Собрание должно быть продуктивным!

Как известно, собрания не только играют огромную роль в принятии решений и координации совместной деятельности, но и помогают формированию сплоченного коллектива. Однако плохо организованные и неэффективно проводимые собрания могут подорвать боевой дух сотрудников и снизить производительность. Находясь на очередном собрании, попробуйте оценить почасовую оплату каждого присутствующего. Сложите все цифры, накиньте еще 33% на корпоративные непроизводительные издержки и умножьте результат на продолжительность совещания в часах, чтобы измерить стоимость собрания. Вероятно, вас удивит получившаяся цифра, но даже она не полностью отражает ситуацию. Поскольку специалистам по ИТ обычно платят за выполненную работу, а не по часам, фактически именно они берут на себя затраты, связанные с собранием, поскольку вынуждены проводить дополнительные часы в офисе, чтобы наверстать потерянное время и завершить свою работу.

Учитывая, насколько дорогостоящими могут быть подобные мероприятия, нехватка соответствующих курсов обучения и информации по эффективному проведению собраний всегда меня удивляла. Поэтому я составил приведенные ниже 10 рекомендаций по планированию и обеспечению результативности и содержательности собраний.

1. Сформулируйте цели собрания. Каждое собрание — даже рядовой инструктаж на предстоящий день — должно иметь четко сформулированную цель.

   Успех собрания определяется достижением поставленных целей или принятием решения по выбору целесообразного образа действий. Например, можно провести собрание, на котором необходимо определить задачи исследований на 2007 г. Исходя из данной цели можно осуществить обратный анализ и решить, кого следует пригласить на собрание, какую информацию необходимо предоставить участникам и какие вопросы требуется включить в повестку дня.

2. Сформулируйте пункты повестки дня и заблаговременно оповестите участников о программе. Все собрания должны иметь повестку дня, отражающую цели мероприятия. Повестка дня должна определять график собрания и обеспечивать достаточное время для рассмотрения всех пунктов и выступления участников.

   Чтобы заранее составить повестку дня, нужно подготовить ее предварительный вариант, основываясь на собственных предположениях, касающихся вопросов, требующих рассмотрения в ходе собрания. Распределите предполагаемую повестку дня между приглашенными и предложите по возможности быстрее прислать вам новые пункты или изменения. Внесите корректировки и вновь распределите предварительный вариант столько раз, сколько потребуется, стараясь, однако, завершить этот процесс хотя бы за день до собрания.

3. Пригласите нужных сотрудников и обеспечьте присутствие основных участников. Досадно, если приходится планировать собрание только для того, чтобы узнать, что некоторые или все лица, участие которых критически важно для успешного достижения целей собрания, не могут присутствовать. Собрание обычно включает две группы участников: те, чье участие необходимо для достижения целей, и те, кто представляет заинтересованную сторону или может внести полезный вклад в дискуссию. Для обеспечения полноты охвата и координации совместной деятельности нужно пригласить обе группы, но обязательно позаботиться о присутствии значимых для реализации целей собрания лиц.

   Если приглашенный присылает кого-либо вместо себя, важно убедиться, что прибывший является уполномоченным заместителем приглашенного; в противном случае, возможно, собрание придется перенести.

4. Устраните отвлекающие факторы. Концентрация внимания аудитории поможет максимально быстро достичь поставленных целей. Сделайте все возможное, чтобы устранить на время собрания отвлекающие факторы: попросите отключить сотовые телефоны, отложить работу на ноутбуках и т.д. Если планируется использовать проектор, ноутбук, электронную «белую доску» или другое устройство, убедитесь в работоспособности оборудования.
5. Назначьте координатора. Если вы не можете следить за ходом собрания, назначьте помощника для выполнения этих функций. Координатор отвечает за эффективность проведения мероприятия. Он должен заканчивать дискуссию, если ее участники отклоняются от темы или обсуждение перестает быть продуктивным.
6. Назначьте секретаря. Роль секретаря — вести протокол, фиксировать принятые решения, пункты действий и прочую информацию, касающуюся собрания. Хорошее протоколирование предотвращает утечку информации. Возможно, потребуется заранее подготовить протоколы некоторых рядовых собраний, например ежедневных производственных совещаний.
7. Заканчивайте собрание, когда достигнута цель. Собрания не должны заканчиваться лишь потому, что истекло отведенное время. Заканчивать собрание следует тогда, когда достигнуты его цели либо принято решение. Если выясняется, что выделенного времени недостаточно, координатор должен зарезервировать время в конце собрания, чтобы определить шаги, необходимые для достижения целей, и назначить соответствующие пункты действий.
8. Определите пункты действий и продвигайтесь вперед. Важно не упираться в конкретный вопрос. Координатор должен озвучить пункты действий — предлагаемые или устанавливаемые, попросить секретаря фиксировать их, после чего переводить дискуссию к следующему пункту повестки дня. Часто собрания отклоняются от темы, поскольку какая-либо группа начинает обсуждать детали отдельного пункта, не относящиеся к целям мероприятия.
9. Распространите протоколы собрания. Возьмите у секретаря протоколы собрания и распределите их между участниками. Сделайте так, чтобы все участники действовали в соответствии с протоколами и чтобы каждый, кому поручен тот или иной пункт действий, знал, что от него требуется и перед кем он должен отчитываться. Чтобы новые сотрудники или те, кто пропустил собрание, могли быстро войти в курс дела, стоит разместить протоколы на Web-сайте или в файле совместно используемой директории.
10. Периодически собирайте отзывы. Время от времени собирайте предложения на тему, как сделать собрания, особенно регулярные, более содержательными. Сбор отзывов можно осуществлять формально (например, в форме анкетирования) или неформально (например, ввести соответствующий пункт повестки дня для обсуждения на собрании).

По мере вашего карьерного роста в роли руководителя вопросы эффективности и продуктивности собраний — планируете вы их сами или просто присутствуете на них — будут приобретать все большее значение. Надеюсь, что приведенные 10 рекомендаций помогут сделать ваши собрания успешными и плодотворными.