронной почты непосредственно на рабочем месте. Кроме того, допускается импортировать обыкновенные почтовые сообщения произвольного формата txt или html и приложенные к ним файлы в документы системы «Евфрат-Документооборот» и, наоборот, отправлять документы из нее в виде обычных писем электронной почты. Подробнее об том пойдет речь ниже. Система совместима с приложениями MS Office 2000, MS Office 2003, в проектных решениях возможна реализация на MS SQL 2000, MS SQL 2003 и Oracle 10.

«Евфрат-Документооборот» позволяет обмениваться данными в формате XFF, разработанном на основе XML, и с другими системами, входящими в единое информационное пространство организации, например с ERP/CRM, с системами бухгалтерского учета, правовыми и проч. (см. схему).

Положение системы документооборота в общей ИТ-инфраструктуре организации

Кратко о защите данных от несанкционированного доступа. В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. Каждому пользователю администратор определяет тот объем данных, к которому он допущен в соответствии со своими служебными обязанностями. «Евфрат-Документооборот» имеет свою систему авторизации и аутентификации пользователей, все данные которой в зашифрованном виде хранятся в СУБД, причем пароли не передаются по сети в открытом коде, что делает невозможным доступ к хранимым данным с помощью стандартных приемов, хорошо известных хакерам.

Для защиты информации в системе применены современные криптографические средства, позволяющие шифровать данные. С помощью этих средств и электронно-цифровой подписи обеспечивается проверка подлинности и неизменности информации. Электронно-цифровая подпись в системе «Евфрат-Документооборот» может быть сформирована для каждого сотрудника и использоваться им в режимах согласования и визирования документов в системе.

Адаптация документооборота для организации

Многие компании, особенно небольшие, используют уже готовое «коробочное» решение без дополнительной настройки структуры документооборота. Так поступили, например, в телекоммуникационной компании «Плюс Телеком» («Мир ПК», №12/06, c. 59). При таком внедрении в системе заводится структура организации, в том числе и для территориально распределенных организаций, с помощью средств администрирования субъектов системы «Евфрат-Документооборот» регистрируются пользователи и создаются роли, назначаются права пользователей и происходит включение их в группы, генерируются списки рассылки сообщений, редактируются права для сотрудников и групп доступа. Кроме того, возможно получение списка пользователей из Windows для загрузки структуры предприятия. В свою очередь часто необходимо учитывать специфику построения и обращения потоков документов в организации. Для этого в систему включены инструменты, обеспечивающие ее адаптацию согласно требованиям компаний-клиентов. Это касается настройки новых типов карточек документов, отчетов и маршрутов обработки документов.

Остановимся более подробно на механизме ролей, так как опыт внедрения системы показывает, что эта функция используется довольно часто. Действительно, ведь в любой организации сотрудники периодически уходят в отпуск, а бывает, и увольняются. Или изменяется их статус, а в связи с этим и служебные обязанности. Учесть такие изменения и быстро подстроить систему как раз и помогает механизм ролей «Евфрат-Документооборота». Он позволяет очертить круг обязанностей и полномочий, связанных с реализацией специфических функций, порученных исполнителю данной роли. Фактически роль выступает здесь в качестве иного именования сотрудника. Она может использоваться везде, где указывается его имя: в списке исполнителей и контролеров поручений, в качестве получателя сообщений, при назначении прав на отдельные документы и потоки документов и т.д.

Механизм ролей обеспечивает выполнение такого правила: в один момент времени данную роль играет только один сотрудник. Администратор всегда может по распоряжению руководства переназначить роль. Обусловлено это тем, что одни поручения можно дать лишь какому-то конкретному человеку и никому другому, а другие — именно тому служащему, который занимает определенную должность. В последнем случае и работает механизм ролей. Поясним это на примере. Скажем, уволился юрист, при этом было бы неудобно, если бы все документы, уже приписанные к нему как к юристу, переназначались бы его преемнику. В таком случае администратор заводит в системе роль под названием «юрист» и определяет на нее человека в системе. Теперь все документы, направленные на согласование, исполнение и контроль, отправляются «юристу», и он их видит и может с ними работать лишь до тех пор, пока исполняет эту роль. Или же, например, если один кто-то ушел в отпуск, то другой назначается на его роль, и работа продолжается. Плюс ко всему такая возможность системы помогает накапливать и сохранять знания в компании. Новичок сразу же увидит, какие функции исполнял его предшественник, и ему проще будет войти в курс дела. А администратору достаточно пару раз щелкнуть мышью, чтобы все документы, права доступа, поручения и т.д. были переложены на нового сотрудника. Пример структуры предприятия и распределения ролей представлен на рис. 4.

