Если не вдаваться в теоретические изыскания, можно прийти к несложному заключению, что в большинстве компаний всю работу сотрудников можно поделить на две категории: повседневная деятельность и проектная деятельность. При этом, как показывает практика, наиболее успешные компании постоянно стремятся к увеличению доли проектной. То есть более инновационная компания больше времени уделяет своему развитию и тем самым находит новые возможности и рынки для своих продуктов. Но в то же время такой компании нельзя забывать об операционной, повседневной деятельности. Нужно стараться, сохраняя качество работы, сократить время, выделяемое на нее. По этому поводу хочу привести небольшой пример. Недавно я заезжал в Мак-авто, и девушка оформила заказ, введя информацию о нем с помощью карманного компьютера. И через 30 секунд я уже оплатил и забрал свой заказ. Чуть позже мне в руки попала книга Томаса Фридмана «Плоский мир», в котором описывалось, как сеть фаст-фуд сократила время на свою повседневную деятельность, одновременно улучшив качество обслуживания заказчиков.
Важным фактором необходимости сокращения повседневной деятельности является то, что мы живем в самой большой стране мира, у нас семь часовых поясов. Многие организации открывают по всей стране филиалы, которые в течение всего рабочего дня постоянно обмениваются информацией. Как показывает практика, эта информация слабо структурирована, поскольку основным каналом обмена является электронная почта.
А вот еще ситуация, которую я наблюдал в одной из организаций. Схематично ее можно описать так: в московском офисе сидит бизнес-аналитик, который отправляет запрос на информацию 40 продавцам по всей России. В лучшем случае человек из Владивостока ответит на запрос бизнес-аналитика на следующий день, а то и в течение нескольких дней. В итоге сбор информации от 40 сотрудников занимает от 20 до 100 рабочих часов. А бизнес-аналитик тратит все выходные на консолидацию полученной информации в один файл. Он занимается тем, что из различных писем, книг Excel, документов Word делает операции копирования и вставки, т.е. работает по схеме CopyаPaste.
Если мы посмотрим на возможные варианты сокращения повседневной деятельности, то можно сказать, что значительным шагом вперед для любой компании является внедрение систем управления документами и бизнес-процессами. Компании стремятся к тому, чтобы заменить бумажные версии документов их электронными аналогами и тем самым сократить время на поиск необходимой информации для составления документа, его согласование с коллегами, печать и т.д. Но многие тут же сталкиваются с другими проблемами. Где взять нужные данные, в каком формате эти данные предоставить для обработки, соответствуют ли данные и составленные документы законодательным требованиям и стандартам (например, ГОСТ или ISO)? В качестве примера можно привести процесс составления договора. Какой шаблон использовать? Где взять номер договора? Какой это договор – на поставку? На обслуживание? С кем из контрагентов заключается договор? Кто со стороны контрагента имеет право подписи? На основании приказа или доверенности? И т.д. Вопросов возникает очень много, и не на все мы подчас находим быстрый ответ. Однако, ответив на все эти вопросы и взявшись за внедрение информационной системы, большинство сталкивается уже с техническими трудностями. Как увязать несколько различных хранилищ данных через один интерфейс пользователя? Ведь нужно, чтобы пользователь не тратил время на поиск информации о контрагенте, а получил ее автоматически, пусть даже из различных источников, ввел уникальную, конкретно для этого случая (договора) информацию и сохранил ее в нужном месте. А после того как договор заключен, мы должны его еще без труда находить, использовать (обмениваться информацией) и анализировать. При этом мы должны быть уверены, что все манипуляции с договором защищены, ведь утечка информации может повлечь за собой необратимые последствия.
Инструменты реализации
Если говорить о средствах реализации подобных задач, то я хотел бы более подробно описать новые возможности известных всем продуктов из семейства Office System, в частности Microsoft Office SharePoint Server 2007, Microsoft Word и Microsoft InfoPath – клиент-серверные приложения, позволяющие сэкономить время пользователя. Рассмотрим наш случай с договором. Пользователю необходимо занести в карточку договора уникальные данные в редакторе текстов, а различные представления форм InfoPath позволят предоставить договор в печатном виде.
