В изменившихся экономических условиях усилился интерес к системам бизнес-аналитики со стороны предприятий, стремящихся усовершенствовать управление своим бизнесом. Благодаря BI-системам они получают возможность оперативно принимать взвешенные управленческ

«Применение аналитической системы помогает нам добиться конкурентного преимущества», Александр Тригуба, директор по ИТ компании SimpleАлександр Тригуба

Возраст: 32 года
Образование: Московский государственный университет пищевых производств, специальность «автоматизированные системы обработки информации и управления»
Послужной список:
2009 — настоящее время
Компания Simple, директор по ИТ
2006 — 2009
ТД Тракт, директор по информационным технологиям и корпоративным системам
2001 — 2006
Российская телекоммуникационная сеть, начальник отдела корпоративных систем

В ситуации относительного затишья на рынке руководство компании Simple, которая занимается дистрибуцией качественных импортных вин, крепких спиртных напитков, минеральной воды и профессионального винного стекла, приняло решение повышать конкурентоспособность, используя все накопленные в компании ресурсы и формируя потенциал для роста. «Применение аналитической системы помогает нам добиться конкурентного преимущества. BI-система стала мощным инструментом в руках менеджеров и руководства компании», — убежден Александр Тригуба, директор по ИТ компании Simple.

Подготовку и обработку консолидированных данных в компании осуществляют информационно-аналитический отдел, который входит в состав маркетинговой службы, и финансовый департамент компании. Эти подразделения готовят всю аналитику и затем распространяют ее среди сотрудников компании, которым она необходима для работы.

«Ассортимент компании уникален, поэтому требуется тонкое и точное планирование продаж и закупок», — поясняет Тригуба. С момента своего создания в 1994 году компания регулярно пополнялась новыми структурными бизнес-единицами. Следствием этого стало использование нескольких ERP-систем, в том числе Microsoft Dynamics NAV, «1С: Предприятие», IBS TradeHouse. Каждая из систем позволяет получать свою регламентированную отчетность, выгружать аналитические отчеты в Excel с последующей консолидацией в сводные таблицы.

Так как стандартные отчеты раньше готовились в разных ERP-системах, а потом вручную сводились в Excel, то периодически проявлялся пресловутый человеческий фактор: достаточно было забыть обновить один из исходных файлов, как информация теряла достоверность. Пересчет и исправление ошибок могли занимать от одного дня до недели. Попытки заменить BI-систему сводными таблицами Excel ни к чему хорошему не привели.

Кроме того, средствами электронных таблиц не удавалось решить задачу товарного планирования. «В товарном планировании используется много показателей, которые невозможно оперативно получать из сводных таблиц. Даже небольшая ошибка в расчетах может привести к ощутимым потерям, поэтому нам пришлось полностью автоматизировать этот контур в ERP-системе, — рассказывает Тригуба. — Для построения моделей и прогнозов мы сейчас используем инструментарий QlikView — продукт компании QlikTech. Данная связка позволяет оперативно управлять товарными запасами, получать статистику продаж в любых разрезах, а также общую картину товародвижения».

До появления в компании BI-инструментария на заседаниях дирекции нередко возникали ситуации, когда подразделения, подготовив отчеты в Excel, демонстрировали свои цифры, которые были правильными с их точки зрения. Но трактовки этих цифр отражали взгляд лишь конкретного департамента и вызывали недоумение коллег. Чтобы покончить с этой ситуацией, было принято решение создать единую консолидированную систему бизнес-аналитики, которая позволяла бы получать все необходимые отчеты и на их основе принимать оперативные решения.

