Intranet: много шума из ничего?

Сетевые технологии совершенствуются чрезвычайно быстрыми темпами, так стоит ли заниматься сетями Intranet и окупятся ли затраты на их создание?

Улучшение взаимодействия между различными подразделениями компании - основной аргумент, выдвигаемый в пользу развертывания сетей Intranet. С их появлением стандартные формы документов можно будет пересылать по сети, изменения в телефонные справочники будут оперативно вноситься по мере их поступления, а бумажная переписка и вовсе отомрет за ненадобностью.

Но несмотря на то, что сеть Intranet позволяет значительно облегчить жизнь сотрудникам компании, повысить эффективность труда и снизить расходы на приобретение бумаги и других канцелярских принадлежностей, сетевые администраторы не считают развертывание Intranet первоочередной задачей. С точки зрения сетевого администратора, подобные улучшения не оправдывают тех затрат времени, энергии и денег, которые требуются для реализации проекта Intranet - особенно если у него есть насущные технические задачи, например поддержание работоспособности сети. Конечно, электронная публикация документов выглядит очень привлекательно, но без нее можно и обойтись.

Однако руководители подразделений компании могут иметь иную точку зрения. По крайней мере все говорит о том, что волей-неволей каждому администратору придется заниматься развертыванием Intranet уже в обозримом будущем. По данным исследовательских фирм Gartner Group и Business Research Group, к середине 1998 года сети Intranet будут развернуты практически в каждой второй из существующих на сегодняшний день корпораций. Каковы же причины такого ажиотажа? Изучение эффективности инвестиций (Current Return on Investment, ROI) показало, что внедрение Intranet помогает компаниям сэкономить значительные средства. Результаты анализа инвестиций в сети Intranet, опубликованные International Data Corp., говорят о том, что суммарная отдача, как правило, превышает 1000%, а вложенные средства возвращаются уже через 6-12 недель. Исследования Meta Group показывают, что 80% компаний, имеющих Intranet, уже вернули вложенные средства. В отчете компании Zona Research указывается, что 91% сетей Intranet, установленных более года назад, на сегодняшний день полностью окупили себя.

Другим преимуществом является повышение продуктивности. Согласно исследованиям IDC, повышение производительности труда за счет облегчения доступа к документам позволяет служащим сэкономить в среднем 10 минут в день. Если эти 10 минут умножить на количество служащих компании, несложно подсчитать сэкономленное время, причем этот показатель будет выглядеть весьма впечатляюще.

Однако быстрый возврат вложенных средств - не единственная причина развертывания Intranet. Повышение интероперабельности и упрощение управления сетью позволят вздохнуть свободнее как сотрудникам отдела ИС, так и тем пользователям, которых они поддерживают.

Не так давно термин "интероперабельность" доминировал на страницах специализированных журналов и пресс-релизов. Затем на какое-то время он вышел из моды, но после появления сетей Intranet и браузеров переживает второе рождение.

В компаниях с гетерогенными средами использование браузера в качестве универсального клиента снимает большинство вопросов отсутствия совместимости различных платформ типа клиент-сервер, а также уменьшает временные и финансовые затраты на управление сетью. Кроме того, компаниям, где в качестве клиентов используются браузеры, можно будет при создании новых приложений ограничиться разработкой только серверной части программ.

Сети Intranet окажутся полезными и в деле обучения конечных пользователей. Вследствие широкой распространенности браузеров большинство пользователей уже знакомы с их интерфейсом. Кроме того, отделу ИС не придется тратить время и деньги на подготовку и проведение курсов обучения служащих приемам работы с каждым из клиентских приложений. Одного обучающего курса и одного комплекта документации будет достаточно для всех пользователей. Весьма актуальной задачей является эффективный контроль за пользователями, отвечающими за информационное наполнение системы. Позднее мы постараемся более подробно рассмотреть этот длительный и трудоемкий процесс.

Еще одним аргументом в пользу Intranet служит распространение электронной торговли, а также использование сетей Extranet для организации взаимовыгодного сотрудничества между компаниями. Все больше и больше фирм создает в этих целях собственные узлы Web, а развертывание корпоративной сети Intranet оказывается первым шагом в ходе решения данного вопроса.

Наконец, рынок сегодня буквально завален продуктами для Intranet, и этот факт служит свидетельством принятия производителями стандартов Internet и готовности конечных пользователей вкладывать огромные средства в приобретение новых продуктов. Директор по исследованию рынка в Gartner Group Джин Файфер советует компаниям не ждать у моря погоды, а заняться развертыванием сети Intranet. В противном случае очень скоро они пожалеют о своей медлительности. Они рискуют проиграть и оказаться в числе неудачников.

