Море документов

Электронные документы так же, как и печатные, нуждаются в четком управлении.

НА КАКИЕ МОМЕНТЫ НЕОБХОДИМО ОБРАЩАТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ВЫБОРЕ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДАННЫМИ
На пути к спецификации?

Имеют ли электронные документы какое-либо юридическое значение для вашей фирмы? Есть ли у вас жизненно важные документы для деятельности, ресурсов и коммуникаций вашей организации? Если ответ хотя бы на один из этих двух вопросов положительный, то настало время позаботиться о создании формальной и предсказуемой системы управления документами.

Документ представляет собой "снимок" данных, фиксирующий их состояние в какой-то момент времени. Управление документами - это процесс отслеживания такой информации, обеспечивающий, например, наличие только одной оригинальной копии документа и хранение архивных копий всех его прежних версий в порядке их появления.

Почему же управление документами так важно? От эффективности получения корпоративных данных зависит ни много ни мало успех или крах всего предприятия в целом. Сотрудники компаний, использующих глобальные сети, могут находиться в любой точке мира, а стало быть, ключ к успеху - в их доступе к информации.

ЭВОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

С 1968 г. (тогда автор впервые начал работать с компьютерами) понятие "документ" изменилось кардинальным образом. Фактически рост требований к емкости дисков ПК в значительной степени обусловлен эволюцией документов, которые теперь куда сложнее и разнообразнее прежних. В результате этой эволюции задачи управления данными становятся все труднее.

Управление данными проекта (PDM, Project Data Management) выходит за рамки простой работы с документами. Одна из целей PDM - обеспечение возможности работы группы людей над проектом, то есть обеспечение просмотра (часто в реальном времени) и совместного использования фрагментов общих информационных ресурсов компании. Более того, одни фрагменты данных требуется регулярно обновлять, в то время как другая часть информации должна оставаться статичной.

Не менее проблематично и применение в документе проекта внедренных объектов (таких как данные, чертежи и изображения), когда необходимо модифицировать такие объекты в одних проектах и оставлять без изменений в других. Одним из подходов к решению данной проблемы является управление документооборотом, при котором производимое пользователями обновление внедренных объектов и целые проекты проходят процесс утверждения и модификации.

ШАГИ К УСПЕХУ

Один из ключевых моментов в совершенствовании системы управления документами состоит в ее спецификации. Для этого нужно сначала сформулировать, какие именно функции система работы с документами должна выполнять. В результате процесс управления важными данными, жизненно необходимыми для работы организации, может стать намного более эффективным и результативным.

Чтобы выявить существующие проблемы в управлении документами, необходимо ответить самому себе на несколько вопросов. Всегда ли вы можете указать в сети компании местонахождение самой последней версии конкретного файла? Всегда ли сотрудники используют одну и ту же версию конкретного файла? Всегда ли файлы содержат соответствующие версии данных (например, последние показатели продаж вашей организации)? Наконец, если вашей компании предъявлен иск на основании документов прошлого года, то сможете ли вы предъявить электронные копии этих документов в том виде, в каком они существовали на тот момент?

Оценка проблем в управлении документами должна помочь определить, какая степень контроля за данными необходима вашей организации. Базисом для определения требований к контролю является отношение "затраты-выгода" - сопоставление объема потраченного и сэкономленного времени. Необходимо также рассмотреть стоимость покупки (или разработки силами самой компании) и сопровождения программного обеспечения управления документами.

Определяющими факторами при анализе отношения "затраты-выгода" являются размер вашей организации и в некоторых случаях число пользователей в ее рабочих группах. Сложность конкретного решения и серьезность потенциальных проблем увеличиваются экспоненциально вместе с увеличением размера рабочей группы. Кроме цены самого ПО в стоимость включается время, затраченное на поиск нужной системы, на ее инсталляцию и приведение в рабочее состояние отделом информационных систем, а также время на замену существующих процедур и систем плюс время на освоение пользователями нового программного обеспечения. К тому же вам потребуется дополнительное пространство на дисках для архивирования и обновления ПО.

Размер всех произведенных затрат следует сопоставить с получаемыми преимуществами. Прежде всего, это время, сэкономленное пользователями при поиске корректной версии документа, и возможность их обращения к тем данным, к которым ранее они доступа не имели.

Чтобы оценить преимущества совместной работы с данными, надо определить сначала, сколько пользователей будут обращаться к ним одновременно. Например, если пользователи просто берут данные из одного источника (такого как БД) или обращаются к фиксированному набору шаблонов рабочих документов при их создании, то как затраты на управление, так и полученные преимущества будут невелики. Но если пользователям приходится часто работать с данными, создаваемыми другими сотрудниками, то необходимо обеспечить контролируемый доступ к такой информации - члены рабочей группы должны знать о том, что именно они могут получить и где эти данные находятся. Рабочая группа из 15 и более человек, к примеру, значительно выиграет от применения системы управления документами, автоматически уведомляющей ее членов (с помощью электронной почты или доски объявлений в Intranet) о доступности новых или последних данных.

