Серверы, шлюзы IP, бюро - все, что необходимо, чтобы извлечь максимум возможного из "печати на расстоянии".

Факсимильная связь прежде была незамысловатой (и не интеллектуальной) технологией. Факс-аппарат подключался ко внешней линии, отдельно от телефонной системы. Один и тот же аппарат служил как для приема, так и для отправки факсов. Он находился обычно в приемной или у секретаря для облегчения доступа к нему многочисленных сотрудников и упрощения сортировки поступающих факсов.

Затем трафик возрос. Факс-аппаратов стало больше, как и внешних линий, и их стали объединять под одним "номером факса компании" в целях облегчения доступа извне. Далее факс-аппараты появились и в каждом подразделении (на их собственных "частных линиях"). Пользователи ПК познакомились с факс-модемами и стали просить выделить им дополнительные номера для настольных систем. Отдел по работе с клиентами открыл службу "факс по запросу", и компании пришлось приобретать необходимую платформу или арендовать порты у сервисного бюро. Отдел продаж потребовал приобрести факс-сервер...

Сегодня многие компании одновременно используют различные способы работы с факсами. Это произошло в результате не планируемого или частично планируемого процесса эволюции. Трафик факсов вырос: он может составлять до 40 и более процентов от общих затрат на оплату связи. Но значительную часть данной суммы дают вполне определенные линии, причем, как правило, они не подпадают под контроль и мониторинг со стороны систем учета вызовов на базе УАТС.

Если вы тратите больше, чем ожидаете, на факсимильную связь и разрозненные "платформы", то самое время проанализировать и оптимизировать часть - или всю - инфраструктуру факсимильной связи с учетом современных технологий, возможностей и способов работы.

БАЗОВЫЕ ФУНКЦИИ

Традиционный факс-аппарат принимает ввод в виде "жесткой копии" и распечатывает вывод на бумаге. Он до сих пор остается многоцелевым простым решением для обычной офисной факсимильной связи.

Но стоит оглянуться вокруг, и вы увидите, что факс-аппараты оказались окружены множеством других вспомогательных устройств. Лазерные принтеры имеют эффективную систему обработки изображений, способную с безукоризненной точностью воспроизводить образ факса со скоростью молнии на обычной бумаге (вместо рулонной термической бумаги, качество которой со временем ухудшается). Мощные копиры могут сканировать целые страницы в оперативную память за один короткий проход, а не строку за строкой, как факсы. И копиры, и принтеры имеют намного более эффективные, чем у традиционных настольных факс-аппаратов, механизмы подачи и сортировки бумаги.

Поначалу производители пошли по пути адаптации технологий лазерной печати и сканирования в оперативную память в целях создания факс-аппаратов для работы с обычной бумагой - но они по-прежнему оставались специализированными устройствами. Сегодня все больше и больше устройств сочетают в себе функции факса, лазерного принтера и/или копира, при этом они сохраняют удобство использования и гибкость обычных факсов и, одновременно, экономят место на столе и предоставляют множество преимуществ. Вот некоторые из них.

Высокоскоростной ввод и полностью автоматизированная передача. Прежние факсы требовали постоянного внимания со стороны человека. Они могли отправить в лучшем случае только несколько страниц подряд. Оператор мог набрать только один номер за раз. Страницы во время передачи сканировались строка за строкой. Если происходил сбой, то сообщение приходилось отправлять заново. В отличие от описанной ситуации, новые аппараты могут принимать множество страниц в качестве ввода (эффективная подача бумаги), сканировать копию непосредственно в оперативную память с высокой скоростью (например, страницу за 1,7 с и даже менее), укладывать страницы аккуратно в стопку после сканирования и затем набирать номер и осуществлять передачу из памяти с автоматическим повтором попытки, когда ошибки на линии или на ее дальнем конце приводят к потере связи. Сканирование в оперативную память позволяет также реализовать такие специальные функции, как рассылка документа нескольким адресатам при его однократном сканировании. Лучшие из аппаратов способны осуществлять передачу со скоростью 14,4 или даже 33,6 Кбит/с на совместимое оборудование, что сокращает длительность передачи и экономит деньги.