Внедрение единой системы для получения консолидированной информации сильно осложнялось тем, что компания развивает принципиально разные направления бизнеса, от винных бутиков до издательской деятельности. «Сначала мы хотели использовать для целей бизнес-анализа Microsoft Dynamics NAV. В самом деле, если ERP-система строится на этом решении, то почему бы не строить на его основе OLAP-кубы? Возможно, и интеграция будет проходить проще, так как к этой системе можно будет подключить и обмен данными с другими системами. Проблема, которая всплыла, заключалась в том, что OLAP-инструментарий больше подходит для ИТ-специалистов, нам же нужна была система, которой мог бы самостоятельно пользоваться наш информационно-аналитический отдел, не привлекая ИТ-специалистов для подготовки своих отчетов», — вспоминает Тригуба.

Развертывание большой аналитической системы потребовало бы серьезных затрат, а также практически постоянного участия ИТ-отдела в ее эксплуатации. Пришлось бы взять в штат специалиста, который бы полностью сопровождал систему, строил и изучал OLAP-кубы, готовил информацию. «Тогда мы обратили внимание на продукт QlikView, который в перечне BI-решений занимает промежуточное положение: это не хранилище данных, а скорее “маленький кубик”, который может подключиться к любому источнику данных. Главное — этот инструментарий доступен для понимания конечных пользователей», — отмечает Тригуба.

Кажущаяся простота

В ходе первого знакомства с новым BI-инструментарием выяснилось, что с точки зрения пользователя система очень похожа на Excel, вместе с тем обладает хорошими возможностями анализа данных и интерактивной визуализации его результатов. Также заинтересовало то, что QlikView хранит и обрабатывает все данные непосредственно в оперативной памяти.

«В результате пользователь получает набор “простых кубиков” и простой пользовательский интерфейс. Также есть возможность моментально пересчитать и подготовить данные для анализа. В крупной ERP-системе выбор информации и ее пересчет по выбранным измерениям занимает очень много времени, выгрузка отчетов может потребовать нескольких часов. Наш BI-инструмент дает пользователю возможность на лету менять измерения и моментально получать результат, — отмечает Тригуба. — Кроме того, в QlikView можно выгрузить файл, уехать с ним, например, на встречу с партнерами и там его использовать. Максим Лесниченко, наш первый заместитель генерального директора, поражал поставщиков Simple в Италии анализом данных о продажах вина, не имея доступа со своего ноутбука к базам данных компании».

На момент внедрения в апреле 2009 года, в России у компании QlikTech было всего три партнера, не было представительства, русскоязычной службы поддержки, даже русскоязычного интерфейса у системы не было. Однако это не остановило специалистов Simple. «Представители группы АТК оказывали нам консультационную поддержку, помогали разбираться в нюансах продукта. Было принято решение внедрять его своими силами. У нас уже были системы и налаженная выгрузка данных в формате Excel. На первом этапе мы установили QlikView для сбора информации из этих Excel-отчетов. (В данном случае Excel выполнял функцию конвертера промежуточных данных, из него их загружали в QlikView.) После того как мы получили работающий прототип, от Excel можно было уже отказаться и работать напрямую через сервер интеграции, который соединялся со всеми работающими системами. QlikView получал данные уже с этого сервера в автоматическом режиме», — рассказывает Тригуба. Проект внедрения занял два месяца.

Была куплена лицензия разработчика, которая позволяла вести разработку кода системы. Также были приобретены девять лицензий для пользователей уровня директоров и серверная лицензия. Позже стало понятно, что необходимо подключать к системе сотрудников других бизнес-подразделений. Для этого были приобретены Web-лицензии, стоимость которых в два раза ниже, чем пользовательских.

Встроенные средства BI-инструментария позволяют организовать защиту данных и разделенный доступ к ним. «Это фиксируется на уровне файла: мы описываем, кто может смотреть файл целиком или отдельные поля в нем. После авторизации пользователя на Web-сервере ему будет показан только тот набор данных, который он вправе отслеживать, — поясняет Тригуба. — Мы дописали отдельный модуль управления правами доступа, потому что аналогичные функции управления QlikView показались нам не очень удобными. Теперь, при загрузке данных, в систему автоматически загружается и модуль безопасности».

