Прикладные пакеты управления выплатами компенсаций расходов, например оплатой отчетов о командировках, способны превратить административные мучения в финансовую выгоду.
До недавнего времени отделение банковских инвестиций компании Meryll Lynch теряло ежегодно по статье «Поездки и представительские расходы» («ППР-расходы») миллионы долларов, которые могло бы получать со своих клиентов. Причина? Отдел оплаты платежей вышестоящей организации не всегда успевал за 90 дней (срок, предусмотренный федеральным законом) обработать сведения о тратах отделения.
Но вот в начале 1997 года отделение перешло от бумажной отчетности к программной системе управления компенсацией расходов, которая автоматизировала сбор, оплату, хранение и аудит ППР-трат. Преимущества оказались налицо. «К сегодняшнему дню мы сумели выставить клиентам счета на 5 млн. долл.», — говорит Хейди Ивенсон, вице-президент отделения.
Возможно, большинству компаний не удается получить столь внушительные суммы, о которых сообщают представители Meryll Lynch. Тем не менее и они тоже экономят время, деньги и усилия, внедряя системы управления компенсацией расходов. По словам пользователей, эти системы привносят порядок в хаотичный бумажный поток.
«До этого процесс ППР-отчетности и возмещения затрат неизменно превращался в безумие», — говорит Рон Дэвис, вице-президент по информационным системам в Fujitsu Computer Products of America. В этой компании из 800 сотрудников только 300 наиболее часто выезжающих в командировки пользуются подобным ПО. Тем не менее ежегодно компания экономит 600 часов управленческого времени, которое раньше уходило на разбор отчетов о расходах. К этому надо добавить еще 100 тыс. долл. в год в виде экономии на дорожных расходах: с появлением новой информации стали возможными более выгодные соглашения с турагентствами.
Нечто подобное происходит и в других компаниях. Не установи Incyte Pharmaceuticals ПО управления компенсацией затрат, ей пришлось бы нанимать клерка для обработки расходных документов нового дочернего биотехнологического предприятия, число сотрудников в котором, удвоившись за год, достигло 700 человек. Поставщик телекоммуникационных систем и услуг, компания Reltec, проведя пробную эксплуатацию системы, сократила цикл обработки сведений о расходах с трех недель до одной и теперь планирует использовать рабочую версию для 500 наиболее часто выезжающих в командировки сотрудников.
Как подсчитала в 1997 году в своем обзоре фирма American Express Consulting Company, в перечисленных компаниях, а также в ряде других стоимость обработки одного отчета о расходах сократилась до 10 долл., в то время как для бумажной обработки она составляет в среднем 36 долл.
«Выгоды явные», но...
«Выгоды явные», — считает аналитик Giga Information Group Джим Холинчек. Но он же замечает, что системы не получают широкого распространения. Даже компании с новыми бухгалтерскими системами и системами ERP продолжают обрабатывать сведения о затратах вручную.
Возможно, это вызвано отсутствием среди разработчиков известных имен. Скажем, компании Concur Technologies, имеющей больше других пользователей и внедрений, всего шесть лет. У других организаций пользователей меньше, хотя там встречаются и известные имена вроде Ford Motor. Последняя решила использовать для обслуживания своих штатных работников во всем мире систему Bothell производства Captura Software для осуществления соответствующих выплат. ПО Captura применяют и в Meryll Lynch. В Fujitsu работают с системой Xpense Management Solutions производства Concur, а в Incyte и Reltec — с системой Expense Reports производства Emeryville.
На этот рынок надеются выйти и другие производители, в том числе Ariba Technologies, объявившая о поставках ППР-модуля для своей системы управления оперативными ресурсами в сентябре 1998 года. Известные производители бизнес-приложений, такие как Oracle или PeopleSoft, либо уже имеют ППР-модули в своих системах, либо собираются их поставлять.
Разброс цен незначительный — обычно за рабочее место от 250 долл. для небольших инсталляций до 50 долл. для очень масштабных.
Подстраиваясь под бумажные системы
Различия в возможностях невелики. Обычно в состав ПО входят интерфейс пользователя, имитирующий бумажный отчет о расходах, база данных для накопления отчетов и «машина делопроизводства» с бизнес-правилами, программируемая сотрудниками информационной службы. Все подобные пакеты имеют выходы на системы ERP и на унаследованные бухгалтерские системы. Есть возможность осуществлять прямые платежи с держателями кредитных карт, что упрощает денежные расчеты.
