Как OneNote облегчает жизнь

Эрик Ракс (ebrux@mvps.org) — старший администратор сети Windows в крупной консалтинговой компании

.

Всему свое место

Держать в поле зрения программы совещаний и актуальные задачи мне помогает комбинация OneNote на компьютере, OneNote Mobile на Apple iPhone или iPad и заданий Microsoft Outlook. Сначала я составляю план совещания и сохраняю его в OneNote. Например, для еженедельных встреч с руководителем я составляю такой план:

-вопросы, обсуждаемые на совещании;

-участники;

-оповещения;

-состояние сформулированных ранее пунктов действий;

-перечень новых пунктов действий.

Сведения о предстоящем совещании удобно помещать непосредственно в OneNote, особенно если организатор совещания отослал его программу в приглашения в Outlook. Чтобы это сделать, откройте вкладку Home в OneNote, нажмите кнопку Meeting Details и выберите совещание. Во время беседы с руководителем я поднимаю намеченные вопросы, охватываю все оповещения и отчитываюсь по открытым ранее пунктам. По ходу дела я добавляю новые пункты действий в конец списка (с помощью Apple iPad или iPhone).

После совещания я возвращаюсь на свое рабочее место, на настольном компьютере выделяю каждый новый пункт действий и выбираю для него срок исполнения (экран 1). К выделенному пункту действий в OneNote добавляется флажок, а в Outlook автоматически добавляется задание (экран 2). Пункты действий, помещенные в OneNote, составляют общий список заданий. Флажки в OneNote и задания в Outlook связаны между собой. При щелчке на флажке закрытого пункта в OneNote соответствующее задание в Outlook в фоновом режиме обновляется и маркируется как выполненное. Таким образом, по окончании совещания я имею четкую картину обсуждаемых вопросов, закрытых и новых пунктов действий, выполнение которых необходимо контролировать (экран 3).

Экран 1. Выбор срока выполнения пункта действий

Экран 2. Пункты действий OneNote в виде заданий Outlook

Экран 3. Представление пунктов действий

Эффективная организация работы

OneNote Mobile выполняет именно ту функцию, которую описывает его название, а именно: позволяет иметь OneNote всегда при себе. Использование Outlook 2010 на компьютере и хранение файлов в Microsoft SkyDrive позволяет получать доступ к заметкам через бесплатное приложение, доступное для iPhone, iPod, iPad, Android с Windows Mobile 6.1 или Windows Phone 7. На экране 4 показан интерфейс доступа к информации о совещании на iPhone.

Экран 4. Представление информации в?OneNote Mobile

Независимо от того, где я нахожусь, мои заметки у меня всегда под рукой. Находясь вдали от рабочего места, я могу добавлять записи в любой момент. Настольная и мобильная версии OneNote всегда синхронизированы, что позволяет ничего не упустить.

Для настройки работы OneNote на iPhone необходимо установить приложение OneNote Mobile, которое можно найти в Apple App Store. При открытии приложение предлагает ввести учетную запись Windows Live ID. Если у вас нет учетной записи Windows Live ID, создайте ее. OneNote Mobile позволяет держать данные в хранилище SkyDrive, ассоциированном с учетной записью Windows Live ID, поэтому следует обеспечить надлежащую защиту своего имени и пароля.

Приложение iPad OneNote дает возможность использовать преимущества большого экрана, поэтому на iPad нужно устанавливать iPad-версию, а не версию для iPhone.

Для получения доступа к заметкам OneNote с любого компьютера зарегистрируйтесь с учетной записью Windows Live и перейдите по ссылке на SkyDrive. Документы OneNote находятся в папке «Документы». Для большей эффективности процесса подключите OneNote 2010 на компьютере к SkyDrive.

1. Нажмите «Файл», «Общие».
2. Выберите тетрадь для совместного доступа.
3. Выберите среду, посредством которой организуется совместный доступ.
4. Выберите область совместного доступа с ноутбуком в хранилище SkyDrive.

На экране 5 показан пример организации совместного доступа с тетрадью Article по Интернету в папке «Документы» в хранилище SkyDrive.

Экран 5. Подключение OneNote к SkyDrive

Хранилище SkyDrive

После настройки хранилища SkyDrive вы найдете для него и другие области применения. Я храню там копии важных файлов, которые можно просматривать на мобильном телефоне. Например, если клиент жалуется на недостаточную оперативность обслуживания, я могу быстро восстановить копию соглашения об уровне обслуживания на своем телефоне. Однако, как показывает опыт, использовать SkyDrive с мобильного устройства удобнее для просмотра информации, а не для ее создания. Учитывайте это, когда будете решать, какие файлы размещать в этом бесплатном интернет-хранилище Microsoft.

Облегчите себе жизнь

В этой статье приведен лишь один пример, который показывает, как мобильная версия общеизвестного приложения, интернет-хранилище и широко распространенная программа-органайзер могут облегчить вашу жизнь. Попробуйте сами.