Администрирование устройств вывода снижает расходы

Аналитики сходятся в одном: лишь немногие предприятия осведомлены о реальных объемах распечатываемых документов и связанных с этим затратах. Вопреки более ранним прогнозам о «безбумажных офисах» и активному введению систем администрирования документов и их архивирования, горы бумаг растут, а значительный спад цен на черно-белые и цветные принтеры привел к спонтанным покупкам, на собственные средства производственных подразделений или отделов ИТ, в то время как приобретение копировальных аппаратов и многофункциональных устройств, как правило, осуществляется в рамках централизованного планирования. На лицо неконтролируемый самопроизвольный рост инфраструктуры устройств вывода с различными расходными материалами и договорами об обслуживании, а также увеличение общих расходов.

ПРОБЛЕМА: «БЕЗМОЛВНЫЕ ПОЖИРАТЕЛИ СРЕДСТВ»

Вопреки распространенному и ошибочному мнению, затраты на аппаратное обеспечение в рамках общей стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO) не слишком высоки: они составляют лишь одну четвертую часть от всех затрат на печать. Гораздо более весомый показатель — расходы на техническую поддержку и администрирование сети, а также издержки, связанные с инфраструктурой и временем простоя. Кроме того, значительная экономия возможна на расходных материалах, способах их учета и хранения. Так, на расходные материалы для принтеров и факсов приходится более 40% всех затрат. Этот показатель выглядит особенно пугающим на фоне того факта, что около 25% ежегодно закупаемых расходных материалов хранится на складах для поддержания печатных процессов. К тому же, при наличии разных типов устройств и моделей приходится обеспечивать и соответствующее разнообразие расходных материалов.

Если в качестве образца взять среднее предприятие с 160 разными системами, 55 типами расходных материалов и ежемесячным объемом печати в 6 тыс. цветных и 200 тыс. черно-белых страниц, то суммарная стоимость запасов, пылящихся в шкафах, за год составит около 10 тыс. евро (см. Рисунок 1). Ожидаемая выгода от оптовых закупок нивелируется, как правило, негативными побочными явлениями: расходные материалы, хранящиеся на складах, периодически «забываются» и остаются невостребованными в течение всего жизненного цикла соответствующего оборудования.

Еще один пункт, влияющий на стоимость печати, — качество и продолжительность службы корпоративных систем. Согласно данным IDC, более половины всех печатных устройств эксплуатируются свыше 5 лет. Это приводит к необходимости их интенсивной технической поддержки со стороны специалистов отдела ИТ. Разнообразие расходных материалов создает дополнительные проблемы. Поэтому неудивительно, что, согласно исследованию Gartner, почти две трети всех запросов, адресованных службе поддержки, касаются вопросов печати.

ЦЕЛОСТНАЯ КОНЦЕПЦИЯ: ПОВЫШЕНИЕ КОНТРОЛЯ, СНИЖЕНИЕ ЗАТРАТ

Для успешного долгосрочного снижения затрат на обслуживание разросшейся инфраструктуры печати, и реализации широкого спектра возможностей экономии необходима комплексная концепция, в рамках которой следует обращать внимание не на стоимость отдельных аппаратных устройства, а на экономичность, качество и производительность инфраструктуры печати в целом.

При наличии продуманной концепции администрирования устройств вывода предприятия могут доверить управление своей инфраструктурой печати партнеру, чем обеспечивается высокая финансовая прозрачность, надежное планирование и обслуживание, администрирование и поддержание работы этой инфраструктуры, причем за фиксированную месячную плату. Тогда пользователям уже не придется заботиться о приобретении оборудования и расходных материалов, об их хранении, техническом обслуживании, ремонте и договорах финансирования — они получат все услуги из одних рук. В зависимости от размеров предприятия и инфраструктуры, достигнутая экономия может составлять десятки процентов.

Дополнительное преимущество состоит в том, что вследствие сокращения жизненного цикла оборудования покупка принтеров и копировальных аппаратов с их последующим включением в собственный капитал предприятия теряет смысл. А вот аренда печатных мощностей повышает надежность планирования и улучшает контроль. Услуги по аутсорсингу и профессиональному администрированию инфраструктуры печатных и копировальных устройств предоставляет, к примеру, компания Oki Printing Solutions со своим решением Print Optimizer. Помимо собственных систем Oki, в него можно интегрировать устройства (принтеры, копировальные аппараты и факсы) других производителей и производить замену оборудования в течение срока действия контракта.