Прием в оперативную память. Новые аппараты могут принимать документы непосредственно в оперативную память. Как следствие, отсутствие бумаги не лишит вас возможности принять факс. Наиболее мощные системы даже позволяют удалять документы из оперативной памяти по выбору в целях экономии бумаги при поступлении "сорных факсов".

Совместимость с ПК и локальными сетями, а также наличие функций факс-сервера. Модные многофункциональные устройства могут подключаться к локальной сети и принимать задания на печать со всех ПК. Некоторые устройства поставляются со специальными драйверами, с помощью которых пользователи ПК могут отправлять факсы по локальной сети непосредственно из приложений Windows (т. е. без предварительной печати).

Единственный недостаток этих новых многоцелевых устройств состоит в том, что они являются средоточием важнейших офисных функций, и их отказ в результате броска напряжения, разлитого кофе или перегрева ЦПУ может привести к полной остановке деятельности небольшого офиса. К тому же цены на элитные устройства остаются достаточно высокими: полнофункциональный факс/принтер/копир обойдется вам в 3500 долларов. Но он отработает свои деньги.

ФАКС-СЕРВЕРЫ

Прием и рассылка факсов с ПК представляет собой шаг вперед по сравнению с традиционными методами. Данная технология быстра, эффективна и, очевидно, экономит бумагу. Вывод не требует создания или обработки твердых копий, так что, если вы не хотите распечатывать полученный факс, этого можно и не делать. Другие преимущества технологии факсимильной связи на базе ПК состоят в возможности использования удобных экранных инструментов для создания списка номеров факсов - несравнимое преимущество при необходимости вести дела с торговыми агентами, прессой или клиентурой.

Отдельные факс-модемы хороши только для отправки и приема факсов с ПК в рабочие часы в небольшом офисе при малой загруженности. Однако при большом числе пользователей компании желали бы по возможности снизить затраты в расчете на настольную систему по сравнению с теми, какие им приходится нести в случае применения факс-модемов. К тому же при значительных объемах исходящего трафика факсов пользовательские ПК желательно разгрузить от задач растеризации документов перед их передачей. Кроме того, компании стремятся централизовать и контролировать использование бланков и списков контактных лиц. Наконец, они хотят, чтобы факсы можно было принимать и в нерабочие часы и чтобы их прием и передача занимали как можно меньшее число линий.

Факс-серверы - вот ответ на их пожелания. Подключенный к сети факс-сервер обеспечивает централизованный прием и рассылку факсов для уполномоченных ПК из любого места сети. Большинство из наиболее популярных сегодня факс-серверов выполняются как программное обеспечение на ПК под управлением NT или UNIX с факс-платами от таких производителей, как GammaLink или Brooktrout. Они могут масштабироваться с двух-четырех портов (одна аналоговая факс-плата с низкой плотностью портов) до 96 портов на шасси (с помощью многопортовых аналоговых плат или плат T-1). Некоторые "распределенные" системы используют один "главный" сервер для управления/контроля и отдельные "подчиненные" серверы для растеризации и управления портами. Такие системы могут масштабироваться до сотен и тысяч портов и обеспечивают прозрачную подмену одного сервера другим и другие отказоустойчивые функции.

