Управление активами

Хотя контроль за расходованием средств имеет первостепенное значение для бизнеса, многие компании обнаруживают досадный дилетантизм, когда дело касается управления информационными ресурсами.

Согласно проведенному Sentry Technology Group в 1997 году опросу, в котором участвовали 1600 компаний, приблизительно 10% всех связанных с информационными технологиями закупок оказываются бесполезными. Другими словами, 10% расходов этих компаний идут либо на ненужное, либо на неиспользуемое программное обеспечение и оборудование. Опрос показал, что в общей сложности в 1997 году 66 млрд долларов было потрачено практически впустую.

Выходом из этого положения для ИТ является управление активами, т. е. тщательный контроль и анализ аппаратного и программного обеспечения на протяжении всего их жизненного цикла в организации. Внедрение надежной системы управления активами и следование зарекомендовавшим себя методам управления ими может сэкономить компании немалые средства.

Управление активами преследует две основные цели: определение структуры расходов на информационные технологии и контроль отдачи от вложенных средств. По этой причине такое управление не замыкается в рамках информационного отдела, а распространяется на все подразделения и направления деятельности предприятия. Так, например, оно затрагивает высшее руководство, которое санкционирует закупки тех или иных ресурсов; бухгалтерию, которая учитывает расходы; собственно подразделения компании, которые обращаются к руководству с просьбами о закупках. В этой статье мы рассмотрим, где и в какой форме в компании находятся информационные активы. Кроме того, мы обсудим наиболее типичные ситуации, когда компания теряет значительные средства и ресурсы из-за неправильного управления активами.

ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ, ГДЕ ВАШИ АКТИВЫ?

Первое, что компания должна сделать при разработке стратегии управления активами, — определить, какими, собственно, активами она располагает. Другими словами, вы должны составить перечень своих активов. Если о таких устройствах, как компьютеры, серверы и маршрутизаторы, никто не забывает, то о многих других нередко и не вспоминают, хотя они способны стать причиной крупных расходов и ошибок в управлении.

Пожалуй, самые крупные одноразовые инвестиции связаны с приобретением компьютеров: рабочих станций и серверов. Конечно, каждая машина требует учета, но нельзя забывать и о связанных с компьютерами активах. Жесткие диски и оперативная память — это такой же актив, как и процессор. Кроме того, любое периферийное устройство, подключенное к компьютеру, например CD-ROM, модем или сетевая плата, — тоже актив.

Помимо аппаратного обеспечения каждый компьютер располагает такими активами, как программное обеспечение. Это прежде всего операционная система, купленные и установленные приложения, обновления и написанные вашими программистами программы.

Кроме того, сетевая инфраструктура также содержит массу активов, в том числе принтеры, концентраторы, маршрутизаторы, коммутаторы и кабельную систему. В зависимости от сетевой среды этот список можно продолжать и продолжать.

Если физические активы идентифицировать и учесть достаточно просто, то с другими дела обстоят намного сложнее. Например, лицензии на программное обеспечение, поддержка и техническое обслуживание, а также контракты на независимое сопровождение — все они стоят денег, которые организация потратила на создание и поддержание работоспособной информационной инфраструктуры.

К этому списку вы можете добавить любое арендуемое оборудование из области ИТ, линии передачи данных глобальных сетей и службы удаленного доступа, а также любые оплачиваемые услуги Internet. Во все эти услуги вы вложили деньги, поэтому их нужно отнести к активам.

КАК НЕПРАВИЛЬНО УПРАВЛЯТЬ АКТИВАМИ

Неправильное управление информационными активами бывает нескольких видов. Чаще всего оно связано с тем, как компании оценивают и используют компьютеры. Например, каждую машину можно оценить в долларах, однако далеко не всегда цена ее совпадет с уплаченной при покупке суммой.

Изначально при покупке каждый компьютер стоит фиксированную сумму. Однако, проследив за машиной на протяжении ее жизненного цикла, вы легко можете убедиться, что объем капиталовложений в нее изменяется. Так, после того как информационный отдел получает некоторое количество компьютеров из числа приобретенных, служба технической поддержки настраивает их для работы в сетевом окружении компании. Кроме того, информационный отдел производит установку программного обеспечения и необходимой периферии. Как нетрудно заметить, машины возросли в цене.

