По части предоставления возможностей совместного использования информации новые разновидности intranet продвинулись намного дальше своих предшественников. Однако реальный результат от этого появится только тогда, когда сеть будет устроена просто.
Несмотря на то что большинству внутрикорпоративных intranet-сетей всего два-три года отроду, все больше компаний обнаруживает, что уже пришло время для переделки первой установки (места сосредоточения хранимых данных и размещения общедоступных сообщений) в нечто более амбициозное.
Обычно intranet следующего поколения представляет собой среду для организации совместной работы, где пользователь получает быстрый и полный доступ ко всему, что нужно (к файлам, программам, сотрудникам — находящимся как в офисе, так и за его пределами), и где результаты работы каждого отдельного сотрудника фиксируются и размещаются так, чтобы любой другой мог их видеть и ими пользоваться. Новые intranet-сети скорее являются средством доставки ресурсов, нужных человеку для выполнения его работы, а не собственно ресурсами.
Естественно, что такое различие между новым и старым выливается для отделов ИТ в большие перемены. На рабочие станции сотрудников нужно установить новые приложения, а старые приложения перенести из архитектуры клиент-сервер в браузер-сервер. Необходимо спроектировать и построить систему управления документами, рассчитанную на эксплуатацию в сильно разросшемся пространстве всевозможных текстов, причем новая система должна обеспечивать средства отслеживания версий и предоставление прав доступа. ПО для подготовки и редактирования документов должно быть адаптировано для работы в среде, где пользователи все чаще и чаще отдают предпочтение формам на экране компьютеров, а не бумажным документам. И наконец, новая среда будет работоспособна только в том случае, если каждый сотрудник сможет ее «осилить», то есть ее пользовательский интерфейс должен быть привлекательным и интуитивно понятным даже для новичка или технофоба.
Помимо всего прочего, «intranet версии 2.0» обеспечивает уникальную возможность напрямую управлять отношениями пользователей со своими коллегами. Пионерами здесь выступили отделы кадров, в свое время выставившие в intranet информацию о преимуществах, предоставляемых разным видам штатных вакансий. Другие приложения помогают сотруднику выполнять широкий спектр важных повседневных операций: закупки, контроль активов, регистрацию проведенных работ, резервирование билетов, калькуляцию расходов для составления отчетности, составление планового списка целей и задач, выработку требований к условиям выполнения проекта и составление плана-графика, планирование встреч и событий.
До последнего времен, если организация была заинтересована в таких возможностях intranet нового поколения, она должна была программировать эти возможности сама. Однако сейчас начинают появляться продукты, разработанные специально для таких целей (иногда их называют «программными решениями для стремительного продвижения прикладных систем»). Примером такого рода продуктов являются программы, позволяющие сотрудникам создавать и размещать в сети каталоги поставок с помощью технологий intranet. Работая с этими каталогами, сотрудники получают возможность выбирать товары и услуги точно так же, как и у любого другого розничного продавца в Internet — то есть пользуясь машиной поиска, картой покупателя, возможностью составления заказа с помощью мышки и прочими знакомыми по работе с Web средствами. Есть, однако, существенное отличие: каталоги расположены в intranet-сети компании, они составлены и эксплуатируются в соответствии с принятыми внутри организации правилами осуществления закупок.
Пользователи составляют заказ-заявку и нажатием мышки высылают его для обработки в системе. Вся необходимая бумажная работа (связанная с отгрузкой продукта, расходными и приходными ордерами, составлением отчетов и пр.) выполняется автоматически. Если заявка на приобретение требует одобрения сверху, она автоматически переправляется нужному начальнику.
Одну такую прикладную систему — CompanyStore разработки фирмы Concur Technologies — установила у себя в марте 1998 года компания — производитель графического ПО Visio. Это программное решение пришло на смену существовавшей ранее преимущественно бумажной системе осуществления поставок. По словам директора компании по информационным средствам и технологиям Нила Мирика, новая система окупила себя менее чем за два месяца, сократив среднюю стоимость составления заказа на приобретение с 50 до 5 долл. Мирик дает наивысшие оценки простоте обращения с CompanyStore: ни один из сотрудников Visio не записался на дополнительные курсы обучения, проводимые фирмой Concur, очевидно, по той причине, что все смогли разобраться с программой самостоятельно. Помимо прочего, CompanyStore умеет строить сводки результатов закупочной деятельности, что, по мнению Мирика, чрезвычайно полезно при переговорах с поставщиками. (Из аналогичного intranet-ориентированного ПО для автоматизации процессов закупок можно отметить Procure Works 2.0 компании RightWork и Strategic Procurement корпорации Oracle.)
Компания Visio помимо упомянутого ПО применяет в своей intranet еще одно приложение, позволяющее выставлять на общекорпоративное обозрение персональные цели и задачи каждого сотрудника. Например, Мирик может просмотреть таким образом задачи и планы своего начальника. «Благодаря этому нам не приходится изобретать велосипед, — считает Мирик, — и теперь мы можем быть уверены, что люди, чьи решения непосредственно влияют на успешность работы отдела, выполняют осмысленную работу. Улучшается и качество контроля за производительностью труда, поскольку общую информацию о персональных целях можно теперь собирать непрерывно, а не раз в году, как раньше». Был случай, когда таким образом удалось обнаружить, что три разные группы в Visio решали одну и ту же бизнес-задачу, не ведая об аналогичных усилиях своих коллег.