Для поддержки рассылки факсов из приложений факс-серверы обычно используют тот же механизм, что и факс-модемы, - пользователи должны установить специальный драйвер печати на ПК для управления коммуникациями между приложениями и сервером (драйвер подключается к определенным мини-приложениям). Чтобы отправить факс, пользователь выбирает драйвер факс-сервера и затем нажимает PRINT. Драйвер вызывает диалоговое окно, где требуется указать номер факса получателя, также можно выбрать бланк и добавить комментарии для получателя. Затем он отправляет задание на сервер в виде пакета с адресной информацией вместе с относительно компактным потоком "языка описания принтера" - обычно HP LaserJet-совместимого. Сервер вычленяет номер телефона (и другую специфическую для факса информацию), а затем растеризует ввод - преобразует его в точечный шаблон (в качестве промежуточного формата файла часто используется TIFF). Бланки и другие стандартные компоненты часто растеризуются заранее в целях экономии циклов ЦПУ. Наконец, сервер выявляет свободный факс-порт, набирают номер и отправляют факс. Строка статуса на настольной системе сообщает вам о прохождении факса.

Отправка факса на определен-ный адрес - только один из сервисов, предоставляемых современными факс-серверами. Большинство систем способно осуществлять, правда, в ограниченном объеме, групповую рассылку факсов - обслуживать короткий (25 номеров и менее) централизованно управляемый список рассылки факсов. Вместе с тем некоторые элитные продукты предоставляют возможность массовой обработки факсов и позволяют отправить один и тот же факс сотням или даже тысячам адресатов. Некоторые серверы способны даже осуществлять "составление исходящих факсов", т. е. использовать элементы из базы данных для персонализации множества копий документа с подстановкой их на место шаблонов. Последнее приложение весьма требовательно к ресурсам ЦПУ и дисковому пространству, так как каждую персонифицированную страницу требуется отдельно подвергнуть растеризации перед ее передачей. В большинстве систем групповая рассылка факсов может планироваться на то время, когда поминутная плата за линию минимальна.

Что касается приема, большая часть факс-серверов сортирует получаемые факсы несколькими способами. Простейший, наиболее автоматизированный и верный метод предполагает использование линий DID или DNIS и предоставление каждому получателю его собственного "виртуального номера факса". Другие методы включают помещение всех получаемых титульных листов в общий почтовый ящик для ручной сортировки и распределения по ящикам (подход "только титульные листы" позволяет уберечь содержание документа от посторонних глаз). Более сложные системы способны осуществлять оптическое распознавание символов на титулах для определения получателя - хотя такие меры часто оказываются безрезультатны из-за того, что имя пишется от руки, факс присылается без титульного листа и т. п. Еще один метод предусматривает голосовой запрос и маршрутизацию факсов в соответствии с введенным номером, но он работает, только если факс отправляется вручную. Какой бы метод не использовался для первоначальной маршрутизации получаемых факсов, после того как они поступят к адресату, он может копировать, аннотировать и маршрутизировать их без каких-либо сложностей или переслать их в виде факса, куда ему будет угодно.

С повсеместным присутствием на настольных системах Windows/Outlook и широким распространением Exchange Server все больше и больше факс-серверов интегрируется с архитектурой Microsoft. Что касается приема, почтовый ящик Outlook (при подключении соответствующего модуля просмотра факсов) способен обрабатывать факсимильные сообщения в той же мере, что и электронную почту и голосовые сообщения. Он может отправлять факсы в виде вложений в сообщения электронной почты и проделывать другие изящные трюки. Что касается отправки, использование архитектуры Microsoft упрощает "смешанную групповую рассылку сообщений", т. е. вы можете отправить документ на имя группы, а система определит наилучший способ его доставки каждому из адресатов - по факсу тому, кто предпочитает факсы, и по электронной почте тому, кто предпочитает электронную почту.

Кроме того, факс-серверы все более тесно интегрируются с Web и используют HTTPD, JavaScript, Java и ActiveX, чтобы абоненты могли отправлять и получать факсы с помощью стандартных браузеров Web. Такой подход избавляет от необходимости загружать нестандартных клиентов на каждый ПК или портативный компьютер (и модернизировать их всех каждый раз при появлении очередной редакции программного обеспечения).

