Диспетчер переноса данных обладает более широкими возможностями импорта данных по сравнению с мастером импорта данных. Диспетчер способен выполнять миграцию данных, удаление данных, управление связями данных, а также дает возможность одновременно импортировать данные из нескольких исходных файлов, что позволяет обойтись без последовательности операций импорта сущностей. Также к преимуществам диспетчера можно отнести возможность вносить изменения в CRM непосредственно в процессе импорта, добавляя не только новые атрибуты, но и сущности. Сравнение диспетчера переноса данных и мастера импорта данных приведено в таблице.
Так как диспетчер переноса данных не входит в стандартный набор функций системы CRM, для того, чтобы пользователь имел возможность с ним работать, диспетчер должен быть установлен отдельно, а пользователь, который будет работать с ним, должен обладать правами системного администратора в Microsoft CRM. К особенностям диспетчера можно отнести то, что он может работать только с одним сервером Microsoft Dynamics CRM. Если пользователю необходимо перенести данные в другой экземпляр Microsoft Dynamics CRM, следует либо установить диспетчер на другой компьютер либо удалить диспетчер и установить его заново для нужного экземпляра CRM. Важно помнить, что при удалении диспетчера все схемы сопоставления данных, созданные для импорта данных, также будут удалены. Чтобы не произошла потеря схем данных, необходимо перед удалением диспетчера их экспортировать. Диспетчер переноса данных должен быть установлен после установки системы CRM, в противном случае, к примеру если после установки диспетчера система CRM была удалена и заново установлена, диспетчер при запуске выдаст сообщение об ошибке «Необходимо удалить программу «Диспетчер переноса данных» и установить ее заново».
Начинаем импорт
Файл с данными, предназначенный для импорта в систему CRM с помощью диспетчера переноса данных, должен удовлетворять следующим условиям:
- это должен быть файл формата CSV с разделителями в виде запятой, или точки с запятой, или двоеточия, или табуляции;
- файл не должен содержать первые 19 символов ASCII (null, перевод строки, возврат каретки и т. д.);
- для каждого типа записей должен быть только один CSV-файл с данными.
Диспетчер переноса данных при импорте данных об организациях и клиентах может осуществлять импорт адресной информации о них. Для этого при подготовке файла CSV необходимо создать столбец «Код объекта», ячейки которого принимают значение 1, если адрес связан с записью организации, и 2, если адрес связан с контактом. При выполнении импорта пользователей необходимо знать, что диспетчер производит сопоставление заведенных пользователей в CRM c данными в импортируемом файле. Если в файле существуют пользователи, которых нет в системе CRM, диспетчер предложит создать учетную запись пользователя или сопоставить учетную запись этого пользователя с учетной записью другого пользователя, существующего в CRM. Для того чтобы избежать ошибки при импортировании учетных записей пользователей, нужно, чтобы в файле были включены и заполнены столбцы: «Имя пользователя в домене», «Имя», «Фамилия». Имя домена, заданное для пользователя, должно быть написано правильно, а число пользователей в файле не должно превышать число лицензий для Microsoft CRM.
Несмотря на свои широкие возможности переноса данных в систему CRM, диспетчер Data Migration имеет ряд ограничений, одно из которых заключается в том, что диспетчер не переносит данные с отношениями «многие-ко-многим». Импорт данных осуществляется только для отношений «один-ко-многим» и «многие-к-одному». Пользовательские имена атрибутов не должны превышать 160 символов, иначе в системе диспетчера переноса данных произойдет сбой. Пользователь может импортировать как активные, так и неактивные записи в систему CRM с помощью диспетчера. При импорте атрибута «Статус», который идентифицирует состояние записи, необходимо знать, что «Статус» рассматривается как поле выбора, то есть атрибут раскрывающегося списка. При сопоставлении данных атрибут «Статус» должен принимать значения, указанные в разделе PickListMap. Более подробно о значениях атрибута «Статус» для различных объектов CRM можно узнать, пройдя по ссылке: http://rc.crm.dynamics.com/rc/regcont/ru_ru/OP/articles/statestatus.aspx.
Итак, для того чтобы осуществить импорт данных, пользователю с административными правами в CRM необходимо запустить «Диспетчер переноса данных» (см. экран 1).
После загрузки диспетчера пользователь увидит окно с тремя различными функциями (экран 2), которые позволяют осуществлять импорт данных, удаление импортируемых данных и управление схемами сопоставления данных.