Основное различие между старым и новым типом intranet состоит, вероятно, в существенно большем объеме «издательской» нагрузки в системах нового типа. Как правило, новые системы работают с большим количеством текстовой информации и с большим числом разновидностей текста (URL-ресурсы, архивы дискуссий с отслеживанием темы, официальные документы, файлы всяческих форматов). У них короче цикл издания, и к тому же в формировании их информационного наполнения участвует все больше и больше людей. С точки зрения своей структуры intranet-сети все дальше уходят от модели взаимодействия «документ — библиотека» в сторону более насыщенных различными функциями интерактивных систем, в которых предоставление данных может осуществляться на более точной основе.
Такую тенденцию иллюстрирует intranet-сеть, созданная недавно в компании Grubb & Ellis, занимающейся коммерческим предоставлением услуг по продаже недвижимости по всему миру. Как говорит директор подразделения ИС Скотт Вильямс, клиенты его компании часто мыслят стратегиями, которые оказывают одновременное влияние сразу на несколько региональных рынков, из чего вытекает, что компания должна обеспечивать единообразную оценку имущества независимо от того, где находится рынок. Сеть intranet была спроектирована таким образом, чтобы позволить каждому сотруднику любого из 87 офисов компании, в какой бы части света они ни располагались, находить информацию и экспертное заключение по условиям существования любого рынка, а также его характеристики и предоставляемые на нем услуги. Если информацию по конкретному вопросу обнаружить не удается, конечный пользователь может завязать внутрикорпоративную тематическую дискуссию, привлекая к решению своей проблемы экспертные знания своих сослуживцев в других офисах. Новая система позволяет пользователю создавать различные формы информационного окружения (персональную среду, среду рабочей группы, группы работы по проекту и общекорпоративную среду), легко переключаться с одного окружения на другое, при необходимости создавая цепочки ссылок для переходов вперед и назад. Для управления таким переключением среды в Grabb & Ellis используется инструментарий для управления знаниями e:Folders компании IntergationWare.
Система e:Folders позволяет определять шаблоны, объединяющие разные виды данных, всевозможные фильтры, связи, преобразователи форматов, средства создания комментариев и обеспечения информационной безопасности. В e:Folders любая папка может взаимодействовать с любой другой. К примеру, какая-то папка может подать сигнал другой, чтобы та «заглянула» в третью за новой версией, и если таковая там уже есть, то передала бы результат четвертой папке для подготовки к публикации или рассылке. Из других систем в этой быстро развивающейся области приложений можно отметить продукты Knowledge Management Suite и iManage Network компаний Dataware Technologies и NetRight Technologies соответственно.
Быстрое сжатие циклов обработки информации и увеличение степени интерактивности новых сетей intranet вступает во все большее противоречие с традиционными средствами печати на твердом носителе, что наводит на мысль о возможности (наконец-то!) перехода на безбумажную технологию, бывшую предметом многочисленных споров. Если дела обстоят действительно так, то замена носителя может повлечь за собой изменение правил и средств формирования документов, в частности, деловых. «Бизнес-документы читаются не как книги, а как схемы», — делится своими мыслями Дэниэл Бриклин, основатель и директор по технологиям компании Tellix, которая производит ПО, ориентированное на подготовку электронных документов для распространения посредством intranet и чтения с экрана. Бриклин видит ситуацию следующим образом. Информация, которая нужна пользователю в каждый конкретный момент, часто составляет лишь крошечную часть общего наполнения, в то время как сам документ обычно хранится в огромном архиве. Это означает, что при работе с информационным наполнением пользователь должен иметь простые средства навигации как по содержанию документа, так и по архиву, а также иметь возможность получать схематическое изображение текущего местонахождения документа. В свою очередь составитель содержания должен иметь простые средства включения в документ всевозможного рода ссылок. Оба эти требования учтены в системе Trellix 2.0, обладающей длинным перечнем возможностей по работе со ссылками и по редактированию схемы. (Компания поддерживает Web-узел, где собран опыт и экспертные знания по составлению бизнес-документов для чтения на экране: http://www.gooddocuments.com.)
В компании Rand Worldwide из Торонто, дорабатывающей и перепродающей ПО для автоматизации проектирования, система Trellix 2.0 используется для обучения продавцов номенклатуре продуктов и их особенностей, на которые обращают внимание клиенты. По словам руководителя по работе с продуктами Боба Стила, раньше ответственные руководители посылали новые версии своих списков в штаб-квартиру компании Web-администратору, а тот преобразовывал документы в HTML-формат и размещал в Сети. Нередко процесс занимал несколько дней, отчасти из-за того, что Web-администратор имел собственный график работы, а отчасти потому, что полученный HTML-документ иногда требовал повторного редактирования. С помощью Trellix сотрудники выполняют преобразование формата и размещение текста в intranet самостоятельно. «Цикл выдачи нового варианта сократился с недели до часа», — говорит Стил. К тому же с помощью этой системы сотрудники отдела продаж составляют формы и сценарии, которые используют затем при встречах с клиентами и для записи растущих котировок продаж, чтобы довести эти сведения до всеобщего ознакомления.
Похоже, пока что ни в одной компании не используются одновременно все преимущества intranet: и прикладная среда организации работы отдельных сотрудников, и повсеместное использование публикаций документов, и просто среда поддержки совместной работы произвольной группы специалистов. Однако к такому функциональному охвату сегодня стремится большинство компаний. Они все отчетливее начинают понимать, чего они хотят от intranet-сети, а сам термин intranet постепенно приобретает все более ясные очертания.
Фред Хэпгуд — независимый журналист. С ним можно связаться по электронной почте: hapgood@pobox.com