СТРУКТУРА РАСХОДОВ

Начальные затраты на создание сети Intranet относительно невелики. На Рисунке 1 приведена диаграмма из отчета компании Zona Research "Internet и Intranet: основные возможности и тенденции развития рынка в 1997 году". Диаграмма показывает, сколько денег компании планируют потратить на развитие Intranet в следующем году. Минимальные затраты составят 40 000 долларов, а верхняя граница приближается к отметке 2,5 млн долларов.

Диаграмма на Рисунке 2, взятом из материалов компании Business Research Group, показывает структуру расходов. Наибольший процент средств идет на оплату труда персонала. Сегодня на рынке трудно найти людей с опытом обслуживания сетей Internet и Intranet, поэтому компании вынуждены платить большие суммы, чтобы заполучить нужных специалистов. В обзоре "1997 Salary Survey", опубликованном Intranet Institute, указано, что расходы на заработную плату за прошлый год выросли на 12,5%.

Одной из причин роста зарплаты являются высокие темпы совершенствования технологий. "Internet развивается значительно быстрее, чем того ожидали корпорации, - говорит аналитик Zona Research Барбара Эллс. - Информационным службам приходится постоянно осваивать последние аппаратные и программные средства". Разработка приложений для Intranet также требует дополнительных знаний и времени. К примеру, технологию Java вам не удастся освоить за одну ночь. Спрос на специалистов явно превышает предложение, поэтому следует быть готовыми к тому, что им придется платить большие деньги.

Немалые расходы связаны и с обучением сотрудников методам подготовки и размещения документов в Intranet. Продукты для публикации информации в Intranet прошли в своем развитии две стадии. В продуктах первого поколения публикацией документов занимался квалифицированный специалист. Естественно, отдача в этом случае была довольно низкой, поскольку за информационное наполнение и обновление отвечал лишь один человек.

Продукты второго поколения позволили любому желающему стать публикатором информации, а это привело к кризису аутентичности. При отсутствии куратора за общим видом Intranet отделы компоновали и размещали страницы, как кому вздумается, в результате сеть имела противоречивый и хаотический вид. Чтобы Intranet имела успех, ее архитектуру и процесс документооборота следует тщательно продумать. Эта задача возлагается обычно на плечи информационных служб предприятий. По сведениям, опубликованным компанией Zona Research, 76% сетей Intranet находится в ведении информационных служб.

Чтобы избежать хаоса в Intranet, команда дизайнеров должна первым делом создать рабочие шаблоны, использование которых необходимо сделать обязательным для всех сотрудников. Команда должна включать представителей различных отделов, а не работать в вакууме. После утверждения разработанных шаблонов следующей задачей является разработка деловых процедур.

Подготовить документы, естественно, значительно проще, чем создавать архитектуру для размещения этих документов. Документы в Intranet плодятся как кролики. Консалтинг по упорядочению внутренних и внешних серверов Web выделился даже в отдельную область деятельности. Управление размещением документов позволяет сэкономить время при реорганизации растущей сети Intranet.

Наибольшие сложности создают пользователи, привыкшие размещать свои документы в корневом каталоге. Одним из способов борьбы с пагубными привычками является формирование дерева каталогов, где сотрудник мог бы без труда отыскать место, куда ему следует помещать свои документы. Соблюдение соглашений об именах и принятие правил контроля версий также помогут вам избежать ненужной головной боли. Если вы собираетесь реализовать на своем узле Web поисковые механизмы, то должны настоять на том, чтобы перед размещением документов на сервере Web пользователь снабдил их необходимыми дескрипторами (с помощью которых и производится поиск). Добавление дескрипторов к уже существующему документу - задача долгая и трудоемкая. В общем случае любая перестройка оказывается весьма болезненной, поэтому к проектированию архитектуры Intranet следует отнестись особенно тщательно.

Пользователи должны четко понимать, когда и где следует проводить обновления. В качестве тестовой области вы можете выделить рабочий сервер, действующий узел или proxy-сервер. Документация должна четко описывать порядок тестирования приложений и процедуру обновления узла.

Преимущество сетей Intranet заключается в том, что любой пользователь может разместить там свой документ. Чтобы такая свобода не обернулась хаосом, каждый отдел должен назначить ответственного и обязать его следить за внешним видом и ссылками страниц отдела. Кроме того, этот человек должен принимать участие в разработке шаблонов документов и отвечать за взаимодействие с сотрудниками информационной службы по совершенствованию Intranet.