ФАКСЫ В ГЛОБАЛЬНЫХ СЕТЯХ

Если у вашей компании несколько офисов и они подключены к глобальной сети передачи данных (frame relay или TCP/IP), то вы можете купить "шлюз" для пересылки факсов между офисами по каналам глобальной сети одновременно с данными. FRAD и шлюзы/маршрутизаторы TCP/IP производства Micom, Castleton, Brooktrout и других фирм могут быть без труда адаптированы (с помощью плат линий для голоса/факса) для подключения напрямую к телефонной линии от УАТС или непосредственно к имеющемуся факс-аппарату (телефонному аппарату). Они могут быть запрограммированы на интерпретацию набираемых цифр и использовать эту информацию для маршрутизации факсов по глобальной сети прозрачным для конечных пользователей образом. Кроме того, маршрутизаторы факсов TCP/IP могут быть настроены на обмен факсами с совместимым оборудованием по общедоступной сети Internet.

Оборудование для передачи факсов по глобальной сети поставляется в двух разновидностях: с обработкой в реальном времени и с промежуточным хранением. Первый тип использует глобальную сеть или Internet для организации связи между передающим и принимающим оборудованием почти в реальном масштабе времени с помощью методов эмуляции факсов для сглаживания задержек в сети так, чтобы каждая из сторон думала, что передача осуществляется по обычному телефонному соединению. В случае промежуточного хранения узел отправителя эмулирует принимающий факс-аппарат, получает ввод от унаследованного оборудования и сохраняет документ на диске. Затем он передает эти данные на принимающий узел с использованием нестандартного протокола (или стандартного протокола электронной почты). Наконец, принимающий узел звонит по номеру местного факс-аппарата и передает образ документа. Благодаря возможности осуществлять неограниченное число попыток системы с промежуточным хранением более надежны, чем решения для передачи факса по глобальной сети в реальном времени. Однако системы реального времени позволяют тут же получить подтверждение успешной передачи, а данное обстоятельство оказывается весьма важным в некоторых ситуациях.

Факс-серверы адаптируются для использования экономичных соединений глобальной сети/Internet. Новейшая версия сервера RightFAX, например, может быть настроена на маршрутизацию межофисных факсов преимущественно по TCP/IP - как по выделенному каналу глобальной сети, так и через общедоступную сеть Internet. Дополнительный бонус: каждый сервер RightFAX в глобальной сети может служить в качестве "автоматического шлюза" в телефонную сеть общего пользования. Если вы собираетесь отправить факс из офиса в Нью-Йорке адресату поблизости от офиса в Лос-Анджелесе, то сервер RightFax может переслать факс из Нью-Йорка на лос-анджелесский сервер по Internet или глобальной сети. Лос-анджелесский сервер позвонит затем адресату по местному номеру и передаст ему документ. С помощью подобных продуктов компании со множеством региональных офисов могут создать частную сеть серверов и значительно сократить расходы на междугородную связь при передаче факсов.

МАССОВАЯ ОБРАБОТКА ФАКСОВ

Как было отмечено выше, большинство факс-серверов способно рассылать факсы группам получателей, причем некоторые из них - весьма крупным группам. Но если вам необходима действительно массовая рассылка факсов, тогда потребуется "перемалыватель" факсов (fax-blаster). В отличие от простого факс-сервера он оптимизирован для работы с большими списками, составления документа с помощью элементов из множества источников, рассылки факсов по расписанию, управления множеством заданий и генерации подробных отчетов о неудачных попытках установления соединения. Обычно он выполняется на мощных серверах NT или UNIX и использует несколько процессоров для ускорения растеризации. Им можно удаленно управлять по локальной сети с клиентского ПК, так что участие в его работе может принять множество пользователей.

ФАКС ПО ЗАПРОСУ

Отдел работы с клиентами, справочная служба и другие работающие с обращениями подразделения вряд ли могут обойтись без рассылки факсов по запросу, т. е. без возможности предоставлять документы запросившему их факс-аппарату без какого-либо участия человека. Системы "факс по запросу" имеют множество разновидностей: это могут быть и программные системы на базе факс-модемов для ПК, и автономные системы для малых офисов, и специализированные системы на базе ПК, и подключаемые модули для популярных факс-серверов.

