Технологии способствуют развитию демократических процессов в неменьшей степени, чем действия политиков: то, что прежде было прерогативой высокого начальства, теперь доступно и рядовым сотрудникам. Подобная демократизация произошла за последние 5–10 лет в сфере видео-конференц-связи: и если раньше производители ориентировались на верхний сегмент рынка, делая ставку на иммерсионные и комнатные групповые системы, то в последние несколько лет они все больше внимания уделяют решениям для оснащения небольших переговорных.

Аналитики прогнозируют массовый спрос на решения по оснащению системами видео-конференц-связи (или, как теперь принято говорить, сотрудничества) небольших переговорных (huddle rooms). Потенциальная емкость этого рынка намного превосходит объем рынка групповых систем. Таких помещений, по разным оценкам, в пять-десять раз больше, чем конференц-залов. При этом только 10% традиционных переговорных оснащены средствами видеосвязи, а об остальных и говорить не приходится — поле непаханое.

На чем же основаны ожидания производителей и что собой представляют эти решения?

ПЕРЕГОВОРНАЯ ДЛЯ МАЛЕНЬКОЙ КОМПАНИИ

Прошло то время, когда компании предпочитали оснащать один-два конференц-зала по последнему слову техники. При высокой арендной плате это становится непозволительной роскошью, тем более что такие помещения не всегда используются эффективно: большую часть времени они либо совсем не востребованы, либо заполняются не полностью. В результате средний размер помещений для проведения совещаний сокращается: тенденция развернулась в сторону оснащения средствами для организации конференций небольших переговорных, тем более что затраты на них снижаются благодаря появлению целевых решений (см. следующий раздел). Но это лишь один из факторов нарастающего бума.

С распространением методологии гибкой (agile) разработки организации перестраивают свои процессы и инфраструктуру, чтобы обеспечить ее поддержку. Это оказывает влияние на дизайн новых офисных пространств, где предусматривается множество отдельных помещений для небольших (до 5–6 участников) команд специалистов, в которых они могли бы обсудить текущие вопросы. В англоязычной прессе такие переговорные получили название huddle room, что можно перевести как «комната для летучек». Этот термин указывает на неформальный характер встреч, сравнимый с разговором возле кофе-машины и в курилке, где люди «кучкуются» (huddle).

Площадь типичной huddle room, по данным Magnus Commercial Real Estate, составляет 10–25 м^2 (хотя, по нашему мнению, размеры несколько преувеличены). Для создания рабочей обстановки устанавливается только необходимая мебель — стол и стулья, тем более что и развернуться особо негде. Оборудование тоже самое простое — это всегда компромисс между функциональностью и ценой.

Популярность небольших переговорных возрастает благодаря гибкости их использования: при наличии нескольких помещений предварительное бронирование не требуется, поэтому команда может собраться в любой момент. Простая обстановка делает встречи менее формальными, что способствует их эффективности, поскольку каждый участник получает возможность высказаться и вовлекается в обсуждение.

Однако, чтобы взаимодействие было продуктивным, удаленным участникам переговоров должны быть предоставлены все необходимые коммуникационные средства и инструменты для совместной работы, прежде всего с контентом.

ЧТО НАМ СТОИТ ВКС ПОСТРОИТЬ

Чтобы оснастить переговорную системой видео-конференц-связи, еще несколько лет назад надо было потратить несколько десятков, а то и сотню тысяч долларов (если речь шла об иммерсивных системах с эффектом присутствия). В результате небольшие переговорные оставались без видеосредств — в лучшем случае устанавливались спикерфон и монитор, на котором показывались презентации.

Теперь для оснащения переговорной на пять-шесть человек современными средствами видеосвязи понадобится меньше 5 тыс. долларов, а если ограничиваться необходимым минимумом, можно обойтись даже полутора-двумя тысячами. Многие производители предлагают специальные видеотерминалы для таких переговорных (например, Cisco SX10, Polycom Debut, Lifesize Icon Flex и др.) стоимостью одна-две тысячи долларов. Загрузив приложение на планшет или смартфон и подключившись по Wi-Fi, пользователи получат возможность обмениваться контентом.

Массовый рынок привлекает внимание множества производителей, поэтому уже предлагаются видеотерминалы, цена которых существенно меньше 1000 долларов. Если в переговорной уже установлен монитор или телевизор, то этой суммой можно ограничиться — достаточно подключить видеотерминал к экрану. Однако для организации качественной видео-конференц-связи и полноценного командного взаимодействия такого минимального варианта, скорее всего, окажется недостаточно (см. далее раздел об оснащении малых переговорных).

Одним из преимуществ установки систем ВКС в малых переговорных является возможность проведения встреч ad hoc («по случаю») без предварительного бронирования помещения. Для этого видеосредствами должно быть оснащено достаточное количество переговорных, но тогда крупным организациям, где десятки и сотни переговорных не редкость, придется потратить крупную сумму. Таким образом, цена по-прежнему остается существенным фактором, а порядок расходов примерно тем же, правда выгода от внедрения может оказаться заметно выше благодаря сетевому эффекту.