Общий инструмент и частные интересы

С помощью BI-инструментария свои задачи стремились решить различные подразделения. Так, руководству компании требовались анализ прогнозов и поддержка принятия решений. Финансовый департамент рассчитывал получить анализ консолидированной финансовой отчетности по группе компаний, детальный анализ прибыли и убытков, прогноз и анализ исполнения бюджетов, анализ дебиторской задолженности, мониторинг финансовых показателей компании. Службы продаж и маркетинга нуждались в анализе продаж и клиентской базы, средствах для подготовки плана продаж на будущие периоды и пр.

На текущий момент подразделения перестали готовить свои данные для отчетности и тратить время на их сбор и подготовку, поскольку все данные автоматически поступают в BI-систему. «Споры менеджеров относительно достоверности тех или иных цифр теперь можно разрешить легко и быстро — есть возможность детализировать данные до уровня отдельной продажи отдельного менеджера и посмотреть, что он продавал, кому и как. Все вопросы и конфликтные ситуации ушли сами собой, — отмечает Тригуба. — Когда в компании накоплен большой объем информации и аналитических признаков, измерений и показателей, то всех неточностей и ошибок в ней не видно, но когда выгружаешь отчет за большой промежуток времени, сразу всплывают ошибки, когда-то допущенные сотрудниками (дублирование клиентов, неправильно заведенный товар, ошибки ввода пользователей и пр.). В аналитической системе все эти вещи становятся видны моментально. Система очень быстро выявляет проблемные зоны. Она выступает в роли сита, которое позволяет исправить ошибки в источниках данных и повысить качество информации».

Аргументы бизнеса

«Я получил инструмент для управления, потому что опираюсь на данные, а это очень сильный аргумент», Андрей Танков, директор по логистике компании Simple«Я получил инструмент для управления, потому что опираюсь на данные, а это очень сильный аргумент, — рассказывает Андрей Танков, директор по логистике компании Simple, один из ключевых пользователей BI-системы. — Отталкиваясь от результатов аналитики, я знаю, какой парк автотранспорта нам необходим для выполнения текущего объема перевозок. Анализируя с помощью BI объем перевозок за предыдущий период, мы формируем бюджет, изучив который, я понимаю, каких примерных затрат следует ожидать. Мы планировали покупать 25 машин, а купили только 15, нам этого достаточно. Сейчас мы анализируем, что нам выгодно возить нашим автотранспортом, а что — наемным. Не так давно ко мне обратились наши коммерсанты с просьбой держать в резерве дежурную машину для отработки срочных заказов. С помощью QlikView я смог посчитать, что эта машина должна перевозить заказы на определенную сумму, следовательно, коммерсанты должны были обеспечить такой объем заказов. Если бы у меня в распоряжении не было аналитического инструмента, то мне, скорее всего, пришлось бы потратиться на еще одну машину».

По оценкам Танкова, в логистике компании практически нет неоправданных, лишних затрат: «В кризис доля затрат компании на логистику снизилась с 5 до 3%. В абсолютных цифрах это миллионы рублей, и это при том, что в кризис мы не принимали на работу новых сотрудников, сохранив прежнюю численность штата».

Тригуба отмечает, что кризис практически перечеркнул статистику, накопленную за долгие годы, а именно на этих данных базируется большинство аналитических отчетов. Когда все из года в год идет гладко, то накопленную аналитику можно использовать. Статистика бизнеса после наступления кризиса выбивается из общего пула ежегодных тенденций, поэтому не приходится говорить, что нам помогают накопленные аналитические данные. Первостепенное значение сейчас имеет опыт руководителей и менеджеров, которые, опираясь на аналитические данные, принимают правильные управленческие решения. «Наверное, можно было все это делать и без такого инструмента, как QlikView. Но благодаря ему мы получили возможность очень оперативно принимать взвешенные управленческие решения. Во время кризиса это как раз и является конкурентным преимуществом», — считает Тригуба.