Лучшие из систем "факс по запросу" помогают вам упростить задачу предоставления запрошенных документов, позволяя быстро отправить их по факсу напрямую с ПК. Они предоставляют простые инструменты для организации библиотеки документов и создания каталога с поддержкой поиска. Наиболее современные системы "факс по запросу" могут интегрироваться в Web и таким образом сделать доступной библиотеку документов в обеих средах.

C Лайлом Дейкслером можно связаться по адресу: lyled@teleconnect.com.

Советы по покупке факс-сервера

Для правильного выбора факс-сервера вам придется учесть множество факторов, но прежде всего вы должны знать, какие приложения использует (или собирается использовать) ваша компания. Ниже мы даем некоторые советы относительно выбора.

  1. Производительность и надежность сортировки факсов можно повысить за счет маршрутизации входящих факсов с помощью DID, DTMF или других схем маршрутизации. Секретарю, как правило, есть чем заняться и без этого.
  2. Электронную почту и передачу факсов можно объединить посредством помещения адресов электронной почты и номеров факсов в одну общекорпоративную "адресную книгу". Для этой цели вы можете воспользоваться таким программным обеспечением, как GroupWise, Exchange или Notes.
  3. Факс-сервер должен позволять системному администратору конфигурировать пользователей и сервисы для всей сети с центральной консоли. Поддержка SNMP позволит предупредить администратора о возникновении проблем на удаленных узлах через HP OpenView, Novell ManageWise и другие программы.
  4. Порты сервера должны конфигурироваться в соответствии с вашими требованиями. Массовая обработка факсов? В этом случае порты должны быть исходящими. Гарантированный прием факсов? Лучше всего использовать выделенную плату или систему.
  5. Сервер должен иметь клиентское программное обеспечение с поддержкой динамического обмена данными (Dynamic Data Exchange, DDE), чтобы настольные системы могли работать с факсами напрямую (помимо простого перенаправления на драйвер печати). Он должен позволять отправлять факсы из популярных приложений с интерфейсом DDE, таких, как Word, Excel, FoxPro, Act! и Goldmine. Убедитесь, что факс-сервер поддерживает последние версии этих программ.
  6. Пользователи портативных компьютеров наверняка захотят использовать свои модемы для отправки факсов с дороги, поэтому их клиентское программное обеспечение должно без труда позволять им отправлять факсы как из офиса, так и вне офиса. Далеко не всякий, кому необходимы мощные возможности рассылки факсов, сидит за рабочим столом весь день.
  7. По возможности сервер должен поддерживать различные виды факс-плат. Так, например, один офис может быть подключен к линии ISDN, а другой - к Е-1, но при этом вы хотите использовать одно и то же программное обеспечение в каждом из них. Кроме того, аппаратное и программное обеспечение должно быть совместимо со стандартами телефонной и факсимильной связи тех стран, куда вы собираетесь отправлять или откуда намереваетесь получать факсы.
  8. Система должна выдавать подробный отчет о причинах сбоя при передаче или приеме факсов. Некоторые системы сообщают, что факс принят, если соединение было установлено, но это далеко не всегда означает успешную передачу факса.
  9. Факс-сервер должен без труда подключаться к сканеру. Вам может потребоваться добавить в факс изображения, вырезки из статей и т. д. (однако помните, что простые изображения и текст передаются лучше всего).
  10. Система должна позволять присоединять документы разных типов одновременно.

