Harmon.ie для SharePoint, Outlook Edition

Рассел Смит (rms@russell-smith.net) — независимый ИТ-консультант, специализируется на управлении системами

.

Доступ к документам SharePoint может доставить много хлопот новым пользователям. Хотя можно просмотреть командный сайт SharePoint, я всегда подозревал, что не составит труда получить прямой доступ к ним через Microsoft Office и Windows. Harmon.ie позволяет сделать это, предоставляя пользователям обзор рабочих пространств SharePoint в одном окне Outlook. На экране показано, что в нем есть ярлык Documents, где пользователи могут находить документы SharePoint и работать с ними, и ярлык People, с помощью которого можно получать информацию и взаимодействовать с другими пользователями SharePoint. Более того, Harmon.ie позволяет сохранять сообщения и управлять ими в SharePoint.

Экран. Окно Harmon.ie при работе с Outlook

Установить Harmon.ie легко. Продукт можно развернуть, например, с помощью Group Policy Software Installation, Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM). Сайты SharePoint в Harmon.ie можно перенастроить, чтобы пользователи могли быстрее запускать его. Для облегчения работы с SharePoint Harmon.ie предоставляет администраторам отчеты об использовании SharePoint, которые основаны на данных из журналов регистраций SharePoint, Outlook и Microsoft IIS.

Я тестировал Harmon.ie при помощи Microsoft Office 365; процесс добавления моего сайта был сравнительно легким. Мне пришлось повозиться с выбором метода аутентификации. Оказалось, что требуется аутентификация браузера вместо введения моего пользовательского имени в Office 365 и пароля непосредственно в Harmon.ie. Было бы здорово, если бы в диалоговом окне давалась подсказка о том, какой метод аутентификации выбрать.

Harmon.ie увеличивает задержку при запуске Outlook. Это приемлемо, если вы запускаете Outlook один раз каждый день, когда двоичный код помещается в кэш-память для более быстрого запуска. Важнее то, что Harmon.ie не вызывает нестабильности работы Outlook, что иногда бывает, когда он работает с приложениями сторонних фирм.

Работа с Documents

После добавления сайта Office 365 я пытался загрузить папку через Harmon.ie и получил сообщение об ошибке, в котором говорилось, что загрузка папки не разрешена. Но вы можете указать маршрут к сетевому диску в SharePoint и таким образом загрузить папку. Правда, в этом случае нужно четко представлять себе, что надо делать. Я надеялся, что Harmon.ie сможет облегчить процесс.

Поиск документов сработал хорошо, хотя требование щелкнуть по кнопке Search (или нажать Enter) для начала поиска кажется немного старомодным, принимая во внимание то, что функция поиска в меню Windows Start работает, пока вы печатаете. Удобная возможность — предварительный просмотр внизу окна Harmon.ie. Именно эта панель спасла меня от необходимости открывать документы для проверки контента.

Ярлык Documents в Harmon.ie дает информацию о каждом документе в библиотеке SharePoint, включая то, когда он был обновлен в последний раз и кем. Представление можно отфильтровать, чтобы там были показаны только проверенные документы. Функция «перетаскивания» выполняется вручную. Она работает как в Windows Explorer, так и в Windows Outlook. Операции «вырезания» и «удаления» также выполняются при помощи контекстного меню. Функции Favorites позволяют использовать библиотеки SharePoint, Harmon.ie показывает изменения в существующих документах и отмечает их, если в библиотеку добавлены новые документы. Наконец, предусмотрена интеграция с Microsoft Office Communications Server (OCS) и Microsoft Lync, поэтому пользователи могут инициировать сессии звонков и переговоров.

Работа с Email

Harmon.ie позволяет пользователям решать, сохранять ли электронные сообщения и присоединенные материалы в SharePoint, прежде чем они будут отправлены. Вы можете настроить это централизованно, при помощи системы администрирования. Все электронные сообщения сохраняются в SharePoint, а метаданные помещаются в списки SharePoint.

Администраторы могут задать настройки Harmon.ie на автоматическое замещение присоединенных файлов в исходящих сообщениях ссылками, что позволяет экономить пространство в базе данных Microsoft Exchange. Весь процесс замещения присоединенных файлов ссылкой и сохранения данных в SharePoint дает некоторую отсрочку при отсылке сообщения, но это неважно. Администраторы также могут задать настройки Harmon.ie на автоматическое удаление исходящих сообщений из Exchange после отправки, указав место назначения SharePoint в качестве главного места хранения.

Преимущества Harmon.ie компенсируют некоторое замедление Outlook. За месяц его работы на моей системе не было никаких аварийных ситуаций или проблем, созданных приложением. Благодаря встроенным свойствам Harmon.ie мне не нужно было посещать командный сайт SharePoint. Исходя из того, что в Outlook сотрудники офисов проводят большую часть времени, разработчики справедливо рассудили, что пользователям не нужно покидать Outlook. Инструкция по использованию Harmon.ie лаконична. Пользователям только непременно надо сообщить о функции «перетаскивания», иначе может понадобиться обучение.