Что стоит за цифрами общей стоимости владения?

Определение общей стоимости владения сетью может потребовать немалых усилий, но эти сведения упрощают общение с бизнес-менеджерами.

Oтветственные за обеспечение устойчивой работы сети, сетевые администраторы интересуются принципами действия тех или иных технологий и поддерживаемыми сетью функциями в значительно большей степени, нежели тем, какое влияние оказывают технологии на итоговые показатели работы предприятия. В результате им трудно общаться с бизнес-менеджерами, как правило, слабо сведущим в технических вопросах. Это непонимание приводит к тому, что расходы на сетевое администрирование оказываются больше, чем это действительно требуется.

Подобную практику необходимо остановить. Со времен краха Internet-компаний доходы организаций нередко близки к нулю, а перспективы восстановления прежней рентабельности неясны. В итоге урезание бюджетов идет полным ходом, а внутри компаний каждый тянет одеяло на себя. В этих условиях сетевым администраторам приходится учиться тратить с умом и просчитывать каждое решение о закупках. Руководители хотят знать, какова же действительная стоимость владения корпоративной сетью, и быть уверенными, что ресурсы, выделяемые на ее поддержку или модернизацию, вложены не напрасно. Сетевые администраторы должны научиться пользоваться этой информацией для сокращения расходов в будущем и определения показателя возврата от инвестиций (Return on Investment, RОI) в новые технологии.

Чтобы этого добиться, вовсе не нужно становиться бухгалтером, но понимание того, каким образом формируется общая стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO) и какова цена активов, позволяет разговаривать с руководством на понятном ему языке. Прежде всего, важно знать, что следует учитывать при расчете TCO и стоимости сетевых активов. Затем — как собрать все показатели, используемые при вычислениях. И, наконец, надо оценить, насколько оправданы прилагаемые усилия с точки зрения поддержки планирования и управления затратами.

АЗЫ TCO

Деятельность бизнес-менеджеров по управлению компанией зависит от информационных технологий, а работа сетевых администраторов — от бизнес-менеджеров, поскольку финансируется ими. Сетевых администраторов вынуждают говорить на «языке фактов», что для их коллег из мира бизнеса означает сводить обсуждение принимаемых решений к срокам и деньгам, а вовсе не к технологиям. Это приводит к тому, что производители (и, следовательно, многие бизнес-менеджеры) атакуют сетевых администраторов требованиями повышения ROI, снижения TCO, увеличения производительности и «ценности» информационных технологий.

К сожалению, производители и менеджеры редко демонстрируют значимость названных показателей и методов расчетов, что вызывает сомнения в их применимости к реальным сетям. Дело осложняется еще и тем, что такие измерения преподносятся как универсальные. На самом же деле обобщенные модели редко подходят для конкретных сетей конкретных компаний. При расчете TCO необходимо принимать во внимание уникальные особенности каждой из них.

Первоначально в TCO видели метод расчета затрат на обслуживание систем с тонкими клиентами. Сейчас основное внимание уделяется подключаемым к сети (настольным) ПК. Однако общие модели расчета TCO для настольных систем имеют узкую направленность и содержат примерно 25% информации о стоимости владения сетью. В правдоподобной модели TCO должны учитываться все возможные затраты, в том числе единовременные выплаты, называемые также капитальными затратами. Капитальные затраты — это стоимость системы при покупке и долгосрочные выплаты (такие, как операционные расходы или затраты на поддержку): арендная плата, лицензионные отчисления и заработная плата. В числе других расходов — специальные затраты, которые во многих стандартных сетевых бюджетах не учитываются, например оплата услуг восстановления при сбое. В Таблицах 1, 2 и 3 приведены раскладки таких затрат.

Эти затраты могут быть связаны с конфигурацией сети, поддержкой ее работоспособности или модернизацией и накапливаться в течение фиксированного, заранее определенного периода, как правило, за год. Учет перечисленных параметров способствует ограничению области расчетов владения сетью. Теперь мы можем сформулировать конкретные ценовые категории ТСО, подлежащие анализу. Они включают в себя исходные капитальные затраты на сетевые компоненты (программное и аппаратное обеспечение); не имеющие непосредственного отношения к технологиям элементы инфраструктуры — электрооборудование и мебель; стоимость настройки модернизации и затраты на разработку. Среди других категорий — расходы на поддержку и операции, например стоимость обращений в службу помощи; не относящиеся собственно к технологиям затраты на внедрение, например оплата работ сотрудников отдела кадров для найма сетевого персонала; непредусмотренные расходы (ошибки и действие Закона Мэрфи).

