Ответы на вопросы читателей о новой системе Microsoft Office 2007 System

Новый пакет Microsoft Office 2007 System — не просто модификация или частичное обновление Microsoft Office 2003: предыдущая версия была переработана полностью. Пользователи сразу же отметят изменения в интерфейсе, но пусть это никого не смущает. Все старые инструментальные средства сохранены; к тому же к ним добавлены первоклассные новые инструменты. Просто они расположены несколько иначе. Множество вопросов вызывает и новый файловый формат Microsoft Office Open XML. Ниже приводятся ответы на некоторые общие вопросы читателей по Office 2007, полученные мною за последнее время.

В. Какие форматы файлов используются в новом пакете Office 2007?

О. Корпорация Microsoft перешла от использования двоичных форматов файлов (.doc, .xls, и .ppt) к форматам Open XML (.docx, .xlsx и .pptx). Все приложения Office, применяющие новый формат файлов — Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 и Microsoft Office PowerPoint 2007, по умолчанию сохраняют почти все документы в форматах Open XML. Другие компоненты документов, такие как встроенные коды, комментарии, макросы, диаграммы, изображения, зафиксированные изменения и метаданные документов, хранятся отдельно внутри файла. Office 2007 сжимает каждый компонент документа, после чего сжимает весь документ (данный процесс проходит незаметно для пользователя). Полученные в результате файлы (т. е. файл документа и ассоциированные с ним файлы компонентов) в формате XML имеют существенно меньшие размеры, нежели их двоичные предшественники. Более подробные сведения о формате Open XML можно найти в подготовленной специалистами Microsoft статье «Introducing the Office (2007) Open XML File Formats» (http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms406049.aspx).

В. Что еще необходимо знать о формате файлов Open XML?

О. В программе Microsoft Office Word 2003, а также в более ранних версиях этого редактора всегда использовались файлы двух типов: один для документов (.doc), второй — для шаблонов (.dot). В пакете Word 2007 будут применяться четыре различных типа файлов: docx, .dotx, .docm и .dotm (буква x означает XML, а буква m — macro). Документы и шаблоны Word теперь уже не содержат ни макрокоманд, ни кода. Этот механизм безопасности вводится для того, чтобы лишить хакеров возможности внедрять в документы скрытый код. Так что, если пользователь будет сохранять документ Word 2007, не содержащий ассоциированных компонентов (таких, как макросы или комментарии), система сохранит файл в формате .docx (если это документ) или .dotx (если это шаблон). Но если использовался макрос (либо иной компонент), необходимо сохранить файл как содержащий макрокоманду документ или шаблон (т. е. в формате .docm или .dotm), иначе макрокоманда выполняться не будет. Для этого в диалоговом окне Save следует открыть раскрывающийся список Save As Type и выбрать в нем нужный тип документа.

Разработчики, которым требуется возможность проведения поиска и выборки данных из разных источников, формирования документов из разных источников, а также работы с документами, могут обращаться к компонентам документов с помощью программных средств. К примеру, с помощью редактора XML разработчик может изменить логотип корпорации в группе документов. Кроме того, предусмотрена возможность генерации документов Office 2007 на сервере без установки клиентских приложений, а это существенное преимущество при работе с заказными приложениями (разработчикам заказных приложений, несомненно, придется по душе возможность «на ходу» генерировать документы Office на серверах).

Сведения о форматах новых документов Office 2007 будут опубликованы и доступны в соответствии с той же лицензией, не предусматривающей дополнительных отчислений в пользу их правообладателей, что и документы Microsoft Office 2003 XML Reference Schema. Более подробную информацию для разработчиков о технологиях, реализованных в комплекте Office 2007, Microsoft размещает по адресу http://msdn.microsoft.com/office/future/tools/default.aspx.

В. Можно ли с помощью Office 2007 открывать файлы, созданные приложениями прежних версий Office, и наоборот?

О. Да, можно. Для того чтобы сохранить файл в старом (двоичном) формате, можно воспользоваться пунктом меню Save As пакетов Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007. Чтобы открыть средствами приложений Office 2007 файлы, созданные с помощью приложений Office 2003 (и более ранних версий), нужно выбрать настройку Compatibility Mode. Чтобы открыть, изменить или сохранить файлы Office 2007 в приложениях Office 2003 (и более ранних версий), следует воспользоваться пакетом Microsoft Office Compatibility Pack for Word 2007, Excel and PowerPoint 2007 File Formats, который можно загрузить по адресу http://go.microsoft.com/?linkid=5754865. Этот пакет не позволяет сохранять созданные с помощью выпущенных до появления Office 2007 программ документы, электронные таблицы и презентации, наделенные функциональными возможностями и средствами форматирования, впервые реализованными в Office 2007. Но он дает возможность считывать и соблюдать все примененные к документу политики управления правами на информацию.