Советы по массовой обработке факсов

  1. Покупайте факс-платы, а не факс-модемы.
  2. Убедитесь, что программное обеспечение поддерживает эти платы.
  3. Не используйте платы разных типов в одной системе.
  4. Для более быстрой обработки персонифицированных факсов составление и растеризацию (преобразование изображения в поток битов) лучше выполнять на одной машине, а саму отправку факса - на другой.
  5. Сервер должен осуществлять растеризацию документов как можно быстрее.
  6. Он должен уметь возобновлять отправку факса с любого момента, по какой бы причине она не была прервана.
  7. Он должен позволять повторять попытку передачи недоставленных факсов из большого задания.
  8. Система должна иметь средства мониторинга и уметь отправлять предупреждения на пейджер.
  9. Получатели должны иметь возможность вычеркнуть свой номер из вашего списка рассылки. В конце концов, рассылка факсов окажется безрезультатной, если они посылаются не тому лицу или если они раздражают получателя.
  10. Сначала попробуйте отправить факс самому себе. При наличии трех-четырех факс-аппаратов в офисе, у каждого из которых есть свой номер, разошлите факсы по всем номерам, чтобы посмотреть, как работает система и как выглядят факсы. Этот тест особенно важен, когда факс содержит какое-либо изображение.

Общая линия

Разделительное оборудование позволяет использовать одну и ту же телефонную линию для голоса и факса и, таким образом, сократить телекоммуникационные расходы в случае малого офиса. Здесь доминируют две технологии. Некоторые продукты используют "обнаружение тонального сигнала CNG": они отвечают на все поступающие звонки, определяют наличие характерного тонального сигнала CNG звонящего факса, звонят на находящийся в офисе факс-аппарат, отвечают на звонок вызывающего факс-аппарата и удерживают вызов, пока принимающий аппарат не возьмет линию. Недостаток этого метода в том, что весь процесс занимает секунду или две, так что звонящему по телефону придется выслушать больше зуммерных сигналов, чем обычно, прежде чем кто-либо снимет трубку.

Лучше потратить несколько долларов в месяц на приобретение у оператора связи нескольких телефонных номеров для одной физической линии (например, один для голоса, другой - для факса). Разделительное устройство с различением сигналов определит тональность сигнала каждого поступающего вызова (ему требуется всего один-два сигнала для декодирования) и затем переключит вызов на телефон или факс. Этот метод быстрее и надежнее, чем CNG. Дополнительное преимущество: наличие отдельных номеров для факса и телефона создает у звонящего впечатление, что он обращается в крупную компанию.

Сервисные бюро

Что если вам требуется осуществлять крупномасштабную рассылку факсов, но при этом вы не хотите раскошеливаться на дорогостоящее оборудование? Решение вашей проблемы предлагают сервисные бюро. При выборе сервисного бюро наиболее важным фактором является число портов - если вам необходимо отправить 25 000 факсов за одно утро, то выбранное сервисное бюро должно справляться с поставленной задачей. Другим важным моментом является удобство удаленного управления. В идеале сервисное бюро должно предоставлять такой интерфейс, чтобы он, с одной стороны, обеспечивал надежную защиту вашего бюджета, а с другой - позволял бы без труда работать с документами и списками, а также инициировать рассылку факсов и обновление библиотеки (документов для рассылки по запросу, бланков и т. п.) без участия сотрудника сервисного бюро. Кроме того, этот интерфейс должен позволять осуществлять мониторинг и контроль статуса выполнения заданий.

Сервисные бюро с рассылкой факсов по Internet появились около года назад. Они позволяют воспользоваться преимуществами передачи факсов по Сети тем компаниям, у которых нет достаточного числа удаленных офисов для того, чтобы создание собственной сети рассылки факсов было оправдано. Аренда бюджета у сервис-провайдера открывает таким компаниям доступ к локальному узлу, который связан (по Internet или частной сети) с национальной или глобальной сетью аналогичных узлов. В результате вы можете отправлять факсы по местному номеру, а сеть передачи данных провайдера перешлет их на ближайший к адресату узел и далее получателю по телефонной сети. Таким образом, вам придется заплатить намного меньше, чем за междугородную связь, а кроме того, подобное соединение может оказаться даже более надежным, особенно при международной связи.