В Microsoft Office SharePoint Server 2007 добавлен новый компонент – управление контентом, позволяющее построить информационную систему для управления жизненным циклом документов, от момента создания до уничтожения. В соответствии со стандартом ISO система управления документами должна отвечать восьми требованиям: создание, хранение, поиск документов, уникальная карточка документа (где указаны уникальные метаданные), движение (например, согласование), отслеживание версий документов, защита документов при помощи электронной цифровой подписи, архивирование документов.
Создание документа
Пройдемся по всей цепочке функций. Пользователь создает библиотеку документов, где определяет уникальные данные (см. экран 1): название библиотеки документов, версионность, тип контента для данной библиотеки, лица, имеющие право работать с данной библиотекой. После определения типа контента пользователь подгружает в библиотеку документов нужный шаблон договора. Например, с форматированием, соответствующим корпоративному стилю, на нескольких языках. Затем пользователь, создавая новый договор, заполняет карточку документа. Вся уникальная информация, номер договора, контрагент и т.д. может при этом храниться во внешних источниках данных, например в списках SharePoint Server 2007 или любой ERP-системе, допустим Dynamics Navision или Axapta. В итоге пользователь не тратит свое драгоценное время на поиск и обработку нужной информации, он достаточно быстро составляет нужный договор и отправляет его на согласование с внутренними службами организации.
Движение и согласование документов
В зависимости от заполненных данных в карточке документа, мы можем запустить тот или иной бизнес-процесс согласования документа. Например, если мы указали в карточке, что это договор на поставку, то бизнес-процесс затронет отдел логистики. Если это договор на обслуживание, то процесс согласования можно пропустить через сервисную службу. В Microsoft Office SharePoint Server 2007 существуют предустановленные сценарии бизнес-процессов. Но для реализации конечных задач их иногда не хватает. В этом случае компания Microsft может предложить такие инструменты, как Microsoft Office SharePoint Designer 2007 (см. экран 2).
Совместная работа с документами
После того как пользователь создал договор и сохранил его в библиотеку документов, другие пользователи могут получить уведомление по электронной почте о том, что появился новый документ. С одним документом может работать несколько пользователей. После того как один сотрудник вносит изменения в документ, версия документа сохраняется на сервере SharePoint. При этом сохраняется не копия документа, а изменения, и всегда можно вернуться к предыдущей версии.
Любая библиотека документов или список имеет адрес RSS. Это позволяет связать воедино различные сайты или серверы. Наприме, если у вас есть Microsoft Office SharePoint Server 2007, расположенный в Санкт-Петербурге, то на сервере, работающем в Москве, можно отображать всю необходимую информацию.
Поддержка мобильных команд
Приведенный выше пример с бизнес-аналитиком, увы, не уникален. Многие компании стремятся к сокращению расходов на аренду офисных площадей. В некоторых случаях гораздо дешевле выдать сотруднику организации ноутбук, карманный компьютер, Web-камеру, оплачивать услуги провайдера Internet, нежели платить от 100 долл. в год за кв. метр (минимальная цена для Москвы) в современном офисном здании. В то же время просто предоставить удаленный доступ к корпоративной инфраструктуре недостаточно. Необходимо предоставить доступ к корпоративной информации. Помимо стандартной интеграции c ISA Server, SharePoint Server 2007 имеет еще ряд компонентов для поддержки мобильной работы. В частности, появилась авторизация пользователей при помощи форм – пользователь авторизуется через Web-интерфейс, а не через аутентификацию Windows. Любой создаваемый элемент (сайт, библиотека документов, список) автоматически создает зеркальную копию, наподобие Outlook Mobile Access в Exchange 2003, для удобной и быстрой работы с устройствами Windows Mobile. Если организация внедрит Exchange Server 2007, появится возможность открывать документы, хранящиеся на SharePoint, по ссылкам из писем. При этом не требуется строить туннель VPN до корпоративной сети, Exchange 2007 самостоятельно открывает сессию с SharePoint.