Данный конвертер на сегодня поддерживает пакеты Office 2003 Service Pack (SP1), Microsoft Office XP SP3 и Office 2000, выполняемые под управлением Windows Server 2003, Windows XP SP1 или Windows 2000 SP4. Представители Microsoft объявили, что корпорация разработает конвертер для Microsoft Office 2004 для систем Mac, однако дата выпуска этого продукта пока неизвестна.

В. Оснащен ли редактор Word 2007 средствами, обеспечивающими распечатку документов в формате PDF?

О. Да, такие средства имеются. Microsoft бесплатно распространяет модуль Office 2007, позволяющий выводить документы на печать в форматах PDF или XML Paper Specification (XPS). XPS представляет собой стандарт документов открытого формата, разработанный специалистами Microsoft как конкурент предложенного компанией Adobe Systems формата PDF. Более подробную информацию об XPS можно получить по адресу http://www.microsoft.com/xps. Там же можно загрузить и упомянутый дополнительный модуль.

В. Что нового найдут пользователи в интерфейсе Ribbon, если не считать обновленного внешнего вида?

О. Команды распределены по группам на вкладках — это и есть Ribbon. И хотя принципы распределения интуитивно понятны, они существенно отличаются от традиционной схемы меню, хорошо знакомой пользователям. Меню Tools, к примеру, просто отсутствует, и все его функции перераспределены по различным вкладкам Ribbon.

Некоторые вкладки Ribbon контекстно-зависимы в том смысле, что они появляются лишь в тех ситуациях, когда возникает потребность в соответствующих функциях. Скажем, вкладка Picture Tools появляется лишь после того, как пользователь выделяет в документе изображение. Еще один пример: меню View, Toolbars не предусмотрено, поскольку эта функция интегрирована в интерфейс Ribbon, равно как и новая кнопка просмотра, а также ползунковый регулятор изменения масштаба рисунка, отображаемый в правом нижнем углу окна.

Вызываемое щелчком правой клавиши мыши контекстно-зависимое меню теперь содержит подмножество команд форматирования Ribbon; таким образом, пользователь может вносить в документ изменения, не переводя курсор мыши в верхнюю часть экрана, где расположены вкладки Ribbon. Команды, относящиеся к документу как к единому целому или к конфигурации приложения, теперь размещаются в меню, которое открывается нажатием кнопки Office в левом верхнем углу окна приложения. Здесь представлены многие из команд, которые в более ранних версиях Office располагались в меню File и Tools.

Оптимизация интерфейса Ribbon выполняется не так, как ранее осуществлялась настройка инструментальных панелей. Чтобы оптимизировать Ribbon, нужно настроить панель инструментов Quick Access Toolbar, расположенную по умолчанию рядом с кнопкой Office; эта панель, кстати, доступна вне зависимости от того, какую вкладку или раздел интерфейса Ribbon пользователь просматривает в данный момент. Quick Access Toolbar — идеальное место для размещения часто используемых команд. В конце Quick Access Toolbar расположен ниспадающий список, управляемый кнопкой с изображением стрелки. Эта кнопка позволяет размещать панель над или под интерфейсом Ribbon, настраивать команды, а также уменьшать Ribbon или восстанавливать его размеры. Минимизация Ribbon дает возможность высвобождать пространство в окне приложения.

Одна из наиболее примечательных возможностей Office 2007 — это функция Live Preview. Она динамически применяет изменения по мере наведения курсора мыши на команды. Это позволяет предварительно просматривать файл в том виде, который документ, электронная таблица или презентация приобретут после применения соответствующей команды. Так что «эксперименты» с форматированием отменяются — все происходит в реальном времени!

В. Что такое стили Quick Style и как их использовать?

О. Quick Styles — это коллекция средств форматирования, которые можно применять к документу, электронной таблице или презентации. К примеру, если создать документ с использованием набора стилей Modern Quick Style, а потом применить набор Distinctive Quick Style, все стили в документе (такие, как Heading 1 и Normal) будут изменены и приведены в соответствие с новыми стилями. Проиллюстрируем этот механизм примером из области Web-дизайна. Изменение стиля Quick Style равнозначно переходу к другой таблице стилей при использовании каскадных таблиц стилей (Cascading Style Sheets, CSS). Стили Quick Style можно применять в приложениях Word 2007, Excel 2007 и PowerPoint 2007. Иначе говоря, пользователь получает возможность генерировать документы единообразного вида, вне зависимости от того, в каком приложении они созданы.