Рис. 4. Структура предприятия и распределение ролей

В системе «Евфрат-Документооборот» имеются довольно гибкие возможности по созданию, настройке и управлению потоками документов, а также по разграничению прав доступа на любые из них. Есть здесь и модуль создания и редактирования форм РКК, возможен как их импорт, так и экспорт в файловую систему.

Подробнее рассмотрим применение одноуровневых и многоуровневых словарей при заполнении полей в регистрационной форме документа. Это используется практически повсеместно, причем можно работать со стандартными словарями, входящими в комплект поставки, расширять их и создавать собственные. Одноуровневый словарь представляет собой перечень строк текста — список. Например, в стандартную конфигурацию системы включен одноуровневый словарь «Входящий документ», содержащий название типа документа — «Письмо», «Распоряжение», «Приказ», «Указание». В поле «Входящий документ» пользователь видит список типов этих документов и щелчком мыши выбирает нужный.

Элементы иерархического словаря распределены по уровням. На каждом из них находятся или элементы, или подуровни. Готовая схема данных заполняется словами, состоящими из информационных элементов, причем слову могут подчиняться массивы других слов нижних уровней. С помощью иерархического словаря можно организовывать на экранной форме связанные поля со списками. При выборе какого-либо значения в списке такого поля изменяется набор значений в списках других полей. Например, есть список, содержащий названия стран. Если выбрать страну, то появится перечень городов именно этой страны, если указать город — список улиц, а если задать улицу — перечень номеров домов и т.д. И когда, положим, к нам приходит письмо, то для того, чтобы занести в соответствующие поля РКК адрес корреспондента, достаточно просто несколькими щелчками мыши выбрать названия из последовательно раскрывающихся готовых списков. Это существенно ускоряет и облегчает ввод информации, а благодаря его формализации устраняются ошибки.

Важным инструментом настройки документооборота с учетом специфики организации является графический дизайнер маршрутов. Это средство разработки типовых маршрутов прохождения документов при выполнении однотипных операций и процедур согласования позволяет учесть многовариантность исполнения бизнес-процессов в организации. Причем данная функция довольно проста, и пользователь вполне способен сам реализовать ее. В системе есть элементы работы с документами двух типов: поручение и согласование.

ОБ АВТОРЕ

Михаил Глинников — научный редактор раздела «Сети», e-mail: mikeg@pcworld.ru

Продолжение. Начало cм. в №12/06.

Необходимый инструмент

Екатерина Янькова, помощник генерального директора «ДКМ Теплоконтроль»

Наша компания «ДКМ Теплоконтроль» работает преимущественно в области теплоэнергетики. Основные направления деятельности: проектирование, монтаж и пусконаладка котельных, поставка тепломеханического оборудования, а также разработка, производство и продажа компонентов и систем комплексной автоматизации и силового электрооборудования котельных.

Организовались мы сравнительно недавно, в мае 2004 г., и пока еще наше предприятие небольшое, всего 23 сотрудника. Однако объемы работ постоянно растут, и конкуренция на нашем рынке довольно высока. Очевидно, что использование новых технологий для нас жизненно важно, а обеспечение эффективной работы с документами — необходимая составная часть нашей работы.

Бумаг, по масштабам нашей небольшой компании, у нас немало. За день в системе регистрируется около 40 входящих и исходящих документов. Причем они различаются как характером, так и объемом — от распоряжения на одной странице до проекта на целой сотне. Кроме того, мы ведем очень активную переписку с заказчиками и деловыми партнерами. Материалы поступают по электронной и традиционной почте, по факсу, с курьерами. Документы, с которыми работают в «ДКМ Теплоконтроль», можно разделить на несколько типов: внутренняя переписка, коммерческие предложения, спецификации, технические и технологические документы, договоры.

Внутренний документооборот также довольно значительный. Вкратце его можно описать так. Проектировщики готовят спецификацию оборудования, необходимого для комплектации объекта, и передают ее в секретариат. Спецификацию подписывает генеральный директор, и она направляется в отдел комплектации. Если проектировщики или сотрудники отдела комплектации допустили ошибку, необходимо вовремя выявить ее, и поэтому работа со всей документацией должна быть прозрачна, понятна и наглядна.

