Знакомимся с группами Office 365

Опытные администраторы Exchange обычно считают, что хорошо управляют группами, или группами рассылки (distribution group), или даже списками рассылки (distribution list), как они назывались раньше. Но затем случается нечто, нарушающее привычный порядок. Именно это произошло в группах Office 365 (http://blogs.office.com/2014/09/25/delivering-first-chapter-groups-office-365/), доступных среди ресурсов, предоставляемых Outlook Web App (OWA) на вкладке People в Office 365.

В некотором отношении функционирование групп Office 365 такое же, как у традиционных групп рассылки электронной почты, то есть вы можете отправить сообщение в группу, и оно будет доставлено всем ее участникам. Но проблема с группами рассылки заключается в том, что лица, не состоящие в группе, не получают информации. Присоединяясь к группе, вы не получаете доступа к предыдущим дискуссиям. Однако, несмотря на известные недостатки, группы рассылки остаются основным методом, используемым для обмена информацией внутри многих компаний.

Группа Office 365 — более постоянная сущность, чем группа рассылки электронной почты, потому что вы можете использовать ее как обычную группу рассылки, но в группе Office 365 также могут храниться обсуждения, обнаруживаемые новыми участниками при присоединении к группе. Группа Office 365 — своего рода гибрид группы рассылки и общедоступной папки. Этот механизм в течение многих лет использовался для размещения групповых обсуждений. Подобно группе рассылки, группа Office 365 формируется как объект группы в каталоге, в данном случае Azure Active Directory.

Вероятно, более точным будет сравнение с комбинацией группы рассылки и почтовым ящиком сайта (или даже традиционным общим почтовым ящиком), потому что, заглянув во внутренние механизмы, мы обнаружим сочетание элементов Exchange и SharePoint, обеспечивающее потенциал совместной работы, который специалисты Microsoft стремились реализовать в группах Office 365. Судя по комментариям разработчиков Microsoft, группы предпочтительнее почтовых ящиков сайта, если вам нужна платформа для совместной работы над новым проектом. Вероятно, причина в том, что почтовым ящикам сайта не сопутствовал успех со времени их появления.

Время покажет, обеспечат ли группы Office 365 платформу для совместной работы, которая поможет сотрудникам компаний повысить производительность. Я попытался разобраться в принципах работы новых групп. Надеюсь, мои заметки и вам помогут лучше понять группы Office 365.

Что такое группы

Группы Office 365 предоставляются только для определенных планов (E1-E4, A1-A4, G1-G4 плюс планы Бизнес базовый и Бизнес премиум, Бизнес, Для малого бизнеса расширенный и Для среднего бизнеса, а также план Киоск) или, в сущности, большей части общего списка планов Office 365. Как отмечалось выше, если ваш почтовый клиент имеет доступ к группам, вы должны обнаружить элемент Groups в левом дереве ресурсов, отображаемом OWA.

Не накладывается никаких ограничений на число групп, которые могут существовать внутри клиента Office 365. Особая форма почтового ящика Exchange представляет собой физическое хранилище группы. Почтовый ящик используется для хранения содержимого группы объемом до 50 Гбайт, в том числе публикаций, сообщений и элементов календаря. Почтовый ящик связан с библиотекой документов, которая на первый взгляд создана в OneDrive для бизнеса, но на самом деле является библиотекой документов на сайте SharePoint. Назначение библиотеки документов — предоставить хранилище для любых других типов контента, общих для группы. Свойства почтового ящика группы указывают Exchange, что его членство может быть использовано для маршрутизации. Почтовые сообщения, отправленные группе, будут доставлены всем участникам. Таким образом, группу можно рассматривать как группу рассылки Exchange с хранилищем (почтовым ящиком).

Компания Microsoft и в прошлом связывала два продукта и предоставляла им общий интерфейс через клиент. Как отмечалось выше, связь аналогична реализованной в почтовом ящике сайта, где почтовый ящик используется для работы с электронной почтой, а библиотека документов SharePoint — для хранения документов. Наличие клиента — важное различие между двумя реализациями. Почтовым ящикам сайтов требуются Outlook 2013 и незаметный процесс синхронизации между SharePoint и Exchange, чтобы представить единую картину. Но доступ в группах осуществляется через Интернет, что позволяет задействовать OWA в качестве клиента. Выбор OWA также означает возможность работать с группами Office 365 с использованием OWA для устройств.

