Избыточные данные

В этом году американские корпорации потратят около 30 млрд. долл. на информационные услуги, предоставляемые через Internet. При этом 21 млрд. долл. может быть истрачен впустую

Согласно опросу, проведенному среди администраторов электронных архивов семи ведущих американских корпораций, до 70% данных, которые покупают эти корпорации, не используется. Соотнесите эту оценку с 30 млрд. долл., которые, как показывают исследования компании Simba Information, будут потрачены компаниями в 1999 году на информационные услуги, предоставляемые через Internet, и вы получите 21 млрд. долл. Хотя этот подсчет достаточно приблизителен, выводы однозначны: каждый год компании тратятся впустую на дорогостоящие данные.

Оценить объем избыточных данных можно, вычтя из общего количества данных, которые получает компания через Internet, те данные, что непосредственно используются этой компанией. Избыточные данные — это не только потраченные впустую деньги, но и масса неудобств. В частности, они могут привести к информационным перегрузкам — ситуациям, когда менеджер не может найти важную информацию в море не относящихся к делу данных, которые разлились по корпоративным сетям. Эти перегрузки снижают их производительность труда.

«Избыточные данные непосредственно влияют на производительность и общие издержки», — уверен Герберт Боум, директор по операциям Pawtucket — дочерней фирмы корпорации Hasbro, лидера американской индустрии игрушек. Одна из причин избыточных данных, по его мнению, заключается в их происхождении: «Я обнаружил, что большинство данных, приобретенных из внешнего источника, не относятся к делу». Обращаясь за услугами по предоставлению данных, большинство стремится купить как можно больше или проявляет неразборчивость в выборе.

Причины появления избыточных данных

Компании должны пытаться контролировать избыточность данных. Для этого следует искать ее причины, учитывая следующее.

• Многие должностные лица игнорируют приобретаемые онлайновые данные, предполагая, что они не соответствуют ходу событий. Поскольку и другие компании имеют доступ к этой же информации, они усматривают лишь незначительное увеличение конкурентоспособности при использовании таких данных.
• Изменчивая рыночная ситуация может заставить компанию действовать импульсивно и покупать дополнительные данные вместо того, чтобы полнее использовать собственные. Эта проблема особенно актуальна для быстроразвивающихся отраслей, таких как телекоммуникации, фармацевтика и финансовый сектор. Менеджеры цепляются за несметное количество источников данных в надежде узнать что-то новое, что поможет им опередить конкурентов, более эффективно обслуживать покупателей или просто уцелеть.
• Многие придерживаются далеко не оптимальных правил покупки данных, получаемых через Internet. Например, многие ведомства часто покупают данные отдельно друг от друга вместо того, чтобы сформировать коалицию и использовать рычаги совместных покупок для получения скидок.
• Все желают получать самую последнюю информацию независимо от того, нужна она на самом деле или нет. Одна из известных корпораций познала на горьком опыте, что значит утонуть в избыточных данных. Был заключен договор на услуги по оперативной доставке новостей через Internet. Соответствующая служба предусматривала возможности фильтрации материала. Тем не менее тысячи сотрудников корпорации получали копии одних и тех же блоков новостей, причем в полном объеме. Уже спустя несколько недель после этого работа серверов корпорации была блокирована из-за резкого притока ненужных данных.

Минимизация избыточных данных

Экономно и рационально планировать покупку данных можно и нужно. Мы приведем несколько советов.

Покупать с умом. Каждая большая компания должна иметь интегрированную стратегию покупки данных Internet. Кто-то в компании должен изучить все группы потенциальных пользователей, определить, кому и что нужно знать, и адаптировать потоки данных в соответствии с потребностями каждой группы. Так как многие организации, занимающиеся поставкой данных Internet, предлагают новости схожего содержания или берут их из общих источников, вам понадобятся эксперты, способные проанализировать возможности поставщиков и помочь потребителям информации разобраться, что полезного предлагает тот или иной поставщик.

Планировать данные. С помощью планирования данных можно определить стратегические и тактические потребности бизнеса в источниках информации. На этом этапе следует исключить из рассмотрения ненужные источники.

Опросив более 20 ведущих менеджеров одного из наших заказчиков, мы выяснили, что все они были подписаны на одни и те же пять новостных лент. (Например, почти все менеджеры хотели бы иметь сведения по новым технологиям в обслуживании финансов, которые разрабатывались компаниями-конкурентами.) Но когда мы изучили закупленные компанией данные, выяснилось, что большинство источников предоставили информацию, совсем не относящуюся к этим пяти информационным задачам.

Знать разницу между относящимся к делу и существенным. Относящаяся к делу информация не уменьшает избыточность данных, а вот существенная — уменьшает. Современные поисковые средства и последние разработки в области ПО баз данных и искусственного интеллекта прекрасно выполняют идентификацию не относящихся к делу данных. Созданные на их основе пакеты подскажут, насколько интересующие вас данные соответствуют понятиям и категориям, которые вас интересуют. Но программные средства вряд ли определят, насколько существенны добытые сведения для принятия вами окончательного решения. Не способно программное обеспечение разрешить и проблему избыточных данных. В лучшем случае ПО покажет, относится ли к делу сформированный фонд данных, но оно не сможет оценить его существенность. Попытаться усвоить массу относящейся к делу, но не важной для вас новостной информации можно только за счет ее кропотливого и терпеливого анализа, но это скорее работа аналитиков. Использование массивов таких данных не облегчит путь к лидерству на рынке. Наоборот, это способ увязнуть на этапе принятия решений.

Избегать использования старых данных для нового маркетинга. Компаниям необходимо регулярно обновлять свои фонды данных о состоянии рынка. К сожалению, большинство корпораций полагается на устаревшие данные, которые вряд ли соответствуют новым потребностям рынка.

Корпорация Bellsouth оказалась в такой ситуации, когда она вынуждена была столкнуться с распространением нетрадиционных телекоммуникационных средств передачи данных, таких как радио, кабельные сети и Internet. Новые соперники заставили ее взять на вооружение и новые конкурентоспособные стратегии. Возникла потребность в различных данных по этому сектору рынка. Корпорация расширила данные своей сети за счет получения информации путем опроса дистрибьюторов, поставщиков, отраслевых ассоциаций и других местных источников, владеющих этими технологиями. Например, в Бразилии корпорация существенно увеличила продажи, предприняв усилия в узконаправленной сфере рынка; соответствующая стратегия была сформулирована на основе данных из бразильских информационных ресурсов.

Избыточные данные — конечно же, не новая проблема, но внимание к ней крайне важно по мере приближения информационной эры. Прежде чем ваша компания потратит миллионы на электронное информационное обслуживание, спросите себя: какого рода данные действительно необходимы вашей компании и в каком объеме? Избавьтесь от лишнего, и как можно быстрее.