СЕМЬ ШАГОВ К ЭФФЕКТИВНОЙ СИСТЕМЕ ВЫВОДА

Для того чтобы в полной мере раскрыть всю многогранность управления выводом на печать, в основе каждой модели договора должен лежать всеобъемлющий, по возможности бесплатный, анализ реальной ситуации. Он позволяет составить перечень корпоративных приложений печати, установить общий объем печатаемых документов, определить местоположение принтеров, факсов, копировальных и многофункциональных устройств, а также особенности помещений и размеры рабочих групп. Кроме того, необходимо оценить стоимость имеющихся в наличии систем, рассмотреть все договоры о сервисном обслуживании, заключенные с производителями и поставщиками услуг в области управления средствами вывода, а также позаботиться о закупке расходных материалов, в том числе бумаги. Как правило, улучшения проявляются уже на стадии разработки концепции:

• повышение однородности системного ландшафта. Если применяются струйные и лазерные принтеры различных производителей, то заказ и учет разнообразных расходных материалов очень трудоемок. Кроме того, в зависимости от системы, управление, эксплуатация и использование расходных материалов могут значительно отличаться, что приводит к необходимости дополнительного обучения пользователей и обычно снижает продуктивность. Консолидация ландшафта устройств печати позволит сократить ассортимент расходных материалов, подлежащий хранению;
• адаптация и распределение нагрузки. В процессе анализа инфраструктуры удается выявить устройства вывода, не отвечающие требованиям пользователей. Решающим фактором для выбора типа принтера являются задачи, которые предприятие будет возлагать на данную систему, поскольку качество печати, надежность устройств и последующие затраты зависят от технических характеристик оборудования. Практика показывает, что именно неиспользуемые, простаивающие без нагрузки принтеры отрицательно влияют на продуктивность сотрудников, а низкая скорость печати сводит на нет изначальное преимущество в стоимости из-за более длительного времени ожидания. Кроме того, размещать принтеры надо так, чтобы сотрудникам не приходилось ходить слишком далеко для получения цветной распечатки, копирования документа или отправки факса;
• централизованный партнер для всех служб. Наличие единственного партнера, обеспечивающего решение всех вопросов, связанных с администрированием систем вывода, существенно упрощает процессы согласования. Объединение договоров о сервисном обслуживании дает эффект синергии, позволяет устранить избыточность услуг и освобождает сотрудников бухгалтерии от излишней работы;
• сервис на местах. Концепции администрирования систем вывода должны включать услуги на местах для выполнения четко определенных соглашений об уровне сервиса (Service Level Agreements, SLA). Профессиональная техническая поддержка разгружает собственный отдел ИТ и улучшает доступность инфраструктуры, что, в свою очередь, повышает производительность;
• централизованный мониторинг. Помимо автоматизированного заказа расходных материалов, централизованный мониторинг предоставляет возможность немедленного информирования сервисного партнера обо всех неполадках. В результате проблема решается либо удаленно (см. Рисунок 2), либо с ней справляются специалисты на местах. Помимо этого, можно осуществлять постоянный контроль инфраструктуры на предмет загрузки и распределения устройств, а при необходимости проводить требуемые улучшения. Закупку расходных материалов можно планировать заранее, чтобы предотвратить простой систем;
• автоматизированный заказ расходных материалов. Компания, предоставляющая услуги по администрированию систем вывода, должна брать на себя хранение и доставку расходных материалов. Одновременно обеспечивается правильное обращение с ними и не возникает угрозы потери гарантии в результате использования повторно заправленных картриджей. Кроме того, нет необходимости в складском хранении, блокирующем оборотные средства предприятия, поскольку заказ будет своевременно осуществляться автоматически по мере необходимости;
• распределение прав печати. Для контроля согласованных объемов цветной и черно-белой печати (см. Рисунок 3), а также изготовленных копий, рекомендуется ввести систему распределения прав печати. Специальное программное обеспечение позволяет точно установить, кому и в каком объеме разрешается печатать цветные и черно-белые документы. При этом объем печати можно соотносить с другими источниками возникновения затрат.

Перед внедрением концепций администрирования систем вывода рекомендуется проверить их на предмет практической пригодности (см. также врезку «Важные аспекты целостного администрирования систем вывода»). В частности, они должны оптимизировать и, по возможности, сохранять текущие рабочие процессы, а не изменять их, например, в результате централизации печати, что обычно приводит к удалению устройств от рабочих мест пользователей. Часто из-за планировки здания или потоков клиентов невозможно перевести печать с множества индивидуальных принтеров на несколько централизованных устройств вывода.

В Германии, например, около четверти объема всех выводимых документов приходится на долю копий, поэтому продуманная комбинация принтеров, многофункциональных и копировальных устройств, как правило, лучше всего соответствует требованиям, предъявляемым к печати и рабочим процессам. Решающим фактором для успешной реализации концепции администрирования систем вывода является детальный анализ реального и желаемого положения вещей. В итоге удается получить стандартизированное и в то же время индивидуальное решение, предоставляющее все важные преимущества: прозрачность затрат, надежное планирование, гарантированное долгосрочное обслуживание, поддержку на местах и полное финансирование.

Эрик Пипенбург — менеджер по коммерческим решениям в компании Oki Systems Deutschland.