При выборе функции импорта данных пользователю предоставляются следующие возможности:
- создание новой операции импорта с помощью существующей схемы сопоставления данных (следует заметить, что диспетчер имеет ряд стандартных схем сопоставления данных, которыми вы можете пользоваться);
- создание новой операции импорта и новой схемы сопоставления данных;
- создание новой операции импорта на основе предыдущей схемы сопоставления данных (экран 3).
Создадим новую операцию импорта данных и новую схему сопоставления данных. Для этого выберем вариант Start a new migration и нажмем кнопку Start a Migration, а на открывшейся странице щелкнем Next. Появится страница, где необходимо ввести имя новой операции импорта и нажать Next. Далее открывается окно выбора файла для импорта. Необходимо помнить, что в Excel при сохранении файла как CSV (разделители — запятые) в файле вместо разделителя в виде запятой ставится разделитель в виде точки с запятой. При выборе файла в диспетчере файл должен быть закрыт в других приложениях, иначе система выдаст ошибку. После выбора файла необходимо нажать кнопку Next, на открывшейся странице выбрать разделители и проследовать далее к странице выбора сущности, в которую будет осуществлен импорт данных. В дальнейшем необходимо нажимать кнопку Next до страницы сопоставления столбцов в импортированном файле с атрибутами сущности (экран 4).
Диспетчер автоматически выполняет сопоставление столбцов файла с атрибутами в соответствии с названиями столбцов и атрибутов. Если диспетчер выполнил сопоставление неправильно, пользователь всегда может повторить сопоставление данных, для этого необходимо в списке атрибутов выбрать верное значение и нажать Next. Если пользователь импортирует данные в поле типа lookup, ему необходимо выполнить сопоставление данных (экран 5), нажать кнопку Next и на открывшейся странице выбрать тип сущности, с которой осуществляется связь первичной сущности через данное поле. Например, если пользователь выполняет импорт данных в сущность «организация» (первичная сущность) и среди импортируемых данных есть данные, которые соответствуют «Основному контакту», то при сопоставлении этих данных с атрибутом «Основной контакт» пользователь должен выбрать сущность «Контакт», так как «Основной контакт» выбирается из списка контактов, заведенных в CRM (экран 6). После выбора сущности необходимо выбрать атрибут связи. Например, если в импортируемом файле столбец с данными для поля lookup содержит данные, соответствующие атрибуту «Фамилия» связующей сущности (в нашем случае это сущность «Контакт»), то в поле атрибута выбираем «Фамилия» (экран 6). После выполнения сопоставления всех полей необходимо нажимать кнопку Next до страницы загрузки данных.
Загрузка данных займет некоторое время, после чего откроется окно с информацией о выполнении импорта (экран 7). На странице будет представлено, какие данные загрузились успешно, а какие не загрузились. Также пользователь может посмотреть, в чем причина ошибки; после удачного импорта данных необходимо нажать кнопку Finish
Если зайти в раздел «управление схемами сопоставления данных» (экран 2), в списке схем мы обнаружим схему, созданную выше; теперь мы можем использовать данную схему при следующих миграциях данных. Для этого необходимо выбрать раздел «импорт данных», и в открывшемся окне выбрать «создание нового импорта на основе предыдущей схемы сопоставления данных»; список схем сопоставления данных, созданных в диспетчере, станет активен. Для того чтобы удалить импортируемые данные, пользователь должен зайти в раздел удаления импортируемых данных, выбрать в списке нужную запись и нажать кнопку Delete.
В заключение
Еще раз хочу обратить ваше внимание на важные особенности проведения импорта с помощью диспетчера переноса данных Data Migration. Диспетчер переноса данных является самостоятельным продуктом. Файл импорта должен иметь формат CSV с разделителями в виде запятой, двоеточия, точки с запятой или символа табуляции; файл не должен содержать первые 19 символов ASCII (null, перевод строки, возврат каретки и т. д.), для каждого типа записей должен быть только один файл CSV с данными. Для данных, импортируемых в поле lookup, необходимо выполнять сопоставление атрибутов сущностей, которые связываются. Диспетчер не переносит данные в отношении «Многие-ко-многим», пользовательские имена атрибутов не должны превышать 160 символов, пользователь может импортировать как активные, так и неактивные записи.
Анастасия Сипко (sakra@bk.ru) — программист, имеет сертификат Microsoft Certified (Technology Specialist)
Таблица. Сравнение инструментов Import Data и Data Migration