Специфика нашего взаимодействия с заказчиками состоит в том, что мы согласуем с ними каждый шаг. И значит, сам характер нашей деятельности требует такого инструмента, как автоматизированная система документооборота. Недопустимо, чтобы документы терялись. А ведь все мы знаем, что проектировщики — люди творческие, отношение к бумажной рутине у них отрицательное. Но вся документация по проектам нуждается в четком учете и контроле. Естественно, без эффективного инструмента работы с ней было бы весьма непросто обеспечить динамику развития компании.

Первоначально мы вели документооборот в Excel. Регистрация документов также была введена с самого начала существования нашей фирмы в Excel. Однако с ростом числа документов процесс поиска средствами Excel становился все более длительным, а электронные таблицы переставали справляться с обработкой огромного потока документов.

С инициативой внедрения системы автоматизации документооборота в нашей компании выступил генеральный директор, а непосредственно выбором системы занималась я. Мы рассмотрели три программы автоматизации работы с документами и остановились на системе «Евфрат-Документооборот», что было обусловлено следующим.

Во-первых, система имеет удобные инструменты поиска, причем можно задавать сразу несколько фильтров. Например, нам нужно найти договор, который пришел от фирмы-партнера, а ей этот договор, в свою очередь, прислала третья организация. Если с этой фирмой-партнером мы общаемся постоянно, то объем документов солидный, и если просто сделать их фильтрацию по ее названию, то обнаружить искомый договор в громадном списке будет довольно сложно. У нас в системе документооборота «ДКМ Теплоконтроль» документация имеет три номера: порядковый регистрационный, регистрационный для проекта и регистрационный для документа в проекте. Поэтому для нас важна возможность вести фильтрацию одновременно и по номеру фирмы, и по номеру проекта, и по номеру документа в проекте.

Во-вторых, система позволяет легко включать документы, приходящие по электронной почте, во внутренний документооборот нашей фирмы. Мы постоянно стремимся к тому, чтобы бумаг стало как можно меньше, а работа с документами шла в электронном виде. У нас вся документация переводится в электронный вид, так что если мы получаем документы почтой или с курьером, то сканируем их и затем работаем уже с их электронными копиями.

В настоящее время систему «Евфрат-Документоборот» мы используем при регистрации документов, т.е. регистрируем в ней всю входящую и исходящую корреспонденцию.

Внедрением системы занимаются секретарь и системный администратор, правда, он у нас работает не в штате, а по договору. Участвую в этом процессе и я, так как изначально занималась системой документооборота при организации фирмы «ДКМ Теплоконтроль». Все внедрение и дальнейшую настройку системы «Евфрат-Документооборот» мы проводили и проводим своими силами, проблем у нас при этом не возникает.

Сейчас у нас в системе пять АРМ «Евфрат-Документоборот». Работа теперь строится следующим образом. Приходит документ, регистрируется секретарем и передается генеральному директору. Тот направляет документ руководителю соответствующего подразделения, который уже поручает исполнение работ по нему конкретному специалисту. Когда работа выполнена, все исходящие документы также проходят обязательную регистрацию и только потом отправляются контрагентам.

Благодаря внедрению системы упростился и ускорился поиск документов, теперь любой из них можно найти за 1—2 мин. Применение системы документооборота соответствует выбранному фирмой направлению развития, базирующемуся на новых технологиях. Мы постоянно модернизируем оборудование, ведем собственные разработки по созданию автоматики «ФорТроник» для управления водогрейными котлами и автоматизированной котельной.

В ближайшее время мы собираемся использовать функционал системы «Евфрат-Документооборот» для работы с контрагентами, с тем чтобы объединить в единое информационное пространство входящую и исходящую документацию, а также данные по нашим партнерам и клиентам, ведь у нас сейчас уже около 400 контрагентов. Это позволит нам автоматически заполнять поля при обработке регистрационной контрольной карточки, а также в любой момент оперативно видеть всю историю взаимодействия с контрагентом, а именно какие из договоров он с нами выполнял, в какие сроки и насколько качественно.

Мы также планируем задействовать функционал «Контроль исполнения», что позволит нам повысить оперативность контроля за выполнением работ, сразу замечать задержки в ходе проектов, а также анализировать загрузку и качество работы сотрудников.