Установив основные категории затрат, имеющие отношение к сети, каждую категорию необходимо разбить на подкатегории с максимально возможной степенью детализации, и только потом приступать к отслеживанию расходов и вычислениям. (Конкретные советы будут даны ниже.) Это позволит точно подсчитать общую стоимость владения сетью. Так, затраты на человеческие ресурсы могут включать в себя заработную плату штатных работников, связанные с наймом бонусы и льготы, оплату услуг подрядчиков и консультантов, стоимость обучения и поддержания требуемой квалификации, командировки и дополнительные, связанные с этими аспектами, расходы.

За исключением наиболее очевидных трат, не все вложения так легко укладываются в ту или иную категорию. Хотя их трудно оценить количественно, эти «размытые» затраты также необходимо учитывать. К ним относится, например, недостаточная эффективность работы сотрудников вследствие медленного функционирования сети — невысокая производительность труда отразится на показателях всей компании. Если подобные затраты удается оценить (с некоторой погрешностью), то их необходимо включать в расчет TCO.

Такой же нечеткий характер носят потери инвестиций или дохода вследствие расходов на сеть, потери от неэффективной реализации инструментария или сбоя сети, затраты на управление данными и последствия ухода квалифицированных сотрудников и изменения штата в целом. К «размытым» затратам относятся также расходы на разработки и внедрение новых наборов правил и процедур, на планирование и переход. Адекватно отражающее действительность определение всех категорий затрат, с учетом всех характеристик конкретной сети, помогает создать прочное основание для расчета общей стоимости владения сетью.

КАКОВА ДЕЙСТВИТЕЛЬНАЯ ЦЕННОСТЬ СЕТИ?

Ознакомившись с полученными показателями, коллеги из бизнес-сектора скорее всего зададут закономерный вопрос о реальной ценности сети в денежном выражении, а не о том, какова стоимость ее владения. Объективно определить технологические достоинства сети очень непросто, но цену сети (или стоимость активов) установить можно. Характеристика стоимости активов значит для руководства очень многое; подготовка такой характеристики может создать базу для последующего обсуждения взаимосвязанных вопросов, включая значимость сети для компании в целом.

При определении стоимости активов сети следует придерживаться следующих рекомендаций. Сетевые ресурсы должны быть собственностью организации, поэтому арендуемые составляющие не учитываются. Активы должны иметь кассовую или рыночную стоимость: в частности, они могут включать данные или программное обеспечение. Но со временем их цена может упасть до нуля. Темп амортизации зависит от типа актива. К примеру, программное обеспечение обесценивается очень быстро.

Для упрощения вычислений нужно постараться установить единый темп обесценивания для аналогичных активов: одну скорость задать для проводки, а другую — для всего ПО. После этого, если понадобится, расчет можно будет провести с более детализированными показателями темпов амортизации, например различными для оптического волокна и для медного кабеля. Среди сетевых активов можно выделить следующие категории: аппаратное обеспечение, программное обеспечение и специализированные доходные решения — сайты Web и др. Данные и сопутствующая инфраструктура, в частности стойки и столы, составляют другие категории. Задав темпы амортизации для различных категорий сетевых активов, можно начинать сбор необходимой финансовой информации для расчета общей стоимости владения сетью и активов.

БЕЗОПАСНОСТЬ В ЦИФРАХ

Получить корректные финансовые данные для расчета TCO невозможно без анализа таких документов, как заказы на приобретение, накладные, чеки, расписки в получении и дорожные квитанции. Копаться во всех этих бумагах можно и самостоятельно, но, как правило, лучше всего прибегнуть к помощи финансового отдела, где, скорее всего, хранятся все необходимые записи. В этом случае ваша помощь может потребоваться только для распределения затрат по категориям.

Если специалисты по финансам использовали для отслеживания транзакций бухгалтерское программное обеспечение, то они смогут произвести поиск затрат, дат закупок, выполнить сортировку по категориям и предоставят требуемые записи (например, реестр модернизаций всего аппаратного обеспечения за год). Кроме того, они смогут помочь в определении и установлении некоторых скрытых расходов, связанных с сетью.

В случае использования программного обеспечения для управления ресурсами можно создать список того, что уже являлось собственностью компании, и того, что было приобретено. Он пригодится при сравнении инвентарных списков с бухгалтерскими отчетами и позволит удостовериться, в полной ли мере учтены имеющиеся элементы, правильно ли они распределены по категориям с точки зрения определения скорости устаревания и все ли недостающие ресурсы идентифицированы.