Кроме того, не все они имеют одинаковую конфигурацию. Одни, например, предназначены для бухгалтерии, и на них установлены соответствующее финансовое программное обеспечение и клиентская часть базы данных, другие же рассчитаны на выполнение общих приложений, например на поддержку клиентов электронной почты, текстовых процессоров и браузеров. Очевидно, что каждая машина после настройки приобретет новую стоимость в зависимости от установленного на ней программного обеспечения.

Стоимость одних и тех же машин может неоднократно меняться при добавлении новой периферии, при замене старого модема на более быстрый, при расширении оперативной памяти и обновлении программ.

Если компания не следит за тем, какие активы она добавляет на компьютер, стоимость машин неизбежно окажется заниженной, и компания не получит полной отдачи от инвестиций. Так, если компьютер "вырабатывает" свой ресурс, то действующие лицензии на программное обеспечение следует передать другим рабочим станциям. Кроме того, жесткие диски и оперативную память, а также другое периферийное оборудование, например сетевые интерфейсные платы или встроенные модемы, могут оказаться еще вполне работоспособными. Если их пустить на запчасти, то компании не придется покупать точно такие же устройства второй раз.

Не имея налаженной системы учета, эти скрытые ресурсы легко "проглядеть". Как следствие, вы можете напрасно потратить деньги на то, что у вас уже есть, например на оперативную память и лицензии на программное обеспечение.

НЕРАЗБЕРИХА С ЛИЦЕНЗИЯМИ

Наряду с ПК, лицензии на программное обеспечение составляют еще одну, весьма существенную статью расходов на информационные технологии, и, как и компоненты ПК, они могут оказаться незаслуженно позабыты.

Как уже упоминалось, лицензии часто оказываются потеряны вместе со списанными компьютерами, в результате это приводит к нехватке лицензий. Представим себе, что компьютер был куплен два года назад для работы с базой данных. Затем машина была передана помощнику администратора для решения совершенно иных задач. Если ему не нужен доступ к базе данных, то эта лицензия не будет использоваться и превратится в потерянный актив.

Покупка лишних лицензий — одна из форм неправильного управления активами. Если компания покупает лицензию на одновременное использование для 100 пользователей, когда работать с программой будут в каждый конкретный момент времени только 50 сотрудников, — она переплачивает вдвое.

Можно не только купить лишнее, но и переплатить за нужное. Как правило, переплата происходит из-за отсутствия согласованности между различными отделами.

Зачастую разные отделы одной организации принимают решения о покупке информационных ресурсов, исходя только из собственных нужд. К примеру, отдел кадров со ста сотрудниками решает, что Access — лучшая база данных для решения его задач, и обращается к руководству с просьбой о закупке ПО и соответствующих лицензий. В другом отделе сотрудники устали от проблем с устаревшим программным обеспечением базы данных, поэтому отдел собирается непременно приобрести новую систему для 50 пользователей в ближайшие полгода.

Если компания не практикует централизованных закупок, то дело может действительно кончиться тем, что 100 лицензий на Access будет приобретено для кадрового отдела и 50 лицензий — для других сотрудников. Если же у компании отлажена процедура контроля за лицензиями, то она может заключить более выгодную сделку с поставщиком программного обеспечения благодаря оптовым скидкам на крупные поставки. Не зная, когда и какое программное обеспечение требуется приобрести, компания может упустить возможность сэкономить.

Предприятие получает свободу маневра при подписании контракта с производителем, когда оно знает, какими ресурсами располагает и какие из них реально используются. Обращаясь к предыдущему примеру, мы будем считать, что компания купила 150 лицензий на Access. После появления обновления для Access поставщик может позвонить и предложить обновить все имеющиеся лицензии. Если же руководство не будет знать, как сотрудники используют их, то оно может пойти на поводу у поставщика и купить эти лицензии.

Отслеживая использование Access, вы можете установить, что далеко не все лицензии действительно нужны, так как активно работают с системой только 100 пользователей. Обладая такой информацией, вы можете ограничиться приобретением только 100 лицензий на модернизированное ПО и отказаться от покупки ненужных 50.

Помимо приобретения излишнего ПО, а также переплаты за лицензии, компания может иногда купить и программные продукты, в которых она на самом деле не нуждается. К примеру, она может приобрести программный пакет, из которого сотрудники реально пользуются только тремя приложениями. В этом случае необходимые программы может оказаться дешевле купить по отдельности.

Вообще говоря, это задача поставщика ПО — продать его вам. Чем больше вы знаете о том, какие программы и как уже используются в компании, тем невосприимчивее вы будете к свойственной любому хорошему продавцу способности убеждать. Разумеется, все вышесказанное относится и к покупке аппаратного обеспечения.