БЕСПЛАТНО ХОРОШО НЕ БЫВАЕТ?

Многостороннюю конференцию сегодня многие проводят вообще без специального оборудования. Так, программное обеспечение ezTalks Meeting можно использовать для организации конференций до 100 участников, причем бесплатно. Оно поддерживает достаточно развитые средства совместной работы: демонстрацию экрана, интерактивную панель, планирование и запись встреч и т. д. Если не устраивает качество встроенной в ноутбук или смартфон камеры, можно приобрести недорогую Web-камеру. Зачем же покупать что-то еще?

Если пользователи готовы мириться с мелкими неудобствами и мелким изображением, а компании не возражают против использования такого ПО, подобного оснащения бывает достаточно. Однако кто-то должен выделить свой ноутбук для запуска приложения, что не всегда удобно, поскольку во время встречи нужно работать, видео может «замирать» из-за выполнения параллельных процессов и приложений, а на экране неожиданно появляются приватные сообщения из чата и т. д. При использовании выделенного оборудования подобных проблем, как правило, не возникает.

Помимо названных неудобств, решениям потребительского уровня свойственны и технические ограничения. Например, угол обзора камеры может оказаться недостаточным для захвата всех участников встречи, находящихся в комнате. При всей важности качества изображения ключевое значение для успеха коммуникации имеет разборчивость речи собеседника, а для удовлетворительной передачи звука, особенно в условиях постороннего шума, необходимо применение специального оборудования.

Наконец, обеспечение взаимодействия продуктов потребительского класса, выпускаемых разными производителями, может оказаться трудноразрешимой задачей, так что дополнительные затраты на приобретение решения корпоративного уровня зачастую вполне оправданны.

СОБЕРИ САМ

Следующий по затратам вариант — использование решения, состоящего из видеокамеры, аудиосистемы и программного обеспечения на выделенном ПК. Если в переговорной нет ТВ, придется приобрести еще и монитор. Этот вариант позволяет избавиться от ряда проблем, свойственных бесплатным потребительским решениям, но ему присущи и свои собственные.

Использование отдельного монитора избавляет участников встречи от необходимости толпиться вокруг экрана в попытке увидеть удаленных участников конференции или разглядеть презентацию. Оптимальным вариантом для малых переговорных считается монтируемый на стену ЖК- или LED-монитор либо ТВ диагональю 40–50 дюймов (выбор зависит от размеров помещения и бюджета).

Если в переговорной уже есть ПК, то в большинстве случаев его производительности будет достаточно для выполнения необходимого программного обеспечения. Во многие готовые комплекты, помимо камеры и спикерфона, входит Intel NUC — этот вариант предпочтителен для небольших помещений благодаря компактным размерам. Как на любой Windows-компьютер, на него можно установить любое необходимое ПО для организации сотрудничества.

Некоторые производители, как уже отмечалось, предлагают готовые наборы: наряду с камерой, спикерфоном и программным обеспечением предоставляется подписка на облачные сервисы видеоконференций. Все составляющие комплекта можно приобрести и по отдельности, но в любом случае необходимо обращать внимание на выбор камеры и аудиосистемы.

ХОЧУ ВСЕХ ВИДЕТЬ

На камере лучше не экономить, как и на аудиосистеме. Это вовсе не означает, что надо приобретать самую дорогую. Зачастую достаточно USB-камеры, но Web-камера для домашнего использования не подойдет — такие устройства рассчитаны на съемку одного-двух человек. Чтобы другие участники не оставались за кадром, понадобится широкоугольная камера.

Другой вариант — установка поворотной камеры (Pan, Tilt, Zoom, PTZ). Чтобы правильно кадрировать изображение, нужно уметь с ней обращаться, но, как показывает практика, пользователи с неохотой совершают любые дополнительные действия, даже если необходимые навыки у них есть. В принципе, если камера позволяет, можно задать предустановленные настройки, и тогда при нажатии всего одной кнопки камера станет фиксироваться на говорящем.

Чтобы избавить пользователей от излишних действий, можно приобрести камеру с системой отслеживания голоса. Такая камера автоматические фокусируется на говорящем, но данное решение вряд ли можно отнести к бюджетным, да и для многих сценариев использования оно избыточно.

Если требуется только общий план с изображением всех участников, можно установить комнатные системы панорамирования (room framing system). Они отслеживают местонахождение участников в помещении и автоматически подстраивают параметры камеры, чтобы все находились в кадре. Такие камеры могут быть как фиксированными, так и поворотными.

В качестве USB-видеокамер для малых переговорных могут использоваться, например, ClearOne Unite, Logitech MeetUp или Huddly GO. Автоматическое отслеживание по голосу и панорамирование кадра поддерживают видеокамеры Polycom Eagle Eye Director, Cisco Spark Room Series и Lifesize Icon 450.

СЛЫШУ ВАС ХОРОШО

Если видеосигнал пропадет, это вызовет недовольство, но встреча продолжится. Если же собеседника не будет слышно, то обсуждение придется прервать (в принципе, его можно перевести в чат, если он останется доступным, но в таком случае основная ценность встречи — живое общение — теряется). Продолжительная беседа при неразборчивости речи способна вызвать лишь разочарование, поэтому аудиосистема должна быть качественной и надежной.