Подготовка подробных руководств абсолютно необходима, поскольку созданием и публикацией документов в Intranet будут заниматься множество людей. Чтобы избежать хаоса, отделы должны регламентировать все процедуры и вносить надлежащие поправки при их изменении. Первых пользователей Intranet придется обучать штатному сотруднику информационной службы предприятия, а в дальнейшем этим сможет заниматься и прошедший подготовку служащий каждого конкретного подразделения. Чтобы пользователи следовали установленным процедурам, инструкции должны быть как можно более ясными. Многие из современных продуктов для Intranet уже имеют в своем составе готовые шаблоны и сценарии для контроля над информационным наполнением сети. Данные шаблоны можно легко адаптировать к требованиям вашей компании - достаточно, как правило, буквально нескольких изменений и добавлений. Для приведения руководств пользователя в соответствие с конкретными деловыми процедурами вам остается лишь ответить на некоторые дополнительные вопросы и заполнить имеющиеся пробелы.

После того как информационная служба определит порядок обновления документов, общие функции - контроль за информационным наполнением и его обновлением - следует передать ответственным лицам. Представители отдела ИС должны встречаться с этими ответственными для проведения консультаций, ответов на вопросы, знакомства с новыми приложениями и оказания помощи в преодолении возникающих трудностей. Многие компании на собственном опыте пришли к необходимости создания комитета по развитию сети Intranet в соответствии с новыми задачами.

Еще одной крупной статьей расходов является закупка необходимого аппаратного и программного обеспечения, в первую очередь сервера Web и ПО подготовки документов (смотри врезку "Основные компоненты").

ПЛАНИРОВАНИЕ РАЗВИТИЯ

Если компания собирается заложить фундамент Intranet, то это вовсе не означает, что ей следует осуществить полномасштабную реализацию уже в следующем году. План реализации должен быть рассчитан примерно на четырехлетний период. В каждом последующем году персоналу информационной службы придется работать над новой областью с тем, чтобы архитектура сети позволяла включать новые компоненты, соответствующие современному уровню развития стандартов и технологий. Кроме того, долгосрочное планирование оставляет больше времени для выбора наилучших в данной ситуации решений.

Согласно отчету компании Forrester Research "The Full-Service Intranet" ("Полнофункциональная Intranet"), в идеале план закладки фундамента сети должен составляться на четыре года. В течение первого года следует решить три задачи.

• Установка почтового шлюза Internet в каждом почтовом отделении. В результате добавления шлюза SMTP на имеющиеся почтовые серверы сетевым администраторам будет необходимо вести две адресные книги - одну для внутренних и другую для внешних адресов. Политика назначения адресов должна быть последовательной и прозрачной для пользователей, чтобы они не имели по паре адресов (например, "jdoe" для внутреннего использования и "jane doe" для Internet).
• Размещение совместно используемых данных в Web. Для начала все имеющиеся бумажные и электронные документы (записные книжки, телефонные справочники, нормативные документы и т. д.) следует сделать доступными на внутренних серверах Web.
• Реализация централизованного управления IP-адресами. Вместо назначения фиксированных IP-адресов лучшим решением было бы использование протокола динамической конфигурации хостов (DHCP) для выдачи клиентам адреса из общего пула.

В течение второго и третьего года нужно решить следующие вопросы:

• стабилизацию DNS. Ненадежные некоммерческие реализации DNS следует заменить на серверы известных производителей. Особое внимание надо обратить на наличие таких функций, как распределение трафика на базе DNS, чтобы поток данных пересылался на ближайшие свободные серверы Web;
• экспериментирование с открытыми каталогами. На этом этапе вы должны протестировать имеющиеся каталоги поставщика вашей сетевой операционной системы или других производителей и сформулировать требования к корпоративному каталогу;
• реализацию открытых стандартов. Переход на приложения тех производителей, кто собирается привести свои каталоги к стандартному виду;
• размещение внешнего интерфейса Web на каждом файловом сервере. Любая рабочая группа и корпоративный сервер должны иметь доступ к хранимой информации;
• полный переход на электронную почту Internet.

На четвертый год оставляется решение следующих задач.