К любой библиотеке документов или списку можно привязать адрес электронной почты, и работающий удаленно пользователь может отправить на него письмо, при этом информация автоматически будет сохранена в библиотеке SharePoint. Интеграция библиотек документов с Microsoft Outlook 2007 позволяет забирать документы, хранящиеся в библиотеке, с собой в командировку, редактировать их в автономном режиме, а после возвращения документы автоматически синхронизируются с библиотекой SharePoint (см. экран 3).
Аудит документов
Многие наверняка сталкивались с проблемой так называемых «мертвых» документов, т.е. с ситуацией, когда файловое хранилище превращается в склад уже никому не нужных документов. Чтобы избежать подобной ситуации, в SharePoint Server существует функция аудита. К примеру, стандартный договор заключается сроком на один год, по истечении срока мы можем пролонгировать его еще на год, а можем расторгнуть отношения с контрагентом. Для библиотеки документов, где у нас хранятся договоры, можно задать политику аудита, в соответствии с которой, например, после того как документ попал в библиотеку и поменял свой статус с черновика на рабочую версию, отсчитывается один год; по прошествии года у нас автоматически запускается процесс согласования актуальности данного договора. Если договор актуален, то мы храним его еще год. Если же не актуален, мы можем переместить его в репозитарий, где он будет храниться уже согласно соответствующим требованиям законодательства.
Безопасность
В отличие от предыдущей версии SharePoint Portal 2003, в версии 2007 разработчики основательно поработали над безопасностью. Например, теперь мы можем разграничивать права вплоть до элементов, хранящихся в библиотеке документов.
Интеграция SharePoint Server 2007 со службой цифровых прав Information Rights Management (IRM) позволяет защищать документы от распространения за пределы организации. И даже если файл удалось загрузить, его невозможно будет открыть, так как для данной операции потребуется соответствующий сертификат.
Интеграция SharePoint Server 2007 c системой защиты Forefront позволяют не только защитить хранилище от вредоносного кода, но и ввести ограничения на тип контента, который пользователь выкладывает на сервер (например, файлы МР3).
Поиск
Поиск нужной информации для принятия решения доставляет массу хлопот любому сотруднику. На данный момент во многих организациях существует проблема нескольких хранилищ данных. Например, несколько файловых серверов, общие папки Microsoft Exchange, системы ERP и CRM. Сотрудник из одного отдела не разбирается в структуре хранилища другого отдела. Поиск нужных данных в лучшем случае происходит по телефону. Но даже после того, как пользователь нашел нужную информацию, она оседает у него локально, и дальнейший обмен этой информацией невозможен.
Здесь приходит на помощь Microsoft Search. Поиск нужной информации осуществляется по трем измерениям. Во-первых, локально, посредством индексации содержимого Windows Desktop Search в Windows XP или Vista. Во-вторых, в корпоративной сети с использованием SharePoint Server. И в-третьих, в Internet при помощи Live Search. В корпоративной сети в роли источника данных могут выступать не только хранилище SharePoint, но и файловые серверы, общие папки Microsoft Exchange, базы данных Lotus Notes и любые другие современные базы данных. Индексация данных происходит по расписанию, например в ночное время. Существует возможность уведомлять пользователя о появлении нового контента по электронной почте.
Поиск осуществляется обязательно с учетом прав доступа пользователя к содержимому. Можно настроить возможность находить данные и запрашивать доступ к ним. Также администратор получает отчеты о том, что пользователь чаще всего ищет, и может выносить результаты поиска на отдельные страницы портала.
Новые возможности известных продуктов
Таким образом, возможные способы сокращения временных затрат на повседневную деятельность, приведенные в данной статье, базируются на новых функциях уже известных продуктов. Дело за малым – воспользоваться ими.
Бари Муртазин - Специалист по технологиям Microsoft, направление Information Worker. http://blogs.technet.com/barim