ВИДЕТЬ НЕВИДИМОЕ

Помимо таких активов, как компьютеры и программное обеспечение, ваша компания наверняка имеет еще и активы в виде контрактов на поддержку и техническое обслуживание, гарантийные обязательства и лицензионные соглашения. Это тоже активы, про которые, как и про многие физические ресурсы, часто забывают.

Компания, технические специалисты которой самостоятельно ремонтируют неисправные продукты, с еще не закончившимся гарантийным сроком, просто даром тратит деньги. Однако знать наверняка, на какой компьютер или ПО еще распространяются гарантийные обязательства поставщика, можно только при развитой системе учета гарантий.

Компания может ввести еще более неразумную практику — заплатив за поддержку и техническое обслуживание, она наймет еще и собственный штат для выполнения той же работы. В этом случае зря расходуются не только средства, заплаченные за поддержку, но и фонд зарплаты.

Кроме того, компания может попасть еще в одну ловушку: при отсутствии учета она может запутаться в том, какие контракты на какие компоненты ИТ распространяются. Если какими-либо программами или оборудованием больше не пользуются, то платить деньги по контракту за поддержку — все равно, что выбрасывать их на ветер.

Аренда оборудования также имеет свои "подводные камни". Как уже говорилось, компания должна отслеживать использование и изменение состояния своих активов на протяжении всего их жизненного цикла. В некоторых случаях в эти активы вкладываются дополнительные средства. Допустим, компания нарастила память на нескольких арендуемых компьютерах. Если подобные изменения не отслеживать, то по истечении срока аренды компьютеры будут возвращены их владельцу вместе с микросхемами памяти, которые по праву принадлежат вам и могли быть использованы для других целей.

Таким образом, вашей организации необходимо вести учет того, какие у нее есть контракты. Такая практика позволяет обнаружить другие формы неправильного управления активами. Например, вы можете выявить тот факт, что платите нескольким компаниям за одни и те же услуги. Ограничивая круг своих партнеров, вы можете добиться экономии и за счет более выгодных массовых контрактов.

ПОСТРОЕНИЕ БАЗОВОЙ СИСТЕМЫ

Развертывание системы управления активами происходит в три этапа. Прежде всего, вы должны создать базу данных для хранения сведений об информационных ресурсах компании. Следующий этап состоит в разработке и внедрении процедуры инвентаризации и контроля за оборудованием, а также ввода этих данных в базу. Наконец, собранные данные нужно подвергнуть анализу, по результатам которого вы могли бы оценить состояние "информационных активов", принять решение о наилучшем способе его использования, а также составить рекомендации, что и в каких количествах следует закупать.

Для создания базы данных, хранилища информации об аппаратном и программном обеспечении вашей компании, каждый компонент необходимо учесть и создать для него запись с указанием производителя, названия продукта, номера модели и уникального идентификатора. Кроме того, запись может содержать такие дополнительные сведения, как закупочная цена, дата доставки и др. Так, например, для компьютера имеет смысл хранить информацию об его BIOS, краткие данные об основных компонентах (таких, как оперативная память) и др. Если речь идет о программном обеспечении, то это могут быть данные о номере версии и его совместимости/несовместимости с проблемой 2000 года.

После определения списка параметров базы данных пора приступить к сбору фактической информации. Лучше всего начать с помещения, куда поступает все вновь купленное оборудование (или отдела снабжения, если таковой имеется). Помимо сбора "досье" на это оборудование, некоторое время придется посвятить наклейке ярлыков или нанесению номеров на оборудование при его поступлении. Некоторые организации используют ярлыки со штрих-кодом, что позволяет сэкономить при последующем вводе данных.

Нет ничего проще, чем нанести маркировку, к примеру, на концентратор. Для других типов оборудования этот процесс может оказаться намного сложнее и потребует больше внимания. Так, маркируя новые ПК, вы должны одновременно учесть такие компоненты, как корпус, жесткий диск и дополнительная память. Эти компоненты получат соответствующую идентификацию и будут занесены в базу данных с указанием системы, где они находятся. Впоследствии их можно будет при необходимости извлечь и установить на другую машину. То же относится к модемам, сетевым интерфейсным платам и, конечно, клавиатурам и мониторам.