• Объединение каталогов. Всю информацию о пользователях, файловой системе, конфигурациях принтеров и настройках приложений следует поместить в общий каталог. Производительность, масштабируемость и средства управления следует заранее учитывать в значительной степени еще на этапе выбора поставщика.
• Присвоение каждому пользователю цифрового идентификационного номера. Для осуществления контроля за доступом и обеспечения безопасности передачи данных вашей компании следует организовать выдачу цифровых сертификатов и криптографических ключей. Этот инструментарий защиты должен храниться в консолидированном каталоге, доступном любому приложению.
• Наращивание мощности узлов Web и постепенный отказ от файловых серверов. Размещение всех документов в Intranet. Установка клиентских подключаемых модулей и средств преобразования, чтобы пользователи могли работать со специфичными для приложений форматами файлов. Авторизация доступа к файлам должна осуществляться централизованным каталогом.
• Перераспределение принтеров. После отказа от файловых серверов совместное использование принтеров придется организовать с помощью встроенных возможностей принтеров, автономных принт-серверов или определения очередей на ближайшем сервере Web.

Разворачивая Intranet поэтапно в течение нескольких лет, вы подготовите свою компанию к реализации связанных с Internet планов, сэкономите массу средств и избавите персонал от ненужной головной боли.

ЧИТАЯ МЕЖДУ СТРОК

Сеть Intranet способна принципиально изменить организацию взаимодействия между подразделениями компании, но время ее реализации может значительно превысить ожидаемое. Помимо подготовки электронных документов вам следует подумать о размещении аудио- и видеофайлов, чтобы ваша сеть Intranet обрела звук и образ. Внедрение средств мультимедиа позволит снизить расходы на обучение персонала. Имеет смысл поближе присмотреться к технологии принудительного распространения информации, с помощью которой специально отобранные данные можно будет доставлять прямо на компьютеры пользователей. Программные средства поддержки переговоров, средства сотрудничества и электронные доски объявлений также способны значительно повысить производительность труда. Однако установка и поддержка подобного ПО означает дополнительную нагрузку по управлению для сотрудников ИС. При этом расходы на эксплуатацию зачастую также выходят за границы ожидаемой суммы.

Несмотря на всю потенциальную экономию от развертывания сетей Intranet, вопрос "А нужна ли она вообще?" по-прежнему остается открытым. Количество публикаций о продуктах для Intranet существенно превышает число примеров действительно успешной реализации сетей Intranet. Возможно, причиной такого положения является то, что многие компании держат в секрете свои намерения относительно развертывания Intranet. Они даже не соглашаются отвечать на вопросы агентств по исследованию рынка, опасаясь, что конкуренты разнюхают их планы. Из тех, кто все же согласился ответить на вопросы, 91% заявили, что им удалось сэкономить немалые средства благодаря инвестициям в Intranet (см. Рисунок 3). Несмотря на то что ожидания в отношении отдачи от инвестиций оправдались не вполне, многие компании по-прежнему убеждены в том, что новые сети стоят затраченных на них денег, особенно с точки зрения перспектив развития.

При планировании финансирования Intranet суммарные затраты необходимо разделить между всеми подразделениями, использующими сеть.

Одним из важнейших моментов при проектировании Intranet является решение вопроса о том, какие приложения получат пользователи. По словам аналитиков Gartner Group, наибольший выигрыш дает эффективная среда подготовки и размещения документов. Согласно исследованиям компании Meta Study, использование приложений подготовки документов позволяет достичь 27% ежегодной прибыли на инвестированный капитал, получение доступа к базам данных - 68%, управление инвентаризацией - 53%. Помните, однако, что основные расходы связаны с поддержанием информации в актуальном состоянии. Как и в Internet, информация ставится во главу угла. Эффективность использования Intranet во многом зависит от своевременности обновления размещаемых в сети данных. Без последних данных сеть Intranet имеет мало смысла.

Развертывание Intranet является довольно сложной задачей и требует больших затрат времени и денег, но это - объективная необходимость. По мере приведения продуктов в соответствие со стандартами Internet и расширения масштабов бизнеса Сети, компании вынуждены переходить к Intranet, чтобы не отстать от конкурентов. "Сделайте это сейчас, - советует Эллс. - Ведь промедление сегодня может обернуться в будущем большими потерями".

СОПОСТАВИМЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

Основные компоненты

При развертывании Intranet значительная часть средств уходит на оплату труда квалифицированных специалистов по Intranet/Internet, а также на разработку, реализацию и сопровождение системы. Другой крупной статьей расходов является приобретение аппаратного и программного обеспечения. Она включает затраты на сервер Web и программное обеспечение подготовки и публикации документов для первого этапа реализации Intranet.

Серверы Web

При выборе сервера для Intranet учтите, что от него потребуется нечто большее, чем обслуживание запросов HTTP. Сервер должен иметь средства управления пользователями и группами; программное обеспечение для создания, подготовки и управления информацией, размещаемой на узле Web; а также различные средства защиты, начиная от назначения простейших прав доступа для пользователей и групп и заканчивая протоколом Secure Sockets Layer (SSL) 3.0 и цифровыми сертификатами.