На рынке представлены видеокамеры со встроенными микрофоном и динамиками, но все-таки это не основная их функция, и для качественной передачи воспроизведения лучше установить отдельные микрофон и колонки. Впрочем, последние могут быть интегрированы в спикерфон. Во многих случаях спикерфон устанавливается на столе для заседаний. В качестве примера можно привести Polycom Trio, Yealink CP960 Conference Phone или ClearOne CHAT 170. Опция, пользующаяся популярностью, — колонки в одном вытянутом корпусе (speakers bar), которые можно разместить под монитором, чтобы звук и изображение говорящего не разделялись.

В офисе с открытой планировкой необходимо иметь изолированные помещения, где можно было бы обсудить дела и поработать в тишине и без помех. Применение профессиональных микрофонов позволяет провести встречу с большим комфортом благодаря полному охвату помещения и устранению внешних звуков. Однако и этого может оказаться недостаточно, и тогда может потребоваться шумоизоляция для защиты от проникновения шума извне и, соответственно, от риска подслушивания.

В принципе можно приобрести готовый акустический рабочий отсек (acoustic work pod), предназначенный для организации переговорной в условиях открытого офиса. Но мы уже выходим за рамки темы и предполагаемого бюджета.

ВСЕ В ОДНОМ

Конкретное оборудование, которое может потребоваться для оснащения переговорной, зависит от характеристик помещения и решаемых бизнес-задач. На рынке имеется множество предложений, рассчитанных на разные потребности и кошельки, так что выбор «правильной» комбинации оказывается даже более сложен, чем в случае оснащения конференц-зала. Чтобы не ошибиться, надо оценить свои потребности в средствах для групповой работы и подключения удаленных пользователей, а также, конечно, в аудио- и видеооборудовании.

Чтобы сократить число рассматриваемых опций, можно воспользоваться одним из решений «все в одном». В комплекте есть все необходимое: выделенный кодек, дисплей, камера, интегрированный микрофон и колонки и кабели. При этом пользователям не придется беспокоиться о совместимости компонентов. Кроме того, современными оптимизированными решениями легко пользоваться: так, если верить производителю, даже начальная настройка Cisco Telepresence MX300 G2 занимает всего 10 мин, а управление реализуется по принципу одной кнопки.

Простота и удобство использования имеют решающее значение, иначе установленные системы оказываются невостребованными системами. Как показывает опрос AVI Systems, около двух третей опрошенных жаловались на то, что до половины конференц-коллов, в которых они участвовали, оказывались впустую потраченным временем. Главным образом это было вызвано тем, что начало конференции затягивалось из-за проблем с подключением удаленных пользователей.

Идея предоставить решение «все в одном» для проведения неформальных конференций нашла свое законченное воплощение в Polycom RealPresence Centro: все компоненты, включая четыре экрана по периметру, уже смонтированы на одной платформе. Участники встречи могут расположиться, где им удобно, — достаточно прикатить эту передвижную платформу в нужное место. Круговая камера позволяет видеть всех присутствующих благодаря пяти встроенным объективам, а интегрированные микрофон и динамики обеспечивают качественный звук.

Чтобы работа в небольших удаленных группах была эффективной, выбранное решение должно обеспечивать возможность подключения с любого устройства. Но одних только коммуникационных инструментов недостаточно — пользователям необходимо выводить на экран различный контент и работать над ним вместе с другими членами команды: вносить исправления, делать аннотации, сохранять созданное и т. п. Многие подобные решения поддерживают отображение контента с подключенного устройства при проводном и/или беспроводном соединении, но какие именно функции совместной работы с контентом реализованы, лучше выяснить отдельно.

ГЛАДКО БЫЛО НА ЭКРАНЕ

Согласно широко известной оценке Wainhouse Research, во всем мире насчитывается 30–50 млн небольших переговорных, а также 10 млн конференц-залов и залов для заседаний. Оснащение первых обходится намного дешевле, а используются они более интенсивно. В результате, по некоторым оценкам, число корпоративных пользователей ВКС может вырасти на порядок, а значит, неизбежен рост нагрузки как на инфраструктуру, так и на службы технической поддержки.

Поставщики решений для совместной работы с использованием видео-конференц-связи стремятся сделать их максимально простыми и интуитивно понятными в использовании. Они всячески подчеркивают интеграцию различных компонентов для совместной работы. Однако закон больших чисел никто не отменял: даже если относительная частота проблем сокращается, их общее количество может возрасти.

В своем умении что-нибудь сломать пользователи уступают, наверное, только детям. Иначе говоря, внешняя простота и удобство применения не отменяют необходимости досконального изучения ИТ-специалистами технических особенностей развернутых решений, чтобы оперативно диагностировать возникшие проблемы и устранять их. И тогда малые переговорные не будут пустовать и в полной мере оправдают возлагаемые на них надежды как на инструмент повышения эффективности командной работы.

Дмитрий Ганьжа, главный редактор «Журнала сетевых решений/LAN»