Общие и личные группы

Я обнаружил три возможности создать новую группу Office 365: через OWA; щелкнув параметр Groups на панели навигации Office 365; в OneDrive для бизнеса. Пользователи много работают в OWA, и, вероятно, именно здесь они будут создавать группы. Поэтому я тоже воспользуюсь этим вариантом. Сначала обратимся к разделу Groups в OWA и щелкнем значок «плюс» или пункт Create new group («Создать новую группу»). Результат показан на экране 1.

Экран 1. Создание личной группы Office 365

Группы могут быть общими или личными. Вы выбираете тип при создании группы, и впоследствии ее нельзя (по крайней мере, пока) преобразовать из общей в личную или наоборот. Как видно из названия типа, каждый может присоединиться к общей группе. Это самый подходящий тип группы для информации, распространяемой в масштабах всей компании, сведений о лучших ресторанах в городе и т. д. Пользователям не обязательно присоединяться к группе или ждать, пока их добавит администратор, чтобы иметь возможность изменять или просматривать контент группы. Они всегда могут отправить в группу сообщение по электронной почте, начав новую беседу или участвуя в текущем обсуждении. Доступ к контенту в личной группе ограничен ее участниками. Пользователь, создавший группу, автоматически назначается администратором группы, а пользователи, желающие присоединиться к личной группе, могут отправить соответствующий запрос администратору. Запрос должен быть одобрен, прежде чем они получат доступ к группе.

Можно предположить, что человек, не являющийся членом личной группы, не имеет права публикации, но это не так. Каждый, кто относится к клиенту, может отправить сообщение электронной почты в личную группу, и это сообщение будет показано как публикация в представлении бесед. Впервые увидев, как это происходит, я подумал, что это ошибка, и сообщил о ней в Microsoft. В ответе было описано два сценария, показывающих, в каких случаях пользователю, не участвующему в личной группе, важно иметь возможность публикации. Во-первых, иногда человеку, который не является участником, полезно сотрудничать с группой, служащей для подготовки отчетов о неполадках. В этом сценарии действительные участники группы отвечают за решение проблем, но свой вклад может внести каждый. Во-вторых, участнику группы может быть удобно приглашать сторонних лиц к беседе, например, чтобы предоставить отзыв о плане проекта. Они могут это сделать, попросив пользователя, который не является участником, отправить сообщение в группу по электронной почте.

Чтобы упростить такой доступ, все группы отображаются в каталоге (в том числе глобальном списке адресов Exchange и автономной адресной книге). Это может вызывать проблемы, если группы используются для конфиденциальных переговоров, как группы HR layoffs 2015 (отдел кадров, сокращение персонала в 2015 году), или Corporate acquisitions («Корпоративные приобретения»), или Super Confidential: Project Autofill («Сверхсекретно: автозаполнение проекта»), показанные на экране 2. Более личный репозиторий, скрытый от произвольного просмотра, может больше подойти для размещения действительно личных обсуждений, пока Microsoft не найдет способа скрыть личные группы из адресных списков.

Экран 2. Просмотр доступных групп позволяет обнаружить нечто интересное

Количество вариантов, доступных сегодня в Office 365 для совместного использования информации, можно увидеть на снимке экрана OAB моего клиента (см. экран 3). Здесь показаны пиктограммы и элементы для динамических групп рассылки, групп Office 365, обычных групп рассылки электронной почты (в том числе вариант «комнаты») и даже общедоступных папок с почтовой функцией. Очевидно, необходимо тщательно продумать, какие методы подходят конкретно для вашей компании.