Еще одним важным компонентом анализа "затраты-выгода" является сведение к минимуму потенциальной уязвимости вашей организации с юридической точки зрения. Хотя данный фактор, как правило, упускают из виду, а его ценовое выражение с трудом поддается оценке, вам следует рассмотреть с этой точки зрения содержимое ваших внутренних документов, технические или инженерные данные, а также внешние коммуникации. Для обсуждения такого рода вопросов не помешает консультация юриста.

Кроме того, вашей фирме может потребоваться сертификация на соответствие стандарту ISO 9000, которая необходима сегодня все большему числу компаний. Эти стандарты касаются таких областей, как качество управления документами и реализация практики менеджмента. Более подробную информацию о сертификации ISO 9000 вы найдете в Internet по адресу: www.iso.ch.

ТИПЫ ФАЙЛОВ

Чтобы успешно управлять документами, нужно определить, какие типы документов в каком управлении нуждаются. Данные можно разделить на две категории: документы для автоматизации учрежденческой деятельности и критически важные документы. Первые представляют собой электронную почту, замечания, письма, отчеты и общедоступные базы данных; вторые предназначаются для решения внутренних (управление временем и ресурсами) или внешних (маркетинг и обслуживание покупателей) информационных задач.

При автоматизации учрежденческой деятельности вы можете использовать единообразное управление документами и организационные процессы для всех сотрудников. Между тем критически важными данными, как правило, управляют в соответствии с задачами конкретной рабочей группы. Например, данные, интересующие бухгалтерию, кардинальным образом отличаются от технической информации, с которой работает инженерный отдел. Как правило они имеют разные форматы, и никаких единообразных спецификаций здесь не просматривается (если, конечно, Microsoft и остальной мир когда-нибудь не примут стандарты Internet).

Иногда перед получением данных необходимо просмотреть их целиком или частично. Для этого надо знать, какое ПО способно открывать и использовать найденный вами конкретный файл. Такая задача может оказаться непростой: достаточно подумать о том, сколько разных типов файлов в сети вашей компании имеют одно и то же расширение .doc. Разве все это файлы Word? Можно ли по имени файла сказать, что за документ он содержит?

Если раньше довольно просто было установить соглашение по именованию файлов/каталогов, то сегодня обилие доступного ПО и типов файлов, поддерживаемых системой, существенно усложнило установление подобных соглашений. Еще недавно казалось, что ключом к решению данной проблемы могут стать программы просмотра документов, но даже Microsoft не успевает обновлять свой продукт QuickView в соответствии с новыми (причем своими собственными!) форматами файлов. Что уж говорить о других производителях.

При подготовке соглашений по именованию файлов необходимо сначала определить название, производителя и версию каждого программного продукта в вашей сети. Составьте список читаемых и создаваемых вашим ПО типов файлов, а также список всех типов документов в своей системе и укажите, какое программное обеспечение с этими документами работает.

Далее определите, какую версию каждого типа файла поддерживает ваше ПО. Если подобная перспектива вас не воодушевляет, то установите стандарты на программное обеспечение в масштабе предприятия (рабочей группы) и избавьтесь от тех продуктов, которые им не соответствуют. Это позволит вам разработать спецификацию файлов и программ в масштабе компании; данную спецификацию можно будет использовать при реализации конкретного подхода к управлению файлами.

ДИАГРАММА ПОТОКОВ ДАННЫХ

Следующий шаг в определении спецификации системы управления документами заключается в построении диаграммы потоков данных. Это следует делать независимо от того, используется ли в вашей организации формальный процесс утверждения документов. Для построения диаграммы потоков данных необходимо дать вначале общие определения пользователей данных (а не только составить список сотрудников с перечислением должностей).

Не следует забывать о том, что пользователи данных и должностные лица - категории не совпадающие. Немаловажен и тот факт, что сотрудники нередко принадлежат одновременно к нескольким группам пользователей данных. Например, менеджер проекта бывает и пользователем системы обмена корреспонденцией, электронной почты, базы данных по продажам, разработчиком концептуальных технических проектов и автором (рецензентом) технических чертежей. Участник проекта может подпадать под те же самые категории за исключением рецензии чертежей. Цель состоит в том, чтобы перечислить пользователей всех типов с той или иной степенью подробности, соответствующей вашей организации, а затем включить в эти группы пользователей конкретных сотрудников и должности.