Вот как работает типичная система. Сотрудник заполняет электронную форму, пользуясь клиентским ПО на своем компьютере или браузером. В пакетах имеются подсказки, гарантирующие заполнение сотрудником всех требуемых полей. Далее сотрудник отправляет электронную форму, и та следует маршрутом обработки, предписанным бизнес-правилами. ПО может быть запрограммировано на выдачу сообщений о нарушениях принятых в компании правил. В некоторых организациях предпочитают направлять формы сразу в бухгалтерию без одобрения руководителя; там они проверяются только на наличие исключительных состояний, например превышения расходов над лимитами.
Электронная форма сообщает свой идентификационный номер. Сотрудник кладет в конверт квитанции и чеки, пишет сверху идентификационный номер и отправляет все это внутренней почтой в бухгалтерию. В некоторых компаниях платежные документы сканируются в базу данных, откуда их можно извлекать по идентификационному номеру.
По словам Дэвиса, Fujitsu продолжает работать на «персоналочной» версии Xpence Management Solution. «Когда мы выбирали Concur, Web-варианта еще не было, но мы, пожалуй, и не гнались бы за ним. Служащие, которые много путешествуют, должны иметь возможность работать автономно на своем лаптопе». Если Fujitsu перейдет на Web-версию, а это, видимо, все-таки произойдет, то мы обеспечим нашим самым активным сотрудникам, которые постоянно находятся в разъездах, возможность работы с клиентским ПО, а для остальных — доступ к системе через браузер.
Дополнительные преимущества
Чем больше сотрудников пользуется подобным ПО, тем больше выигрыш, утверждает Холинчек. Это кажется очевидным, тем не менее лишь немногие компании приобрели такое ПО для всех сотрудников. В некоторых случаях система ставилась в расчете только на отдел продаж, и полученная экономия уже окупала затраты. Другие компании планируют охватить системой весь персонал, однако разворачивание ПО требует времени.
Так, в Meryll Lynch намерены предоставить ПО Captura еще 1000 сотрудников отделений банковских инвестиций и начальных продаж. Ивенсон рассчитывает с появлением Web-версии распространить систему на все отделения, то есть таким образом охватить 27 тыс. сотрудников, которым приходится часто ездить в командировки. Бизнес, которым занимается Meryll Lynch, предполагает заключение большого количества договоров, и такое ПО должно облегчить процесс их подготовки. Электронная форма требует от сотрудника указывать физических лиц, участвующих в данном деле. Система автоматически сигнализирует руководителю о предполагаемых расходах в связи с привлечением официальных правительственных лиц. Это помогает избежать затруднений, возникающих при просмотре подозрительных платежей.
Во многих компаниях ПО управления компенсацией расходов используется в расчетах с корпоративным эмитентом кредитных карт. Так, компания Sprint внедрила Xpense Management Solution для обслуживания примерно 50 тыс. сотрудников. До этого рабочие делали заявку на компенсацию расходов и выписывали личные чеки для предъявления корпоративному эмитенту кредитных карт. Теперь рабочие не видят «живых» денег: оплата идет электронным образом напрямую в Master Card, говорит Майк Иган, ответственный за операции по возмещению расходов сотрудникам Sprint.
Иган подтвердил, что переход на новую систему оплаты занял определенное время. В Sprint было организовано переобучение примерно 700 административных работников, с тем чтобы они могли разбирать отчеты за своих коллег и одновременно помогать пользователям нового приложения.
ПО управления компенсацией расходов, как и всякое другое новое приложение, может дать неожиданный эффект. Но опыт Sprint показывает, что особых проблем не возникает.
Для внедрения системы производства Concur в Sprint воспользовались весьма продуманным двухэтапным планом, каждый этап которого охватывал 25 тыс. человек. Первый этап предполагалось реализовать в течение трех месяцев.
«Однако, — говорит Иган, — придерживаться его никто не стал. Пользователей так захватила новая идея компьютерных отчетов о расходах, что многие тут же изъявили желание участвовать в проекте. В первый день мы получили намного больше желающих, чем ожидали. К началу второго этапа у нас уже оказалось охвачено системой 80-85% работников».