Экран 3. Варианты совместной работы, предоставляемые OAB

У некоторых администраторов вызывает опасения невозможность изменить SMTP-адрес группы после ее создания (вы можете изменить рекомендуемый адрес, когда создаете группу). Вероятно, адрес скрыт, чтобы его было труднее угадать посторонним лицам. Группы автоматически защищаются от внешнего доступа, если вы не обновили свойства группы, выбрав параметр Let people outside the organization («Разрешение внешним пользователям присылать почту данной группе»). Этот параметр нужно отредактировать после того, как группа создана, поскольку он недоступен на первоначальном экране настройки. OWA не позволяет добавлять посторонних людей в группу, даже если они перечислены в каталоге как почтовые контакты. Любая попытка добавить постороннего приводит к сообщению об ошибке The group can’t be saved right now («Группа не может быть сохранена в настоящее время») без дополнительных объяснений.

Доступ к контенту группы

С точки зрения пользователя, работать с группами просто. Просматривая каталог групп, вы можете искать новые группы, чтобы присоединиться к ним. Доступ к общим группам предоставляется немедленно; вы можете просматривать группы, чтобы узнать их содержимое, участвовать в беседах, обращаться к календарю группы или совместно работать с файлами. Естественная точка входа для группы — представление беседы, показанное на экране 4. Вы можете увидеть различные беседы, существующие в группе, ход обсуждения внутри беседы и указание на то, что в группе совершены некоторые новые действия.

Экран 4. Представление беседы группы

Реализованное в группах понятие избранного позволяет пользователям отмечать интересующие их группы, а также подписки. В результате пользователи получают уведомления по электронной почте, когда в группу добавляется новый контент. Кроме того, у пользователей появляется возможность посещать общие группы в любой момент, чтобы проверять доступный контент (или добавлять контент, что можно делать, не присоединяясь к группе).

Что касается типов контента, которые можно добавлять в группу, то редактор, предоставляемый для участия в беседах, очень прост. Отсутствуют варианты форматирования при выполнении самых простых тестовых операций, например выделение полужирным шрифтом или подчеркивание. Если вам надоел простой текст, можно вырезать и вставить материал из других приложений. Мне удалось добавить в беседы различные типы форматированного текста из Word, Outlook и Excel, а также снимки экрана. Кроме того, можно публиковать вложенные файлы. Вложения доставляются участникам группы по электронной почте или хранятся в OneDrive для бизнеса, а пользователю направляется ссылка. Полагаю, что компания Microsoft обновит редактор бесед, расширив его графическую функциональность, аналогично обновленному редактору в OWA.

При просмотре бесед мне не хватало возможности вызвать контекстное меню щелчком правой кнопки мыши. Вероятно, причина в том, что поддерживается ограниченное взаимодействие с элементами. Например, нельзя редактировать свое высказывание (его можно удалить, а затем опубликовать заново). Ограниченные возможности управления беседами вызывают удивление, но, может быть, эти функции появятся в будущих обновлениях. После того как элемент выбран (и отображается в области чтения), вы можете переслать его по электронной почте, но, кроме чтения, ваши действия с элементом ограничены. Доступ к календарю группы — очень знакомое действие для каждого, кто работал с календарем OWA. Вы можете держать календарь группы рядом со своим собственным, что облегчит поиск подходящих интервалов времени для совещаний. Если у вас есть доступ к календарям других пользователей, их также можно показать, создав красочное, хотя и довольно путаное представление.

Если вы не собираетесь использовать интерфейс групп, то взаимодействовать с группами можно по электронной почте. В этом случае вы увидите лишь новый контент, доставляемый в вашу папку «Входящие» по мере публикации в группах, в которых вы имеете членство и подписку на получение обновлений. Функция, которой мне не хватало, — получать дайджест публикаций в группе. Получение отдельных сообщений (см. экран 5) для каждой публикации в активной группе приводит к интенсивному трафику в почтовом ящике.