Маркировка облегчает также контроль за перемещением оборудования в пределах компании. Согласно некоторым исследованиям, компании склонны недооценивать количество оборудования, которым они располагают. (Например, по данным Hewlett-Packard, один из заказчиков полагал, что у него имеется 700 ПК. Точный же подсчет показал, что в действительности компания располагает 1200 ПК.) В результате организации часто покупают значительно больше того, что им нужно.

Вычислительное оборудование часто выходит из строя, особенно в крупных организациях. Если вспомнить о жизненном цикле компьютера, то, как правило, одна машина проходит через несколько рук, "переезжает" из комнаты в комнату и выполняет совершенно разные функции. При наличии контроля за ПК вы будете в курсе, где они находятся и кто ими пользуется.

Инвентаризация поступающего оборудования и занесение информации в базу данных — дело не одного дня и даже не одной недели. Компания должна ввести практику занесения информации о каждом новом компоненте в базу данных, с последующим контролем за ним на протяжении всего жизненного цикла.

Наладив этот процесс и введя данные обо всем новом оборудовании в базу, вы можете переключить внимание на уже имеющиеся активы. Причина, по которой начинать следует с нового оборудования, проста — жизненный цикл компьютера ограничен, и не следует терять время на опись имущества, которое не сегодня-завтра окажется на свалке. Поэтому, переписывая ресурсы, которыми вы уже пользуетесь, начинать надо с недавно приобретенных, а заканчивать — самым старым оборудованием.

РАСШИРЕНИЕ СИСТЕМЫ

Информация об оборудовании, которым располагает ваша организация, весьма полезна, но она окажется еще более ценна, если каждая запись будет содержать и другие данные.

Например, вы можете включить информацию о том, где данное оборудование используется, кем и для каких работ. Это поможет компании рационально распорядиться имеющимися ресурсами. Допустим, у вас имеется несколько ПК, с 48 Мбайт памяти каждый, а пользуются ими сотрудники исключительно для ввода данных. Оперативной памяти можно найти лучшее применение на других требующих модернизации машинах, при этом системы ввода данных нисколько не пострадают.

Чем больше информации имеется по каждому компоненту, тем более полный анализ можно провести. Так, например, о программном обеспечении хорошо бы знать, кто имеет лицензию на то или иное приложение. Затем, учитывая обращение к этому приложению, вы будете знать, сколько копий реально использовалось. На основании анализа данной информации решение о приобретении обновлений можно будет сделать более обоснованно. Если, к примеру, многие копии некоего ПО не используются, то заказ можно скорректировать в сторону уменьшения, перенаправив средства на другие нужды.

Контроль за тем, какая сумма была потрачена на конкретный информационный ресурс на протяжении его жизненного цикла, также дает немало полезной информации. Допустим, вы приобрели несколько ПК, которые со временем стали нуждаться в дополнительных ассигнованиях на обслуживание и модернизацию. Если постоянно следить за тем, сколько денег вложено в каждую машину, легко определить общую стоимость ее владения. На основании этой информации нетрудно установить, какая машина отличается лучшим соотношением цена/производительность, какая торговая марка и какая модель обходится дороже, чем казалось раньше, какая чаще требует починки и т. д. Так что, когда потребуется приобрести новый ПК, вы сможете выбрать оптимальную модель и точнее спланировать бюджет на информационные технологии.

Наиболее продуманные базы данных об активах содержат сведения об аренде информационных ресурсов, контрактах и гарантиях. Знание этой информации позволит лучше представлять себе, какие контракты и услуги у вас имеются и как они используются в компании.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДАННЫХ

Польза систем управления активами и, следовательно, основание для приобретения такой системы состоит прежде всего в том, что она предоставляет информацию о путях приобретения и способах использования оборудования для ИТ. Но этим ее преимущества не ограничиваются. Если, например, систему управления активами объединить со службой технической поддержки, то таким образом вы можете значительно повысить производительность и экономию и добиться максимального удовлетворения требований конечных пользователей.

Допустим, некий пользователь обращается по поводу проблемы с ПК. Персонал службы технической поддержки справляется в базе данных и устанавливает, на каком ПК и с каким ПО работает этот пользователь. Иными словами, пользователю не нужно терять время на продолжительные описания оборудования и среды, звонок длится намного меньше времени и ошибка исправляется быстрее.