НЕМНОГО МАТЕМАТИКИ

Когда установлено все, что должно быть учтено, и получены необходимые финансовые данные, можно приступать к расчетам. Для определения общей стоимости владения сетью следует суммировать все затраты в каждой из отслеживаемых категорий. Затем промежуточные суммы складываются, и таким образом определяется окончательный показатель TCO.

Общая стоимость владения сетью = все единовременные затраты (включая специальные затраты) + долгосрочные выплаты (за фиксированный период) + скрытые затраты.

Для расчета стоимости сетевых активов необходимо суммировать предполагаемую или заранее определенную стоимость сети (в денежном выражении) в начале фиксированного периода (как правило, одного финансового года), любых модернизаций или других инвестиций, сделанных в этот период. Затем значение для каждой категории необходимо умножить на коэффициент амортизации за тот же срок.

Стоимость сетевых активов по категориям = (соответствующий коэффициент амортизации) х (первоначальная цена или стоимость активов + стоимость модернизаций).

И, наконец, для получения общей стоимости активов нужно сложить стоимость активов каждой категории (с учетом амортизации).

ДЕНЬГИ В БАНКЕ

Проиллюстрируем этот процесс на примере гипотетического финансового учреждения. Предположим, что некий «Банк Посейдон» — успешный банк среднего размера с государственным контролем. Руководством было принято решение основать новую полностью подконтрольную частную компанию без внешнего финансирования для предоставления клиентам ряда электронных услуг. Предполагаемый срок выхода на уровень рентабельности — три года. Банк планирует содержать персонал и выполнять ручные операции для поддержки некоторых из электронных служб компании с постепенным переходом на решение CRM в течение последующих трех лет.

Банк проанализировал перспективы выполнения этой задачи и выработал исчерпывающий план в области ИТ. Он запланировал вложить значительные средства в инфраструктуру и разработку специализированных приложений, необходимых для поддержки новой службы. Однако руководству необходимо набраться опыта по настройке и ведению расходов, связанных со службой такого типа.

Таблица 1. Здесь представлены затраты и категории, которые банковские работники включили в расчет первоначальной стоимость владения. Однако это только затраты на развертывание. В течение первого года сотрудникам, занимающимся обслуживанием сети, необходимо тщательно отследить дополнительные расходы на функционирование сети.

В банке предполагали, что начальные затраты будут весьма велики, но они составят основную часть общей стоимости владения информационной инфраструктурой новой компании. После начала операций банк рассчитал общую стоимость владения сетью и связанной с ней инфраструктуры ИТ на основании данных, приведенных в Таблице 1. В перечисленных здесь затратах присутствует категория, которую можно назвать «разное». На этапе развертывания бизнеса, в категорию «разное» попадут расходы на обучение, командировки, услуги независимых технических писателей, модернизацию устройств хранения, дополнительные покупки: CD, ленты, эргономичные клавиатуры — и другие необходимые «мелочи» или услуги, не учтенные в первоначальном бюджете, но необходимые для внедрения.

Формирование новой компании требует и затрат на организацию офиса, переезд, оплату страховки и проведение маркетинговой кампании. Некоторые из них, например переезд, можно отнести к категории «инфраструктура ИТ», но они не включаются в первоначальную стоимость владения ИТ. Затраты на установку и поддержку телефонов, в том числе службы Centrex, также не входят в стоимость владения ИТ.

Банк определил, что стоимость владения сетью и взаимосвязанной инфраструктуры ИТ, а также необходимых для новой компании заказных специализированных приложений составит 2714250 долларов. Общую сумму разложили на составляющие, включая расходы на заработную плату сотрудников, оплату услуг консультантов и отчисления за настройку систем, поэтому первоначальная цифра может считаться вполне разумной.

Исходя из плановых затрат, руководство установило, что ценность новой сети и соответствующих ресурсов ИТ составляет 1025000 долларов. Эта цифра определена в результате вычитания расходов на заработную плату сотрудников, оплаты услуг консультантов, расходов на конфигурацию и оплату операторов из промежуточной суммы затрат на ИТ. В руководстве не было уверенности в необходимости вычитать стоимость специализированного информационного наполнения и приложений. В результате принято решение включить названные компоненты и установить окончательную сумму в 1 025 000 долларов в надежде, что затраты на разработку себя оправдают.