Экран 5. Получение материалов для группы по электронной почте

Интересно наблюдать за эволюцией пользовательского интерфейса OWA. Влияние новых источников информации можно увидеть на экране 6, где показано дерево ресурсов OWA, как его видит пользователь Office 365 (слева), в сравнении с картиной, наблюдаемой пользователем локальной версии Exchange 2013 CU6 (справа). Первоначально присутствовали только папки почтового ящика. Можно также добавить общие папки, но только современную разновидность и только как «Избранное». Почтовые ящики сайта никогда не поддерживались OWA. Но теперь OWA отображает представление People и группы, и для папок почтового ящика не остается достаточно места на экране. Новые источники информации необходимо показать, и встраивание их в дерево ресурсов OWA — подход не хуже любого другого, но он может быть следствием попыток уменьшить важность папок почтового ящика для OWA. Ведь если у вас есть представление People, чтобы узнать, какие почтовые сообщения получены от самых важных корреспондентов, Clutter для удаления почтового мусора и функция поиска, чтобы обнаруживать любую необходимую информацию, то зачем нужны папки?

Экран 6. OWA Online (слева) и локальный OWA (справа)

Вероятно, они все же необходимы, по крайней мере до тех пор, пока ваша компания не отработает стратегию совместной работы. В таком случае вы можете использовать булавку папок OWA (см. экран 7), чтобы настроить OWA на отображение традиционного представления «Избранного», за которым следует полный набор папок почтового ящика. После того как группы готовы и вы хотите просмотреть их, можно щелкнуть значок булавки, и OWA покажет только избранные папки, оставив место для списка групп.

Экран 7. Булавка для папок OWA

Управление группами

Все проблемы, связанные с управлением совместными репозиториями, закрепились в подсознании администраторов Exchange после 18-летнего опыта управления общими папками. Хотя Office 365 предоставляет больше административных отчетов о почтовых ящиках и базах данных, чем локальные продукты, информация и анализ, содержащиеся в отчетах, никогда не проникают в суть вещей. Возможно, это происходит потому, что емкость хранилищ внутри Office 365 столь велика, что никому нет дела до петабайтов, занятых давно устаревшими групповыми обсуждениями.

По умолчанию любой пользователь может создать группу. Мы уже проходили этот путь и знаем, что разрешить пользователям бесконтрольно создавать объекты для совместной работы недопустимо. Группы будут создаваться без всякого согласования или причины; их будут использовать несколько дней, а потом игнорировать, и пользователи забудут о них и потеряют интерес. То есть многие группы превратятся в ненужные хранилища, загромождающие корпоративный каталог. Специалисты Microsoft не предусмотрели никаких мер для автоматического удаления старых групп или даже контента по истечении определенного времени. Поэтому работа по обслуживанию групп — исключительно ручная и должна выполняться администраторами. Положение усугубляется из-за отсутствия функций подготовки отчетов, с помощью которых можно было бы выделить группы, бездействовавшие в последнее время или имеющие неактивных участников.

Единственный способ препятствовать разрастанию групп подобно сорнякам — внедрить ограничения через политики почтовых ящиков OWA, в которых новый параметр (GroupCreationEnabled) указывает, может ли пользователь создавать группы. Вы можете ввести немедленную блокировку, изменив политику почтовых ящиков OWA по умолчанию следующим образом:

Set-OWAMailboxPolicy
   -Identity “OWAMaiboxPolicy-Default”
   -GroupCreationEnabled $False

Другой способ: создать новую политику почтовых ящиков OWA с отключенным параметром GroupCreationEnabled и назначить ее определенным пользователям. Например:

Set-CASMailbox -Identity ‘John Smith’
   -OWAMailboxPolicy
   ‘OWAMailboxPolicy-NoGroups’

Можно также изменить свойства политик почтовых ящиков OWA через EAC, но параметр GroupCreationEnabled пока не представлен в этом интерфейсе. Обратите внимание, что OWA кэширует параметры, поэтому может пройти час или даже больше, прежде чем ограничение вступит в силу. Пользовательский интерфейс OWA отключает параметр для создания новой группы после применения политики ограничения, но не исключено, что в промежуточный период какой-нибудь пользователь попытается создать группу. В этом случае появляется оригинальное сообщение, показанное на экране 8, которое несомненно повлечет за собой немало крепких выражений в адрес «лица, управляющего вашей электронной почтой».