Стоит заметить в скобках, что, если контроль налажен таким образом, что описание проблемы и ее решения добавляются в запись об оборудовании или ПО, ее вызвавшем, операторы справочной службы всегда могут просмотреть список характеристик для данного компонента неисправностей и быстрее найти выход из положения. Кроме того, это позволяет набрать статистику, какое оборудование создает больше всего проблем. Накопленная информация будет полезна при следующих закупках.

Хорошая система управления активами способна также помочь, когда организация планирует перейти на другую программную среду или аппаратную платформу. Зная, какое оборудование или ПО используется и где оно установлено, вы можете лучше спланировать развертывание новой системы. Например, такая схема позволит выявить, какие машины не пригодны для работы с новой системой и какие модернизации придется провести. Располагая исчерпывающей информацией заранее, время простоя можно свести к минимуму.

ПРОДУКТЫ НА РЫНКЕ

Все системы управления активами можно условно разделить на две категории: "строительные блоки" младшего класса и дорогие многокомпонентные пакеты. Тем не менее ни одно решение нельзя считать совершенным. Законченная система, скорее всего, будет представляет собой симбиоз продуктов, алгоритмов и усилий сотрудников.

Строительными блоками являются такие продукты, как приложения для автоматизации и инвентаризации и контрольно-измерительные программы. Эти инструменты помогают создавать и заполнять базу данных активов. Однако по большей части их функции ограничены запросами к рабочим станциям и серверам относительно оборудования, которым те располагают, и программ, которые на них работают. Эти программы далеко не всегда способны получать информацию о концентраторах или коммутаторах. Наиболее известные из работающих в этом направлении компаний — Intel, Hewlett-Packard и Seagate Software.

Продукты старшего класса, как правило, предоставляют полноценную базу данных об активах. Обычно база может учитывать физические устройства, соглашения об аренде и информацию по контрактам. Многие из этих пакетов позволяют связать систему управления активами со справочной или финансовой системой предприятия. Комплексные системы старшего класса выпускают Peregrine Systems, Bendata, Tangram Enterprise Solutions и Janus Technologies.

ПОДВОДЯ ЧЕРТУ

В конечном итоге цель развертывания систем управления активами — установление контроля над расходами на ИТ и определение способа более рационального расходования средств. Любой потраченный доллар должен помогать компании в ее преуспевании как коммерческой организации.

Политика и практика

Для управления и сокращения общей стоимости владения информационными ресурсами компания может приобрести технологии управления активами, но без надлежащей политики и практики они бессмысленны. Вот несколько рекомендаций, которых ваша организация обязательно должна придерживаться.

1. Согласованность приобретений. Стандартизация программных и аппаратных компонентов позволяет ограничить вносимую в информационную среду неопределенность, упрощая управление, поддержку и оценку.

2. Согласованность конфигурации. Аппаратное и программное обеспечение должно иметь единообразную конфигурацию. Как и согласованность приобретений, это ограничивает число переменных в рабочей среде и делает управление проще и дешевле.

3. Согласованность управления. Как только в информационной среде возникает та или иная проблема, вы должны определить ее значимость и поместить те из них, что ведут к значительным финансовым потерям, в начало списка. Решение этих проблем дает скорую финансовую отдачу. Затем вы можете переключаться на более мелкие проблемы. Тот же подход следует применить ко всем аналогичным конфигурациям.

РЕСУРСЫ INTERNET

Ниже мы приводим краткий перечень серверов Web, где можно найти техническую документацию и другую информацию по управлению ресурсами. Те же, кто не хочет ограничиваться только этими источниками, могут воспользоваться своим любимым поисковым сервером и провести поиск по ключевой фразе: IT asset management.

www.assettracking.com

Узел посвящен вопросам управления активами и проблеме 2000 года. Он содержит техническую документацию по обоим предметам, а также ссылки на другие узлы, статьи и ресурсы в Web.

www.metagroup.com/publicat.nsf/web+pages/asm

Размещенная по этому адресу статья подготовлена META Group и содержит несколько практических примеров управления активами.

www.tallysys.com/tally/pubs/

Узел разработчика содержит техническую документацию об управлении активами на настольных компьютерах, охватывающую такие вопросы, как инвентаризация ПК, проблемы 2000 года и управление лицензиями на ПО.

www.apsylog.com/justifying.html

Страница разработчика с перечислением семи способов финансового обоснования систем управления активами.

www.assetpro.ca

Щелкнув мышью на ссылке "Asset Management" на навигационной панели, вы увидите подробное описание управления активами, а также анализ различных относящихся к нему процессов.