Составив такой список, постройте диаграмму, показывающую маршруты прохождения документа (от отправителя к получателю), а также указывающую местонахождение файлов, методы архивирования, вывод документов на печать, факсы, голосовую почту (если подобные приложения интегрированы в вашу сеть) и место для ненужной информации ("мусорную корзину"). Хотя последний системный компонент кажется не столь существенным, управление им является важной частью процесса работы с документами. Кроме того, "мусорная корзина" - последнее место, где удается отыскать потерянные данные.

Руководствуясь теми же категориями пользователей, нарисуйте диаграмму для процесса редактирования и утверждения документов. Возможно, при интеграции процесса редактирования и утверждения документов в архитектуру системы вам придется пересмотреть или расширить отдельные категории пользователей.

При построении диаграмм потоков данных и документооборота вы можете заметить, что некоторые элементы хорошо увязываются друг с другом, а другие препятствуют потокам данных. В этом случае процесс документооборота надо разделить между несколькими рабочими группами и выделить в них общих пользователей. Таким общим пользователям необходима гибкая и мощная система управления документами. Отдельные группы могут удовлетвориться намного более простой системой или специализированными вертикальными приложениями, спроектированными для выполнения конкретных работ (например обычным менеджером документов). Пример диаграммы потоков данных показан на Рис. 1.

ПОДГОТОВКА ЛИСТА ДЛЯ ДАННЫХ

Последний шаг в разработке спецификации для вашей системы управления документами заключается в составлении отчета, перечисляющего в порядке приоритета все изменения в практике работы компании, которые потребуются для адаптации системы управления файлами. Этот список может включать выделение групп пользователей с одинаковыми правами доступа к файлам, формальное определение корпоративных рабочих групп, публикацию стандартных руководств по практической работе и переопределение адресов электронной почты. Короче говоря, данный список должен охватывать все, что компании необходимо сделать для подготовки спецификаций управления документами.

Включите в список временную диаграмму с оценкой того, сколько времени потребуется для реализации изменений. Список этот является ключевым элементом при определении коэффициента "затраты-выгода" для вашей системы управления документами. Он поможет определить и степень контроля за документами, которую должна обеспечивать ваша система управления файлами.

Далее подберите систему управления документами, лучше всего соответствующую потребностям вашей системы. Независимо от того, разрабатываете ли вы собственное решение (силами компании), покупаете ли у производителя готовый продукт, нанимаете ли консультанта, подготовленные спецификации помогут вам определить необходимую степень настройки и специализации приложения.

Сегодняшний рынок предлагает многочисленные продукты управления файлами, многие из которых были созданы отдельными программистами или компаниями, спроектировавшими собственные файловые системы и решившими покрыть часть стоимости разработки за счет продажи ПО. Такие продукты обычно узкоспецифичны и области их применения весьма ограничены (например, фармацевтика, бухучет или инженерно-технические задачи), но есть и менее специализированные решения. Нередко подобные продукты выпускаются небольшими фирмами, способными обслужить и проконсультировать лишь ограниченный круг клиентов.

Приобретая продукты управления файлами, нужно иметь в виду, что их стоимость порою обманчива. В цену покупки не включается настройка в соответствии с вашими требованиями, а ведь без такой настройки, как правило, не обойтись.

Цена в расчете на рабочее место попадает в одну из трех общих категорий: менее 300, менее 1000 и более 2000 долларов за место. Менее дорогие системы обычно не настраиваются или предназначены лишь для конкретной области применения. Продукты в среднем ценовом диапазоне спроектированы как системы общего назначения, но нередко имеют определенный уклон в ту или иную область. Наиболее дорогие системы могут настраиваться заказчиком в соответствии со спецификой его деятельности. Затраты на специализацию, адаптацию и настройку обычно равны стоимости продукта.

По сути существующее программное обеспечение управления файлами аннотирует имя файла дополнительными полями базы данных, которые могут содержать различную настраиваемую информацию, такую как автор, номер проекта и его версия. Это ПО предусматривает также широкий спектр средств поддержки управления файлами для администраторов сети и конечных пользователей. Список некоторых средств, предлагаемых продуктами управления файлами, приведен во врезке "На пути к спецификации?".

Двумя такими продуктами в средней ценовой категории являются ПО AutoEDMS фирмы ACS Software и AutoManager Workflow компании Cyco.

Оба продукта очень сложны и многофункциональны (они отвечают требованиям, описанным во врезке "На пути к спецификации?"). В то же время между ними существуют некоторые явные и неявные различия. Например, AutoEDMS прозрачно обрабатывает все операции с файлами, запрашиваемыми из Windows. AutoManager Workflow позволяет видоизменить пользовательский интерфейс с помощью практически неограниченного числа опций. В настоящее время, стремясь охватить еще более широкий спектр пользователей и дисциплин, компании ACS Software и Cyco совершенствуют свои предложения.