Таблица 2. В конце первого года банк включил в расчет стоимости владения дополнительные расходы, в результате показатель TCO увеличился. В то же время он стал более точным. Эту же работу нужно повторить по окончании второго года.

За первый год работы банк понес не предусмотренные в исходном плане расходы (см. Таблицу 2). Однако его служащие существенно пополнили свои знания в части определения действительной стоимости владения инфраструктурой ИТ новой компании (конфигурация и функционирование), которая оказалась значительно больше, чем ожидалось вначале. Действительная стоимость, включая первоначальную установку и дополнительные расходы (определенные в конце года), составила 3932250 долларов.

Кроме того, некоторые затраты, в том числе потенциальные простои, не были внесены в определенную на конец года общую стоимость владения. Однако руководство может учесть это в расчете на конец второго года и далее по мере того, как сотрудники будут приобретать все больший опыт в выделении составляющих затрат и в их отслеживании. Научившись на собственных ошибках, руководство может использовать свои расчеты TCO для снижения затрат в других непредвиденных областях.

Помимо определения показателя TCO на конец года руководству может понадобиться пересмотреть стоимость активов (в денежном выражении) сети и взаимосвязанных ИТ-ресурсов новой компании. Это потребует идентификации соответствующих активов и темпов амортизации. После совещания с финансовым отделом сотрудники информационной службы банка приняли решение, что темпы амортизации всего аппаратного обеспечения, включая серверы, стойки, кабельную проводку и ПК, равны 33% в год. Они установили, что амортизация всего приобретенного или лицензированного программного обеспечения за год составляет 100%. Что касается заказного информационного наполнения и приложений, было решено, что в течение года они сохраняют свою первоначальную стоимость, затем обесцениваются со скоростью 50% в год.

Специалисты взяли исходную оценку стоимости, 1025000 долларов, и скорректировали ее в соответствии с темпами амортизации — программное обеспечение было обесценено на 100%, специализированные разработки — на 50%. Затем они учли инвестиции в новые элементы системы на модернизацию и улучшение. Используя эти параметры, банк провел вычисления, приведенные в Таблице 3. Они показали, что исходное определение стоимости активов было слишком оптимистичным. После учета обесценивания и корректировки активов руководство получило окончательную сумму стоимости активов — 670833 долларов.

Таблица 3. В конце первого года специалисты банка рассчитали и скорректировали стоимость активов для сети и разработки заказных средств. Задание для каждой группы элементов, например исходного программного обеспечения, темпов амортизации, обеспечивает адекватность вычислений.

К концу первого года у новой компании появилась перспектива получения прибыли, хотя у некоторых представителей руководства скорректированные показатели TCO и стоимости активов ИТ вызвали разочарование. Однако сотрудники отдела ИТ подтвердили новые цифры после консультации с финансовым отделом. Эти данные, несомненно, окажут большую помощь руководству в доводке трехлетнего плана развития бизнеса по предоставлению электронных служб, прогнозированию и составлению бюджета.

Несмотря на то что это гипотетический сценарий, он служит полезным примером точного расчета TCO, хотя расчет реальных TCO неизмеримо сложнее. Показатели могут изменяться в зависимости от размера компании и инфраструктуры ИТ и подлежащих анализу активов. Кроме того, в реальной жизни неизбежны ошибки. Однако это можно учесть путем введения величины погрешности (например, фактические результаты могут отличаться от расчетных на ? 5%). Руководству лучше предъявлять именно такие показатели.

Вычисления могут потребовать продолжительного времени, но общая стоимость владения сетью дает базу для определения стоимости активов. Кроме того, эти данные можно использовать при расчете ROI и планировании бюджета. С их помощью удастся определить, какие усовершенствования компания может себе позволить, а какие нет, как снизить избыточные расходы и связанные с ними запросы на дополнительное финансирование. Правильность финансовых данных имеет решающее значение для обоснования приобретения или модернизации сети. Точность вычисления TCO важна также для того, чтобы продемонстрировать производителям, что вы понимаете под ценами на оборудование и услуги, в которых все учтено, и добиться от них соблюдения контрактных обязательств и соглашений об уровне обслуживания (Service Level Agreement, SLA).

Наличие в руках финансовых данных о сети помогает в общении с менеджерами по развитию бизнеса, так как позволяет говорить с ними на одном языке. Определение общей стоимости владения сетью требует больших усилий, но эти усилия окупаются сторицей.

? CMP Media LLC