По данным компании Zona Research, большинство серверов Web функционирует под управлением операционной системы UNIX. Однако несмотря на то, что UNIX является платформой де-факто для серверов Web, все большее их число реализуется на базе Windows NT. Но если UNIX является основной платформой в вашей компании и вам нужна надежная защита, в этом случае UNIX можно считать наилучшим выбором. Наиболее популярная версия для UNIX - это бесплатный сервер Apache 1.2 от Apache Project.

Программное обеспечение Netscape Enterprise Server 3.0 функционирует на платформах Windows NT 3.51 и 4.0, Solaris 2.5, Iris 6.2, HP-UX, AIX, Digital UNIX и Alpha NT. Оно имеет встроенного агента SNMP, ПО для подготовки документов на HTML, компоненты управления содержимым узла Web, поисковый механизм и интерфейс с базами данных. Инструментарий разработки включает CGI, серверное программное обеспечение JavaScript и LiveWire, LiveConnect и Visigenic CORBA. Сервер использует защиту с помощью паролей, управление доступом, а также средства безопасности SSL 2.0 и 3.0. Стоимость пакета составляет 1295 долларов.

Microsoft Internet Information Server 3.0 создан на базе операционной системы Windows NT. Он имеет механизм поиска, агента SNMP, средства подготовки документов на HTML, инструментарий управления содержимым узла Web, а также средство ведения системного журнала. Взаимодействие с базами данных осуществляется через интерфейсы ODBC и OLD-DB. Система защиты включает такие средства и функции, как Basic Clear Text, Windows NT Challenge/Response, SSL 2.0 и 3.0, однократную регистрацию, идентификацию на основании цифровых сертификатов и доступ по IP-адресу/имени домена. Разработка дополнительных компонентов может вестись на любом языке, а приложения Active Server - создаваться на любом языке сценариев. Общая стоимость программного пакета, в состав которого входит и операционная система Windows NT Server, составляет 3999 долларов.

Средства подготовки документов

Приобретать средства для создания документов HTML, вообще говоря, необязательно. Многие текстовые процессоры (например, Microsoft Word, входящий в состав пакета Office 97, или WordPerfect) уже имеют встроенные конвертеры HTML. Если вам необходимы более мощные средства, то на рынке можно найти большое количество других предложений. В качестве примера можно привести систему Adobe PageMill, выпускаемую компанией Adobe Systems, и пакет Front Page, разработанный компанией Microsoft. Другими заслуживающими внимания продуктами являются HotMetal Pro, Claris HomePage и HTML Transit.

Программное обеспечение HotMetal Pro 4, созданное компанией Softquad, предназначено для клиентов Windows NT. Версия HotMetal 3.0 поддерживает платформы Macintosh и UNIX. Подготовка информации осуществляется средствами WYSIWYG, исходного текста HTML и Tags On. Возможность работы непосредственно с HTML предназначена для опытных пользователей, в то время как средства WYSIWYG и буксировки - для новичков. Tags представляют собой оригинальную систему дескрипторов. Имеющийся набор инструментов и приложений открывает пользователям возможность создавать анимационные изображения в формате GIF, апплеты Java, сценарии JavaScript, фоновые изображения, карты изображений и т. д. ПО HotMetal позволяет импортировать информацию, представленную в самых различных форматах, в том числе базы данных, электронные таблицы Excel, документы Word и WordPerfect. Цена программного пакета составляет 129 долларов.

Продукт Claris Home Page, разработанный фирмой Claris, поставляется для платформ Macintosh, Windows 95 и Windows NT 3.51. В состав пакета входят редактор таблиц и шаблоны, интерфейс с базами данных File Maker 4.0, механизм поиска потерянных ссылок, поддержка апплетов Java, сценариев JavaScript, анимационных роликов QuickTime, а также Shockwave. Страницы создаются с помощью метода буксировки. Цена пакета - 99 долларов.

Программное обеспечение HTML Transit 2.0, поставляемое компанией InfoAccess, имеет версии для Windows 3.1, Windows 95 и Windows NT. С его помощью документы, представленные в форматах Word, WordPerfect, AmiPro, Interleaf, Frame Maker, MS Write, RTF, а также текст ASCII можно преобразовывать в формат HTML. Оно имеет также большое количество конвертеров графических форматов, с помощью которых графику, таблицы и объекты OLE можно автоматически вставлять в документ. Программный пакет продается по цене 495 долларов.