Что касается более дорогих продуктов, стоимостью свыше 2000 долларов, то многие из них ориентированы на управление файлами в сетях Internet/Intranet.

Недавно появилось ПО MasterFile компании TSP. Для получения системы безбумажного документооборота Master-File можно скомбинировать с существующим сервером базы данных ODBC и другими предложениями TSP по управлению размещением файлов в Internet/Intranet. Кроме того, это ПО используется и в качестве системы управления, доступа к портам, а также управления исходящими/входящими факсами. Предполагается, что ПО MasterFile будет дополнено средствами OCR, позволяющими преобразовывать факсы в текстовые документы. Данный продукт способен также выполнять полнотекстовое индексирование документов в сети, поэтому пользователи могут подавать запросы на поиск текстовых строк во всей системе.

Президент и главный исполнительный директор компании TSP Говард Тейлор считает, что в будущем TSP не составит проблем разработать интерфейсы Java для сетевых БД и документов. "Все наши приложения прекрасно вписываются в модель с применением сетевых компьютеров, - заявляет он. - В этом случае 99% работы выполняется на уровне сервера, а в наших продуктах информация хранится именно на серверном уровне".

По словам Тейлора, TSP уже встроила возможности управления документами на базе Java в два своих приложения и изучает другие варианты применения технологии Java.

ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ ХАОСА ДОКУМЕНТОВ

Вместе с решающими изменениями в характере документов в отрасли происходят стремительные сдвиги в создании средств обработки данных. При таком обилии технологий, как OCX, ActiveX, Java Beans, HTML и OLE, остается неясным, что имеет в виду Билл Гейтс, когда произносит слово "контейнер". Между тем подобный уровень сложности создает проблемы в выборе наиболее эффективных средств работы с данными.

Быстрое появление инструментов для Internet/Intranet показывает, что отрасль нашла новый рынок. Эти средства рекламируются как наиболее естественный интерфейс для доступа и поиска информации. (Обратите внимание, что мы не употребляем слово "лучший".)

Проблема заключается в отсутствии структурированного подхода к управлению файлами. Большое многообразие типов данных в сочетании с влиянием Internet и другими относительно недавними разработками означает, что единообразное управление информацией как отсутствовало, так и отсутствует. Кроме того, если пользователи имеют возможность управлять файлами по своему усмотрению (например, так же как они обходятся с бумагами на собственном столе), то говорить о порядке бессмысленно.

В конце концов, нам неизбежно придется искать способ, как справиться со всем этим разнообразием типов данных. Те, кто наделены полномочиями на доступ к информации (вне зависимости от своего местонахождения) должны иметь возможность работать с данными проекта. Многие компании уже столкнулись с проблемой неразберихи в документах, так что в ближайшее время в системах управления файлами, должны произойти заметные изменения. Внешне может показаться, что имеющиеся продукты не составит труда переориентировать на PDM и Internet/Intranet, но на самом деле изменения требуются весьма существенные.

Роб Стинбринк, вице-президент компании Cyco Europe по маркетингу продуктов, сообщил, что программное обеспечение его компании претерпит радикальные изменения в соответствии с резко обозначившимися сдвигами в способах работы с данными новых операционных систем и приложений. "Будущие системы управления документами должны быть "документоцентрическими" (что касается, впрочем, и данных), объектно-ориентированными (на базе DCOM) и тесно интегрированными с ОС", - добавил он.

Тодд Хайес, президент и главный исполнительный директор компании ACS Software, полагает, что сам термин "документы" означает теперь результат работы над проектом целого коллектива, использующего "объекты" документы в корпоративной локальной/глобальной сети или Intranet. "Управление и организация получения последних корпоративных документов, чертежей и изображений через существующие локальные/глобальные сети прокладывает путь к будущему управлению объектами в среде Intranet", - отметил руководитель ACS Software.

Таким образом, чем дольше тянуть с наведением порядка в процессах управления документами, тем сложнее будет стоящая перед вами задача. Предприняв необходимые шаги уже сегодня, вы, возможно, предотвратите серьезные проблемы в будущем.

НА КАКИЕ МОМЕНТЫ НЕОБХОДИМО ОБРАЩАТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ВЫБОРЕ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДАННЫМИ

На пути к спецификации?

Выбираемое вами программное обеспечение БД должно поддерживать:

В идеальном случае базовые средства БД данного программного обеспечения должны включать в себя:

Программный интерфейс должен:

Функции защиты файлов должны позволять осуществлять:

Функции просмотра файлов должны включать:

Функции запросов к базам данных должны включать:

Программное обеспечение управления данными должно также: