Разгрузка электронной почты

Архивирование электронной почты предъявляет особые требования к системам резервного копирования. Так, например, корреспонденция должна быть доступной в течение длительного времени, занимать по возможности меньше места на рабочих системах и оставаться простой в управлении и администрировании.

При упо?ми?на?нии об ар?хи?вах мно?гие пред?ста?в?ля?ют за?пы?лив?ши?е?ся ящи?ки и не?скон?ча?е?мые ря?ды по?лок с до?ку?мен?та?ми. Нем?но?го най?дет?ся же?ла?ю?щих ра?бо?тать в та?ком ок?ру?же?нии. Со?хра?не?ние до?ку?мен?тов тре?бу?ет за?трат вре?ме?ни, а на?хо?ж?де?ние нуж?ной ин?фор?ма?ции по ис?те?че?нии не?сколь?ких лет пред?ста?в?ля?ет за?да?чу, ко?то?рую обыч?но пред?по?чи?та?ют пе?ре?да?вать пра?к?ти?кан?там. Низ?кая по?пу?ляр?ность ар?хи?вов объ?яс?ня?ет, по?че?му до сих пор еще не най?де?но обя?за?тель?но?го и ме?то?ди?че?ско?го под?хо?да для со?хра?не?ния при?об?ре?та?ю?щей все боль?шее зна?че?ние элек?трон?ной поч?ты.

Чис?ло еже?днев?ных элек?трон?ных со?об?ще?ний в ми?ро?вом мас?шта?бе долж?но вы?рас?ти с 9,5 млрд в 2000 г. до пред?по?ло?жи?тель?но 35 млрд в 2005 г. (IDC, 2000). Сред?ний размер со?об?ще?ний уве?ли?чит?ся на 192% (до 286 Кбайт), объ?ем поч?то?вых ящи?ков до 2005 г. бу?дет рас?ти еже?год?но на 40% (Gartner Group, 2000). Та?ким об?ра?зом, элек?трон?ные со?об?ще?ния уже во всех от?но?ше?ни?ях зна?чи?тель?но обо?г?на?ли ста?рые до?б?рые пись?ма или те?ле?фон?ные раз?го?во?ры. Элек?трон?ная поч?та оп?ре?де?ля?ет со?в?ре?мен?ный биз?нес, бу?ду?чи не толь?ко при?ори?тет?ным спо?со?бом об?ме?на ин?фор?ма?ци?ей, но так?же ос?но?вой для мно?гих про?цес?сов в ком?па?нии (см. Рисунки 1, 2, 3). По элек?трон?ной поч?те про?из?во?дят?ся и от?ме?ня?ют?ся за?ка?зы, вы?пол?ня?ет?ся их об?ра?бот?ка или пе?ре?сы?ла?ют?ся до?ку?мен?ты. Элек?трон?ная поч?та за?ме?ня?ет пись?ма и факс. Од?на?ко не?мно?гие ком?па?нии в дей?ст?ви?тель?но?сти за?ду?мы?ва?лись о не?об?хо?ди?мо?сти со?хра?не?ния элек?трон?ных пи?сем и о до?с?ту?пе к со?дер?жа?щей?ся в них ин?фор?ма?ции. Опас?ность уг?ро?жа?ет со всех сто?рон, ведь та?кая кор?рес?пон?ден?ция пред?рас?по?ло?же?на к за?ра?же?нию ви?ру?са?ми. К то?му же в ком?па?ни?ях за?ча?с?тую не пра?к?ти?ку?ет?ся цен?т?ра?ли?зо?ван?ное хра?не?ние, кон?т?роль или уп?ра?в?ле?ние элек?трон?ны?ми пись?ма?ми на слу?чай чрез?вы?чай?ной си?ту?а?ции или про?ве?рок со сто?ро?ны вла?стей. Кро?ме то?го, поль?зо?ва?те?ли не от?ли?ча?ют?ся ди?с?ци?п?ли?ной, ес?ли речь идет об ар?хи?ва?ции или уда?ле?нии элек?трон?ных со?об?ще?ний, тем бо?лее что ка?ж?дый из них еже?днев?но по?лу?ча?ет 70—100 пи?сем. Пос?лед?ст?вия не?кон?т?ро?ли?ру?е?мо?го ро?с?та элек?трон?ных со?об?ще?ний дра?ма?тич?ны:

• среднестатистический почтовый-сервер переполняется через 18 дней (Creative Networks Inc, CNI, 2000);
• администраторы ИТ тратят 8-12 ч в неделю на создание резервных копий/архивацию электронной почты (CNI, 2001);
• 5-6 ч в неделю администраторы расходуют на восстановление заархивированных сообщений или вложений по просьбе пользователей (CNI, 2001);
• на администрирование данных электронной почты приходится затрачивать на 25% больше времени каждый раз, когда число ее пользователей удваивается (CNI, 2001);
• сотрудники компании ежедневно тратят в среднем 1,5-2,5 ч на обслуживание своих почтовых ящиков (Gartner Group, 2000);
• 60% важной коммерческой информации находится в почтовой системе, однако 81% сотрудников не могут воспользоваться своими заархивированными сообщениями и вложениями (CNI, 2001);
• в 66% компаний пользователям приходится сталкиваться с ограничениями на максимальный объем электронных сообщений (8-10 Мбайт) (Ferris Research, 2000);
• администраторы ИТ тратят 13-18 ч в неделю на администрирование данных электронной почты (CNI, 2001);
• 34,5% компаний вынуждены признать, что при возникновении правовых споров они не могут реконструировать электронные сообщения за последний год (CNI, 2001);
• в 49% компаний введены правила сохранения электронной почты, но 41% пользователей игнорируют их (CNI, 2001);
• 87% всех вирусов попадают в корпоративную сеть по электронной почте (2000 Virus Prevalence Survey, ISCA), восстановление после вируса Love Bug стоило министерству труда США более чем 1600 ч рабочего времени сотрудников и 1200 ч рабочего времени консультантов по восстановлению (Reuters, 2000).

На фо?не не?за?ме?ни?мо?сти поч?то?вой си?с?те?мы бес?при?стра?ст?но?му на?блю?да?те?лю при?хо?дит?ся толь?ко уди?в?ляться, на?сколь?ко ус?та?ре?ла ин?ф?ра?стру?к?ту?ра под?держ?ки элек?трон?ной поч?ты. Заг?ру?жен?ность сер?ве?ра по?сто?ян?но рас?тет из-за уве?ли?чи?ва?ю?щих?ся раз?ме?ров поч?то?вых ящи?ков, но ни?ка?кие контр?ме?ры про?тив это?го не при?ни?ма?ют?ся, ес?ли та?ко?вы?ми не счи?тать ин?стал?ля?цию до?пол?ни?тель?ных сер?ве?ров. А ко?гда па?мя?ти ста?но?вит?ся не?до?с?та?точ?но, ад?ми?ни?ст?ра?то?ры от?клю?ча?ют на вре?мя поч?то?вую служ?бу от се?ти, что?бы ус?та?но?вить до?пол?ни?тель?ный же?ст?кий диск на сер?ве?ре. При этом из-за не?хват?ки средств ча?с?то от?ка?зы?ва?ют?ся от кон?фи?гу?ра?ции с ре?зерв?ным же?ст?ким дис?ком.

В та?ких сре?дах воз?ни?ка?ют не?из?беж?ные про?б?ле?мы ад?ми?ни?ст?ри?ро?ва?ния. Даже в нор?маль?ном ре?жи?ме экс?плу?а?та?ции рас?ши?ре?ние ре?сур?сов сер?ве?ра и дис?ков вы?пол?ня?ет?ся, толь?ко если поль?зо?ва?те?ли со?г?лас?ны ми?рить?ся с про?сто?ем поч?то?вой служ?бы, а уж тем бо?лее не уда?ет?ся из?бе?жать дли?тель?ных про?сто?ев в слу?чае от?ка?за.

ИЗВ?ЛЕ?ЧЕ?НИЕ ВЛО?ЖЕ?НИЙ

Элек?трон?ная поч?та, соб?ст?вен?но го?во?ря, — это не так уж и пло?хо, не бы?ло бы толь?ко вло?же?ний, жа?лу?ют?ся не?ко?то?рые ад?ми?ни?ст?ра?то?ры. Ес?ли бы уда?лось из?ба?вить?ся от вло?жен?ных до?ку?мен?тов, то в ре?зуль?та?те вы?сво?бо?ди?лось бы 80% ре?сур?сов сер?ве?ра и до?ро?го?сто?я?щей опе?ра?тив?ной па?мя?ти (см. Таблицу 1). Прав?да, от?вет?ст?вен?ные ли?ца долж?ны га?ран?ти?ро?вать, что вло?же?ния при не?об?хо?ди?мо?сти мож?но вос?ста?но?вить.

Со?от?вет?ст?ву?ю?щие ре?ше?ния име?ют?ся. Речь идет о рас?ши?ре?нии для MS Exchange/Outlook, IBM Lo?tus Notes/Domino и sendmail для UNIX. До?пол?ни?тель?но?го про?грамм?но?го обес?пе?че?ния ус?та?на?в?ли?ва?ть на ра?бо?чем ме?с?те не тре?бу?ет?ся, и вне?дре?ние та?ко?го про?ду?к?та не пред?по?ла?га?ет пре?ры?ва?ния ра?бо?ты поч?то?вой служ?бы.

Вза?и?мо?дей?ст?вие в дан?ном ре?ше?нии осу?ще?ст?в?ля?ет?ся по про?то?ко?лу MAPI при по?мо?щи Exchange API или, со?от?вет?ст?вен?но, че?рез Notes API на сер?ве?ре Domino. Пос?ле ус?пеш?но?го ус?та?но?в?ле?ния со?еди?не?ния на?зна?ча?ют?ся оп?ре?де?лен?ные ад?ми?ни?ст?ра?то?ром пра?ви?ла ми?гра?ции: на?при?мер, элек?трон?ная поч?та, по?лу?чен?ная бо?лее че?ты?рех не?дель на?зад, долж?на вы?гру?жать?ся. Про?грам?ма про?ве?ря?ет поч?то?вый сер?вер на на?ли?чие со?об?ще?ний, срок хра?не?ния ко?то?рых пре?вы?ша?ет че?ты?ре не?де?ли, и ко?пи?ру?ет их, вклю?чая вло?же?ния, на сер?вер ар?хи?ва. За?тем вло?же?ния мож?но уда?лить с поч?то?во?го сер?ве?ра и за?ме?нить яр?лы?ком. Та?ким об?ра?зом, вло?же?ние, как и пре?ж?де, ос?та?ет?ся до?с?туп?ным, прав?да, ка?ж?дый раз при его от?кры?тии из-за об?ра?бот?ки ссыл?ки по яр?лы?ку про?ис?хо?дит не?боль?шая за?держ?ка — ма?к?си?мум 10—15 с. Как бы то ни было, поч?то?вый ящик мо?жет быть вос?ста?но?в?лен из ар?хи?ва в пол?ном объ?е?ме.

Оп?ре?де?лить пра?ви?ла вы?груз?ки не со?ста?в?ля?ет тру?да, их до?с?та?точ?но за?дать один раз и на?все?г?да. В ча?ст?но?сти, воз?мож?но да?же на?зна?чить да?ту ис?те?че?ния сро?ка хра?не?ния для яр?лы?ка. Но и по?с?ле его уда?ле?ния ад?ми?ни?ст?ра?тор мо?жет вос?ста?но?вить до?с?туп, ес?ли поль?зо?ва?те?лю позд?нее по?на?до?бит?ся вновь оз?на?ко?мить?ся с до?ку?мен?том.

Ре?ше?ние раз?ра?бо?та?но для ком?па?ний, где не?об?хо?ди?мы по?иск и вос?ста?но?в?ле?ние за?ар?хи?ви?ро?ван?ной почты — в за?ви?си?мо?сти от ор?га?ни?за?ци?он?ных пра?вил, за?ко?но?да?тель?ных ли?бо вну?т?ри?кор?по?ра?тив?ных тре?бо?ва?ний.

Про?грам?ма функ?ци?о?ни?ру?ет сле?ду?ю?щим об?ра?зом: вна?ча?ле на поч?то?вом сер?ве?ре со?з?да?ет?ся спе?ци?аль?ный поч?то?вый ящик. За?тем в не?го ко?пи?ру?ют?ся все элек?трон?ные со?об?ще?ния. На сер?ве?ре, где при?ни?ма?ют?ся ре?ше?ния, в фор?ме ка?те?го?рий на?хо?дят?ся все пра?ви?ла и ис?клю?че?ния для со?хра?не?ния ин?фор?ма?ции в поч?то?вом ар?хи?ве. Та?ким об?ра?зом, ад?ми?ни?ст?ра?тор дер?жит в ру?ках все ни?ти, уп?ра?в?ле?ние для кон?т?ро?ля за про?цес?са?ми уда?ле?ния и вос?ста?но?в?ле?ния элек?трон?ной поч?ты на сер?ве?рах Ex?chan?ge или Lotus Notes. Ему уже не при?дет?ся по?сто?ян?но уп?ра?ши?вать поль?зо?ва?те?лей как мож?но бы?ст?рее ос?во?бо?ж?дать па?мять.