Экран 8. Произошло нечто непредвиденное

Очевидно, предпочтительно завести подходящие политики почтовых ящиков OWA, прежде чем пользователи начнут экспериментировать с группами, но природа Office 365 такова, что такие объекты, как группы, возникают без административного вмешательства.

Вы также можете управлять группами Office 365 из раздела Groups в Центре администрирования Office 365 (см. экран 9). Вы обнаружите, что новые группы расположены вместе с традиционными почтовыми группами рассылки и безопасности. Это логично, зачем же иметь несколько мест для управления группами? Впрочем, необходима дополнительная работа над пользовательским интерфейсом, так как в данном тексте рассматриваются группы безопасности, а не группы Office 365, и если вы создаете группу, то это группа безопасности, а не группа Office 365 и не группа рассылки. Если требуется создать группу Office 365, то делать это следует в разделе People или OWA. По крайней мере, в центре администрирования содержится указание, что EAC — правильное место для создания групп рассылки Exchange.

Экран 9. Различные типы групп, просматриваемые через Центр администрирования Office 365

Как и следовало ожидать, центр администрирования Office 365 скрывает различия между типами групп и выдает соответствующие поля для заполнения в зависимости от типа. Например, если выбрана почтовая группа рассылки, то можно обратиться к свойствам Exchange и изменить такие детали, как имя группы и SMTP-адрес почты. Но если выбрана группа Office 365, вы сможете обновить только ее описание, имя или членство в группе.

Некоторые проблемы внедрения

Группы по-прежнему находятся на раннем этапе внедрения, и Microsoft не предоставляет полного набора команд для их управления и обслуживания. Можно экспериментировать с такими командами, как Get-GroupMailbox, но бросается в глаза отсутствие команд для добавления или удаления группы. Администраторам вряд ли понравится необходимость использовать центр администрирования Exchange (EAC) для выполнения этих задач, особенно в случаях крупных развертываний, когда для автоматизации типовых задач применяются сценарии.

Средств миграции для перемещения контента из других совместных репозиториев Microsoft, таких как почтовые ящики сайта, общедоступные папки или группы Yammer, в группы Office 365 не существует. Нельзя даже перетаскивать мышью элементы из папки почтового ящика или общедоступной папки, чтобы создать групповую беседу.

За последние пять лет Microsoft провела большую работу, чтобы реализовать функции соответствия требованиям в Exchange. Поэтому вызывает недоумение, почему нельзя применить политики сохранения или удержания к почтовым ящикам группы. Попытки скрыть материал, перемещая элементы из личных почтовых ящиков в группу, будут обнаружены с помощью удержаний на месте, однако отсутствие функций соответствия юридическим требованиям — недостаток, который необходимо устранить как можно скорее. В противном случае многие компании не смогут пользоваться группами.

Среди достоинств можно упомянуть, что, хотя средство выбора, используемое для добавления почтовых ящиков в область обнаружения электронных данных, не позволяет выбрать группы, функция обнаружения электронных данных отыщет контент, так как SharePoint и Exchange поддерживают Search Foundation, а элементы, добавленные в библиотеку документов или почтовый ящик группы, индексируются и выявляются в процессе поиска. На экране 10 видно, как элемент, опубликованный в группе, включается в предварительное представление результатов поиска. Обнаружены два экземпляра, вероятно потому, что два почтовых ящика, указанные как источники для поиска, являются участниками группы, содержащей беседу. Кроме того, если беседы распространяются по электронной почте, то сообщения, содержащие беседы, будут находиться в почтовых ящиках участников группы, если их не удалили.

Экран 10. Просмотр результатов обнаружения электронных данных, охватывающих беседы группы

Досадный недостаток — невозможность восстановить случайно удаленную группу: на сегодня Office 365 не располагает методом восстановления. Такое случается, но «извините, ничего нельзя поделать» — не лучший ответ для администратора, который только что по неосторожности удалил важную группу.