Ка?ж?дый поль?зо?ва?тель по?с?ле уда?ле?ния ад?ми?ни?ст?ра?то?ром его поч?ты по?лу?ча?ет, при же?ла?нии, до?с?туп к за?ар?хи?ви?ро?ван?ным дан?ным че?рез яр?лы?ки в сво?ей поч?то?вой си?с?те?ме, ка?ко?вой мо?жет быть Outlook или Outlook для Web. Та?ким об?ра?зом, все важ?ные до?ку?мен?ты по?сто?ян?но на?хо?дят?ся в пре?де?лах до?ся?га?е?мо?сти, и, не?смо?т?ря на вы?груз?ку, их мож?но про?чи?тать, на?пе?ча?тать, от?ве?тить на них и, ес?ли по?тре?бу?ет?ся, вос?ста?но?вить на поч?то?вом сер?ве?ре.

Обыч?но поль?зо?ва?тель об?ра?ба?ты?ва?ет толь?ко ад?ре?со?ван?ные ему и от?пра?в?лен?ные им элек?трон?ные пись?ма. До?с?туп к поч?то?во?му сер?ве?ру, к поч?то?вым груп?пам или оп?ре?де?лен?ным ка?те?го?ри?ям це?ле?на?пра?в?лен?но ог?ра?ни?чи?ва?ет?ся ад?ми?ни?ст?ра?то?ра?ми, су?пер?ви?зо?ром и от?вет?ст?вен?ны?ми со?т?руд?ни?ка?ми. Та?ким об?ра?зом, кон?т?роль и мо?ни?то?ринг тра?фи?ка элек?трон?ной поч?ты, а так?же обу?че?ние пер?со?на?ла осу?ще?ст?в?ля?ют?ся еще бо?лее це?ле?на?пра?в?лен?но. Это ог?ром?ное пре?и?му?ще?ст?во для пра?виль?но?го, юри?ди?че?ски гра?мот?но?го об?ра?ще?ния с дан?ны?ми элек?трон?ной поч?ты. Как до?ка?зы?ва?ют ис?сле?до?ва?ния рын?ка, бо?лее тре?ти всех ком?па?ний не в со?сто?я?нии вос?ста?но?вить элек?трон?ные со?об?ще?ния за по?с?лед?ний год, не го?во?ря уже о том, что?бы га?ран?ти?ро?вать хра?не?ние, как то пред?пи?сы?ва?ет за?ко?но?да?тель?ст?во, на?при?мер, бух?гал?тер?ской ак?тив?но?сти на про?тя?же?нии 10 лет.

КОГДА ИМЕЕТ СМЫСЛ ПРИНИМАТЬ РЕШЕНИЕ О МИГРАЦИИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ?

Ин?ве?сти?ции оку?пят?ся, ес?ли 200 поль?зо?ва?те?лей за?ни?ма?ют объ?ем па?мя?ти бо?лее чем 100 Гбайт под свою элек?трон?ную поч?ту. Сни?же?ние рас?хо?дов воз?мож?но так?же, ко?гда ком?па?ния име?ет око?ло 10 поч?то?вых сер?ве?ров (см. врезку «Контрольный список вопросов относительно архивации»). При ис?поль?зо?ва?нии та?ко?го про?ду?к?та, как поч?то?вый ар?хив, ко?ли?че?ст?во сер?ве?ров мож?но со?кра?тить вдвое при од?но?вре?мен?ном по?вы?ше?нии про?из?во?ди?тель?но?сти, ес?ли вло?же?ния в пись?ма пе?ре?но?сят?ся на ро?бо?ти?зи?ро?ван?ные би?б?ли?о?те?ки оп?ти?че?ских дис?ков или на за?по?ми?на?ю?щее уст?рой?ст?во на маг?нит?ной лен?те.

Элек?трон?ная поч?та ни?ко?им об?ра?зом не долж?на пре?вра?щать?ся в ад для ад?ми?ни?ст?ра?то?ров. Пред?при?я?тия, по?лу?ча?ю?щие боль?шой объ?ем элек?трон?ных со?об?ще?ний, воз?вра?ща?ют свои ин?ве?сти?ции за счет эко?но?мии на ап?па?рат?ном обес?пе?че?нии хра?не?ния и сер?ве?ров и, не в по?с?лед?нюю оче?редь, умень?ше?ния рас?хо?дов на ад?ми?ни?ст?ри?ро?ва?ние поч?ты, так как га?ран?ти?ро?ван?но за?щи?ща?ют?ся толь?ко важ?ные элек?трон?ные со?об?ще?ния, а тру?до?ем?кое вос?ста?но?в?ле?ние за?пи?сан?ных на лен?те дан?ных устраняется.