Другая проблема, с которой приходится сталкиваться, — отсутствие автономного доступа к контенту, добавленному в группу, если, конечно, он не распространяется по электронной почте и в конечном итоге не попадает в почтовые ящики. Файлы, размещенные на сайте OneDrive для бизнеса, могут быть синхронизированы, но, ручаюсь, некоторые потребители хотели бы полной и прозрачной синхронизации почтового ящика, календаря и файлов.

Отсутствуют сведения об уровне масштабируемости групп, если они превратятся в стержень для организации совместной работы в крупных компаниях. Почтовый ящик не должен быть узким местом, так как современное программное обеспечение рассчитано на обработку очень большого количества элементов и огромных хранилищ (более миллиона элементов, занимающих свыше 100 Гбайт). Кроме того, должен быть полезен имеющийся у компании Microsoft опыт масштабирования почтовых ящиков общедоступных папок для обслуживания большого числа одновременных подключений. Тем не менее никто точно не знает, как будет работать группа спустя год, когда в ней скопится 50 Гбайт материалов от тысяч пользователей. Производительность в реальных рабочих условиях и рекомендации по планированию — эти аспекты групп прояснятся только со временем.

Локальные проблемы

Microsoft ничего не сообщает о возможных сроках появления версии групп, функционирующих при локальном развертывании. Это неудивительно, учитывая уровень интеграции, необходимый для объединения Exchange, OWA и OneDrive для бизнеса в целях представления групп. Такого рода сложность была оптимальной, когда аналогичные усилия требовались для развертывания почтовых ящиков сайта. Microsoft берет на себя все задачи по интеграции и налаживанию взаимодействия внутри Office 365, а пользователи видят готовые функции. Именно поэтому удавалось проектировать и внедрять группы без усилий со стороны клиентов.

Новые функции получать приятно. Не столь привлекателен растущий пробел в возможностях между локальными и «облачными» программными продуктами. За несколько месяцев в Office 365 появилась важная функция, такая как группы, Office Delve и People View, а скоро к ним добавится Clutter. Локальная версия программных продуктов остается довольно статичной в ожидании следующих значительно обновленных версий. На фоне общих темпов развития «облака» трудности, с которыми локальные пользователи сталкиваются при развертывании новых программных продуктов, становятся все более очевидными с каждым днем.

Движение вперед

Я начал со сравнения групп Office 365 с обычными группами рассылки электронной почты, но это не было подробным описанием возможностей групп Office 365. Безусловно, можно подготовить группы для замены некоторых групп рассылки электронной почты, и вы получите желаемую функциональность. Те, кто работает с Outlook и другими клиентами вместо OWA, могут участвовать в беседах, совместно использовать календари и обращаться к библиотеке документов OneDrive для бизнеса. Такие пользователи не могут увидеть представление беседы или искать предыдущие публикации, но могут взаимодействовать более плодотворно, нежели через обычную группу рассылки электронной почты.

На момент написания статьи Outlook не поддерживает группы, но вы можете «играть» с URL-адресами ради демонстрации возможностей Outlook. Пример приведен на экране 11. Здесь показаны папки в общем почтовом ящике, используемые группой Office 365 на веб-странице. В данном случае магический эффект достигается благодаря связыванию URL-адреса для группы с папкой, чтобы Outlook обращался к этому URL-адресу всегда, когда папка открыта. Я воспользовался URL-адресом https://outlook.office365.com/owa/groupname@yourtenant.onmicrosoft.com/? offline=disabled#path=/mail, чтобы Outlook 2013 открыл группу. Вы можете увидеть тот же самый контент, который доступен через полный интерфейс OWA на экране 4. Это интересный эксперимент, но никак не полная интеграция, которой вряд ли удастся добиться, пока Microsoft не выпустит следующую значительно обновленную версию настольных приложений Office.

Экран 11. Outlook 2013 отображает папки в почтовом ящике для группы Office 365

В целом группы выглядят хорошим дополнением к возможностям совместной работы, доступным в Office 365. Вызывают беспокойство некоторые ограничения их управляемости, особенно в крупных компаниях. Однако я полагаю, что Microsoft будет работать над этими проблемами, и к концу 2016 года мы получим оптимальную реализацию.